Het verhaal van Sportstudio Dokkum

Dirk en Cindy Monsma zijn al meer dan dertig jaar een team en dat geldt zowel voor hun leven én hun bedrijf. Ze leerden elkaar kennen op hun vijftiende en zestiende en zijn sindsdien onafscheidelijk.

Hun gezamenlijke carrière begon in het onderwijs: Dirk stond jarenlang voor de klas als docent Engels op een VMBO-vakschool, Cindy werkte als pedagoog in het voortgezet speciaal onderwijs.

Maar sport zat al vroeg in hun bloed. Beiden werkten al meer dan tien jaar als instructeur bij het sportcentrum dat later Sportstudio Dokkum zou worden, toen ze in 2009 merkten dat de toenmalige eigenaar het stokje langzaam wilde doorgeven.

Dirk en Cindy grepen hun kans. In 2010 namen ze het centrum over samen met een ander echtpaar.

Wat ooit één sportchool was, bestaat nu uit drie volwaardige studio’s: Sportstudio Dokkum (fitness en groepslessen), Dansstudio Dokkum (van peuterdans tot klassiek ballet voor volwassenen) en YinStudio Dokkum (yoga, body balance en mindfulness).

Recentelijk voegden ze daar de Waadwente aan toe: een locatie in een zorgcentrum waar ze groepsfitness geven aan senioren tot wel 85-plus.

“Onze missie is er te zijn voor iedereen die een gezonde leefstijl nastreeft door middel van sport, voedingsbegeleiding, mindfulness en dans. Of je nou beginnend sporter bent of een ervaren sporter, bij ons is eigenlijk alles mogelijk.” Dirk Monsma — Mede-eigenaar, Sportstudio Dokkum

Een sportschool voor iedereen en de operatie die daarbij hoort

Wat Sportstudio Dokkum direct onderscheidt van de meeste andere clubs is de breedte van de doelgroep.

Dirk en Cindy richten zich bewust op iedereen: van beginners en senioren tot mensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking en speciale groepen vanuit de GGZ.

Dat inclusieve karakter is geen marketingverhaal, maar een directe vertaling van hun pedagogische achtergrond.

Dat vertaalt zich ook in hoe het team met leden omgaat. “Wij hebben meer aan gastheren en gastvrouwen dan aan ’trainers’,” legt Dirk uit. Iedereen wordt gezien en begroet, ook al staat er iemand aan de balie. Medewerkers worden erop aangesproken als een lid ongemerkt binnenkomt én ongemerkt vertrekt.

Met 28 medewerkers, drie studio’s en een groeiend ledenaantal vraagt dat om een operatie die moeiteloos meeloopt. Want alleen als de administratie klopt, kan de aandacht volledig naar de mensen op de vloer gaan.

Vroeger werkten ze met papieren lijsten, een fysieke kaartenbak voor trainingsschema’s en losse tools voor roosterbeheer.

Groepslessen hadden geen boekingssysteem: mensen kwamen gewoon opdagen. Dat kon betekenen dat instructeurs voor een lege zaal stonden of dat leden voor niets kwamen. Toen de AVG in beeld kwam, was het einde van die werkwijze definitief.

“Vroeger hadden we lijsten, dan schreven mensen gewoon vast in voor lessen. We hadden onze schema’s die we uitprintten die we bewaarden in een kaartenbak. En op een gegeven moment mocht het ook niet meer vanwege de AVG.” Cindy Monsma — Mede-eigenaar, Sportstudio Dokkum

Waarom Sportstudio Dokkum voor Virtuagym koos

De overstap naar Virtuagym, zo’n negen jaar geleden, was voor Dirk en Cindy de logische stap richting professionalisering.

Virtuagym bood precies wat ze zochten: één centrale omgeving voor alle drie de studio’s, zonder dat leden of medewerkers tussen systemen hoeven te schakelen.

Of iemand nu danslessen volgt, yogasessies boekt of de fitnesszaal bezoekt, alles loopt via hetzelfde systeem. Combi-abonnementen zijn eenvoudig aan te maken, de ledenadministratie is gecentraliseerd en het rooster overzichtelijk te beheren.

“Het bevalt ons ook heel goed en met het oog op de toekomst, koppelingen met wearables, dat soort dingen, weet ik dat Virtuagym de toekomst heeft.” Dirk Monsma — Mede-eigenaar, Sportstudio Dokkum

Meer grip op de groepslessen

Het lesrooster is het kloppend hart van Sportstudio Dokkum. Met tientallen wekelijkse lessen verspreid over drie bedrijven is overzicht geen luxe maar een vereiste.

Via Virtuagym kunnen leden zich vooraf aanmelden én afmelden voor lessen. Dirk en Cindy zien daardoor in één oogopslag hoe vol een les staat en kunnen tijdig bijsturen, of een nieuwe les toevoegen als de vraag dat vraagt.

De yogalessen van Yin Studio zijn zo populair dat Cindy ze pas drie dagen van tevoren opent, om te voorkomen dat altijd dezelfde leden de plaatsen bezetten.

„Als ik zie dat een les zeven mensen op de wachtlijst heeft, denk ik niet ‘joepie’,“ vertelt Cindy. „Dat zijn zeven mensen waarmee ik een nieuwe les kan starten. Dan ga ik op zoek naar een plek in het rooster.“

Dat de yogalessen zo gewild zijn dat leden wekkerties zetten voor zaterdagavond acht uur om een plekje te bemachtigen, zegt genoeg over de sfeer die Sportstudio Dokkum weet te creëren.

Trainingsschema’s: van kaartenbak naar kleurgecodeerd systeem

Het maken en beheren van trainingsschema’s was voorheen tijdrovend. Uitgeprinte schema’s per lid, een kaartenbak die gevuld moest worden, het was niet schaalbaar en niet meer van deze tijd.

Met Virtuagym ontwikkelde Sportstudio Dokkum een kleurgecodeerd systeem. Nieuwe leden starten met een groen schema, inclusief groene stickers op de bijbehorende apparaten en groeien van daaruit door naar geel en blauw.

De meeste beginners hebben vergelijkbare startpunten, waardoor deze basisschema’s efficiënt werken. Komt iemand binnen met specifieke klachten of wensen, dan wordt op maat afgestemd.

De trainingsschema’s zijn digitaal beschikbaar via hun eigen app. En voor leden die minder digitaal vaardig zijn? Die drukken het gewoon af. Één knop in het systeem.

“Stel je voor, je hebt echt die oudere doelgroep en ze hebben niet zo’n mobiel,” zegt Cindy. “Geen probleem, dan kunnen we hem uitprinten. Nou, dan zijn die mensen ook weer helemaal blij.”

Een eigen app die past bij wie ze zijn

Zo’n drie jaar geleden maakte Sportstudio Dokkum de stap naar een volledig gepersonaliseerde app via Virtuagym in de eigen kleuren, met het eigen logo.

Voor leden is de app de centrale plek voor alles: rooster, trainingsschema’s, activiteitenkalender, challenges en meldingen.

Via de community-functie deelt het team nieuws en updates rechtstreeks met leden. Reminders bij een geboekte les, beloningen na een voltooide training, de mogelijkheid om wearables te koppelen het zit er allemaal in.

“Vroeger hadden we schema’s die we uitprintten en dan had je zo’n kaartenbak. Nu hebben we een eigen app. Onze eigen kleuren, eigen logo’s — het is gewoon van deze tijd,” aldus Dirk.

Meer leden en minder verloop, omdat mensen zich gezien voelen

Het verloop bij Sportstudio Dokkum is opvallend laag. Wie vertrekt, keert terug. Niet zelden na een periode van twee of drie jaar elders proberen. En als ze terugkomen, zeggen ze vaste patronen: “het voelt gewoon weer als thuiskomen,” of “jullie kennen onze namen nog.”

Die retentie is geen toeval. Het is het directe gevolg van een bewuste keuze: leden behandelen als individuen, niet als nummers. En dat lukt alleen als de operationele kant strak staat.

Virtuagym zorgt ervoor dat ledenadministratie, roosters en schema’s op orde zijn, zodat de aandacht van het team volledig naar de vloer kan gaan.

De afgelopen twee maanden zag Sportstudio Dokkum bovendien een flinke instroom van nieuwe inschrijvingen, waaronder veel oud-leden die de weg terug hadden gevonden.

“Virtuagym gebruiken we als administratiesysteem, voor het inboeken van lessen, de roosteroptie en het maken van schema’s. Het geheel werkt goed zoals het nu gaat. Het is professioneel.” Dirk Monsma — Mede-eigenaar, Sportstudio Dokkum

Vooruitblik

Sportstudio Dokkum blijft doorontwikkelen. Nieuwe websites voor alle drie de studio’s zijn in de maak met scherpere focus op wat bezoekers echt zoeken. Minder ruis, meer sfeer, een directere route naar aanmelding.

Op operationeel vlak staat automatisering bovenaan de agenda. De verwerking van mislukte incasso’s kost nu nog veel handmatige tijd. Met AutoCollect van Virtuagym kan dat proces volledig worden geautomatiseerd: van herinneringsmails tot het ophogen van administratiekosten.

Hoe meer dat uit handen wordt genomen, hoe meer ruimte er ontstaat voor de dingen die er écht toe doen.

En die ruimte gaat precies naar waar Dirk en Cindy het beste in zijn: mensen in beweging krijgen en laten groeien. Of het nu gaat om een beginnende sporter, iemand met een verstandelijke beperking, of een 85-plusser in het zorgcentrum!