Hoe fitness-software de sportschool op de campus van Nestlé transformeerde

Het verhaal van Nestlé

Als ’s werelds grootste voedingsmiddelenfabrikant neemt Nestlé gezondheid zeer serieus. En als grote werkgever strekt die verantwoordelijkheid zich ook uit tot het welzijn van de werknemers.

Op de campus van Vevey in Zwitserland, het hoofdkantoor van Nestlé, biedt een breed scala aan door Nestlé gefinancierde verenigingen hun diensten aan werknemers en hun gezinnen aan. Er is een hardloopvereniging, een theatervereniging - en er is een fitnessvereniging.

Aanvankelijk bestond de faciliteit uit een enkele sportschool in het hoofdgebouw, met een volledig assortiment aan cardio- en krachtapparatuur, aangevuld met een sauna, hammam en koudwaterbad.

Maar twee jaar geleden werd een tweede, kleinere locatie een kilometer verderop in het kantoor van La Tour-de-Peilz geopend, om lange ritten naar de sportschool tijdens werkdagen te voorkomen.

De uitdagingen van toegenomen complexiteit

“Meer dan tien jaar geleden, toen ik bij IT begon, kon ik een systeem ontwikkelen om de fitnessfaciliteiten te beheren”, legt Laurent Bischoff, Digital Innovations Manager bij Nestlé, uit. “Maar met de toename van het aantal leden in de club en de uitbreiding van onze dienstlevering werd het een beetje achterhaald.”

De software werd lokaal geïnstalleerd op één enkele desktop, met alle nadelen van dien. Er moesten regelmatig back-ups worden gemaakt, er was geen verbinding met het internet. “Het was langzaam, vervelend, en verouderd in het tijdperk van de cloud,” zegt Bischoff.

Met ruim duizend leden was een modernere oplossing verplicht. “Zeker nu we meerdere locaties hadden, moesten we iets in de cloud hebben.” Daarom begon de zoektocht.

Na een online search en een kritische product vergelijking koos Bischoff voor Virtuagym. “Virtuagym bleek de meest efficiënte partner om aan alle behoeften te voldoen”.

De implementatie

Sinds de start met Virtuagym is Bischoff voorzichtig geweest met het gefaseerd uitrollen van de verschillende functies. “Als IT-man weet ik dat je niet alles in één keer open kunt stellen”.

De uitrol begon met de basis: toegangscontrole en ledenbeheer. De bestaande toegangscontrole was gebaseerd op toegangskaarten voor medewerkers met barcodescanner. De eerste stap was om dat bestaande proces te integreren met de Virtuagym software. Maar daarna bood de nieuwe oplossing mogelijkheden voor verbetering.

“We hebben medewerkers met badges, maar ook hun echtgenotes komen hier sporten, alsook gepensioneerden. We moesten dus een betere manier vinden om met onze toegangscontrole om te gaan.

In samenwerking met Virtuagym hebben we een nieuw systeem opgezet in de mobiele app. De nieuwe in-app tool genereert een barcode, die vervolgens bij de ingang kan worden gescand. Op deze manier is een medewerkerskaart niet langer verplicht.

De voordelen

Na de introductie van Virtuagym in het fitnesscentrum van Nestlé werd voor zowel Bischoff als de sporters zelf al snel duidelijk wat de grote voordelen hiervan waren.

“Het belangrijkste voordeel is zeker de follow-up die we nu met de leden kunnen hebben. We hebben nu zo veel meer dan alleen hun basisinformatie. We kunnen belangrijke medische informatie vastleggen, en trainingsplannen op maat maken die rekening houden met blessures”, legt Bischoff uit.

Hij schetst de plannen die ze hebben om uitgebreidere trainingsplannen op maat te maken, om zo tegemoet te komen aan de behoeften van elk individueel lid. Dit is mogelijk dankzij de enorme database van meer dan 4.500 3D-geanimeerde oefeningen in Virtuagym.

Maar het zijn niet alleen de diepgaande profielen van leden die de sportschool hebben getransformeerd. Ook de administratiemodules hebben efficiëntie en toegankelijkheid voor het personeel naar een hoger niveau getild.

“Vroeger hadden we een vrij onbetrouwbaar roostersysteem. Nu is het state of the art. We zijn grote fans van het wachtlijstsysteem, dat ervoor zorgt dat onze populairste lessen altijd vol zitten. Die mogelijkheid om een lege plek in te nemen is een klein detail dat een enorm verschil maakt”.

De online community van Nestlé heeft voor een actieve groep van sportschoolleden gezorgd die hun vooruitgang delen, updates plaatsen en de laatste hot topics bespreken. Bischoff vertelt ons dat het zo populair is geworden, dat trainers niet eens de kans krijgen om te reageren op een vraag van een lid voordat een ander lid deze al heeft beantwoordt.

“Ik was zo verbaasd; mensen vroegen iets via de mobiele app en voordat de coach zelfs maar kon antwoorden, antwoordden andere leden! Omdat de community nu vol zit met fitnessfanaten die elkaar graag helpen, is de rol van ons personeel veranderd van activator naar moderator.”

Ondersteuning die het verschil maakt

Als er één ding was dat Bischoff verraste, dan was het wel het niveau van professionele ondersteuning dat hij kreeg van het team van Virtuagym.

“Ik waardeer eerlijk waar de ondersteuning die het Virtuagym-team me heeft gegeven sinds we zijn gaan samenwerken. Wanneer ik een vraag had, was het niet een weeklange beproeving om een antwoord te krijgen. Ze kwamen uiterlijk binnen een dag bij me terug”.

Nestlé heeft technologie geïmplementeerd in hun bestaande faciliteiten om de fitnessbeleving van hun leden volledig te transformeren. Door te vertrouwen op een bewezen digitale oplossing voor tijdrovende administratie- en managementtaken zijn de gezondheidszorgfaciliteiten van Nestlé nu meer dan geschikt voor een van de meest succesvolle bedrijven ter wereld.