Heeft het coronavirus impact op jouw bedrijf? Bekijk onze FAQ

Zóveel tijd besparen Nederlandse sportscholen met gym-management-software

Door Melanie Verbueken

Gepubliceerd 24 augustus 2021

Hoe en waarom is automatisering door middel van gym-management-software essentieel voor het succes van je sportschool?

Als club manager of sportschoolhouder ben je eindverantwoordelijke voor het managen van een sportschool. Jij moet ervoor zorgen dat alles goed verloopt, je het beste personeel in huis hebt en het aantal klanten blijft groeien.

Hoeveel uur per week zit jij of je personeel achter de computer, die je eigenlijk op de vloer wilt doorbrengen? Te veel? Wanneer je meer tijd kwijt bent aan administratieve taken dan aan het begeleiden en trainen van klanten, gaat er iets drastisch fout. Je trainers zijn het visitekaartje van je sportschool, je wilt ze dus zoveel mogelijk in contact met (potentiële) klanten hebben. Je hebt ze niet aangenomen om zich achter een computer te kunnen verstoppen.

En dan heb ik het nog niet gehad over menselijke fouten. Is het wel eens voorgekomen dat er persoonsgegevens verkeerd worden ingevoerd? Of einddata van contracten over het hoofd worden gezien? Je bent niet de enige.

Maar wat als je deze obstakels makkelijk zou kunnen tackelen?

In deze blog…

In deze blog vertel ik je waarom en hoe automatisering door middel van gym-management-software onmisbaar is voor het succes van je sportschool. Volgende onderwerpen komen aan bod:

  • Het gebruik van technologie in de fitnessbranche als de norm
  • Planningen en rooster automatiseren
  • Eenvoudige klantenadministratie
  • Snelle betalingen en facturaties
  • Mijn persoonlijke verhaal
  • Is gym-management-software ook iets voor jouw sportschool of fitness studio?

Soms moet je veranderen om jezelf te kunnen blijven in de fitnesswereld

Het gebruik van technologie in de fitnessbranche is inmiddels de norm in Nederland. In 2008 is Hugo Braam samen met zijn broer Virtuagym begonnen. Virtuagym is een bedrijf dat alles-in-één softwarepakketten verkoopt aan fitness en health professionals wereldwijd. De broers zagen dat de fitnessbranche 15 tot 20 jaar achter lag op technologisch gebied in vergelijking met andere markten en wilden hier verandering in brengen.

“De fitnessbranche is gebouwd door mensen met een passie voor sport en gezondheid en niet voor technologie.”  – Hugo Braam

Gelukkig heeft dit afgelopen jaren, zeker tijdens de pandemie, een grote vlucht genomen. Veel processen in de fitnessbranche kunnen eenvoudig door moderne technologie worden geautomatiseerd.

Virtuagym heeft meer dan 8500+ klanten wereldwijd die bewijzen dat procesautomatisering met behulp van gym-management-software veel onnodig werk per week kan besparen. Minder uren besteden aan saaie en energieslopende administratie betekent meer tijd om te besteden aan klanten en aan de groei van je sportschool of fitnessstudio.

sportschool management software gym-management-software ledenadministratie - ledenbeheer

Planningen direct in één oogopslag

Dat zou echt al een hoop tijd schelen, denk je niet? Het maken en bijhouden van de planning is één van de meest tijdrovende activiteiten van je personeel. Dit proces kan eenvoudig worden geautomatiseerd met een goede planningsoftware. Een goede gym-management-software met planningtool geeft je de mogelijkheid om automatische roosters te maken.

“Het online inplannen via onze eigen app wordt door al onze klanten gebruikt. Het scheelt ons veel tijd met telefoneren en plannen.”- Sanne Seebo Cardio Premium Sports Club

De belangrijkste voordelen van een geautomatiseerde planningsoftware zijn:

  • Klanten kunnen zich online aanmelden voor groepslessen en work-outs via de app of website
  • Het creditsysteem zorgt voor automatische verlenging van lidmaatschappen
  • Automatische lesrooster notificaties

Planning- en roosteringsoftware

Misschien herken je het wel; het boeken en plannen van lessen wordt gedaan door een combinatie van spreadsheets en het plegen van veel telefoontjes met klanten. Handmatig werk is natuurlijk gevoelig voor fouten – het is gemakkelijk om het verkeerde Excelbestand te vullen of dingen over het hoofd te zien. Bovendien is het gewoon erg inefficiënt.

De hoeveelheid tijd die je besteedt aan het plannen en boeken van lessen kan verminderd worden door het gebruik van gym-management-software. Laat klanten altijd en overal lessen boeken via je website of app. Dit verhoogt de klantervaring, het vermindert de drempel voor het bezoeken van je sportschool en het zorgt voor meer overzicht. Kortom, het verhoogt de klantbetrokkenheid.


Meer manieren om de klantbetrokkenheid te verhogen? In dit blog geef ik je 3 makkelijke tips!


​​Wat is het creditsysteem?

Stel je sportschool werkt met een betaal-per-training-systeem. Hoe houd je bij wie zich kan inschrijven voor bepaalde lessen en hoeveel plekken er vrij zijn? Met een geïntegreerd creditsysteem kunnen klanten van je sportschool vooraf betalen voor trainingen. Deze betalingen worden automatisch voldaan als en wanneer ze een les boeken. Als je planningtool geïntegreerd is met de gym-management-software voor lidmaatschappen, kunnen deze trainingen eenvoudig worden toegevoegd aan verschillende soorten lidmaatschappen. Trainingen kun je dan flexibel verkopen d.m.v. kosten per les, beschikbare plaatsen, uren, enzovoort.

Geautomatiseerde meldingen

Weet je nog dat we het hadden over het verminderen van de tijd die we achter de computer doorbrengen? Wat als je een wachtlijst hebt voor populaire lessen en er een plekje vrij komt? Of als een instructeur ziek is en de les niet door kan gaan? Dit is waar geautomatiseerde notificaties in het spel komen. Hierdoor kan je je klanten en personeel eenvoudig op de hoogte stellen als er wijzigingen plaatsvinden. Uiteraard kan je met een softwareprogramma deze meldingen aanpassen aan je merk en tone-of-voice.

Laat gym-management-software het zware werk voor je doen

Automatisering kan je in veel opzichten tijd besparen als het gaat om klantbeheer. Je kan niet alleen klanten toevoegen en aan hen lidmaatschappen toewijzen, maar je kan ook alle randactiviteiten die verband houden met lidmaatschappen automatisch beheren, zoals:

  • Lidmaatschappen eenvoudig wijzigen en verlengen
  • Aanwezigheids- en toegangscontrole
  • Duidelijk inzicht in je bedrijf

Verlenging van het lidmaatschap

Vroeger bewaarde sportscholen dozen vol papieren, papieren en nog meer papieren met de gegevens van hun klanten en betalingen. Dit is niet meer nodig. Door het automatiseren van deze processen, kan je eenvoudig lidmaatschappen verlengen, sportabonnementen wijzigen (zowel op maandelijkse basis als pay-as-you-go), periodieke kortingen geven, contracten beheren, en ga zo maar door. De mogelijkheden met klantadministratie software zijn eindeloos.

Aanwezigheids- en toegangscontrole

We hebben het gehad over geautomatiseerde planningtools en klantadministratie. Maar wat gebeurt er als je dit koppelt aan de aanwezigheidscontrole? Door deze tools te integreren, kan de toegangscontrole direct feedback geven aan klanten en medewerkers op basis van informatie in de managementsoftware. Als een lid bijvoorbeeld niet genoeg credits heeft, kan de toegang eenvoudig worden geweigerd, waarna het tijd is voor een reis naar de receptie waar hij direct meer credits kan kopen via een online betaling.

“De presentielijsten handmatig invullen is verleden tijd, dus gooi die uitgeprinte excelsheets maar snel in de prullenbak!” – Melanie Verbueken Virtuagym

Business analytics rapportage

Gym-management-software zal al die bovengenoemde automatisch verwerkte gegevens visualiseren in de vorm van rapporten. Het automatisch doen van dingen betekent niet dat je geen duidelijk inzicht moet hebben in hoe de verschillende aspecten van je bedrijf presteren. Door business analytics zie je waar je moet ingrijpen en waar je de software zijn werk moet laten doen. Baseer jij jouw keuzes op gevoel of data?

Automatische betalingen en facturatie

Gym-management-software kan ook worden gebruikt voor het automatisch versturen van facturen. Die lidmaatschappen en credits waar we het over hadden, moeten gekocht en betaald worden. Je kan je personeel veel tijd besparen door de facturatie te automatiseren.

“Voordat ik Virtuagym gebruikte, moest ik maandelijks 60 PDF’jes opmaken. Dat moest gewoon sneller en makkelijk kunnen.” – Joraline eigenaresse van ptjoraline

Door je klantbeheer te koppelen aan een geautomatiseerde facturatietool, wordt het aanpassen van je klantenbestand kinderspel. Als er een nieuw abonnement wordt afgesloten, of wanneer een lid zijn abonnement wil wijzigen, dan wordt er automatisch een e-mail gestuurd.

Tip: Zorg er natuurlijk wel voor dat je klanten de vrijheid hebben om deze facturen op verschillende manieren te betalen voor een goede klantervaring – denk aan automatische incasso, contant geld, online betalingen, enzovoort.

Mijn keuze voor gym-management-software

Ik run samen met mijn vader een sportschool in Uden. Het is echt een lokaal familiebedrijf, opgericht door mijn opa en oma. En nu sinds enkele jaren overgenomen door mijn vader en mij. De eerste vraag die waarschijnlijk nu in je opkomt, is of wij ook gebruik maken van Virtuagym. Ik zal je heel eerlijk vertellen dat wij hier op dit moment nog mee bezig zijn. Ik wil je graag meenemen waarom wij, ondanks onze twijfels, toch hebben gekozen voor gym-management-software.

Op dit moment staat mijn sportschool voor een belangrijke keuze: willen we professionaliseren of willen we een klein lokaal bedrijf blijven? Dit is een dilemma waar veel lokale bedrijven mee te maken krijgen. Het klantenaantal is de afgelopen maanden hard gegroeid, evenals het aantal lessen per week, de fitness is voorzien van een totaal nieuwe look & feel en we beschikken over de nieuwste fitnessapparatuur. Er is dus al een hoop geld en tijd geïnvesteerd. Maar waarom dan nog geen software?

De keuze voor software heeft lang op zich laten wachten, omdat we nog steeds alles handmatig kunnen managen. Denk aan het maken van gepersonaliseerde trainingsschema’s, het aanmelden voor lessen, het inschrijven van nieuwe klanten en het wijzigen van het lesrooster. Behalve het bijhouden van onze mailbox… we lopen enorm achter hiermee.

Software klonk bovendien best eng voor een kleine sportschool zoals wij. We willen juist dat persoonlijke gevoel behouden en iedereen voldoende aandacht kunnen geven en dachten dus altijd dat software dit zou wegnemen. Na verschillende gesprekken met Virtuagym en verhalen van andere sportscholen, waren onze twijfels al snel verdwenen.

“Automatisering is ontzettend belangrijk,” bevestigd ook Kenkhuis van Swimgym. “Als ik handmatig de facturatie of administratie zou moeten doen, dien ik daar twee man fulltime op te zetten. Met Virtuagym scheelt het me eindeloos veel tijd.”

Wij zijn overtuigd, jij ook?

Is gym-management-software ook iets voor mijn sportschool?

Gym-management-software is zowel geschikt voor kleine, lokale sportscholen als voor grote fitness ketens. Software maakt je leven makkelijker, je klantadministratie leuker en je klanten gelukkiger!

Er zijn vele manieren om tijd te besparen door het automatiseren van processen in je sportschool. Planning, klantbeheer en facturering kunnen veel efficiënter worden door gym-management-software. In plaats van urenlang te telefoneren, te sleutelen aan spreadsheets of facturen en andere verzoeken handmatig te verwerken, kan je overwegen om over te stappen op gym-management-software voor de sportschool. Minder tijd besteed aan handmatige taken betekent meer tijd die je kan besteden aan je passie.

Ben jij er klaar voor om software het zware werk voor je te laten doen?

Melanie Verbueken

Marketing Localisation Specialist. Wide range of martial art skills. Strength and core group instructor.

TWEE MAANDEN GRATIS!

???? Black Friday ????

Plan je demo vóór 2 dec.!