Hoe Your Perfection hun club met 1500 leden perfectioneert met Virtuagym

Het ontstaan van Your Perfection

Your Perfection startte in 2017 als kleinschalige studio in Purmerend. Met een focus op kickboksen en groepslessen groeide het bedrijf snel.

Eigenaar Yassine wilde samen met zijn vrouw Daniëlle iets voor zichzelf beginnen nadat hij jarenlang werkzaam was geweest bij verschillende sportscholen en sportorganisaties in Purmerend.

Yassine heeft een achtergrond in vechtsport en legde hiermee de basis voor het sportaanbod. Zijn vrouw Daniëlle, afkomstig uit de marketingwereld, pakte de commerciële kant op.

De missie? Een plek creëren waar mensen zich gezien voelen. Geen grote anonieme keten, maar een club met een familiesfeer.

Waar persoonlijke aandacht vanzelfsprekend is, en waar iedereen mag werken aan zijn of haar eigen versie van ‘perfectie’ — op welk niveau je ook binnenstapt.

Na twee jaar bleek de kleine studio al snel te klein voor hun grote dromen. In 2019 verhuisden ze naar een groter pand aan de IJsendijkstraat, wat ruimte gaf voor een enorme uitbreiding.

Van één zaal naar meerdere. Van enkel kickboksen naar een volledig lesrooster met inmiddels ruim 120 lessen per week: groepslessen, small group training, jeugdprogramma’s, Pilates, ademhalingstechnieken en zelfs trainingen voor mensen met een verslaving of gedragsproblematiek.

De community groeide mee — en hard ook. Tegen 2024 verdubbelde het ledenaantal in korte tijd door een instroom van maar liefst 600 nieuwe leden.

Fantastisch natuurlijk, maar groei brengt ook uitdagingen met zich mee: meer personeel, meer lessen en een hogere druk op de administratie en structuur achter de schermen.

Een allround gym waar iedereen zich thuis voelt

Your Perfection is geen doorsnee gym. Het is een club waar bewegen, mentale gezondheid, coaching en community hand in hand gaan.

Een plek waar je niet alleen traint, maar groeit – fysiek én mentaal. Alles draait hier om persoonlijke aandacht en een totaalaanpak, voor mensen van alle leeftijden, achtergronden en niveaus.

Of je nu binnenkomt om af te vallen, sterker te worden, om te leren boksen of gewoon weer lekkerder in je vel te zitten: je krijgt bij Your Perfection altijd een passend traject. Geen one-size-fits-all, maar een aanpak op maat.

Met persoonlijke intakes, metingen, trainingsprogramma’s, en – als je wilt – ook voeding, leefstijlcoaching en ademhalingstechnieken. Alles onder één dak. En altijd met een mensgerichte benadering.

Zelfs kinderen vanaf 4 jaar kunnen hier al terecht voor jeugdlessen, en voor mensen met een beperking of gedragsproblematiek zijn er specialistische programma’s.

Wat het concept extra bijzonder maakt, is dat sport hier niet draait om presteren – maar om verbinding, plezier en progressie.

Geen harde hiërarchie tussen leden en trainers, maar een open sfeer waarin iedereen zichzelf mag zijn. Er is zelfs een barista aanwezig, waardoor het sociale aspect net zo belangrijk is als het fysieke.

Ook het team is zorgvuldig samengesteld: een mix van vaste krachten en zelfstandige specialisten, ieder met hun eigen expertise, maar met één gezamenlijke missie.

“We hebben hier geen eilandjes,” zegt Dewi. “Iedereen draagt bij aan de totale beleving en weet waar we naartoe willen. Alleen dan kun je als club echt het verschil maken.”

De kracht van groepslessen: het kloppend hart van de club

In een tijd waarin steeds meer sportscholen hun groepslessen schrappen – omdat het ‘te veel gedoe’ is, of ‘toch niet rendabel genoeg’ – doet Your Perfection juist het tegenovergestelde.

Hier vormen groepslessen de kern van de club. Ze zijn de reden dat mensen blijven terugkomen. De lijm van de community. Het fundament van de groei.

“Bij ons draaien er elke avond meerdere lessen per zaal. En ze zitten bomvol,” vertelt Dewi. “Mensen komen hier niet alleen om te trainen. Ze komen voor de energie, de sfeer, het teamgevoel. Ze willen gezien worden, gehoord worden en deel uitmaken van iets groters.”

En dat lukt, omdat alles klopt: het rooster is strak ingedeeld, de lessen zijn gevarieerd en kwalitatief sterk en instructeurs zijn vaste gezichten – herkenbaar, betrokken en geliefd.

De club biedt ruim 120 groepslessen per week, verdeeld over meerdere zalen: van kickboksen en yoga tot circuittraining en Reformer Pilates. In tegenstelling tot veel andere sportscholen, zijn de groepslessen hier geen bijzaak, maar de aantrekkingskracht.

Dewi: “We hebben leden die niet eens aan fitness doen, maar puur komen voor de groepslessen. Ze hebben hun vaste dagen, vaste instructeurs, vaste koffie erna. Dat is hun sportleven. Er ontstaat iets speciaals in zo’n groep. Als je dat goed organiseert, wil niemand meer zonder.”

Maar dat goed organiseren, dat bleek nog best een uitdaging. Tot voor kort draaide het rooster via een los systeem, terwijl de administratie, het coachings gedeelte en andere processen in Virtuagym zaten. Niet ideaal.

“Als er iets mis ging, wist niemand precies waar het fout liep. Iemand had zich via Clubplanner afgemeld, maar stond nog wel in Virtuagym. Of andersom. Informatie was verspreid, en dat kostte tijd. En dus energie.”

Daarom wordt nu ook het groepslesrooster volledig ondergebracht in Virtuagym. Inclusief reserveringssysteem, incheck via de app, gekoppelde credits voor rittenkaarten, en overzicht per instructeur.

“Vooral voor lessen zoals Reformer Pilates is dat écht nodig,” legt Dewi uit. “Je hebt een beperkt aantal plekken. Dan wil je precies weten wie er komt, of iemand op tijd heeft afgemeld, en of het aantal credits klopt. Anders wordt het chaos. En daar ben ik klaar mee.”

Haar doel is helder: één systeem dat alles ondersteunt. Zodat instructeurs, leden én medewerkers altijd kunnen vertrouwen op de juiste informatie, zonder gedoe.

“Pas als alles klopt achter de schermen, ontstaat er rust in de club. En dát voelen mensen meteen als ze binnenkomen.”

Op naar meer controle en efficiëntie

Toen Dewi Ursem bij YourPerfection binnenstapte, zag ze meteen waar de kansen lagen. De club zat vol energie, de groepslessen draaiden uitstekend en het team was gemotiveerd.

Achter de schermen bleek er echter winst te behalen in structuur en efficiëntie. Er was veel onduidelijkheid doordat er in meerdere losse systemen werd gewerkt.

De ledenadministratie liep via Sportivity, het groepslesrooster via Clubplanner en coaching plannen zaten in Virtuagym Coach. Elk systeem werkte op zichzelf, waardoor overzicht, grip en schaalbaarheid ontbraken.

Daarom is er gekozen voor een slag richting automatisering en centralisatie.

“Door te werken met één geïntegreerd systeem streven we naar meer overzicht, betere samenwerking en vooral meer tijd en ruimte voor de leden. Alles op één plek, dat is de sleutel voor verdere groei.”

Dewi, zelf voormalig sportschooleigenaar, wist meteen wat haar te doen stond.

Ze werd in eerste instantie aangenomen voor een andere rol, maar stapte al snel in als clubmanager – een functie die haar op het lijf geschreven is.

Met haar ervaring en hands-on mentaliteit ging ze aan de slag met wat de club nodig had: structuur, processen en overzicht. Geen eilandjes meer. Geen onduidelijkheid meer. Wel één centrale plek voor alles: Virtuagym.

“Als je grip wil krijgen op je bedrijf, moet je eerst grip krijgen op je cijfers,” zegt Dewi. “En daarvoor moet je alles op één plek hebben. Eén systeem, één waarheid, geen losse flodders.”

Wat ze introduceerde was niet alleen een nieuw softwarepakket, maar een nieuwe manier van denken en werken.

Van het schoonmaakrooster tot het groepslesrooster, van abonnementenbeheer tot rittenkaarten – alles krijgt langzamerhand een vaste plek in Virtuagym.

“Structuur zorgt voor rust,” legt ze uit. “Voor het team, voor de leden, maar vooral achter de schermen. Als de basis klopt, hoef je daar niet meer over na te denken. Dan ontstaat er ruimte om te verbeteren, om persoonlijker te coachen, om écht te groeien.”

En dat is nodig ook. In 2024 kende de club een explosieve groei: 600 nieuwe leden erbij.

Supermooi natuurlijk, maar het bracht ook groeipijn met zich mee. Meer leden betekent ook: meer personeel, meer lessen, meer administratie.

En dus: meer noodzaak voor een solide, schaalbare basis.

Eén systeem, eindeloze mogelijkheden

Waar Virtuagym voorheen alleen mondjesmaat werd ingezet voor wat losse coaching klanten, is Dewi bezig met een volledige integratie van het platform in de dagelijkse operatie van de club. En dat gaat ver. Van schoonmaak tot sales, alles krijgt z’n plek.

Ledenadministratie & abonnementbeheer

Veel leden stonden verkeerd in het oude systeem: dubbele accounts, verlopen jaarcontracten en foutieve tarieven.

Dewi is bezig met de ledenadministratie en de facturatie te centraliseren in Virtuagym. Nieuwe contracten zijn nu helder, transparant en automatisch gekoppeld aan het juiste profiel.

Verkopen van rittenkaarten

Voor lessen met een beperkte capaciteit werkt Your Perfection met het creditsysteem binnen Virtuagym.

Bij elk bezoek worden er automatisch credits afgeschreven. Geen losse stempelkaarten meer, maar overzicht en automatische registratie. Dit was volgens Dewi niet mogelijk in hun vorige software.

Compleet lesrooster en reserveringen

Your Perfection is bezig met het overzetten van het lesrooster naar Virtuagym, zodat mensen straks in de Virtuagym app het rooster kunnen inzien, toegang krijgen en een plek kunnen reserveren.

Dewi heeft zelfs het schoonmaakrooster als ‘les’ ingevoerd in Virtuagym. Medewerkers checken in en uit per taak. “Zo weet ik precies wie heeft schoongemaakt en wanneer.”

Toegangssysteem koppelen

De volgende stap voor Dewi is het activeren van het QR-inchecksysteem via de Virtuagym-app.

Leden kunnen dan direct bij binnenkomst inchecken, wat zorgt voor meer inzicht in aanwezigheid en betrokkenheid.

Online inschrijvingen en betalingen

Nieuwe leden moeten zich straks volledig zelfstandig kunnen inschrijven. Dewi werkt aan een flow waarin het inschrijfformulier, de webshop , de betalingen én de activatie in de app direct geregeld worden. Alles geautomatiseerd.

Webshopkoppeling

Ook aankopen zoals rittenkaarten en losse lessen kunnen straks via de webshop gekocht worden. Daarnaast wil Dewi ook het kassa-systeem van Virtuagym gaan gebruiken in hun lounge.

Personeelsmanagement

Niet alleen leden, ook het personeelsmanagement-systeem van Virtuagym wordt geïntegreerd. Dewi is bezig met het koppelen van het rooster, de urentelling en takenregistratie aan Virtuagym, zodat ook intern alles gestroomlijnd loopt.

“Ik wil dat als iemand zich inschrijft, alles meteen klopt: het abonnement, de credits, de app, het schema de communicatie. En dat het personeel nergens meer over hoeft te twijfelen.”

Op naar de volgende stap

De energie die in de club hangt, is voelbaar. Maar achter die volle zalen en die loyale community schuilt een grotere visie.

Yassine en Daniëlle hebben van meet af aan groots durven dromen: een sportschool waar mensen niet alleen sporten, maar groeien — fysiek, mentaal én sociaal.

En die droom stopt niet bij één locatie. Sterker nog, een tweede vestiging staat al op de verlanglijst.

Met ruim 1500 leden, 120 lessen per week en een groeiend team barst de club inmiddels uit z’n voegen — letterlijk.

Een nieuwe locatie staat op de planning en achter de schermen wordt er keihard gewerkt aan de fundering die daarvoor nodig is.

“We willen verder, maar dan moet alles kloppen. De processen, de structuur, het systeem. Dáár ligt nu de focus,” vertelt Dewi.

De komende tijd wordt Virtuagym nog verder uitgerold: met een gekoppeld inchecksysteem, digitale intakeformulieren, voedingsmodules en zelfs automatische voortgangsregistratie via slimme weegschalen.

Ook het personeelsrooster en de takenregistratie worden geïntegreerd, zodat het hele team straks op één centrale plek werkt.

Alles moet draaien als een geoliede machine — zodat de eigenaren straks kunnen bouwen aan een tweede vestiging, zonder in te leveren op kwaliteit of aandacht.

Dát blijft het belangrijkste, benadrukt Dewi: “Je kunt pas doorgroeien als je de basis op orde hebt. En die basis? Die leggen we nu.”