Voordelen van ledenadministratie software voor sportscholen

Wat zijn de voordelen van een solide ledenadministratie voor je sportschool? Een goed ledenadministratiesysteem fungeert als fundering voor verenigingen, sportscholen en studio’s.

Meer papierwerk of het besteden van je kostbare tijd in ledenadministratie in Excel heeft nog nooit een sportschool financieel sterker gemaakt.

Wekelijks bankdrukken met stapels papier en vechten met cellen in Excel of toch liever focussen op échte gewichten?

In dit blogartikel vertel ik je alles over een solide ledenadministratie voor je vereniging, sportschool of studio op basis van de volgende aspecten:

• Wat valt er onder ledenadministratie in de fitnessbranche?
• Wat is een CRM-systeem voor sportscholen?
• Voordelen van een solide ledenadministratie voor je sportschool
• Video: voordelen van het hebben van management software voor sportscholen

Wat valt er onder ledenadministratie in de fitnessbranche?

Bij ledenadministratie moet je onder andere denken aan het bijhouden van alle klantgegevens, in- en uitschrijvingen, lidmaatschappen, betalingen, toegangscontrole en merchandise.

Naast het bijhouden van de klantgegevens, is ook het lesrooster en de planning een belangrijk onderdeel van je dagelijkse werkzaamheden. Het maken en bijhouden van de planning is voor veel sportschooleigenaren een tijdrovende en frustrerende activiteit. Vaak gaat dit ook nog eens gepaard met een flinke tijdsdruk.

Welke stappen neem jij wanneer een trainer zich last-minute ziek meldt?

Je gaat waarschijnlijk eerst kijken of een andere trainer zou kunnen invallen. Dit kost je al een hoop telefoontjes en berichtjes. Wanneer dit niet lukt, ga je door naar de volgende stap: het op de hoogte brengen van je leden. Hoe breng je deze leden op de hoogte? Heb je een overzicht met alle e-mailadressen, ga je ze allemaal persoonlijk bellen of stuur je een push-bericht in je app? Tot slot moet je de training uit het rooster verwijderen en misschien wel een vervangende optie aanbieden.

Kortom, een heleboel handmatige handelingen die in zeer korte tijd moeten worden uitgevoerd. En dat geeft stress.

Verder valt er onder ledenadministratie voor sportscholen: communicatie per mail, push-meldingen in de app, het verzamelen van nieuwe fitness leads en deze verwerken in je leadmanagementsysteem en managementrapportages. Sinds de coronacrisis komt hier nog een extra taak bij, namelijk het controleren van het lidmaatschap en de QR-code bij binnenkomst.

Wat is een CRM-systeem voor sportscholen?

Een CRM-systeem is letterlijk vertaald een Customer Relationship Management systeem. Een CRM-systeem is een centrale locatie voor het opslaan en bijhouden van klant- en leadgegevens.

Gym management software stelt zowel fitnessclub eigenaren als medewerkers in staat om meer te doen in minder tijd. Het bestaat dus uit het automatiseren van administratietaken, het beheren van de agenda, klant- en contractgegevens en facturatie vanuit één centraal systeem.

Management software voegt efficiëntie en inzichten toe, zodat jij je kan richten op het verhogen van de inkomsten en klantwaarde.

Wat zijn de voordelen van online ledenadministratie software voor sportscholen?

Liever een video bekijken over de voordelen van management software dan een opsomming lezen? I got you! ? Onderaan dit blogartikel vind je een video over de voordelen.

• Het bespaart je veel kostbare tijd. Dit is het eerste en belangrijkste voordeel van geautomatiseerde ledenadministratie software voor sportscholen.

“Het automatiseren van processen scheelt me zoveel tijd en energie. Ik zou niet meer zonder Virtuagym kunnen” - Antoni Wanders, Oprichter van Paaldansstudio & Dance Centre

Je hoeft namelijk geen handmatige handelingen meer te verrichten in Excel of zwaar papierwerk te tillen. Met één klik op de knop voeg je nieuwe leden toe, wijzig je abonnementsvormen of boek je lessen. Je raakt dus ook geen belangrijke gegevens meer kwijt!

• Veilig en verantwoord sporten en ondernemen. Cybercriminaliteit en de AVG-wetgeving zijn twee belangrijke ontwikkelingen op het gebied van digitale veiligheid. Een management software zorgt voor gegevensbescherming en voor veilige online betalingen. Naast digitale veiligheid, heeft management software ook invloed op het veilig en verantwoord sporten. Via het check-in systeem en de coronapas-integratie van Virtuagym kun je gemakkelijk QR-codes, lidmaatschappen en aanwezigheidsregistraties checken. Zo voldoe je dus altijd aan de corona-maatregelen en faciliteer je veilig sporten.

• Reserveringsysteem voor leden. Geen tientallen mailtjes en belletjes meer per dag over het aan- of afmelden voor groepstrainingen. Fitness leden kunnen zelf lessen of personal trainingssessies boeken via roosteringssoftware in je eigen mobiele app of via de website. Leden ontvangen automatisch lesrooster notificaties en herinneringen over hun favoriete les.
• Een geautomatiseerd betaalproces. Naast dat dit ook weer tijd bespaart, geeft het ook inzicht in je financiën en verhoogt het de klantervaring. Leden kunnen namelijk veilig online betalen via verschillende betalingsdiensten. Lees hier alle voordelen van geautomatiseerde betalingen in management software.
• Inzicht in alle cijfers van je bedrijf met business analytics software. Geen ingewikkelde data, maar eenvoudige grafieken. Zo krijg je in één oogopslag inzicht in gegevens van leden en lidmaatschappen, het ledengedrag en de ledenretentie.

• Gemakkelijk converteren van leads naar betalende klanten. Ook lead management is een onderdeel van je ledenadministratie. Voor het verzamelen van alle gegevens op één plek, kun je eenvoudig leads bijhouden en je ledenbestand laten groeien.
• Naast het aantrekken van nieuwe fitness leads, is ledenadministratie software ook erg handig voor het behoud van huidige fitnessklanten. Denk hierbij onder andere aan het opzetten van een eigen club community of een gepersonaliseerde sportschoolapp.
• Ledenadministratie software zorgt voor een nog betere klantervaring. Door het inzetten van uitdagingen, doelstellingen, work-outs en voedingsschema’s, kun je klanten nog beter coachen en trainen. Trainers kunnen 24/7 in contact blijven met hun klanten en ze dus blijven motiveren.

Bovendien zorgt een gepersonaliseerde fitness app ervoor dat je een hybride manier van trainen kan aanbieden. Heb je bijvoorbeeld ons nieuwe thuiswork-out platform al gezien? Met een hybride aanbod verhoog je betrokkenheid van je kanten en kun je meer inkomsten genereren.

Leestip: Voordelen van een hybride abonnementsmodel in 2022

Video: voordelen van het hebben van ledenadministratie voor je sportschool

Deze video is een samenvatting van 10 voordelen van het hebben van management software voor sportscholen.