Hoe NM The Female Gym 15 uur administratie per week schrapte met automatische aanmaningen

In vier jaar tijd groeide NM The Female Gym uit tot een volwaardige vrouwensportschool in Rijswijk met ruim 600 actieve leden en zo’n 2000 reserveringen per maand. Een sterke community, hoge kwaliteit en duidelijke keuzes vormden de basis van die groei.

Maar groei brengt ook complexiteit. Meer leden betekent meer administratie, meer betalingen en meer processen. Door slim te automatiseren met Virtuagym wist NM The Female Gym 15 uur administratie per week te schrappen, zonder in te leveren op persoonlijke aandacht. Integendeel: er ontstond juist meer ruimte om te bouwen aan de club en haar leden!

Ook het opvolgen van betalingen werd grotendeels geautomatiseerd. Met automatische aanmaningen hoeven mislukte betalingen niet meer handmatig opgevolgd te worden. Leden ontvangen automatisch een herinnering, betalingen worden sneller afgerond en het team houdt grip op de inkomsten — zonder ongemakkelijke gesprekken aan de balie.

Het ontstaan van de vrouwensportschool

Het idee voor NM The Female Gym ontstond vanuit een persoonlijke behoefte. Eigenaresse Meredith Zaidan trainde jarenlang in gemengde sportscholen, tot ze merkte dat ze zich daar niet meer prettig voelde. Niet door de mensen, maar omdat ze simpelweg in een andere fase van haar leven zat.

Op zoek naar een alternatief kwam ze uit bij vrouwensportscholen. Die boden rust en veiligheid, maar misten vaak kwaliteit, sfeer en goede faciliteiten. Kleine ruimtes, verouderde apparatuur en weinig beleving.

Dat moest anders. Samen met haar man besloot Meredith een volwaardige vrouwensportschool te creëren: modern, professioneel en compleet. Een plek waar vrouwen zich vrij en veilig voelen om serieus te trainen, ongeacht leeftijd, lichaamstype of ervaring. Zo ontstond NM The Female Gym.

Een vrouwensportschool gebouwd op sfeer, community én kracht

NM The Female Gym richt zich vooral op vrouwen tussen de 35 en 45 jaar, maar trekt inmiddels ook steeds meer jongere vrouwen aan.

Het concept begon met groepslessen, een laagdrempelige en veilige manier om te trainen. Al snel bleek dat leden méér nodig hadden. Daarom koos NM The Female Gym voor een all-in abonnement waarin groepslessen en vrij krachttrainen samenkomen.

Het aanbod bestaat uit 25+ groepslessen per week (Les Mills en freestyle), moderne apparatuur voor vrij trainen en de vrijheid om te variëren. Sfeer en begeleiding staan centraal: er is altijd iemand op de vloer en instructeurs trainen zelf mee. Dat zorgt voor vertrouwen, veiligheid en een omgeving waarin vrouwen durven groeien.

Explosieve groei bracht ook nieuwe uitdagingen

In vier jaar tijd groeide NM The Female Gym door naar 600 actieve leden. Die snelle groei bevestigde het sterke concept, maar legde tegelijk een ander probleem bloot: de processen groeide niet automatisch mee.

Administratie werd steeds meer, betalingsachterstanden van leden begonnen zich op te stapelen en het overzicht raakte zoek. Wat eerst nog behapbaar was, werd langzaam een structurele belasting.

Op dat moment werkte NM The Female Gym nog met een andere app. Dat voldeed zolang de club klein was, maar naarmate het ledenaantal groeide, begonnen de scheuren zichtbaar te worden.

Rond de 150 leden werd duidelijk dat deze manier van werken niet langer houdbaar was. Niet alleen omdat het veel tijd kostte, maar vooral omdat het mentaal begon te wegen. Met een baan, een jong gezin en een snelgroeiende club kwam Meredith structureel tijd tekort. “Ik kwam er gewoon niet meer aan toe. En dat voelt alsof je constant achter de feiten aanloopt.”

De overstap naar Virtuagym: van overleven naar structureren

De keuze voor Virtuagym werd daarom niet gemaakt omdat het ‘handig’ klonk, maar omdat het noodzakelijk werd. Er was behoefte aan één systeem dat overzicht bracht, processen automatiseert en ruimte gaf om te groeien zonder extra chaos.

Toch ging die beslissing niet zonder twijfel. “Ik zag er echt tegenop,” geeft Meredith eerlijk toe. “Weer iets nieuws leren, alles overzetten… ik dacht: moet dit er ook nog bij?” Die twijfel verdween gelukkig snel tijdens het onboardingproces.

De migratie naar Virtuagym werd stap voor stap begeleid, waarbij het technische gedeelte uit handen werd genomen. “Ik hoefde eigenlijk alleen een lijst aan te leveren,” vertelt ze. “Het kostte even tijd om alles goed neer te zetten,” zegt Meredith. “Maar achteraf was het echt het beste wat we hadden kunnen doen. Vanaf dat moment kregen we weer grip op de organisatie.”

Virtuagym als digitale ruggengraat van de club

Na de overstap werd Virtuagym al snel meer dan een ondersteunende tool. Het groeide uit tot het centrale systeem waarop de hele club draait. Waar processen eerder versnipperd waren, komt nu alles samen op één plek. Voor leden is de app het vaste startpunt van hun lidmaatschap.

Ze gebruiken Virtuagym voor:

• het reserveren van groepslessen
• het bekijken van roosters
• toegang tot de club via QR-code
• het volgen van hun voortgang en metingen
• communicatie binnen de community

“Als wij iets communiceren via de app, weten we dat iedereen het ziet,” vertelt Meredith. “Ze krijgen het in de app én per mail. Dat geeft rust en duidelijkheid.”

Ook aan de achterkant brengt Virtuagym overzicht. Meredith ziet in één oogopslag wie aanwezig is, welke momenten druk zijn en hoe leden de club gebruiken. “Ik kan zien waar pieken en daluren zitten en daar beter op inspelen,” legt ze uit. “Dat helpt om vooruit te denken in plaats van alleen te reageren.”

Betalingen onder controle dankzij automatisering

De grootste tijdswinst voor NM The Female Gym zat niet in roosters, communicatie of data-inzicht, maar in het opvolgen van betalingen. Juist dat proces bleek jarenlang een stille energievreter.

Voor de overstap naar Virtuagym werd elke stornering volledig handmatig afgehandeld. En dat waren er niet weinig. “We hadden soms 30 tot 35 storneringen per maand,” vertelt Meredith. “En alles moest handmatig worden gedaan.”

Dat betekende: lijsten bijhouden, aanmaningen schrijven, mails sturen, bellen, documenten opslaan en uiteindelijk dossiers doorzetten naar een incassobureau. Elk onderdeel vroeg aandacht, zorgvuldigheid en tijd. “Alles moest ook worden vastgelegd,” zegt Meredith. “Je moest kunnen aantonen wat je had gedaan.”

Omdat de dagelijkse operatie altijd voorrang kreeg, bleef dit werk vaak liggen. Niet uit onwil, maar uit tijdgebrek. “We kwamen er gewoon niet aan toe,” legt ze uit. “Op een gegeven moment liepen we zelfs een jaar achter.”

Om het proces bij te houden, werd er uiteindelijk een aparte medewerker op gezet. Die hield zich volledig bezig met het handmatig opvolgen van betalingen: aanmaningen maken, bellen, mailen en dossiers voorbereiden voor het incassobureau.

“Dat was gemiddeld zo’n twintig uur per week,” vertelt Meredith. “Voor kleine bedragen was het eigenlijk niet eens rendabel om er zoveel tijd in te steken.”

Van handmatig achtervolgen naar automatisch opvolgen

Met de introductie van Geautomatiseerde Aanmaningen veranderde dit proces volledig. Waar het voorheen versnipperd, arbeidsintensief en foutgevoelig was, werd het één helder, doorlopend systeem.

Het aanmaningsproces werd begin dit jaar ingericht met Virtuagym:

• Bij een stornering wordt automatisch een communicatieflow aangemaakt en verstuurd met betaallinks
• Na een week volgt automatisch een tweede herinnering, direct in de vorm van een officiële aanmaning
• In die tweede aanmaning wordt aangekondigd dat het dossier naar het incassobureau gaat bij uitblijven van betaling
• De administratiekosten worden automatisch toegevoegd

“Dat laatste is echt een groot verschil,” vertelt Meredith. “Voorheen kostte elke stornering ons ongeveer €7,50 aan kosten. Die moesten we handmatig doorberekenen. Vaak werd dat vergeten. Nu worden deze administratiekosten automatisch doorberekend.”

Minder werk, meer overzicht

Sinds de automatisering is de tijd die aan het opvolgen van betalingen wordt besteed, drastisch afgenomen. “We zijn nu nog maar ongeveer vijf uur per week met onze gehele administratie bezig,” zegt Meredith. “En dat is vooral controleren en afronden.”

Belangrijk verschil: er wordt niet meer achteraf gereageerd, maar vooruit gewerkt. “We lopen niet meer achter,” zegt ze. “Omdat de aanmaningen automatisch blijven doorlopen.”

Ook de communicatie veranderde. “We bellen niet meer,” vertelt Meredith. “Dat kostte veel tijd en leverde vaak discussie op.” In plaats daarvan verloopt alles zakelijk en consistent. “De uitleg staat gewoon in de tweede aanmaning. Daardoor zijn er weinig vragen.”

Als leden wél vragen hebben, gaan die vooral over de extra kosten. “En die kunnen we gewoon uitleggen, want het staat duidelijk in de communicatie.”

Betere betaling én duidelijke grenzen

Niet alleen de tijdsbesteding veranderde, ook het betaalgedrag van leden verbeterde zichtbaar. Waar eerder ongeveer 80% uiteindelijk betaalde, ligt dat nu rond de 90 tot 95%. “De rest gaat gewoon door naar het incassobureau,” zegt Meredith. “Dat is helder.”

Een belangrijk onderdeel van die duidelijkheid is de koppeling met toegang tot de club. “Als iemand niet heeft betaald, wordt automatisch het poortje geblokkeerd,” legt Meredith uit. “Dat klinkt misschien streng, maar dit werkt goed in de praktijk.”

Die blokkade maakt het gesprek eenvoudiger en gelijkwaardiger. “Dan spreek je iemand aan op een feit. Niet op gevoel.”

Bovendien maakt Virtuagym inzichtelijk waarom een betaling is mislukt. “Je ziet bijvoorbeeld of iemand onvoldoende saldo had, of bewust heeft gestorneerd. Dat verschil is belangrijk.”

Schaalbaar zonder extra personeel

Meredith is er duidelijk over: zonder automatisering had de groei niet doorgezet kunnen worden. “Als we dit nu nog allemaal handmatig hadden moeten doen, had ik iemand fulltime moeten aannemen voor aanmaningen en incasso.”

Nu blijft de organisatie beheersbaar, ook bij verdere groei. “Het systeem loopt door, ook als ik er niet ben.” Dat maakt het mogelijk om te ondernemen naast een baan, een gezin én een groeiende club.

Vooruitkijken: verder bouwen binnen één systeem

De volgende stap is al gezet: ze lanceren binnenkort hun een eigen branded app vanVirtuagym. “Dat voelt als een logisch vervolg,” vertelt Meredith. “Alles blijft binnen één ecosysteem.” Voor haar is het belangrijk dat leden één herkenbare plek hebben, terwijl de organisatie achter de schermen overzicht houdt.

Wat Meredith daarbij nadrukkelijk benoemt, is dat ze nog lang niet alles benut wat Virtuagym te bieden heeft en dat ze dat juist als iets positiefs ziet.

“Er is zoveel mogelijk,” zegt ze. “Je kunt nog zoveel meer automatiseren.” Door tijdgebrek zijn sommige functies nog niet volledig ingericht, maar het vertrouwen zit in het systeem zelf: het staat er, klaar om verder uitgerold te worden wanneer daar ruimte voor is.“Omdat je steeds meer uit Virtuagym kunt halen.”

Wat daarbij zwaar weegt, is de samenwerking. Meredith geeft aan dat Virtuagym meedenkt met ondernemers en zich blijft ontwikkelen. “Jullie gaan met de tijd mee,” zegt ze. “Als je iets aandraagt, wordt daar ook over nagedacht en naar gekeken. Ik ben gewoon heel tevreden. Het ziet er goed uit, de administratie is makkelijk en ik kan snel cijfers eruit halen.”

Aanrader voor andere fitnessondernemers

Zou Meredith Virtuagym aanraden aan andere fitnessondernemers? “Zonder twijfel,” zegt ze. “Het bespaart je tijd, energie en stress. Alles is overzichtelijk, professioneel en goed geregeld. Je kunt weer doen waar je ondernemer voor bent geworden.”