6 min
Wat is Peppol en hoe kan Virtuagym je helpen met e-facturatie
Steeds meer bedrijven stappen over op elektronische facturatie via het Peppol-netwerk. Vanaf 1 januari 2026 is dit in België verplicht voor zakelijke facturen.
In deze blog leggen we uit wat Peppol precies is, waarom het belangrijk is, wat er verandert en hoe jouw organisatie zich hierop kan voorbereiden. Zo ben je straks goed voorbereid op de toekomst van elektronisch factureren.
Wat is Peppol (e-factureren)?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online, is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om elektronische facturen en andere documenten veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen.
Het netwerk wordt beheerd door de OpenPeppol Association en is gebaseerd op afgesproken normen en specificaties die interoperabiliteit garanderen.
Dit stelsel zorgt ervoor dat elektronische documenten in een afgestemde structuur worden aangeboden, waardoor ze automatisch kunnen worden verwerkt door verschillende softwarepakketten.
Waarom is Peppol belangrijk?
Peppol is ontwikkeld om het uitwisselen van elektronische facturen en andere documenten tussen bedrijven en overheden eenvoudiger, veiliger en efficiënter te maken. Door gebruik te maken van gestandaardiseerde formaten en een beveiligd netwerk, vermindert Peppol de kans op fouten en fraude aanzienlijk.
Het netwerk zorgt ervoor dat facturen automatisch kunnen worden verwerkt, wat administratieve handelingen vermindert en de doorlooptijd van facturatie versnelt. Bovendien helpt Peppol organisaties te voldoen aan wet- en regelgeving rondom elektronische facturatie.
Wat verandert er met de invoering van Peppol?
Vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht voor bedrijven in België, waaronder gyms en fitnessstudio’s, om e-facturen via Peppol te versturen en te ontvangen bij zakelijke transacties met andere bedrijven. Dit betekent dat zij hun facturatiesystemen moeten aanpassen om te voldoen aan de Peppol-standaarden.
De systemen moeten voldoen aan specifieke eisen, zoals:
- Het versturen van e-facturen in het UBL-formaat.
- Het gebruik van erkende Peppol Access Points voor veilige verzending en ontvangst.
- Het garanderen van integriteit, traceerbaarheid, leesbaarheid en bewaarplicht van facturen.
- Mogelijkheid tot automatische verwerking en rapportage.
Lees hier meer over geautomatiseerde betalingen via facturatie software.
Hoe werkt Peppol?
Peppol werkt via een netwerk van beveiligde toegangspunten, zogenaamde Access Points, die werken als digitale poorten voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen en documenten. Elke deelnemer krijgt een unieke Peppol-ID, waardoor ze binnen het netwerk eenvoudig te bereiken zijn.
Wanneer een factuur wordt verstuurd, gaat deze via het Access Point van de verzender naar dat van de ontvanger, wat zorgt voor een snelle, betrouwbare en veilige uitwisseling.
Wat zijn de voordelen van Peppol?
- Veiligheid: Door registratie en certificering wordt de authenticiteit van deelnemers gegarandeerd, wat fraude en spookfacturen voorkomt.
- Efficiëntie: Automatische verwerking vermindert administratieve handelingen en menselijke fouten.
- Snelheid: Snellere verwerking van facturen zorgt voor vlottere betalingen.
- Interoperabiliteit: Peppol verbindt verschillende softwareleveranciers en systemen, waardoor uitwisseling eenvoudig is.
- Internationale standaard: Peppol wordt wereldwijd gebruikt, wat internationale handel vergemakkelijkt.
Wanneer wordt e-facturatie via Peppol verplicht?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor Belgische bedrijven bij B2B transacties. Dit betekent dat bedrijven elektronische facturen moeten versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk bij zakelijke transacties met andere bedrijven en overheidsinstanties.
Het kan zijn dat B2C-transacties op termijn ook verplicht via Peppol zullen verlopen in de toekomst.
Wees daarom dus goed voorbereid!
Deze regelgeving helpt om administratieve handelingen te verminderen, menselijke fouten te voorkomen en de uitwisseling van facturen veiliger en efficiënter te maken.
Wat betekent Peppol voor gyms en fitnessstudio’s?
Dit betekent dat gyms en fitnessstudio’s hun administratieve processen en software moeten aanpassen om te voldoen aan deze regelgeving.
Door gebruik te maken van Peppol kunnen gyms en studio’s hun facturen sneller en foutloos verwerken, wat zorgt voor snellere betalingen en meer transparantie.
Dit maakt het mogelijk om efficiënter te werken en meer tijd te besteden aan de corebusiness: het bieden van goede service aan leden.
Wat zijn de eisen aan facturatieprogramma’s voor Peppol?
- Ondersteuning van het UBL-formaat dat Peppol gebruikt voor elektronische berichten.
- Koppeling met een erkend Peppol Access Point, de beveiligde infrastructuur voor verzending en ontvangst.
- Voldoen aan geldende regelgeving, waaronder eisen voor integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid en traceerbaarheid van facturen.
- Mogelijkheid tot automatische verwerking van binnenkomende facturen, statusupdates en rapportages om administratieve efficiëntie te verhogen.
Hoe helpt Virtuagym bij Peppol?
Virtuagym biedt een oplossing waarmee gyms en fitnessstudio’s eenvoudig kunnen voldoen aan de Peppol-regels. Je hoeft alleen maar een kort registratie formulier in te vullen om de feature te activeren, Virtuagym doet de rest!
Daarnaast zorgt Virtuagym voor een makkelijke integratie tussen ledenadministratie, boekhouding en betalingssystemen, wat de automatisering van financiële processen bevordert.
Peppol makkelijk gemaakt door middel van Virtuagym
Virtuagym zal zich aanpassen aan de eisen van Peppol, zodat jouw organisatie eenvoudig kan voldoen aan de nieuwe regelgeving rondom elektronische facturatie.
Peppol is niet zomaar een standaard; het is een stap naar het professionaliseren van facturatieprocessen en het elimineren van fouten en improvisatie. Virtuagym maakt deze overstap gemakkelijk voor jou.
Ons facturatiesysteem voldoet aan de Peppol-vereisten. We werken continu aan de optimalisatie, zodat je verifieerbare e-facturen kunt uitgeven zonder extra belasting op je dagelijkse werkzaamheden.
Wat biedt Virtuagym om te voldoen aan Peppol?
- Geïntegreerde elektronische facturatie
Versturen van verifieerbare e-facturen vanuit een platform. - Volledige controle over het facturatieproces
Traceerbaarheid van elke transactie en een duidelijk overzicht van je facturatie-administratie. - Bewaring, toegankelijkheid en leesbaarheid
Voldoet aan alle wettelijke eisen voor het bewaren van elektronische documenten, zoals voorgeschreven door de relevante regelgeving.
Waarom is Virtuagym nuttig voor gyms en fitnessstudio’s?
Virtuagym is een compleet softwarepakket speciaal ontworpen voor de fitnessbranche. Dit betekent dat je betalingen, lidmaatschappen, reserveringen en facturatie allemaal beheert vanuit één systeem, zonder te veel gedoe en verschillende programma’s.
Wat maakt Virtuagym uniek?
- Centralisatie: Eén systeem voor alles, van verkoop tot incasso en facturatie.
- Automatische naleving: Het systeem voldoet aan de eisen voor elektronische facturatie, inclusief de verplichte formaten en standaarden van Peppol!
- Juridische zekerheid: Elke factuur krijgt een uniek code en wordt veilig opgeslagen.
- Tijdbesparing: Automatische registratie voorkomt fouten en geeft je meer tijd om je te richten op je klanten.
Klaar voor de toekomst
De verplichte invoering van Peppol voor bedrijven komt eraan, en hoe eerder je je voorbereidt, hoe soepeler de overgang verloopt. Virtuagym helpt je om op tijd klaar te zijn, met duidelijke processen, een goed getraind team en een systeem dat voldoet aan alle eisen van het Peppol-netwerk en de bijbehorende regelgeving.
Vraag nu een gratis demo aan bij ons team en blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen in elektronische facturatie.
De beste tijd om te handelen is nu
Vanaf 1 januari 2026 wordt factureren via Peppol verplicht voor bedrijven. Het is geen aanbeveling, maar een wettelijke verplichting.
Door nu te starten met de implementatie van een Peppol-compatibel systeem zoals Virtuagym, voorkom je stress, fouten en mogelijke financiële risico’s.
Het gaat niet alleen om het uitgeven van facturen, maar ook om het voldoen aan een IT-facturatiesysteem dat integriteit, traceerbaarheid en bewaarplicht garandeert. Zo blijf je compliant met de regelgeving, voorkom je boetes en verbeter je je interne processen.
Met Virtuagym automatiseer je je facturatie-administratie, genereer je verifieerbare e-facturen en werk je met een gerust hart, wetende dat je aan alle eisen voldoet.
Twijfel niet en maak het jezelf gemakkelijk, laat Virtuagym je helpen!
