BodyFitHaren gaat met Virtuagym voor een next level beleving

Er zijn sportschoolhouders die vijf jaar meegaan. En dan is er Geoffrey. Al meer dan dertig jaar runt hij BodyFitHaren, en in die periode veranderde er veel: de fitnesswereld, de technologie, de verwachtingen van leden. Maar zijn sportschool bleef. Niet ondanks de veranderingen, maar dankzij zijn vermogen om er telkens in mee te gaan.

Geoffrey nam in 1996 de sportschool in Haren over van zijn broer. Hij was 23. Geen sportopleidingsachtergrond, geen businessplan, geen voorbeelden om naar te kijken. Het internet bestond amper, social media was er niet, en de enige andere sportscholen in de regio waren bodybuildingholen uit de jaren tachtig.

“Er was geen voorbeeld. Je kon niet kijken hoe een ander het deed. Je deed gewoon wat je dacht wat goed was,” vertelt Geoffrey. “Stuurloos, zo zou ik het achteraf noemen. Maar misschien ben ik daardoor ook wel gekomen waar ik nu ben.”

BodyFitHaren begon zoals veel sportscholen van die generatie: met een kaartenbak, een stapel papieren formulieren en stempels voor betalingen. Ledenbeheer was handwerk. Betalingen opvolgen was een persoonlijk gesprek. Roosters hingen op papier aan de muur. Het werkte, maar het schaalde niet.

Ontdek hoe Geoffrey Virtuagym inzet om zijn visie op “Next Level Fitness” te realiseren en tegelijkertijd de administratieve grip te behouden.

“Ik ben al zo lang bezig in deze branche dat ik de hele evolutie van dichtbij heb meegemaakt. Van de kaartenbak naar alles digitaal, dat is een wereld van verschil. Maar de kern blijft hetzelfde: mensen helpen beter te worden.” — Geoffrey, eigenaar BodyFitHaren

Een ondernemersreis van dertig jaar

Toen BodyFitHaren in oktober 2016 verhuisde naar de huidige locatie, een volledig verbouwde ruimte waar Geoffrey zelf mee aan de slag ging, was dat het moment om ook het systeem opnieuw te kiezen.

Via een collega-ondernemer hoorde hij over Virtuagym. En sindsdien is hij gebleven. BodyFitHaren moest een plek worden voor het hogere segment, met een “Next Level” beleving.

“Ik werk vanaf mijn 18e in de sport en ben dit jaar 30 jaar ondernemer. Alles wat ik heb bereikt, is door vallen en opstaan gegaan. Dat is de beste leerschool geweest.” – Geoffrey Müller

Groeien zonder de controle te verliezen

Met de groei naar meer dan 1.000 leden en de verhuizing naar een luxe pand, ontstond de behoefte aan een goed mangementsysteem.

Geoffrey had in het verleden ervaring met verschillende softwaresystemen die niet voldeden aan zijn eisen op het gebied van betrouwbaarheid en overzicht.

De uitdaging was tweeledig:

1. Administratieve rust: De overstap maken van handmatige incasso’s en papieren schema’s naar een volledig gedigitaliseerd proces.
2. Behoud van kwaliteit: In een grotere club de persoonlijke begeleiding waarborgen die de leden van een premium club verwachten.

In 2016, midden in de hectiek van de verbouwing, koos Geoffrey voor Virtuagym als de partner om deze transitie te begeleiden.

Een digitaal fundament met Virtuagym voor een premium beleving

Voor BodyFitHaren is Virtuagym meer dan alleen een ledenadministratiesysteem; het is de ruggengraat van de dagelijkse operatie van de club.

Wie denkt dat dertig jaar ondernemen leidt tot stilstand, vergist zich. De stabiele basis die Virtuagym biedt, geeft Geoffrey juist de ruimte om te innoveren.

De eigen club-app als visitekaartje

BodyFitHaren positioneert zich in het hoge segment met details zoals Rituals-producten, Illy-koffie en een inrichting die doet denken aan een luxe hotel.

De gepersonaliseerde club-app van Virtuagym sluit naadloos aan bij deze uitstraling. Leden scannen de QR-code voor toegang en hebben toegang tot hun persoonlijke trainingswereld.

“Vroeger schreven we schema’s op een A4’tje of een stencil,” lacht Geoffrey. “Nu hebben leden een complete trainingsbibliotheek in hun broekzak. Ze plannen hun eigen trainingen en zien precies wat ze moeten doen”.

Trainingsschema’s worden aangemaakt in Virtuagym en zijn direct zichtbaar voor de klant in de app. Voor voedingsbegeleiding wordt de Food-app ingezet. De Community-functie gebruikt Geoffrey voor aankondigingen, leuke foto’s en updates.

Slimme automatisering bij 45+ groepslessen

Met een aanbod van meer dan 45 groepslessen per week is structuur voor BodyFitHaren essentieel. Sinds begin dit jaar hebben ze het aanmelden voor lessen via de app verplicht gesteld voor lessen met beperkte plekken.

Dat laatste is sinds 1 januari nieuw ingevoerd, omdat bepaalde lessen beperkte capaciteit hebben.

“Spinning en TRX hebben maar 15 of 16 plekken,” legt Geoffrey uit. “Maar we zijn het ook gaan doen voor andere lessen, gewoon om inzicht te krijgen: hoeveel mensen komen er eigenlijk? En als er iets uitvalt — een ijzelperiode, een afgelaste les, kunnen we via het systeem iedereen die zich heeft aangemeld automatisch een mail sturen. Dat gaat vanzelf.”

Data-gedreven coaching en management

Hoewel Geoffrey een ondernemer is die veel op gevoel doet, biedt de business analytics software van Virtuagym hem de benodigde informatie en data om betere keuzes te kunnen maken.

De gastvrije filosofie en menselijke aanpak

Ondanks de verregaande digitalisering houdt Geoffrey vast aan een menselijke benadering.

BodyFitHaren positioneert zich bewust in het hogere segment. Rituals-producten in de kleedkamers. Een Illy-koffieapparaat met barista-kwaliteit. Hoge plafonds, hotel-achtige details, een sfeer die meer aan een luxe wellness doet denken dan aan een standaard sportschool.

Geoffrey noemt het zelf “Next Level”, een bewuste verdiepingsslag bovenop de premium-positionering.

Zo vind je bijvoorbeeld geen toegangspoortjes. “We willen geen uitstraling van een gevangenis,” legt hij uit. “Mensen kunnen gewoon doorlopen. We werken op basis van vertrouwen. Natuurlijk wordt daar wel eens misbruik van gemaakt, maar dat nemen we op de koop toe voor de gastvrije sfeer”.

Ook de financiële afhandeling houdt hij bewust deels in eigen hand. Geoffrey draait de incasso-batches zelf, zodat hij controle houdt over wie er betaalt en eventuele afwijkingen direct ziet. “Het geeft me een gevoel van controle en een extra moment van contact met wat er gebeurt in de club”.

“Virtuagym is heel uitgebreid en groot. Je moet er echt even in duiken, maar als het staat, dan geeft het je de professionaliteit die nodig is om als single club te concurreren met de grotere spelers.” – Geoffrey Müller

Klaar voor de volgende dertig jaar

Geoffrey kijkt nuchter naar de uitdagingen van nu. Haren is in de afgelopen jaren flink drukker geworden qua concurrentie. In een dorp van circa 20.000 inwoners zijn er inmiddels veel meer hengeltjes in de vijver.

De focus ligt op retentie, kostenbeheersing en tarieven die langzaam omhoog moeten. “Je kunt niet alleen maar groeien door nieuwe leden. Leden behoud is net zo belangrijk.”

De komende periode richt hij zich op twee concrete plannen: het uitbouwen van de buitenfaciliteiten en het organiseren van eigen evenementen.

Dat gevoel van gemeenschap is misschien wel de grootste constante in het verhaal van BodyFitHaren. Een sportschool die er al decennialang is, die mensen ziet opgroeien, ouder worden, terugkomen met hun kinderen.

Technologie verandert, mensen verbinden blijft de kern. En in die evolutie speelt Virtuagym een belangrijke rol. Het systeem dat op de achtergrond draait zodat Geoffrey op de voorgrond kan zijn: zichtbaar, betrokken en altijd bezig met de volgende stap!