Je hebt het besluit genomen: je wil efficiënter werken en tijd besparen op je administratieve taken middels fitness management software. En nu? Hoe pak je dit aan en waar moet je beginnen met zoeken? Dit blogartikel helpt je op weg.
Elke sportschool heeft andere behoeften. Een traditioneel fitnesscentrum met ontelbare toestellen, lessen en andere middelen heeft andere behoeften dan een high-end fitnessstudio waar uitsluitend fitnesslessen worden gegeven.
Daarom is het belangrijk om je wensen en behoeften helder te hebben voordat je voor een fitness management software oplossing kiest.
In dit blogartikel:
- Wat is fitness management software?
- De voordelen van software voor sportscholen
- Stappenplan: hoe kies je een passende fitness management software?
- [INZICHT] Meest gebruikte software functionaliteiten in de Benelux door sportscholen
Wat is fitness management software?
Fitness management software wordt ook aangeduid als gym software, studio software en roostersoftware. Een fitness management software systeem regelt alle zaken omtrent je (leden)administratie, lesrooster, CRM-systeem, financiën, communicatie en coaching in één systeem.
De belangrijkste voordelen van fitness software
- Het gebruiken van een geautomatiseerde software bespaart fitnessondernemers tijd.
Door geautomatiseerde software hoef je zelf geen handmatige handelingen meer te verrichten in Excel of zwaar papierwerk te tillen. Met één klik op de knop voeg je nieuwe leden toe, wijzig je abonnementsvormen of boek je lessen.
- Manage je sportschool in één gebruiksvriendelijk systeem. Van klantadministratie en betalingsverwerking tot het boeken van lessen en het inschrijven van nieuwe klanten.
- Coaching software gekoppeld aan je klantadministratie. Een coaching oplossing biedt klanten 24/7 toegang tot hun voortgangsregistratie, gepersonaliseerde trainingsschema’s, database met fitness oefeningen, online groepslessen, community en maaltijdplannen via een fitness coaching app.
- Inzicht in je bedrijfsstatistieken. Zie in één oogopslag hoe jouw bedrijf ervoor staat en waar je kansen en uitdagingen liggen.
“Met zeven locaties is het wel zo fijn om het overzicht op één centrale plek te hebben. 040FIT maakt daarom gebruik van het alles-in-één pakket van Virtuagym” - Eric Thus (040FIT) Lees hier het succesverhaal.
Leestip: Alle voordelen van een geautomatiseerd management systeem voor clubs
Stappenplan: hoe kies je een geschikte fitness management software?
Hieronder staat een stappenplan voor het kiezen van de juiste fitness management software voor sportscholen.
Stap 1: Breng je wensen en behoeften in kaart
Het runnen van je sportschool is zoals het runnen van elk ander bedrijf. Je moet toekomstgericht kijken, kijken naar de klanttevredenheid, werknemersprestaties en algemene bedrijfsgroei.
Begin daarom met het schetsen van de actuele situatie. Maak een bestand aan waarin jij en je team dingen kunnen opschrijven waar jullie nu tegenaan lopen (in het huidige systeem).
Veel dingen kun je spontaan opnoemen, zoals misschien het handmatig verwerken van facturen en inschrijvingen, het niet kunnen werven van nieuwe leden, lage retentiecijfers, etc. Maar sommige problemen ontdek je pas wanneer je bezig bent. Daarom is het belangrijk dat je het bestand regelmatig update.
Zodra je je problemen en uitdagingen in kaart heb gebracht, is het belangrijk om te bedenken wat je wilt bereiken. Met andere woorden wat zijn je wensen en behoeften omtrent fitness software. Ook dit kun je weer noteren in een bestand.
Stap 2: Overweeg welke functionaliteiten je echt nodig hebt
Sportschool software oplossingen variëren in het aanbod van functies en functionaliteiten. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor losse softwarepakketten of voor een alles-in-één oplossing.
Bedenk goed welke functies en integraties je écht nodig hebt en welke leuk zijn om te hebben, maar niet per se noodzakelijk. Denk bijvoorbeeld aan je betalingsmogelijkheden, online content en partners.
Wat zijn de meest gebruikte functionaliteiten van fitness management software door sportscholen?
Uit recente cijfers van Virtuagym blijkt dat dit de meest gebruikte functionaliteiten door sportscholen in de Benelux zijn:
- Community met voortgangsregistratie en uitdagingen
Bekijk hier alle voordelen van een eigen fitness community en meer toelichting over de mogelijkheden, zoals het hebben van een persoonlijk klantprofiel met voortgangsregistratie, persoonlijke doelen en uitdagingen, chatfuncties, en meer!
- Ledenadministratie
Met Virtuagym’s klantadministratiesoftware automatiseer je meer dan 20 administratieve taken in één centraal systeem.
- Trainings- en voedingscoaching en -schema’s
Dit wordt vooral gebruikt door (personal) trainers en coaches. Met deze coaching software kun je jouw trainingen naar een hoger niveau tillen.
Door uitgebreide bewegings- en voedingsbegeleiding, het bijhouden van de voortgang en communicatiemiddelen kunnen professionals leden 24/7 begeleiden en hun wellnessservice voortzetten buiten hun sportschool of studio.
- Geautomatiseerde betalingen en lidmaatschappen
Bespaar uren administratietijd met onze eenvoudige en veilige software die speciaal is ontworpen voor jouw fitness bedrijf. Virtuagym’s betalingssoftware zorgt voor al jouw financiële administratie. Stel de gewenste factuurdatum in en je leden worden automatisch in rekening gebracht. Je hoeft niet achter betalingen aan te gaan, omdat het automatisch van hun rekening wordt afgeschreven.
- Rooster- en planningssoftware
Hoelang ben jij dagelijks bezig met het maken van je lesrooster en personeelsplanning? Te lang? Dan is een roostersoftware iets voor jou. Check hier alle voordelen van een goede roostersoftware.
- Webshop en point of sale
Met een geïntegreerde webshop op je website of app geef je leden de mogelijkheid om online lidmaatschappen, credits en merchandise te kopen.
- Lead management
Leadmanagement gaat over het werven van fitness leads. In een leadmanagement-tool kun je toekomstige leden tracken zodat jij je volledig kunt focussen op je marketing en sales.
- Business statistieken
Krijg inzicht én groei door met business analytics software. Hierdoor kun je precies analyseren waar de kansen en uitdagingen in je onderneming liggen en hier op inspelen.
- Het check-in systeem
Dit pakket is door de coronacrisis van levensbelang geweest voor sportscholen en studio’s om het aantal aanwezige klanten inzichtelijk te maken. Maar ook nu er steeds meer sportscholen worden omgebouwd tot 24/7-gyms, is het hebben van een geautomatiseerd check-in systeem tijd- en kostenbesparend.
Stap 3: Gebruiksgemak en toegankelijkheid
Denk aan de bruikbaarheid van de software. De kans is groot dat jij of je werknemers, trainers of klanten nog nooit met een software hebben gewerkt. Betrek dus ook je personeel, trainers en een aantal klanten bij het proces.
Stap 4: De prijs
Veel fitnessondernemers zien software als kostenpost, terwijl het eigenlijk een investering is in je bedrijf. Zorg altijd dat je een bepaald budget in gedachten hebt en vergelijk verschillende softwarepakketten en mogelijkheden.
Bekijk ook de betalingsstructuur, betaal je een vast bedrag per maand of per klant. Kijk goed wat het beste aansluit bij jouw bedrijf.
Stap 5: Prioriteren
De volgende stap is om je problemen, uitdagingen, wensen en behoeften te prioriteren.
Een goede situatieschets helpt je namelijk om kritisch te kijken naar alle mogelijke oplossingen. Ook kun je hierdoor beter de proefperiodes en demogesprekken aangaan, omdat je goed voorbereid bent en weet wat je wel en niet wilt.
Stap 6: Demo en proefperiode
Meld je aan voor een demogesprek of gratis proefperiodes. Nadat je alles hebt bekeken, kun je verschillende demo’s inplannen. Tijdens deze demo en proefperiodes kun je alle kenmerken en functionaliteiten van de software bekijken. Controleer de software op bruikbaarheid, toegankelijkheid en veiligheid en check of het aan je wensen en eisen voldoet.
Laat ook je personeel of een aantal klanten de software uitproberen, zo krijg je een beter beeld of de software wel of niet aansluit.
