Iedereen is thuis bij 040FIT

Het verhaal van 040FIT

040FIT is een fitnessketen in het zuiden van Nederland met zes vestigingen in Asten, Best, Deurne, Heeze, Geldrop en Valkenswaard én een zevende op komst medio augustus in Nederweert.

In Geldrop staat bovendien ook Sportcentrum Harks dat bij 040FIT-familie hoort. Elke locatie heeft zijn eigen community en wordt geleid door een betrokken clubmanager.

De verbinding met de klanten en de omgeving, en het communitygevoel van de verschillende vestigingen zijn belangrijke kernwaardes voor 040FIT. Dian Coolen, office manager bij 040FIT licht toe: “Ons doel is om een plek te creëren waar klanten graag willen zijn - en de medewerkers natuurlijk ook.”

Dian begon bij de eerste locatie van 040FIT in Geldrop, met een bijbaantje als instructeur. Ze groeide door naar clubmanager, maar ontdekte naar eigen zeggen dat ze toch liever aan de slag ging met een stuk denkwerk in het bedrijf.

Ze neemt nu als Office Manager een scala aan taken op zich, waaronder de ledenadministratie, en ze maakt onderdeel uit van het MT. Kortom, zij kan als geen ander vertellen over het reilen en zeilen bij 040FIT.

Want hoe blijf je zo lokaal verbonden met je community als je zeven locaties hebt? Hoe heeft 040 dat aangepakt tijdens de sluiting van sportscholen in 2020 en 2021, wat hebben ze daarvan geleerd en hoe heeft technologie daarbij geholpen?

“We willen eigenlijk iedereen bij naam kennen - iedereen moet zich echt thuis voelen, of je nu 12 of 82 bent. We staan echt voor een huiselijke sfeer”

Dian Coolen, office manager 040FIT

Het antwoord op deze vragen begint bij de visie van 040FIT. Het streven is om zoveel mogelijk mensen in de regio te kunnen bereiken met een passende gezondheidsoplossing op het gebied van sport, voeding en mentaal welzijn.

Het plan is dan ook om het aanbod op de verschillende vestigingen van 040FIT daar steeds meer naartoe uit te breiden: zo willen ze hun klanten bijvoorbeeld ook fysiotherapie op locatie bieden, maar ook sessies met voedingsconsulenten.

Zo kan er uiteindelijk een bredere doelgroep worden aangesproken met het nieuwe aanbod, en kan er zo beter worden voldaan aan de vraag van klanten uit de verschillende vestigingen.

De missie van 040FIT is hun klanten voorzien van ruime openingstijden om aan hun fitness te werken. Met onbemand sporten krijgen klanten de mogelijkheid om vanaf zes uur ‘s ochtends tot wel elf uur ‘s avonds de sportschool te bezoeken.

Ze hebben in hun clubs de nieuwste apparatuur staan, en klanten krijgen professionele begeleiding geboden, van small group training naar allround begeleiding.

Community in coronatijd

Het is een veelbewogen tijd geweest voor iedereen, en voor de sportscholen is het sinds de uitbraak van de pandemie alsmaar belangrijker geworden om klanten – ook op afstand – te behouden.

Maar hoe pak je dat als 040FIT met zeven vestigingen aan? Hoe zorg je dat het communitygevoel blijft leven en je klanten de betrokkenheid vanuit je sportschool blijven ervaren die ze gewend zijn en verwachten?

“De clubmanager in Asten heeft alle klanten die in de lockdown jarig waren persoonlijk een kaartje gebracht.”

- Dian Coolen, office manager 040FIT

Gelijk na de eerste sluiting in het voorjaar van 2020 is 040FIT in samenwerking met Sportcentrum Harks overgestapt naar online livelessen. Eerst werd het nog gewoon opgenomen met een telefoon, maar Dian vertelt hoe ze toen al vrij snel een bedrijf hebben ingeschakeld om een systeem te installeren waarmee instructeurs met een druk op de knop live konden gaan.

Inmiddels biedt 040FIT meer dan 80 online livelessen per week en het plan is om ook door te blijven gaan in een hybride model waarin klanten zowel online als in de sportschool kunnen sporten. Dit is onder andere juist voor de mensen die niet fysiek naar de sportschool kunnen komen omdat ze bijvoorbeeld op hun kinderen moeten passen.

Daarnaast mochten outdoor groepstrainingen ook niet ontbreken in het lockdownaanbod, binnen de toegestane regels. Bovendien zijn bij vestigingen waar daar ruimte voor was tenten neergezet waardoor het materiaal ook naar buiten kon, zodat klanten alsnog op een veilige manier gebruik konden maken van de apparatuur.

Maar ook waren er verschillende challenges met prijzen, er werden wandeltochten georganiseerd en natuurlijk mag het persoonlijke contact met de klanten niet worden vergeten. In het begin van de eerste lockdown heeft het team van 040FIT ervoor gezorgd dat iedereen gebeld werd om ze te informeren over de mogelijkheden.

En als kers op de taart? 040FIT haalde een heel bedrijf als klant binnen met hun uitgebreide online lesaanbod.

De belangrijkste learning

Communicatie, met stip. “Mensen verwachten echt snel van je te horen als de situatie verandert” vertelt Dian. Tijdens het begin van de tweede lockdown, die eigenlijk maar drie weken zou duren, heeft het team van 040FIT gekozen eerst af te wachten met het versturen van een eerste nieuwsbrief. Maar al snel bleek dat klanten behoefte hadden aan communicatie vanuit de clubs.

“Je moet transparant zijn, zeggen waar het op staat en zoveel mogelijk mensen proberen te bereiken.”

- Dian Coolen, office manager 040FIT

Duidelijke communicatie naar je klanten en je personeel is essentieel. Je moet niet alleen je community positief houden, maar ook vooral je team. Voor hen zijn het ook spannende tijden (geweest), en het is belangrijk om naar hun zorgen en behoeftes te luisteren.

Zo is er om de week een Zoom-meeting met alle clubs apart - een betrokken team is tenslotte onmisbaar als je betrokken klanten wil.

Technologie om de mensen centraal te zetten

Met zeven locaties is het wel zo fijn om het overzicht op één plek te hebben. 040FIT maakt daarom gebruik van het alles-in-één pakket van Virtuagym. Met de superclubfunctie kan Dian in één overzicht de bedrijfsstatistieken van alle vestigingen inzien en waar nodig met de clubmanagers contact opnemen om bij te sturen.

Daarnaast gaat 040FIT nu beginnen met het inzetten van de Retentieplanner. Zo krijgt het team meer inzicht in het klantgedrag, en kunnen ze dagelijks actief en gericht werken aan hun klanten betrokken houden, en de service te bieden waar ze bekend om staan.

“We willen het straks echt gaan inzetten voor directe communicatie,” vertelt Dian “als iemand 3 of 4 weken niet is geweest - dan wordt het makkelijker om op tijd contact op te nemen. Dat verwachten onze klanten ook echt van ons.”

Fitness altijd op zak met de app

Sinds de uitbraak van de pandemie is het gebruik van de op maat gemaakte app ontzettend gegroeid. Voor klanten was dit natuurlijk dé manier om in contact te blijven – zo konden ze via het rooster outdoor lessen boeken, en na de eerste heropening een tijdslot om binnen te komen sporten. Daarnaast hadden ze via de app toegang tot trainingsschema’s.

Zo zijn de instructeurs ook steeds intensiever met de coachingsapp en voedingsapp gaan werken. Nu kunnen ze gemakkelijk trainingsschema’s personaliseren voor klanten die thuis sporten en dus minder ruimte en ook minder materiaal beschikbaar hebben.

De blik op de horizon: de toekomst voor 040FIT

Voor iedereen heeft de sluiting van de sportscholen lang geduurd en de ledenaantallen zijn teruggelopen. Terwijl 040FIT tijdens de eerste lockdown ongeveer 10% ledenverloop had, viel de langdurige tweede lockdown zwaarder, en zagen de clubs een terugloop van bijna 20% in ledenaantallen.

In de eerste zes maanden na heropening zal de focus voor 040FIT dus ook liggen op de groei van het aantal klanten. Daar worden ook speciale acties voor in het leven geroepen zoals health checks voor leden en niet-leden. Prospects kunnen daar onder andere een krachtmeting laten doen, zich laten wegen, en eventueel al gelijk starten met trainen in combinatie met een trainingsschema op maat.

Everybody Fit

Op langere termijn willen ze bij 040FIT echt op hun visie focussen met het uitrollen van een nieuw label waarin gemakkelijk toegankelijke gezondheid voor iedereen in de regio centraal straat. Daarnaast wordt er actief gekeken naar samenwerkingen met specialisten om het aanbod in de clubs te verbreden.

Daar hoort ook bij dat de opening van meer clubs in de planning staat. “Alle toekomstige keuzes,” vertelt Dian “zijn terug te koppelen naar het label ‘Everybody Fit’."