Ledenadministratie Excel vs Virtuagym vergelijking (FITNESS)

Mijn vriend is personal trainer. Toen hij net begon, wilde hij alles goed aanpakken. Hij had een businesscoach die zei: “Je moet grip hebben op je cijfers. Werk met Excel.”

En dus bouwde hij z’n hele bedrijf op met Excel. 📊

En eerlijk, ik was best wel onder de indruk:

• Leads hield hij nauwkeurig bij: van eerste contact tot intake, met notities, statusupdates en kleurtjes. Ook z’n klantabonnementen stonden erin, inclusief startdatum, looptijd en of iemand moest verlengen.
• Zijn facturen maakte hij via een boekhoudprogramma, maar die zette hij weer terug in Excel, zodat hij z’n overzicht hield.
• En z’n omzet, winst en kosten? Die berekende hij zelf via formules die hij van een collega had gekregen. Alles netjes, alles onder controle.

Voor een startende personal trainer werkte dat echt top.

Maar ik dacht ook: wow… wat een werk. 🤯

En laat me duidelijk zijn: Excel is echt geen slechte tool.

Zeker als je net begint, geeft het je een gevoel van grip. Je hebt overzicht, structuur en je kunt alles precies zo inrichten zoals jij dat fijn vindt. Voor veel trainers is het een super logische eerste stap.

Maar… naarmate je groeit, verandert je business. Je krijgt meer klanten, meer administratie, meer verwachtingen en dan wordt Excel langzaam iets wat je moet bijhouden, in plaats van iets wat je helpt.

Ik ga je in dit blog geen “Excel is slecht, software is goed”-verhaal verkopen. Want eerlijk? Excel kan verrassend veel en ik snap helemaal waarom zoveel trainers ermee werken.

Sterker nog, ik ben erin gedoken: 🔎

• Wat kun je er nou écht mee als personal trainer of coach?
• Hoe ver kom je met alleen Excel?
• En wanneer wordt het tijd om iets anders te overwegen?

Ik neem je mee in m’n eigen ervaring én in wat ik zie bij de honderden trainers en studio’s die ik regelmatig spreek.

We gaan in dit blog kijken naar:

• 📋 Wat zijn de voordelen van Excel?
• ⚠️ Wanneer loop je vast als je groeit?
• 🚀 En wanneer is het logisch (en eigenlijk onvermijdelijk) om over te stappen naar een ledenadministratie software?

Waarom veel trainers en coaches starten met Excel ledenadministratie

Als je net begint als personal trainer of coach, wil je overzicht. En het liefst gratis, want we blijven natuurlijk echte Hollanders! 😅

Dan is Excel vaak de eerste logische keuze. Je hebt het al op je laptop staan en je kunt het volledig inrichten op jouw manier.

Wat is Excel eigenlijk?

Voordat we verdergaan, is het belangrijk om te snappen wat Excel precies is en wat het allemaal kan.

Excel is een spreadsheetprogramma van Microsoft waarmee je data kunt ordenen, berekeningen kunt maken en overzichten kunt bouwen in tabellen. Je werkt in cellen, rijen en kolommen en je kunt formules gebruiken om bijvoorbeeld automatisch je winst of omzet uit te rekenen. 📊

Microsoft Excel vs Google Spreadsheets

Veel trainers gebruiken tegenwoordig ook Google Sheets, wat eigenlijk hetzelfde werkt, alleen dan online. Het grote verschil?

• Excel staat meestal lokaal op je laptop
• Google Sheets werkt in je browser en slaat alles automatisch op in de cloud
• Google Sheets is makkelijker om te delen of samen in te werken (bijv. met een collega of VA)

In de basis doen ze hetzelfde, dus in dit blog gebruik ik “Excel” als verzamelnaam voor beide varianten.

Wat kun je fitnessondernemer allemaal met Excel?

Excel is basically een leeg canvas, jij bepaalt wat je erin zet. En als je een beetje handig bent, kun je er verrassend veel mee.

Voor veel trainers voelt het dan ook als een soort alles-in-één dashboard dat je helemaal zelf bouwt. Let op: ik zeg bewust ‘voelt’. 😉

Toepassingen van Excel voor ledenadministratie én boekhouding

Dit zijn de meest voorkomende manieren waarop personal trainers en fitnessondernemers Excel gebruiken:

Leads bijhouden en opvolgen 🧲

Als trainer wil je weten: wie heb ik gesproken, wanneer heb ik ze voor het laatst gevolgd en wat is de status?

Met Excel kun je daar je eigen mini-CRM van maken. Niet perfect, maar voor de eerste fase van je bedrijf werkt het prima. Mits je het strak inricht.

Maak een tabblad aan met kolommen zoals:

• Naam
• Datum eerste contact
• Kanaal (Instagram, via-via, flyer, etc.)
• Status (Nieuw, Bellen, Intake gepland, Gestart, Verloren)
• Volgende actie
• Notities (bijv. “Twijfelt nog over small group”)

Gebruik filters om snel te zien wie nog op opvolging wacht. Werk met kleurcodes (groen = gestart, rood = afgehaakt) om overzicht te houden.

Klantgegevens ordenen en beheren 👥

Maak een tweede tabblad waarin je je actieve klanten bijhoudt.

Denk aan kolommen zoals:

• Volledige naam
• Startdatum abonnement
• Looptijd
• Type dienst (PT, small group, online coaching)
• Medische aandachtspunten
• Doelstellingen
• Opmerkingen of persoonlijke voorkeuren

Voor trainers met meerdere klanttypes (bijvoorbeeld 1-op-1 en online) kun je een dropdown-menu gebruiken in de “dienst”-kolom. Gebruik filters om snel te zien wie binnenkort moet verlengen of wie een aangepast plan nodig heeft.

Kosten, omzet en winst en btw-aangifte berekenen 💸

Een van de grootste voordelen van Excel is dat je er makkelijk je inkomsten en uitgaven in kwijt kunt. Je maakt bijvoorbeeld een maandelijkse overzichtstabel met:

• Inkomsten en uitgaven registreren per klant
• Losse sessies vs. abonnementen
• Kosten zoals huur, marketing, boekhoudsoftware, enz.
• Totale winst
• Btw-berekening (met aparte 9% en 21%-velden) en btw-aangifte berekenen

Je kunt formules gebruiken om automatisch het verschil tussen inkomsten en kosten te berekenen en zo je maandwinst inzichtelijk maken.

Rapportages en dashboards bouwen 📊

Voor de iets meer gevorderde Excel-gebruiker kun je hier best toffe dingen mee doen. Denk aan aangepaste rapporten met filters, draaitabellen of simpele grafieken.

Zo krijg je inzicht in dingen als:

• Klantbehoud (hoeveel klanten blijven langer dan 3 maanden)
• De gemiddelde waarde per klant
• Meest gekozen abonnement
• Aantal nieuwe leads per maand

Maak slim gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Tip van Melanie: Je hoeft (gelukkig) geen Excel-wizard 🧙‍♂️ te zijn om slimme inzichten te krijgen. Je kunt je Excel-bestand namelijk ook koppelen aan AI-tools zoals ChatGPT.

Je uploadt gewoon een (geanonimiseerde!) versie van je sheet, en vraagt dingen als:

• → “Welke maand had ik de meeste nieuwe klanten?”
• → “Wat is mijn gemiddelde omzet per klanttype?”
• → “Zet dit even om in een grafiekje met klantverloop.”

AI kan dan supersnel verbanden leggen en visualisaties maken zonder dat jij zelf hoeft te klooien met formules of draaitabellen. Ideaal voor mensen zoals ik 😉 die liever strategieën bouwen dan in cellen rommelen.

⚠️ Let op: werk je met klantgegevens? Haal eerst de namen en privédata eruit. Werk met testdata of kopieën. Altijd beter voor de veiligheid én AVG-proof.

Maak een prognose-sheet

Nog een bonustip (en eentje die ik zelf regelmatig gebruik): maak een prognose-sheet. Werk met drie simpele scenario’s in Excel met behulp van AI:

• Beste scenario: alles loopt zoals je hoopt. Je behoudt je klanten, er komen nieuwe bij, geen onverwachte kosten.
• Worst case: stel dat je drie klanten kwijtraakt en er niemand bij komt. Wat doet dat met je omzet en winst?
• Realistisch scenario: gebaseerd op je gemiddelden van de afgelopen maanden.

Zodra je dat hebt, zie je veel scherper waar je risico’s liggen, maar ook waar je kansen zitten. Je weet: hier sta ik nu (A-punt), daar wil ik heen (B-punt). En dan kun je ineens veel gerichter bepalen hoe je daar gaat komen. Moet je meer leads binnenhalen? Je prijzen aanpassen? Een actie draaien?

Trainingsschema’s en voedingsplannen maken 🏋️

Sommige trainers gebruiken Excel ook voor het opstellen van schema’s of voedingsoverzichten. Je kunt sjablonen maken waarin je per dag of per week invult:

• Oefening
• Sets/reps
• Rusttijd
• Gewicht of tempo
• Voedingsmomenten/macronutriënten

Je kunt zelfs met dropdowns werken voor veelgebruikte oefeningen of producten. En als je het netjes doet, kun je er per klant een eigen tabblad van maken dat je mailt als PDF.

Geloof me, ik kom nog regelmatig sportscholen tegen die schema’s maken door afbeeldingen van Google te downloaden, die in Excel te plakken, daar handmatig tekstjes bij zetten en deze dan uitprinten en geven aan de klant.

✅ Creatief? Zeker.

❌ Efficiënt? Niet echt.

Voor een paar klanten werkt dit prima. Maar zodra je schema’s wekelijks moet bijwerken of voedingsplannen wil aanpassen op progressie, wordt het al snel een puinhoop van tabbladen, versies en copy-paste-momentjes.

Excel kan dus, maar het is verre van ideaal als je serieus werk wilt maken van gepersonaliseerde coaching op schaal.

De beperkingen van ledenadministratie in Excel als je wilt doorgroeien

Excel werkt. Zeker in het begin. Het voelt overzichtelijk, flexibel en je hebt alles zelf in de hand.

Maar hoe meer je bedrijf groeit, hoe vaker ik hoor dat het systeem begint te wringen. Je blijft bijhouden, aanvullen en aanpassen, maar het wordt ook steeds meer werk.

Het zijn geen fouten, het zijn gewoon de uitdagingen die je tegenkomt als je alles in Excel blijft doen.

Dit zijn een paar dingen die ik vaak terug hoor van trainers en studio-eigenaren:

Alles moet handmatig 🧑‍💻

• Leads invullen? Zelf doen.
• Mailtjes sturen? Zelf doen.
• Intakes plannen? Zelf onthouden.
• Een betaalherinnering versturen? Zelf in je agenda zetten.

Er zit geen systeem achter. Jij bent het systeem. En dat werkt… totdat je druk wordt of het een keer vergeet.

Fouten sluipen er zó in ⚠️

Excel is foutgevoelig. Eén verschoven cel, één vergeten kolom en je cijfers en ingevoerde gegevens kloppen niet meer. Je denkt dat iemand heeft betaald, maar je hebt het fout afgevinkt.

Of je stuurt per ongeluk een factuur met de verkeerde naam erop omdat je in het verkeerde tabblad zit. De kans op menselijke fouten en onbedoelde wijzigingen is heel groot als je niet werkt met geautomatiseerde processen.

Geen rode draad in je administratie 🔗

Je klantgegevens staan op één plek, betalingen ergens anders en trainingsschema’s weer in een apart bestand.

Wil je weten wie nog moet betalen én tegelijk een nieuwe intake nodig heeft? Dan moet je drie tabbladen afgaan en hopen dat alles klopt.

Geen koppeling = dubbel werk = meer kans op fouten.

Facturatie en betalingen zijn omslachtig 🧾

Wat ik vaak zie: trainers houden in Excel bij wie welk abonnement heeft en maken dan handmatig een factuur aan in een losse boekhoudtool of soms zelfs nog helemaal in Excel.

Elke maand opnieuw de bedragen invullen, namen overtypen, controleren of alles klopt… En dan nog zelf checken of de betaling is binnengekomen. Geen automatische herinnering, geen koppeling met je klantbestand, alles op gevoel en discipline.

En nou weet ik met 10 tot 20 klanten is dat nog best te doen. Maar het is niet zo dat het bij 30 klanten ineens efficiënter wordt, die tijd per klant blijft gewoon hetzelfde.

En hoe meer je handmatig moet doen, hoe groter de kans dat er ergens iets misgaat. Eén foutje in een bedrag, een vergeten factuur of een gemiste betaling… dat gebeurt sneller dan je denkt.

Geen realtime inzicht of duidelijke rapportage 📉

Excel vertelt je niks uit zichzelf. Het laat alleen zien wat jij erin stopt en dan nog alleen als je de juiste formules hebt gebouwd.

• Wil je weten hoeveel omzet je deze maand hebt gedraaid?
• Hoeveel nieuwe leden er bij zijn gekomen?
• Wat je maandelijkse abonnementskosten zijn?

Dan moet je dat handmatig uitrekenen, grafieken maken of met draaitabellen aan de slag. En als je iets wil testen, bijvoorbeeld een prijsscenario of omzetprognose, dan moet je eerst een kopie maken van je sheet, zodat je niks kapot maakt.

Dat maakt het lastig om snel te schakelen of even te ‘spelen’ met je data. Er is geen dashboard dat je in één oogopslag laat zien hoe je ervoor staat. Geen signaal als iets afwijkt.

Jij moet het zien, jij moet het bijhouden, jij moet het berekenen.

En heel eerlijk: als je druk bent met klanten coachen, social media, administratie én marketing… dan schiet dat stukje inzicht er gewoon vaak bij in, terwijl juist dát je zou kunnen helpen om slimmer te sturen.

Niet schaalbaar en lastig om te delen 🤝

Zolang jij in je eentje werkt, is het nog te overzien. Jij kent je tabbladen, weet waar alles staat en hebt een eigen logica die voor jou werkt.

Maar zodra je gaat samenwerken, met een collega, een stagiair of een Virtual Assistant wordt het een uitdaging..

Want niemand snapt jouw systeem zoals jij dat doet. Iemand vult iets net even anders in, vergeet een formule te kopiëren of overschrijft per ongeluk een cel en voor je het weet klopt je hele overzicht niet meer. 😭😭

Dat je tegelijkertijd met anderen in Excel kunt werken, betekent nog niet dat dit ook handig is.

Je kunt wel bestanden delen, maar dan moet je continu oppassen dat je elkaar niet in de weg zit. En als je een fout ontdekt, weet je vaak niet wie ‘m heeft gemaakt of wanneer. Ook qua veiligheid en ongeautoriseerde toegang is het lastig. 🕵️‍♀️

Kortom: het is te kwetsbaar. En hoe meer mensen erbij komen, hoe groter het risico dat je de controle kwijtraakt.

Wanneer is het tijd om overstappen van Excel ledenadministratie naar een software?

Herken je jezelf in de voorbeelden hierboven? 👆

Werk je met Excel voor je administratie, WhatsApp voor je klantcontact, Canva voor je content, een losse boekhoudtool voor je facturen en stuur je trainingsschema’s als losse PDF’jes via de mail?

Dan zit je waarschijnlijk in die tussenfase. Niet meer helemaal oldschool, maar ook nog niet écht efficiënt.

Alles werkt op zich… maar alles werkt ook los van elkaar. En jij bent degene die het aan elkaar moet knopen. Jij bent de lijm.

En wat betekent dat in de praktijk?

• Je communiceert via vijf verschillende kanalen
• Je vult gegevens dubbel in, op meerdere plekken
• Je vergeet sneller iets (een factuur, een follow-up, een aanpassing)
• Je bent veel tijd kwijt aan dingen die je eigenlijk niet leuk vindt
• En richting je klant komt het allemaal nét iets minder professioneel over

Signalen om door te groeien met ledenadministratie voor je bedrijf

Niet omdat Excel niet werkt, maar omdat jij bent gegroeid. En omdat je meer van je tijd wilt besteden aan je vak, coachen, trainen, bouwen aan je community, en minder aan het bijhouden van lijstjes.

Hier zijn signalen die ik vaak hoor van trainers die er klaar voor zijn om door te groeien:

• Je vergeet leads op te volgen of raakt het overzicht kwijt
• Je facturatie kost je (nog steeds) tientallen uren per maand
• Je schema’s slingeren rond in mailtjes en PDF’jes
• Je voelt je meer data-administrator dan coach
• Je klant vraagt: “Heb je ook een app?” en jij denkt: uhm… nee 😓

❌ Dat zijn geen fouten.

✅ Dat zijn groeisignalen.

Je zit op een punt waarop je processen, systemen en tools moeten meebewegen met waar jij als ondernemer naartoe gaat.

Overstappen van Excel ledenadministratie naar Virtuagym

Software zoals Virtuagym doet eigenlijk alles wat je nu in losse tools doet, Excel, WhatsApp, je facturatieprogramma, je trainingsschema’s en brengt het samen op één plek.

Geen 6 open tabbladen meer, maar gewoon een alles-in-één software die met je meedenkt. 🙏

Van Excel ledenadministratie naar alles in een oplossing Virtuagym

• Alles in één omgeving: Je leads, betalingen, facturen, trainingsschema’s, klantgegevens, rapportages én voortgang staan allemaal bij elkaar. Geen gedoe meer met copy-pasten tussen tools.
• Automatische opvolging van leads: Je vergeet nooit meer iemand te bellen of mailen. Je zet een workflow in en heb alle leadinformatie op een plek staan.
• Betalingen en facturen geregeld: Facturen worden automatisch aangemaakt en verzonden. Klanten kunnen betalen via iDEAL of automatische incasso. Zelfs aanmaningen worden automatisch geregeld.
• Realtime inzicht in je cijfers: De software zet realtime rapportages voor je klaar waarmee jij je bedrijfsprestaties kunt meten.
• Een professionele klantbeleving: Jouw klanten krijgen een app waarin ze hun trainingsschema’s, voortgang en voeding kunnen zien. Geen losse Excel-PDF’jes meer, maar een omgeving die er professioneel uitziet en bij jou als coach past.

Wil je weten wat Virtuagym nóg meer voor jouw bedrijf kan betekenen? Ontdek hier de 9 belangrijkste voordelen van ledenadministratie via Virtuagym.

Ledenadministratie én boekhouding professionaliseren

Overstappen van Excel naar professionele ledenadministratie software voelt soms als een grote stap, maar dat hoeft het niet te zijn.

Hier zijn een paar tips die ik vaak geef aan trainers en studio’s:

• Begin met één onderdeel: Je hoeft niet meteen je hele bedrijf in een systeem te gooien. Kies één proces dat nu veel tijd of frustratie kost, bijvoorbeeld je betalingen en facturen. Start met automatische facturatie of incasso en merk hoeveel rust dat al geeft. Daarna kun je stap voor stap andere onderdelen toevoegen, zoals je leads of trainingsschema’s.
• Importeer je klantdata: Bang dat je alles opnieuw moet overtypen? Hoeft niet. Je kunt je je bestaande Excel-bestanden gewoon importeren. En als je daar hulp bij nodig hebt, zijn er mijn lieftallige collega’s die je begeleiden.
• Kijk waar je nu de meeste tijd aan kwijt bent: Is het het opvolgen van leads? Het versturen van facturen? Het bijhouden van schema’s? Kijk eens kritisch: welke taak kost je het meeste tijd en energie? Begin daar.

Overstappen naar Virtuagym gids 📙

Kijk, overstappen kan spannend zijn. Je bent gewend geraakt aan je Excel-bestand. Alles staat erin: je leden, je betalingen, misschien zelfs je boekhouding. Het voelt vertrouwd en het idee om dat ‘uit handen te geven’ kan best even spannend zijn.

Daarom heb ik een complete gids geschreven over wat je mag verwachten als je overstapt naar Virtuagym. Ik heb onze onboarding specialisten het hemd van het lijf gevraagd en alle antwoorden voor je verzameld.

👉 Overstappen naar een alles-in-één fitness software {gids}

Excel was een goede start, maar geen eindstation

Excel is een goede plek om te starten. Het geeft je controle, overzicht en een basis om op te bouwen.

Maar als je bedrijf groeit, veranderen je behoeftes. Wat ooit werkte, begint ineens te schuren. Je verliest tijd, overzicht en energie aan dingen die je liever automatiseert.

En laten we eerlijk zijn: je bent niet gaan ondernemen om je dagen in spreadsheets door te brengen. Je bent hier om mensen te helpen, te coachen en impact te maken.

Dan verdient je systeem het ook om met je mee te groeien.

Benieuwd hoe dat eruitziet in de praktijk?

Plan hier vrijblijvend een demo bij een van mijn collega’s bij Virtuagym en ontdek hoe jij slimmer kunt werken, met meer rust en meer ruimte voor wat er écht toe doet. 🧡