Hoe Kenamju de drempel verlaagde en 60% van de nieuwe aanmeldingen online realiseerde
Het verhaal van Kenamju
Van judoschool naar full-service fitnesscentrum
Kenamju werd opgericht in 1948 als judoschool en is uitgegroeid tot een van de meest complete sport- en fitnesscentra van Haarlem. Vandaag de dag biedt de club fitnessfaciliteiten, een zwembad, groepslessen, fysiotherapie en vechtsport aan — met een sterke focus op community en de ledenervaring.
Onder leiding van Joey Wensveen zet Kenamju actief in op innovatie en digitalisering om de groei van de club te ondersteunen en een efficiënere én persoonlijkere service te bieden.
“Hier sporten complete families en kent iedereen elkaar. Dat zie je bijna niet meer bij grote fitnessketens. Wij creëren een omgeving waarin community en persoonlijke aandacht centraal staan.”
Met de uitbreiding van het sportaanbod en steeds complexere dagelijkse processen had het team behoefte aan een technologische oplossing die alle processen centraliseert én tegelijkertijd de ervaring voor leden en medewerkers verbetert.
Na het vergelijken van verschillende aanbieders koos Kenamju voor Virtuagym — vooral vanwege de mogelijkheid om alle essentiële functies binnen één platform samen te brengen.
Virtuagym was het enige platform dat alles bood wat we nodig hadden — van boekingen en trainingsschema’s tot kassafunctionaliteiten.
Ook het onboarding- en administratieproces voor leden veranderde volledig dankzij digitalisering. Met Virtuagym wist de club de instapdrempel aanzienlijk te verlagen en de ledenervaring vanaf het eerste contactmoment te verbeteren.
Minder drempels voor nieuwe leden
Kenamju heeft altijd als doel gehad om leden de best mogelijke ervaring te bieden en technologie slim in te zetten om duurzame groei te ondersteunen.
Tijdens de pandemie werd duidelijk dat het oude systeem niet langer voldeed aan de groeiende vraag naar digitale les- en afspraakboekingen. Vooral de mogelijkheid om beschikbaarheid vooraf te bekijken en direct favoriete lessen te reserveren werd door leden enorm gewaardeerd.
De groeiende vraag naar boekingen en een soepele digitale ervaring liet zien dat we met Virtuagym een krachtigere oplossing nodig hadden.
Met Virtuagym werken we vandaag de dag veel efficiënter en kunnen we onze leden een betere service bieden.
Van papieren formulieren naar online aanmeldingen en automatisering: zo deed Kenamju het
Aanmelden vanuit huis
Vandaag meldt 60% van alle nieuwe leden zich online aan. Dankzij een sneller en eenvoudiger digitaal registratieproces heeft Kenamju de instapdrempel aanzienlijk verlaagd.
Minder handmatige fouten
Medewerkers hoeven betalingsbedragen niet langer handmatig in te voeren. Met Virtuagym Pay worden betalingsgegevens automatisch vanuit het kassasysteem naar de betaalterminal gestuurd — waardoor fouten vrijwel volledig zijn verdwenen.
Betere inzichten in ledenbehoud
Kenamju kan leden met een verhoogd opzeggingsrisico vroegtijdig signaleren, proactief handelen en datagedreven beslissingen nemen om zowel de ledenervaring als retentie structureel te verbeteren.
Online aanmeldingen en minder administratief werk
Kenamju gebruikt de functionaliteiten van Virtuagym optimaal om zowel interne processen als de ledenervaring te verbeteren.
Doordat alle lidgegevens binnen één systeem zijn gecentraliseerd, is het registratieproces aanzienlijk vereenvoudigd en is de ledenadministratie veel efficiënter geworden.
De overstap van papieren inschrijfformulieren naar een volledig digitaal systeem heeft een enorme impact gehad. Vandaag meldt 60% van alle nieuwe leden zich direct vanuit huis aan — iets wat drie jaar geleden nog niet mogelijk was.
De mogelijkheid om direct online lid te worden heeft de conversie van prospects naar actieve leden sterk verbeterd.
Ook de feedback van leden over het Virtuagym-platform is zeer positief.
Voorheen moesten veel administratieve processen handmatig en alleen op aanvraag worden uitgevoerd — wat veel tijd kostte voor het team.
Ik ben erg tevreden met Virtuagym — vooral vanwege het all-in-one concept. Het is marktleider en een veilige keuze.
Minder fouten en snellere service
Naast ledenbeheer heeft Kenamju ook betaalterminals geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden.
Het geïntegreerde kassasysteem is inmiddels een essentieel onderdeel van de operatie en ondersteunt de verkoop van koffie, snacks, sportartikelen en merchandise in het café en de shop.
Daardoor verlopen transacties snel en efficiënt, wat de klantenservice merkbaar verbetert.
Voorheen moesten medewerkers bedragen handmatig invoeren voor iedere transactie — wat regelmatig leidde tot verschillen tussen geregistreerde betalingen en daadwerkelijke transacties.
Nu worden betalingsgegevens direct vanuit het Virtuagym-kassasysteem naar de terminal gestuurd. Daardoor zijn fouten vrijwel volledig verdwenen.
De betaalterminals konden snel en eenvoudig worden geïnstalleerd en het team merkte direct verbeteringen in snelheid en efficiëntie.
Omdat bedragen niet langer handmatig ingevoerd hoeven te worden, zijn betalingsfouten praktisch geëlimineerd.
De geïntegreerde terminal maakt het betaalproces veel eenvoudiger en voorkomt menselijke fouten.
Volgens Kenamju vermindert dit niet alleen de administratieve lasten, maar verbetert het ook de ervaring voor zowel receptiemedewerkers als leden.
Voor groepslessen gebruikt Kenamju de Boekingssoftware van Virtuagym, waarmee leden vooraf hun plek kunnen reserveren. Zo worden overvolle lessen voorkomen en stijgt de tevredenheid.
Een unieke functionaliteit bij Kenamju is de speciale omgeving binnen de Virtuagym-app voor het boeken van afspraken voor fysiotherapie en voedingsadvies — een extra meerwaarde binnen het serviceaanbod.
Veel leden maken daarnaast actief gebruik van de Voedingscoachingsapp , die inbegrepen is bij hun Pro-lidmaatschap, om hun gezondheids- en fitnessdoelen effectiever te bereiken.
Ook de planner is uitgegroeid tot een onmisbare tool voor het organiseren van trainingssessies en het efficiënter communiceren met coaches.
Joey gebruikt regelmatig de rapportage- en analysefunctionaliteiten van Virtuagym om de prestaties van de club te monitoren.
Deze inzichten helpen het team om:
- Piekmomenten te identificeren
- De populairste lessen te herkennen
- Verkoopcijfers van verschillende producten te analyseren
Betere inzichten om leden beter te ondersteunen
Kenamju hecht veel waarde aan ledenbehoud en het continu verbeteren van de servicekwaliteit.
Het belangrijkste doel van de club is ervoor te zorgen dat leden van iedere minuut van hun bezoek genieten. Daarom blijft het aanbod zich ontwikkelen — met nieuwe apparatuur en een lesrooster dat aansluit op de behoeften en feedback van leden.
De Retentieplanner van Virtuagym speelt hierin een belangrijke rol, omdat deze het team helpt om zowel tevredenheid als retentie actief te verbeteren.
Het systeem maakt het mogelijk om leden met een verhoogd opzeggingsrisico vroegtijdig te signaleren. Hierdoor kan het team proactief contact opnemen, extra ondersteuning en motivatie bieden en langdurige betrokkenheid stimuleren.
De Community & groepen-functionaliteit binnen de app geeft leden bovendien de mogelijkheid om feedback te delen en vragen te stellen — zodat Kenamju snel kan inspelen op behoeften.
Vooral de Voedingscoachingsapp wordt erg gewaardeerd, omdat leden hiermee zowel hun voeding als calorieverbruik tijdens trainingen kunnen bijhouden — uitgebreid én gebruiksvriendelijk.
Daarnaast zorgt de mogelijkheid om facturen direct in de app te bekijken en beheren voor minder administratief werk en een betere klantervaring.
Al deze factoren dragen bij aan sterkere retentie en hogere lidtevredenheid.
Meetbare resultaten met Virtuagym: een club met focus op kwaliteit en retentie
Een van de meest tastbare voordelen sinds de implementatie van Virtuagym is de verbeterde ledenretentie. De club blijft haar dienstverlening continu doorontwikkelen op basis van actieve feedback van leden.
Snelle groei staat momenteel niet centraal voor Kenamju. Dankzij een sterke ledenbasis is de club niet afhankelijk van agressieve verkoopstrategieën of voortdurende kortingsacties.
De focus ligt juist op het behouden van hoge kwaliteitsstandaarden en het waarborgen van langdurige lidtevredenheid.
Op de lange termijn wil Kenamju de kwaliteit van de faciliteiten en dienstverlening verder blijven verbeteren.
Door actief te luisteren naar de behoeften en feedback van leden wil Kenamju een sportcentrum blijven waar mensen niet alleen graag komen — maar ook langdurig willen blijven sporten.
Plan je gratis demo in
Ontdek hoe Virtuagym jouw fitnessbedrijf helpt efficiënter te werken, meer omzet te genereren en leden tevreden te houden.