De belangrijkste personal training regels en vereisten {2025}

Stel je voor: je bepaalt zelf je werktijden, coacht gemotiveerde klanten en verdient je geld met jouw passie voor het begeleiden van klanten.

Geen baas die je vertelt wat je moet doen, geen standaard kantoorbaan—alleen jij, je expertise en de vrijheid om jouw eigen business op te bouwen. Klinkt geweldig, toch?

Maar… ondernemen betekent meer dan alleen goede trainingen geven. Het betekent ook dat jij zelf verantwoordelijk bent voor alles wat er achter de schermen gebeurt.

Dat betekent dat je te maken krijgt met vergunningen, verzekeringen, administratie en wetgeving.

Niemand wil in de startblokken staan en vervolgens struikelen over juridische rompslomp of financiële verrassingen.

Gelukkig hoeft dat ook niet!

In dit blogartikel lees je stap voor stap de belangrijkste eisen en regelingen die je als personal trainer moet kennen. Na het lezen weet jij precies wat je moet regelen om jouw PT-business succesvol op te zetten! 🚀

1. Registratie en vergunningen: de basis van jouw onderneming

Voordat je jouw eerste klant kunt begeleiden, moet je bedrijf officieel geregistreerd zijn.

Hieronder bespreken we de belangrijkste stappen:

Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK)

Als zelfstandig personal trainer moet je je inschrijven bij de KvK. Kies de juiste rechtsvorm, zoals een eenmanszaak of BV, afhankelijk van je situatie en ambities. In de meeste gevallen is een eenmanszaak de slimste keuze – lekker eenvoudig en fiscaal aantrekkelijk.

Na je inschrijving bij de KvK krijg je automatisch een BTW-nummer van de Belastingdienst. Dit heb je nodig voor je facturatie en administratie.

Let op: Als zelfstandig personal trainer bepaal je je eigen tarieven, werklocatie en klantenbestand. Maar als je voornamelijk voor één opdrachtgever werkt, strikte regels volgt en weinig eigen vrijheid hebt, loop je het risico op schijnzelfstandigheid.

Dit betekent dat de Belastingdienst je als werknemer ziet, met mogelijke financiële gevolgen voor zowel jou als je opdrachtgever.

Werk je op een vaste locatie? Check de vergunningen!

Train je klanten in een gym of werk je buiten in het park? Voor trainingen in openbare ruimtes kan een evenementenvergunning nodig zijn. Wil je een eigen personal training studio openen? Dan heb je mogelijk een omgevingsvergunning nodig.

Tip: Check bij je gemeente of je een vergunning nodig hebt voor het geven van outdoor trainingen!

2. De belangrijkste verzekeringen voor personal trainers

Ondernemen betekent soms springen zonder precies te weten waar je landt. Spannend? Zeker. Maar dat betekent niet dat je zonder parachute uit een vliegtuig moet springen.

Als zelfstandig trainer ben jij verantwoordelijk voor alles: van je eigen inkomen tot eventuele schadeclaims of blessures bij klanten.

Maar gelukkig kun je bepaalde risico’s wél slim afdekken mocht je dat willen. Met de juiste verzekeringen zorg je ervoor dat een tegenslag je niet meteen financieel knock-out slaat.

• Aansprakelijkheidsverzekering – De aansprakelijkheidsverzekering voor personal trainers is de belangrijkste verzekering die je nodig hebt. Met deze verzekering ben je gedekt voor schade aan anderen.
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) – Zorgt voor een inkomen als je door ziekte of een blessure niet kunt werken.
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering – Belangrijk als je klanten voorziet van voedings- of trainingsadviezen. Dit dekt de financiële gevolgen van verkeerde adviezen.
• Rechtsbijstandverzekering – Helpt bij juridische conflicten, bijvoorbeeld met klanten of opdrachtgevers.

3. Gezondheid & veiligheid: wat moet je regelen?

Jouw klanten vertrouwen op jou voor veilige en effectieve trainingen. Maar wat moet je wettelijk regelen?

• BHV & EHBO – Heb je een eigen personal training studio of train je klanten intensief? Dan is een EHBO- of BHV-certificaat geen overbodige luxe.
• Hygiëne & apparatuur – Gebruik je materialen zoals halters, weerstandsbanden of bokszakken? Zorg dat deze veilig en schoon blijven.
• Grensoverschrijdend gedrag – In de fitnessbranche komt dit steeds vaker ter sprake. Zorg voor een veilige en professionele sfeer en wees je bewust van jouw rol als trainer.

Overweeg ook om een EHBO- of reanimatiecursus te volgen.

4. Privacy en administratie: AVG & belastingzaken

Als je werkt met klanten, verzamel je ook persoonsgegevens. Denk aan namen, contactgegevens en gezondheidsinformatie. Dit betekent dat je moet voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

• Privacy beleid opstellen – Wees transparant over hoe je omgaat met klantgegevens.
• Toestemming vragen voor dataverwerking – Bijvoorbeeld voor het opslaan van progressiefoto’s.
• Beveiliging van klantgegevens – Beperk de toegang tot persoonlijke gegevens in een administratiesysteem tot geautoriseerd personeel en zorg voor een strikt beleid voor het gebruik en de openbaarmaking van dergelijke gegevens.

Daarnaast moet je administratie op orde zijn:

• Factureren – Zorg dat je facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
• Inkomsten en uitgaven bijhouden – Dit kan met een boekhoudprogramma of via een boekhouder.
• Belastingaangifte doen – Denk aan BTW-aangifte (meestal per kwartaal) en je jaarlijkse inkomstenbelasting.

Wil je het jezelf makkelijk maken? Gebruik een app voor je ledenadministratie.

5. Opleidingen en certificeringen: investeer in jezelf

Een officiële opleiding is niet verplicht om personal trainer te worden, maar wel sterk aanbevolen.

Hoe beter jouw kennis en certificeringen, hoe professioneler je overkomt en hoe meer vertrouwen klanten in jou hebben.

Populaire opleidingen voor personal trainers:

• Fitness Trainer A & B – Basiskennis over training en coaching.
• NASM Personal Trainer – Internationaal erkende PT-opleiding.
• Specialisaties – Denk aan sportvoeding, revalidatie of krachttraining.

Wil je als gecertificeerde trainer extra erkenning en aansluiten bij een professionele organisatie? Dan kun je je registreren bij NL Actief, de branchevereniging voor fitnessprofessionals.

Zij bieden ook erkende certificeringen, bijscholingen en ondersteunen trainers bij hun professionele ontwikkeling.

Blijf jezelf ontwikkelen! Volg bijscholingen, cursussen en blijf op de hoogte van de nieuwste trends in de fitnesswereld. Zo blijf je relevant en kun je je klanten de beste begeleiding bieden.

6. Contracten en algemene voorwaarden

Als personal trainer werk je intensief en persoonlijk met klanten. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat jij en je klant precies weten waar jullie aan toe zijn.

Leg deze afspraken vast in een overeenkomst, zodat beide partijen hun verantwoordelijkheid kennen en juridisch beschermd zijn.

• Contract of algemene voorwaarden – Hierin leg je vast hoe vaak en waar je traint, wat de betalingsvoorwaarden zijn en hoe om te gaan met tussentijdse opzegging. Denk ook aan de opzegtermijn en wat er gebeurt bij een annulering. Zo voorkom je discussies over de resterende duur van een traject.
• Intakeformulier – Laat klanten hun medische achtergrond, blessures en doelen invullen. Dit helpt je om een veilig en effectief trainingsprogramma op maat te maken en beperkt je aansprakelijkheid bij eventuele blessures of gezondheidsproblemen.
• Toestemmingsformulier voor beeldmateriaal – Wil je progressiefoto’s van klanten delen op social media of je website? Vraag hier schriftelijk toestemming voor en vermeld in een artikel binnen je contract hoe deze beelden worden gebruikt en opgeslagen.
• Persoonlijke eigendommen – Leg vast dat klanten zelf verantwoordelijk zijn voor hun persoonlijke eigendommen tijdens een training, zodat jij niet aansprakelijk bent bij verlies of schade.

Tip: Laat een jurist je algemene voorwaarden controleren, zodat je zeker weet dat je contract juridisch waterdicht is. Zo voorkom je problemen en sta je sterk in elke situatie.

Conclusie

Je eigen personal training bedrijf starten, is een geweldige stap, maar het vraagt om meer dan alleen passie voor sport en klanten begeleiden.

Door de juiste vergunningen te regelen, je verzekeringen op orde te hebben en een goed marketingplan te maken, leg je een stevige basis voor een succesvolle business.

Zie het als een investering in je toekomst: hoe beter je start, hoe groter de kans dat je snel een stabiele klantenkring opbouwt.

Zet vandaag nog de eerste stap naar jouw personal training onderneming! 🚀