Allwaysfit verdrievoudigde hun klantenbestand met behulp van Virtuagym

Het verhaal van Allwaysfit

Marjolein Englebert, de oprichter van Allwaysfit, had een duidelijk doel: ze wilde een bedrijf oprichten dat respect, professionaliteit en bovenal plezier uitstraalde.

De resultaatgerichte studio helpt mensen in Schiedam om de beste versies van zichzelf te worden. Met een goede werkethiek was Englebert op zoek naar een all-in-one management oplossing die haar bedrijf soepeler zou laten lopen en haar klanten een betere ervaring zou bieden.

De zoektocht naar efficiëntie

Englebert begon als een onafhankelijke trainer en had geen echte behoefte aan een softwaretool. “Maar naarmate mijn bedrijf groeide en ik al het papierwerk handmatig bleef doen, begon het nogal wat uren van mijn tijd in beslag te nemen”.

Met het maken van facturen was dit een grote uitdaging voor Englebert: “Ik maakte ze zelf in een online document”. De tijd die het kostte om ze te maken was overweldigend en als gevolg daarvan had ze moeite om een duidelijk overzicht te krijgen van betaalde en onbetaalde facturen.

Ze realiseerde zich al snel dat als ze als bedrijf wilde blijven groeien, ze tools nodig zou hebben die haar werk efficiënter zouden kunnen helpen met financiering en klantbetrokkenheid.

En toen vond ze Virtuagym. “Ik heb Virtuagym gevonden via een Belgische collega, omdat ik mensen in de hele Benelux les geef over fitness. We raakten in gesprek over de beste manier om onze administratie te verwerken, en ze bevool Virtuagym aan”.

De juiste software op het juiste moment

Hoewel ze in eerste instantie op zoek was naar software die haar kon helpen bij haar financiële taken, ontdekte ze dat Virtuagym nog meer efficiëntie verhogende tools bood.

“De roostersoftware is geweldig voor mijn klanten. Ze kunnen gemakkelijk een afspraak maken voor een training of voor een voedingssessie. Ik laat ze dat zelfstandig doen, zodat ze vrij zijn om zich aan te melden en hun lessen te annuleren. Dat scheelt me een hoop tijd, maar het is ook een betere ervaring voor mijn klanten.”

Dankzij de consultancy van Virtuagym kon Englebert haar bedrijfsvoering snel afstemmen met de fitnesssoftware. Hierdoor was ze in staat om haar eerste uitdagingen in een mum van tijd efficiënt aan te pakken.

“Het verwerken van facturen is voor mij een van de grootste tijdwinsten geweest. Vooral omdat mijn accountant ook verbonden is met Virtuagym. Toen ik vroeger facturen handmatig verwerkte, kostte het me 5 minuten per factuur. Nu heb ik 15 seconden nodig om 100 facturen te verwerken.”

Met de software verbeterden ook haar acquisitie- en retentiecijfers. Englebert verdrievoudigde haar aantal klanten en was in staat om aan zowel nieuwe als bestaande klanten een kwalitatief hoogstaande service te leveren, wat resulteerde in een extra omzetstijging van bijna 102%.

“Omdat ik zoveel tijd bespaar, kan ik al mijn klanten goed ondersteunen. Ik kan wel zeggen dat ik Virtuagym op het juiste moment heb gekozen”.

Een compleet klantoverzicht

Allwaysfit is een resultaatgerichte onderneming die klanten helpt hun doelen te bereiken. Zij monitoren alle aspecten van de klant die van invloed kunnen zijn op hun prestaties.

Voorheen werd de voortgangsregistratie ingevuld op het oude vertrouwde klembord. Nu heeft Englebert de administratieve taken verplaatst naar een schaalbaar online platform.

“Het online overzicht van klantprestaties is voor mij een groot voordeel. Ook hier bespaart het enorm veel papierwerk. Alleen al door in het systeem te kijken, zie ik alles wat ik nodig heb”.

Virtuagym helpt Allwaysfit om georganiseerd te blijven, zodat Englebert nu over de tools beschikt die ze nodig heeft om kwaliteitsbegeleiding aan haar groeiende klantenbestand te blijven bieden.

Het team weet wie er op de planning staat voor een sessie en kan de betalingen van klanten volgen, waardoor ze efficiënter kunnen werken. “Het geavanceerde app- en softwaresysteem zorgt ervoor dat de administratie soepel verloopt en onze efficiëntie is sterk verbeterd”.