Door apps, wearables en bijna altijd online te zijn wordt er meer data dan ooit over ons verzameld. Voor sportscholen en personal trainers betekent dit dat ze meer inzicht dan ooit hebben in de gewoontes van hun klanten. Met al deze data en inzichten kan je als trainer dus gemakkelijk je klantenervaring tot in de puntjes personaliseren. Zo houd je je klanten niet alleen betrokken , maar help je ze ook hun fitnessdoelen sneller en duurzamer te bereiken.
Natuurlijk komt er bij zulke grote hoeveelheden data grote verantwoordelijkheid kijken. Die verantwoordelijkheid ligt grotendeels bij jou als fitnessondernemer. Jij moet ervoor zorgen dat alle gegevens die jij van je klanten binnenkrijgt veilig bewaard worden. Dit gaat van hartslag, bloeddruk, gezette stappen en slaappatronen tot aan persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en bankgegevens.
Heb je weleens stilgestaan bij hoe je al deze klantgegevens veilig kunt houden? Natuurlijk wil je dat je klanten je vertrouwen met al die persoonlijke informatie, maar je bent daarnaast verplicht er nauwkeurig mee om te gaan vanwege de AVG .
Je hoort steeds meer over datalekken, en persoonlijke gegevens die op het internet worden verspreid of verkocht. Hoe meer wij met zijn allen online zetten, hoe meer impact cybercriminaliteit heeft op ons dagelijks leven en onze ondernemingen. En inmiddels zijn fitness apps bijna niet meer weg te denken uit onze routines!
Gelukkig zijn er een aantal stappen die je gemakkelijk kunt ondernemen om de klantgegevens van jouw sportschool of studio te beveiligen.
Om je hierbij te helpen hebben we hieronder onze 5 tips om je klantengegevens veilig te bewaren op een rijtje gezet.
1. Goed wachtwoordbeleid en multi-factor authentificatie
Voor vele fitnessondernemers is een goed wachtwoordbeleid misschien een open deur. Maar het zal je misschien verbazen hoe losjes sommige mensen en bedrijven hiermee omgaan. En dat terwijl je een goed wachtwoordbeleid met een aantal makkelijke handvatten kan implementeren. Je hoeft er geen computergenie voor te zijn, maar je moet iets hebben wat een fitnessondernemer zeker niet vreemd zal zijn: discipline.
Dus, wat zijn de elementen van een goed wachtwoordbeleid?
- Zet in op complexe wachtwoorden: dus lange wachtwoorden, waarin je letters, cijfers en leestekens gebruikt.
- Gebruik alleen unieke wachtwoorden: het is lekker makkelijk als je je wachtwoord altijd uit je hoofd weet en zo altijd gemakkelijk kan inloggen. Maar veilig is het niet!
- Vernieuw wachtwoorden regelmatig: zorg dat al je accounts elke 3 tot 6 maanden nieuwe unieke en complexe wachtwoorden krijgen.
Moet je dat nu allemaal zelf onthouden? Dat kan, maar hoeft zeker niet. Er is een scala aan programma’s zoals LastPass en 1Password die niet alleen complexe wachtwoorden voor je genereren, maar ook veilig opslaan en je een seintje geven als een datalek is geweest bij de provider of als het tijd is om je wachtwoord te vernieuwen.
Hoe zit het met 2FA en MFA?
Als je het echt goed wil doen, dan maak je gebruik van twee-factor authenticatie, of multi-factor authenticatie. Je kent het waarschijnlijk van je DigiD - als je wil inloggen krijg je of een speciale code via sms, of je moet met je DigiD-app een speciale QR-code scannen met je telefoon voordat je kunt inloggen.
Door inloggen afhankelijk te maken van een ander apparaat, zijn al jouw bedrijfs- en klantgegevens extra beveiligd, mocht je (unieke en complexe!) wachtwoord alsnog uitlekken door een hack.
2. Blijf up-to-date
Herken je dat? Dan ben je net druk bezig op de computer en dan krijg je zo een irritante pop-up dat er een update klaarstaat. Ben jij zo iemand die dat gelijk wegklikt en het dan vergeet? Hoog tijd om het anders aan te gaan pakken!
Je krijgt over het algemeen twee soorten updates op je apparaten: veiligheidsupdates en functionaliteitsupdates. De eerste is belangrijk om zo snel mogelijk uit te voeren omdat daarmee achterdeurtjes waarmee hackers kunnen inbreken gelijk afsluit. De tweede soort update is er vooral om je software bijvoorbeeld een nieuwe frisse look te geven of makkelijker in gebruik te maken. Ook zeker belangrijk, maar minder urgent.
Een van de meest gebruikte manieren voor hackers en andere kwaadwillende om in te breken in je computer of andere apparaten (jazeker, een wearable kan ook gehackt worden!) is door gebruik te maken van bekende zwakke punten in niet-geupdate software. Softwareproviders werken er hard om hun product zoveel mogelijk te beveiligen. Daarom lijkt het soms, zeker als je veel apps gebruikt, dat de ene update nog niet klaar is en de andere alweer klaarstaat.
Experts raden aan dat je je apparaten en software toestemming geeft om automatisch te updaten, zo hoef jij er niet steeds aan te denken. Het enige wat jij dan echt zelf moet doen is regelmatig je apparaten opnieuw opstarten. Zo weet je zeker dat je software helemaal bijgewerkt is.
3. Beperk toegang
Wist je dat bijna 90% van de datalekken worden veroorzaakt door menselijke fouten? Dus bijvoorbeeld door software die niet op tijd is bijgewerkt, verkeerd verstuurde mails, of het openen van verdachte mails. Het is dus belangrijk om te bedenken wie in jouw team precies toegang krijgt tot welke klantgegevens. Moeten alle trainers bij de betalingsgegevens van klanten kunnen? Is het noodzakelijk dat iedereen uit het team van de computer aan de balie alle gezondheidsgegevens zomaar kan opzoeken?
Phishing e-mails, maar ook phishing sms’jes en WhatsApp-berichten zijn een steeds meer gebruikte methode om bedrijven en individuen op te lichten. Bespreek dus niet alleen met je team welke informatie zij over e-mail mogen vrijgeven en hoe ze verdachte berichten kunnen herkennen .
Maar informeer je klanten ook: communiceer duidelijk over hoe jij contact met ze opneemt over bijvoorbeeld een mislukte incasso. Zo verminder je de kans dat ze in jouw naam worden opgelicht.
4. Kweek een cultuur van digitale veiligheid
Cybersecurity is geen taakje dat je eenmalig doet, het is belangrijk om er doorlopend mee bezig te zijn. Bespreek het regelmatig met je team, en zorg ervoor dat teamleden elkaar aanspreken op het goed naleven van de beveiliging van klantendata. Kweek een cultuur waar digitale veiligheid voorop staat.
Het is misschien even wennen, en inloggen met 2FA kost misschien iets meer tijd, maar een ongeluk zit in een klein hoekje. En de schade dat een datalek kan veroorzaken voor een bedrijf is zal je niet alleen financieel, maar ook je reputatie en klantvertrouwen duur komen te staan.
Bied je team bijvoorbeeld trainingen of cursussen in digitale veiligheid voor bedrijven, maar stip het ook regelmatig aan in vergaderingen. Tot slot kun je ook je team testen, door bijvoorbeeld een nep-phishing email uit te sturen en te kijken wie erin trapt.
5. Neem een expert in huis
Voor grotere fitnessondernemingen met grote teams en veel klanten is het een idee om een expert of consultant in de arm te nemen. Hierboven zijn een aantal tips genoemd die je als fitnessondernemer zelf kan implementeren. Maar er is natuurlijk nog veel meer mogelijk: van encryptie tot eigen servers, en noem maar op. In onze gedigitaliseerde samenleving is het bijna onmogelijk om hier zelf alles over te leren terwijl je ook nog op het runnen van je sportschool wil richten.
Dus als je met veel data, apparaten en systemen te maken hebt in je sportschool, is het het overwegen waard om een expert te hebben die de digitale beveiliging van klantgegevens en jouw fitnessonderneming het overziet en meedenkt over de cultuur van digitale veiligheid.
