MAXGYM: Volledige automatisering van betalingen en administratie

Max Bijster, eigenaar van MAXGYM, is een man van de praktijk. Als oud-topsporter (honkbal) en ervaren personal trainer ligt zijn passie op de werkvloer, niet achter een computerscherm.

Na een schouderblessure moest hij het roer omgooien. Hij werkte zes jaar als personal trainer, deed talloze opleidingen en kreeg in oktober 2023 de kans om een eigen sportschool over te nemen.

Max creëerde een plek die luxe uitstraalt, maar voelt als een huiskamer.

“Iedereen kent iedereen hier. Het is een nette sportschool met een selectieve doelgroep van ondernemers en gezinnen,” vertelt Max. “Als mensen binnenkomen en zien hoe mooi, schoon en gestructureerd alles is, is 70% van de verkoop al gedaan.”

Sinds de opening van zijn eigen gym in oktober 2023 heeft hij zijn administratie echter zo ingericht dat hij nauwelijks tijd kwijt is aan randzaken zoals wanbetalers.

Het geheim? Volledige automatisering via Virtuagym.

Bij veel sportscholen is de administratie een ‘stille energievreter’ die uren per week opslokt. Bij MAXGYM is dat anders. Hier is de administratie geen hoofdpijndossier, maar een proces dat volledig geautomatiseerd op de achtergrond draait.

Max Bijster is namelijk niet anders gewend: “Ik zou niet eens weten hoe ik het handmatig zou moeten doen. Dat heeft Virtuagym vanaf het begin voor mij geregeld.”

Professionaliteit vanaf de eerste minuut

Vanaf de opening werkt MAXGYM met de software van Virtuagym, waarbij hij volledig leunt op de Betalingen en Facturatie software en AutoCollect.

Voor Max was de keuze simpel: hij wilde één systeem dat alles kon — van roosters en voedingsschema’s tot de volledige, geautomatiseerde facturatie.

“Ik ben via-via bij Virtuagym terechtgekomen,” legt Max uit. “Een collega zei: ‘Dit is echt een goed programma, daar kun je heel breed in denken.’ En dat klopte. Voor mij was het essentieel dat ik roosters kon toevoegen voor mijn vijf trainers, zodat iedereen precies weet waar hij aan toe is. Alles is inzichtelijk op één plek.”

De digitale workflow: Van inschrijving tot training

De administratie bij MAXGYM begint al bij het eerste contactmoment. In plaats van te goochelen met papieren contracten, verloopt alles digitaal:

• Online inschrijving: Nieuwe leden worden direct in het systeem gezet. Max stuurt een link, de klant vult de gegevens in en tekent digitaal. Geen dubbel werk, geen papierstapels.
• Gepersonaliseerde app: Elk lid krijgt toegang tot de eigen MAXGYM-app. Hierin vinden ze niet alleen hun trainingsschema’s, maar ook informatie over supplementen en samenwerkingen die Max heeft opgezet.
• Trainingsbegeleiding: Alle trainingsschema’s zijn voor de leden direct terug te vinden in de app. Daarnaast maken ze ook persoonlijke trainingsplannen.

De kracht van automatische aanmaningen en Virtuagym

Het opvolgen van mislukte betalingen (storneringen) is voor veel eigenaren een ongemakkelijke en tijdrovende klus. Bij MAXGYM is dit proces volledig gedigitaliseerd via AutoCollect.

• Directe opvolging: Zodra een betaling mislukt, krijgt het lid automatisch een bericht.
• Geautomatiseerde workflow: De herinneringen en aanmaningen volgen elkaar op zonder dat Max een computer hoeft aan te raken.
• Kostenbeheersing: Eventuele administratiekosten bij een tweede aanmaning worden automatisch berekend en toegevoegd.

“Virtuagym heeft me geholpen bij het instellen van de workflows,” legt Max uit. “Ik ben zelf niet technisch, dus ik ben heel blij dat dit voor mij is klaargezet. Als een klant niet betaalt, krijgt hij een herinnering en een aanmaning. Dat gaat allemaal automatisch. Ik hoef daar helemaal niets aan te doen.”

Deze zakelijke, consistente aanpak zorgt ervoor dat betalingen sneller binnenkomen en voorkomt ongemakkelijke gesprekken aan de koffiebar.

“Ik weet niet beter dan te werken met Virtuagym, dus het geeft me nul stress. Ik hoef niet achter mensen aan te jagen voor mijn geld. Ik heb in drie jaar tijd misschien twee facturen gehad die echt bleven liggen. Dan stuur ik even een appje of ik bel ze op. Vaak is het een kwestie van vergeten en is het na één gesprekje geregeld. Omdat de rest automatisch gaat, heb ik daar ook de tijd voor.”

Administratie: van uren naar minuten

Terwijl sommige sportscholen een medewerker voor 15 of 20 uur per week op de administratie hebben zitten, doet Max zijn administratie zelf in een fractie van die tijd.

Met 230 leden is de administratieve druk minimaal.

“Ik doe alles zelf, maar het stelt weinig voor. Het systeem maakt de facturen, verstuurt ze en houdt alles bij in de bedrijfsstatistieken. Ik hoef alleen af en toe te controleren of alles goed loopt via de business analytics.”

 

Dit stelt Max in staat om zelf nog vier dagdelen per week op de vloer te staan als trainer.

“Ik ben het gezicht van de club. Als ik dat lesgeven helemaal loslaat, zouden de mensen (en ik) dat missen. Dankzij de automatisering kan ik betrokken blijven bij mijn leden in plaats van de hele dag achter een laptop te zitten.”

“Tegen andere ondernemers zou ik zeggen: probeer het gewoon. Als je het eenmaal snapt, bespaart het je zoveel tijd en frustratie. Je wordt echt ontzorgd. En heb je hulp nodig? De telefoonservice van Virtuagym is top; ik bel gewoon, word direct geholpen en kan weer door.” > Max Bijster - Eigenaar, MAXGYM

Focus op de volgende stap

Met de recente verbouwing achter de rug en een stabiel ledenaantal van 230, kijkt Max met vertrouwen naar de toekomst.

Zijn doel is 250 leden, wat voor zijn studio de ideale bezetting is. Door randzaken zoals betalingen, aanmaningen en roosters volledig te automatiseren met behulp van Virtuagym , kan hij die groei opvangen zonder extra personeel aan te nemen voor de back-office.

“Kwaliteit, uitstraling en structuur zijn voor mij het belangrijkst,” besluit Max. “Met Virtuagym heb ik een systeem dat die kwaliteit ondersteunt. Het is professioneel voor de leden en makkelijk voor mij. Zo kan ik me focussen op de volgende stap van MAXGYM.”