LIJFSTIJL Coaches verhoogt hun retentie tot 88% door Virtuagym

Het verhaal van LIJFSTIJL Coaches

LIJFSTIJL Coaches is een toonaangevend personal training franchise en netwerk in Nederland. Hun succes is gebaseerd op een combinatie van franchising (met regiobescherming) en centraal contentbeheer.

Ze ondersteunen hun coaches met marketing (inclusief een uitgebreid marketingmateriaalpakket), verkoop, backendprocessen, ledenbeheer, klantbegeleidingsprogramma’s, trainingsplannen, educatieve groepen, meetprotocollen, en meer.

Alle tools worden gecreëerd in het hoofdkantoor en verspreid over het netwerk, zodat de kwaliteit in het hele land kan worden gewaarborgd. Met meer dan 125 franchisenemers in heel Nederland ondersteunt LIJFSTIJL tienduizenden klanten in het high-end segment.

Om hun bedrijf efficiënter te runnen en hun interne coach- en klantcommunicatie te verbeteren, hadden zij behoefte aan een softwareoplossing die paste bij hun ambities.

De uitdaging

LIJFSTIJL Coaches was op zoek naar een manier om dagelijks terugkerende taken te automatiseren en naar een systeem dat het coaching- en backendproces beter kon structureren. Frank Trousselot, netwerkmanager bij LIJFSTIJL:

“Als de focus ligt op één-op-één coaching, is ons coachingstraject zonder tool te doen, maar bij groepstrainingen bleken de managementtaken te tijdrovend en gingen ze ten koste van de persoonlijke aandacht”.

Een ander punt was de tijdsdruk die inherent is aan personal training. “Meestal zien coaches hun klanten maar 1 tot 2 keer per week”, zegt Trousselot. “Dat betekent dat veel uren zonder coachcontact blijven, maar het is precies tijdens die uren dat onze klanten de keuzes moeten maken die hun coaches hen bijbrengen.

Om kwaliteitsvolle lifestyle coaching aan te bieden, hadden we een instrument nodig om onze invloed in het dagelijks leven van onze klanten uit te breiden”.

LIJFSTIJL Coaches gebruikte een softwareoplossing die zich beperkte tot het printen van trainingsschema’s en testrapporten. Omdat LIJFSTIJL Coaches de overstap wilde maken van semi-automatisering naar volledige automatisering voor managementprocessen, planning, etc., was een completere oplossing nodig.

Een uitgebreide vergelijking van internationale aanbieders van fitnesssoftware volgde. Tijdens deze zoektocht bleef de vergelijking niet beperkt tot de diensten, maar ook de teams achter de softwarepakketten werden genomen, de ambities van de bedrijven en de bereidheid om te werken met praktische feedback van klanten. Virtuagym bleek precies wat LIJFSTIJL Coaches zocht.

De voordelen

Het gebruik van Virtuagym heeft geleid tot een enorme boost in professionaliteit. Het gebruik van de software begeleid de professionals richting een optimale tijdsbesteding, waardoor LIJFSTIJL-coaches efficiënter en persoonlijker kunnen werken.

Zo wordt een klant die twee persoonlijke trainingen per week volgt, automatisch gefactureerd voor twee persoonlijke trainingscredits per week, waarmee zowel de trainer als de klant sessies kunnen boeken op basis van de beschikbaarheid van coaches.

Het boekingsproces is zo volledig geautomatiseerd. Het enige wat de klant hoeft te doen is een sessie boeken met behulp van de app, waarna automatische bevestigingen zowel naar de coach als de klant worden gestuurd. Soortgelijke aanpasbare mailberichten voor klaswijzigingen, updates van de wachtlijststatus, etc. hebben van de planning een moeiteloze taak gemaakt.

De communicatie is sinds de introductie van Virtuagym enorm verbeterd. Via het online managementportaal kan men in het hoofdkantoor van LIJFSTIJL content effectief distribueren naar het gehele netwerk of naar segmenten via hun news feeds, diverse onderwijsgroepen, marketingbanners én het contentdistributiesysteem van Virtuagym voor ondernemingen met meerdere locaties.

Taakbeheer en private messaging hebben de communicatie tussen medewerkers gestroomlijnd en bieden meer dan genoeg mogelijkheden om het aantal contactmomenten tussen coaches en klanten te verlengen.

Een direct gevolg van hun verbeterde communicatie is de hogere betrokkenheid van de deelnemers bij het coachingsprogramma - dat zich niet langer beperkt tot de fysieke sessies met een coach.

Klanten worden nu dagelijks getriggerd via het online portaal en mobiele app, wat een merkbare invloed heeft op hun lifestyle. Als ze contact moeten opnemen met hun coach (en vice versa) kunnen ze snel een privébericht of post in de communitygroepen sturen.

“De ervaring met het Virtuagym team is zeer positief”, zegt Trousselot. “Virtuagym heeft in de praktijk bewezen dat ze echt de ambitie hebben om producten en diensten te leveren voor professionals in de branche.

Hoewel de kwaliteit en proactieve aanpak van het supportteam een belangrijk voordeel was en blijft voor het gebruik van Virtuagym door LIJFSTIJL, is Trousselot vooral tevreden over de manier waarop Virtuagym feedback verwerkt.

“Virtuagym werkt daadwerkelijk samen met hun klanten om het product verder te ontwikkelen. Als je een functie aanvraagt die ze vervolgens ontwikkelen, kijken ze vervolgens ook altijd of de oplossing die ze leveren aan je verwachtingen voldoet”.

De resultaten

Op basis van 60 wekelijkse sessies per locatie (40 één-op-één sessies en 20 één-op-zes sessies), diende één personeelslid ongeveer 40 uur per maand te besteden aan lesroostering, het opvolgen van no-shows, enzovoort.

Door het gebruik van Virtuagym is dit teruggebracht tot 4 uur per maand. Die 36 bespaarde uren worden nu gebruikt voor meer klantsessies, wat meer omzet betekent.

LIJFSTIJL is nu veel beter in staat om hun kennis als netwerk via de software te verspreiden. Via een overkoepelend managementportaal worden lesconcepten, groepen, uitdagingen en dergelijke gecreëerd. Schema’s worden eenmalig aangemaakt en vervolgens beschikbaar gesteld aan alle locaties.

Naast de verhoogde efficiëntie van hun managementprocessen zagen zij ook een belangrijke boost in klantenbinding. Terwijl de ledenbinding bij LIJFSTIJL al op een respectabel niveau van 74% lag, hebben zij sinds het gebruik van Virtuagym een stijging gezien naar 88%.

“De mobiele app heeft ons in staat gesteld om onze klanten 2/7 van dienst te zijn”, legt Trousselot uit over de retentietoename. “Virtuagym heeft niet alleen onze klantervaringook onze complete propositie veranderd.

Of het nu gaat om de workout player met geanimeerde instructies, groepsuitdagingen, het in-app boeken van lessen of de voortdurende communicatie tussen leden en medewerkers via de community; LIJFSTIJL is uitgegroeid tot een volwaardige wellness-aanbieder van wellness, in plaats van slechts een provider van tweewekelijkse trainingen”.

Dankzij de communicatiemiddelen die Virtuagym biedt, heeft LIJFSTIJL haar businessmodel kunnen uitbreiden met online coachingsdiensten. Hun online coaching platform, LIJFSTIJL Online, heeft hen in staat gesteld hun klantenbestand uit te breiden door betaalbare online coaching aan een groter publiek aan te bieden.

Het geïntegreerde businessmodel van Virtuagym heeft ook geleid tot omzetverbeteringen. LIJFSTIJL biedt extra functies en functionaliteiten in de software door de verkoop van PRO-lidmaatschappen.

Momenteel verkopen zij PRO-lidmaatschappen aan ongeveer 40% van hun klanten tegen €5,- per maand - een jaarlijkse omzetstijging van €2400,- per 100 klanten zonder extra inspanningen.

De directe inkomsten uit de verkoop van PRO-lidmaatschappen alleen al zijn driemaal zo groot als de licentiekosten van Virtuagym, om nog maar te zwijgen van de indirecte winst door de toegenomen efficiëntie en de verminderde rompslomp.

De toekomst

LIJFSTIJL is een groeiende organisatie, met internationale groei van hun personal trainer netwerk als missie. Virtuagym heeft de snelle groei mogelijk gemaakt door een robuust kader te bieden voor hun franchise dat het proces ondersteunt van content delivery tot het beheer van boekingen en facturatie. Ze zijn nu van plan om de grens over te steken: LIJFSTIJL bereidt al een meertalige versie van hun contentaanbod voor.

Ondersteund door Virtuagym beschikt LIJFSTIJL Coaches over alle tools om verder te groeien als onderneming. Trousselot:

“Virtuagym heeft ons echt geholpen een verschil te maken, niet alleen vanuit zakelijk perspectief, maar ook door ons te helpen het leven van onze klanten te veranderen. En dat is voor mij uiteindelijk waarom ik in deze industrie werk.”