Hoe ULTRAGYM hun aanmaningen automatiseert met Virtuagym

In Hardenberg vind je ULRTAGYM: een moderne, 24/7 sportschool voor mensen die serieus met hun gezondheid aan de slag willen.

ULTRAGYM is een club waar kwalitatieve apparatuur, persoonlijke begeleiding én een overzichtelijke ledenervaring centraal staan.

Eigenaar Said Hassanzade begon zijn carrière als personal trainer. In de eerste jaren draaide alles om één ding: mensen helpen fitter, sterker en zelfverzekerder te worden. Op de vloer staan, schema’s maken, coachen en motiveren, dát was zijn vak.

Maar op het moment dat hij de stap zette naar een eigen sportschool, veranderde zijn rol fundamenteel. Said was niet alleen een coach, maar werd ook manager, planner, boekhouder, systeembeheerder en probleemoplosser.

Ineens draaide het niet alleen meer om trainingen, maar ook om processen. Niet alleen om mensen, maar ook om systemen. Van contracten en ledenadministratie tot betalingen, inchecksystemen en personeelsplanning, alles kwam ineens op zijn bord terecht.

En dat terwijl de club vanaf dag één hard groeide. Meer leden betekende meer verantwoordelijkheid. Niet alleen op de vloer, maar vooral daarachter.

Van personal trainer naar eigen sportschool

Wat Said vooral merkte, was dat ondernemen iets heel anders is dan trainen. Waar hij als trainer werkte met structuur en schema’s, werd hij als ondernemer geconfronteerd met losse eindjes: storneringen, mislukte incasso’s en administratie die nooit ‘af’ voelde. Dingen die geen energie geven, maar wél tijd kosten.

Vanaf de opening is Virtuagym dan ook het fundament onder ULTRAGYM. Niet alleen voor trainingsschema’s en coaching, maar juist voor de volledige ledenadministratie en betalingsstructuur.

Waar Virtuagym in het begin vooral een praktische tool was om leden te begeleiden, groeide het platform mee met het bedrijf. Naarmate ULTRAGYM verder schaalde, wist Said één ding zeker: hij wilde de administratie niet uitbesteden aan losse systemen of losse oplossingen. Alles moest op één plek blijven.

Van digitale contracten en inschrijvingen tot incasso’s, facturatie en opvolging – alle administratieve processen werden bewust binnen Virtuagym georganiseerd.

Wanneer administratie langzaam je agenda overneemt

In het begin controleerde Said alle betalingen zelf. Hij maakte SEPA-bestanden aan, uploadde ze in de bank, controleerde storneringen en zette vervolgens alles opnieuw in Virtuagym.

Daarna begon het echte werk: facturen handmatig openzetten, leden blokkeren en iDEAL-links sturen. Elke maand opnieuw — plus alle losse storneringen tussendoor.

“Ik was er eigenlijk elke dag wel even mee bezig, en wekelijks zeker een uur,” vertelt Said. Vooral omdat betalingen tot acht weken terug nog gestorneerd konden worden, waardoor hij continu moest controleren en corrigeren.

Sinds Virtuagym’s automatische aanmaningen is dat compleet veranderd. Facturen worden nu vanzelf opnieuw opengezet en leden krijgen automatisch een herinnering bij een mislukte betaling.

Het handmatige werk is verdwenen en Said heeft eindelijk rust in zijn administratie.

Van handmatige administratie naar geautomatiseerd proces

Met de introductie van de automatische aanmaningen binnen Virtuagym veranderde vooral het proces achter de schermen. Wanneer een incasso mislukt of wordt teruggeboekt, wordt de betaling automatisch opnieuw als openstaand geregistreerd in Virtuagym.

“Nu worden facturen automatisch weer opengezet en gaan er automatisch herinneringen uit. Dat scheelt enorm veel werk.” Voorheen werkte Said met losse bestanden vanuit de bank, die steeds opnieuw moesten worden geïmporteerd in Virtuagym.

Vervolgens moest hij per lid in het systeem bijhouden wie had gestorneerd, wie hij moest blokkeren en wie opnieuw moest betalen. Dat proces herhaalde zich iedere maand.

Door de automatische aanmaningen is dit proces sterk vereenvoudigd. De administratie vraagt geen dagelijkse aandacht meer, maar wordt nu periodiek gecontroleerd.

“We zijn er nu misschien een half uurtje per maand mee bezig. Dat is echt een wereld van verschil.” De opvolging loopt grotendeels automatisch, waardoor hij alleen nog hoeft in te grijpen wanneer dat echt nodig is.

Administratiekosten, opvolging en incasso’s geregeld met Virtuagym

Naast tijdwinst merkt Said ook financieel verschil. Waar hij voorheen geen administratiekosten doorberekende – simpelweg omdat het te veel gedoe was om dit handmatig per factuur toe te voegen – gebeurt dit nu automatisch via Virtuagym.

Zodra een betaling meerdere malen uitblijft, worden administratiekosten direct toegevoegd aan de openstaande factuur. “Dat deed ik vroeger eigenlijk niet. Het was te veel werk om dat steeds handmatig toe te voegen. Nu gebeurt het automatisch én wordt het ook gewoon betaald.”

De automatische aanmaningen werken daarbij als een vaste opvolgfunnel. Wanneer een betaling mislukt, zet Virtuagym de factuur automatisch opnieuw open en worden herinneringen verstuurd zonder dat Said daar tussen hoeft te komen.

Het systeem bepaalt wanneer welke herinnering wordt verstuurd, Said hoeft alleen nog in te grijpen bij de uitzonderingen.

In de praktijk merkt hij dat automatische opvolging sneller resultaat oplevert dan wachten of handmatig lijstjes bijhouden. En voor de laatste groep wanbetalers blijft er ruimte voor persoonlijke opvolging.

Wat daarna nog open blijft, wordt doorgestuurd naar een incassobureau.

Met één overzichtelijke export beschikt ULTRAGYM over alle informatie die nodig is om dossiers netjes en volledig over te dragen aan een incassopartner.

Ondernemen met zicht op de volgende stap

ULTRAGYM is nog lang niet “af”. Said kijkt vooruit, maar doet dat bewust. In het interview geeft hij duidelijk aan dat uitbreiding speelt, maar dat dat pas aan de orde is wanneer alles intern goed staat.

Nieuwe locaties, opschalen of verbreden: het komt allemaal voorbij in zijn hoofd. Maar niet voordat de basis klopt. Said heeft één duidelijke prioriteit: zorgen dat de organisatie staat voordat hij verder gaat.

En daarin speelt Virtuagym een praktische rol. Niet als “extra tool”, maar als systeem waarop hij kan vertrouwen. Omdat het meegroeit met zijn club en hem minder tijd kost naarmate hij groter wordt!