3 makkelijke stappen om contracten van leden te pauzeren

Tegenwoordig worden leden gevraagd drukke plaatsen te vermijden en zoveel mogelijk thuis te blijven. Om je te helpen je leden te behouden, kan je met Virtuagym contracten pauzeren. Hiermee voorkom je dat je leden opzeggen en kan je de resterende contractperiode behouden.

Virtuagym zorgt voor flexibiliteit tijdens moeilijke periodes. Je kan gemakkelijk contracten pauzeren, of je kan korting geven op de bestaande tarieven. Dit zorgt ervoor dat leden zich gewaardeerd voelen en dit zal resulteren in loyaliteit, waardoor mensen langer lid blijven. Met behulp van de volgende drie punten, kan je tijd besparen, en je bedrijf verder laten groeien:

1. Op het moment dat een gepauzeerd contract weer geactiveerd wordt, zal het automatisch verder gaan. Het contract wordt dan ook verlengd met het aantal dagen dat dit onderbroken is geweest.
2. Loop de contractwaarde niet mis en laat leden zich houden aan het ondertekende contract.
3. Terwijl contracten onderbroken zijn, kan je overwegen om je leden in rekening te brengen met een maandelijkse vergoeding waarbij zij gebruik zullen kunnen maken van de digitale trainingsdiensten van Virtuagym. Wij breiden de huidige workout database gratis uit met meer Virtuagym @Home workouts, zodat uw leden hiervan gebruik kunnen maken.Virtuagym stuurt je geautomatiseerde wekelijkse updates over leden van wie het onderbroken contract de komende week weer actief wordt.

Hoe je contracten kan pauzeren:

Je kan contracten één voor één pauzeren maar ook allemaal in één keer. Het in een keer pauzeren van contracten kan voor je worden gedaan (ook met terugwerkende kracht) door een van onze medewerkers. Je kan contact met ons opnemen als je hier gebruik van wilt maken.

Om contracten één voor één te pauzeren kan je de volgende stappen volgen:

1. Ga naar de “klanten en personeel” (clients & staff) module, klik op je lid
2. van wie je het contract wilt pauzeren.
3. Klik op het tabblad “producten” (products) op het profiel van je lid.
4. Klik op het contract dat je wilt pauzeren.

In de rechterbovenhoek van de pagina “contractovereenkomsten” (contract agreements), zie je 3 stippen met daaronder een keuzemenu. Klik op de drie stippen en selecteer “contract pauzeren” (pause contract).

Er verschijnt een pop-upvenster waarin je de startdatum, de einddatum en de duur van de onderbreking kan bepalen. Je kan bovendien aangeven of er kosten aan verbonden zullen zitten.

Vervolgens zijn de onderbreking, het aantal dagen en de kosten die daarbij horen zichtbaar. De status van het contract zal veranderen van “actief” (active) naar “onderbroken” (paused).

Belangrijk om te weten:

• De onderbreking zal altijd een einddatum moeten hebben. Als het contract langer gepauzeerd moet worden dan de aangegeven einddatum, kan je een nieuwe pauze inzetten vanaf die einddatum.
• De einddatum verandert afhankelijk van het aantal dagen van de onderbreking.
• De kosten van de contract pauzering worden opgeteld bij de factuur die wordt opgemaakt nadat de onderbreking is toegevoegd.
• Als de pauze een duur heeft van minder dan een maand, krijgt je lid op de volgende factuur korting voor de dagen waarop het contract is onderbroken, plus de kosten van de pauze (als dit was toegepast).
• Als het contract een volledige maand of meer is gepauzeerd, zullen er een of meer facturen worden aangemaakt met een totale waarde van 0,00 totdat het volledige kortingsbedrag is afgetrokken van de factuurbedragen.
• Als het contract credits tegoed had voordat de pauze is ingegaan, krijgt je lid deze tijdens de onderbreking niet toegewezen.
• Het is mogelijk om de pauze vroegtijdig te beëindigen, voor de einddatum, als dit noodzakelijk blijkt. Als de onderbreking van het contract is beëindigd, zal de status veranderen naar “actief” (active). Het creditsysteem en de facturatie zal automatisch doorgaan voor je lid.

Prijzen aanpassen - korting geven

Het is mogelijk om prijzen aan te passen per lidmaatschap. Door de prijs aan te passen, krijgen alle facturen die voor de volgende factuurperiode zijn aangemaakt de nieuwe prijs. Dit geldt alleen bij het verlengen van lidmaatschappen.

1. Ga naar “lidmaatschappen” (memberships) in de systeem instellingen (system settings).
2. Kies het lidmaatschap dat je wilt aanpassen door op het potlood icoontje te klikken.

1. Scroll naar beneden op de pagina van het lidmaatschap om bij “prijs” (price) te komen.

1. Bewerk zowel de reguliere contractprijs als de verlengingsprijs.

1. Sla de prijs aanpassingen op door alle stappen te volgen.
2. Doe dit voor al je lidmaatschappen.

Goed om te weten:

• • Op de factuur is dit niet zichtbaar als korting, maar als nieuwe prijs.
    • Voor lidmaatschappen waarbij het totale bedrag in één keer wordt verrekend, kan je de facturen bewerken als deze nog in de voorlopige vorm zijn om de prijs aan te passen aan een kortingsprijs. Dit werkt niet voor facturen met een factuurnummer.