Hoe Polder-Fit met Virtuagym fitness en zorg samenbrengt in hun clubs

Het verhaal van Polder-Fit

In de Kop van Noord-Holland, in het hart van de Gemeente Hollands Kroon, staat een concept dat zich lastig laat vergelijken met een gewone sportschool.

Polder-Fit is een fitness- en leefstijlcentrum, maar ook een plek waar mensen met meervoudige medische beperkingen een warm welkom krijgen. Een club voor jonge sporters die hun boutique work-outs niet willen missen én voor de 85-plusser die na een oncologietraject weer de weg naar bewegen zoekt.

Achter het concept staan eigenaren John en Silvia van der Kuil, die zowel Polder-Fit als vijf fysiopraktijken (Fysio-Fit) runnen. Dagelijks manager van beide fitness-vestigingen is Joey Hoofdman (39).

In augustus 2021, midden in een coronalockdown, gingen John,Silvia en Joey aan de slag om een bestaande sportschool volledig te verbouwen en er een gloednieuw concept neer te zetten.

Het resultaat liegt er niet om: binnen één jaar stond de teller op 1.000 leden, in het tweede jaar op 1.500. In het derde jaar opende een tweede vestiging in Wieringerwerf, waar ze binnen een jaar nóg eens 1.000 leden mochten verwelkomen en waar ze inmiddels aan hun plafond zitten.

“Onze expertise ligt vooral bij mensen die echt wat mankeren en anders buiten de boot vallen. Doordat wij zelf fysiotherapie, diëtiek én fitness onder één dak bieden, kunnen wij ze het volledige traject aanbieden,”
— Joey, clubmanager

Een fitnessclub voor mensen die willen én moeten bewegen

Wat Polder-Fit direct onderscheidt, is dat zij de hele keten in huis hebben. John en Silvia geloven er heilig in dat sporten voor iedereen toegankelijk moet zijn, en die visie is terug te zien in alles wat de clubs doen.

Polder-Fit en Fysio-Fit is aangesloten bij het Netwerk Oncologische Zorg. Er zijn aparte medische fitnessgroepen die altijd doorgaan, omdat de mensen in die groepen niet willen bewegen, maar móeten bewegen.

Er zijn oncologiefysiotherapeuten, er zijn speciale lessen voor zwangere vrouwen, er is rugfit, en sinds kort is er ook een diëtist in dienst die medische diëtiek kan uitvoeren binnen het concept DieetFit.

Tegelijkertijd kunnen de jongere leden ’s avonds lekker los op een Sclpt Cycle, X-Core of Brn. Op de tweede locatie, gevestigd in sportcomplex De Terp, biedt Polder-Fit zelfs zwemlessen aan dankzij de samenwerking met het sportcomplex.

“Wij werken aan de hand van vier pijlers: kracht, balans, coördinatie en cardio, plus body & mind. Je kan bij ons echt alle kanten op en stappen omhoog, én stappen omlaag als dat nodig is” – Joey, Clubmanager

Die doorlopende keten, van fysiotherapie naar medische fitnessgroep naar reguliere fitness en eventueel terug, maakt dat de club niet alleen leden aantrekt, maar hele families. Iemand die na een oncologietraject weer leert bewegen, neemt vaak vrouw, man of kinderen mee. Zo is Polder-Fit, naast een medische partner, óók een familiesportschool geworden.

Sinds een half jaar staan in beide vestigingen bovendien twee Sensopro’s, die een belangrijke rol spelen in valpreventie bij de oudere doelgroep. Een concept dat perfect aansluit bij de pijlers waar het team dagelijks aan werkt.

Virtuagym vanaf dag één

Toen Polder-Fit in 2021 zijn deuren opende, stond Virtuagym direct klaar als operationeel fundament. Joey en zijn team zijn erin gegroeid, van de eerste onboarding tot het gebruik van steeds meer functies, en inmiddels is het platform niet meer weg te denken uit de dagelijkse gang van zaken.

“Virtuagym is eigenlijk een van de belangrijke fundamenten in onze systemen. De groepslessen, de planning, de roosters, de live lestijden in de app, de gepersonaliseerde app, de trainingsschema’s: alles gebeurt in Virtuagym”, aldus Joey.

 

Bijzonder aan de opzet is hoe slim Polder-Fit Virtuagym combineert met de werkwereld van de fysiopraktijken. De fysiotherapeuten werken vanwege AVG-wetgeving in hun eigen medische intranet, maar hebben óók toegang tot Virtuagym om bijvoorbeeld een intakeafspraak in de fitness in te plannen.

Andersom doet de fitnesstrainer tijdens een vervolgmeting wel eens de ontdekking dat er iets méér speelt, en plant hij in Virtuagym direct een afspraak bij de diëtiste. Die diëtiste werkt op haar beurt in beide systemen. Zo lopen zorg en fitness als twee werelden soepel door elkaar zonder dat de leden ooit merken waar het een stopt en het ander begint.

Twee apps, één klantbeleving

Polder-Fit werkt met EGYM als kern van de fitnessvloer. Iedereen die binnenkomt, start standaard met een onboarding op de EGYM, inclusief intake en InBody-meting. Dat betekent dat Polder-Fit met twee branded apps werkt: één voor de EGYM-gegevens en de Virtuagym-app voor alles daaromheen.

In de Virtuagym-app vinden leden hun rooster, boeken ze hun groepslessen, zien ze de lestijden, vinden ze de community en, sinds kort, ook het live bezoekersaantal van de club. Voor leden die aanvullend op de EGYM ook conventioneel willen trainen, staan de trainingsschema’s óók in Virtuagym klaar.

Voor de trainers is de app minstens zo waardevol. Via de community-functie delen instructeurs nieuwe releases, last-minute communicatie en de leuke dingen die gebeuren op de vloer. Dat gebeurt veelvuldig, want bij Polder-Fit is het team een klein dorp op zich: van een 18-jarige instructeur tot collega’s die de zestig al zijn gepasseerd.

“De drempels om mensen aan te spreken, die zijn er bij ons niet. Iedereen heeft hetzelfde doel: de klant centraal stellen en helpen met zijn of haar gezondheid", zei Joey.

Data die het lesaanbod stuurt

Met twee vestigingen in dezelfde regio dacht Joey aanvankelijk dat hij met een simpele copy-paste uit de voeten zou kunnen. Wat werkt in Anna Paulowna, zou het in Wieringerwerf toch net zo goed moeten doen?

In de praktijk bleek dat toch weerbarstiger. De lessen die het ene publiek omarmde, sloegen bij het andere simpelweg minder aan.

Door te duiken in de business analytics van Virtuagym kon Joey zien wat er speelde: de demografie aan de andere kant van de polder was net even anders. Op basis van die gegevens paste Polder-Fit het lesaanbod per locatie aan.

“We dachten heel makkelijk copy-paste te kunnen doen. Maar in de praktijk was dat toch wat weerbarstiger, vooral omdat de demografie anders was. Die data was heel waardevol. Door daarin te duiken, hebben we ons lesaanbod kunnen aanpassen, en daar zien we nu dus ook een echte uptake in de groepslessen.”

Naast het lesaanbod gebruikt Joey de statistieken om te zien hoe de populatie zich ontwikkelt en welke verschuivingen hij kan verwachten. Zo blijft Polder-Fit de club zijn die meegroeit met zijn leden, in plaats van andersom.

Retentie begint bij de volgende afspraak

Binnen Polder-Fit is retentie geen losse campagne, maar een vanzelfsprekendheid die in de processen zit verweven. De groepslessen spelen een grote rol: een lid dat wekelijks in dezelfde les komt, gaat niet zomaar weg. Maar de echte truc zit bij de persoonlijke metingen.

Elke EGYM-gebruiker krijgt iedere zes weken een vervolgmeting, elke conventionele fitnessklant elke twaalf weken. Na elke meting loopt de trainer direct met de klant mee naar de receptie om daar in Virtuagym een nieuwe afspraak in te plannen. Simpel, maar effectief.

“Een klant die betrokken is, blijft langer lid. Dat proberen we dus op alle mogelijke manieren te doen. Een klant die een meting neemt en daar direct een vervolgafspraak van maakt, gaat niet zo snel opzeggen.”

De club zet ook bewust op een warme, persoonlijke onboarding. Nieuwe leden krijgen standaard vier afspraken voordat ze zelfstandig mogen trainen. Zo weet Polder-Fit zeker dat mensen vertrouwd raken met de apparatuur, de ruimte én het team.

Live zicht op drukte in de club met Virtuagym

Bij beide vestigingen loopt de EGYM-cirkel zo goed, dat het managen van piekmomenten een serieuze uitdaging werd. Een rij van acht of negen mensen bij de EGYM kan het gevoel van rust en beleving direct verstoren. Voorheen werkte de club met handmatige drukteplanners, bordjes en schema’s aan de muur.

Sinds Virtuagym de live bezoekersregistratie uitrolde, is dat overbodig. In de app zien leden in één oogopslag hoe druk het is.

“Dat is iets wat wij enorm misten en wat er nu is. Het is gewoon heel fijn. Nu kunnen we heel mooi en visueel in de app laten zien hoe druk het is, en hebben we onze crowd management op orde.”

De volgende stap: zwembad, circuit en uniformiteit

Polder-Fit is de afgelopen vier jaar hard gegroeid, en groeit nog steeds. De focus voor 2026 ligt daarom niet alleen op uitbreiding, maar vooral ook op kwaliteitsborging. Joey en het team kijken alle trajecten kritisch onder de loep, zodat iedere klant bij iedere vestiging dezelfde beleving krijgt. Uniformiteit is het sleutelwoord.

Daarnaast ziet Joey twee grote kansen. Het zwembad op locatie De Terp is uitgegroeid tot een echte USP, en de samenwerking met het sportcomplex levert voor beide partijen nieuwe leden op. Voor de andere locatie zoekt Polder-Fit dan ook actief de samenwerking met een lokaal zwembad, om dat succes te kopiëren.

En qua lesaanbod kijkt de club nadrukkelijk naar meer circuittrainingen en Pilates-achtige workouts, waar de markt duidelijk om vraagt.

“De fitnesswereld”, zegt Joey, “is dynamisch en beweegt snel. Van groepsles naar beleving, van volgen naar digitaliseren. Heel veel ballen om hoog te houden. Maar ja, we doen het denk ik ontzettend goed. Klanten weten ons te vinden en we groeien nog steeds.”

En op de vraag of Joey Virtuagym zou aanraden aan collega-ondernemers? Daar hoeft hij niet lang over na te denken.

“Ik zou Virtuagym zeker aanraden, er komen steeds nieuwe features bij en dat zorgt ervoor dat ons werk makkelijker wordt. .”