11 min
Voor personal trainers en personal training studio-eigenaren is de kunst van het verwelkomen van nieuwe klanten meer dan een handdruk en een glimlach. Het is een kans om een onuitwisbare indruk te maken en een fundament te leggen voor een bloeiende relatie.
Beeld je in: een klant stapt je studio binnen, hun emoties een wirwar van nieuwsgierigheid en lichte nervositeit.
Hier, met een onboardingproces dat zorgvuldig is afgestemd op jouw unieke flair en benadering, heb je de kans niet alleen een memorabele eerste indruk te maken maar ook een impact die beklijft.
En waarom is dit cruciaal? Omdat bij jou, bij deze eerste ontmoeting, hun avontuur begint. Je hebt de nobele taak ze niet alleen welkom te heten in de wereld van fitness en gezondheid maar ook om ze te begeleiden en te stimuleren op hun persoonlijke reis.
In een wereld waar eerste indrukken tellen, maakt een zorgvuldig onboardingproces het verschil. Het bouwt een omgeving waar leden zich gezien voelen. Gehoord. En gewaardeerd.
Het inspireert ze, vandaag en morgen.
Onboarding als onderdeel van de personal training klantreis
De klantreis van potentiële klanten tot ambassadeurs kan vele vormen aannemen. Het kan starten met een warme begroeting bij een eerste bezoek aan jouw studio, of misschien met een eerste gesprek via social media of via je online marketing inspanningen.
Elke interactie met nieuwe leden is een kans om de unieke essentie van jouw merk te tonen. Dit is het moment om ze niet alleen als klanten te zien, maar als een essentieel onderdeel van iets veel groters. Iets speciaals.
Hierin ligt jouw kracht om van nieuwe gezichten trouwe ambassadeurs van jouw merk te maken.
Het zit ’m in de details. Denk aan het zorgvuldig ontworpen welkomstpakket dat meteen een glimlach op hun gezicht tovert. Of de warme, persoonlijke aandacht die je biedt tijdens een rondleiding.
Elk element vanaf je online zichtbaarheid en online marketing tot het daadwerkelijke salesgesprek, draagt bij aan een ervaring die diep resoneert met jouw nieuwe leden.
Dit is hoe je niet alleen klanten wint, maar ook ambassadeurs creëert voor jouw merk.
Waarom is een goede onboarding zo belangrijk voor personal trainers?
De onboardingfase is cruciaal voor zowel de klanttevredenheid als de groei van je personal training business.
Het verbetert je retentiecijfers
Studies tonen aan dat een gemiddelde fitnessklant ongeveer 3,3 jaar lid blijft. Een goed ontwikkeld onboardingprogramma draagt bij aan klanttevredenheid en is een strategische investering in de langetermijngroei van je bedrijf.
Onderzoek van IHRSA onderstreept dit door aan te tonen dat effectieve onboarding de retentiecijfers aanzienlijk kan verhogen, met sommige fitnessondernemingen die een stijging van wel 85% ervaren in klantenbinding.
Een positieve invloed op je marketinginspanningen
In het huidige landschap, waar mond-tot-mondreclame en online zichtbaar zijn van levensbelang is, kan de kracht van een eerste indruk niet worden onderschat.
Onderzoek van Nielsen onderstreept dit met harde cijfers. Een aanzienlijk deel van de klanten breekt de banden met een dienst na slechts één negatieve ervaring.
Bovendien blijkt uit deze studie dat aanbevelingen van vrienden en familie een veel groter gewicht in de schaal leggen dan welke vorm van traditionele marketing dan ook.
Stel je voor, je beste maten en je familie hebben het altijd over deze geweldige nieuwe serie die je moet zien. Je luistert naar hen sneller dan naar een reclame op TV, toch? Nou, zo werkt het ook met aanbevelingen over waar te trainen.
Als jouw vrienden of familie zeggen: “Die personal trainer is top,” dan geloof je dat meteen. Veel meer dan wanneer je een advertentie ziet. Mensen vertrouwen op wat hun naasten aanraden.
Dus, als jij een goede indruk maakt en je klanten blij maakt, gaan ze tegen anderen zeggen hoe geweldig jij bent. En dat? Dat is goud waard. Veel beter dan welke advertentie dan ook.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Door efficiënte onboardingprocessen, zoals het gebruik van personal trainer software voor o.a. trainingsschema’s, facturatie, voedingsprogramma’s en chatfuncties bespaar je tijd en verminder je menselijke fouten.
Dit leidt tot efficiëntie binnen je organisatie, waardoor jij en je team meer tijd hebben voor andere belangrijke taken.
Opbouwen van vertrouwen
Een zorgvuldig gepland onboardingproces bouwt vertrouwen op tussen klant en trainer. Het laat zien dat klanten gewaardeerd en serieus genomen worden.
Dit vertrouwen moedigt klanten aan om betrokken te blijven bij hun fitnessreis en hun afspraken na te komen.
Wat bedoelen we met onboarding voor personal trainers?
Onboarding voor personal trainers verwijst naar het proces van het introduceren en integreren van nieuwe klanten in hun fitnessprogramma en de cultuur van de studio of trainingsomgeving.
Dit proces is ontworpen om nieuwe klanten te verwelkomen, hen vertrouwd te maken met de services en faciliteiten, en een sterke basis te leggen voor een succesvolle en langdurige relatie.
Hier zijn enkele acties die onder het onboardingproces van personal trainers kunnen vallen:
- Inschrijfformulier: het inschrijfproces is vaak de eerste stap. Dit kan een digitaal of fysiek formulier zijn waarbij klanten hun persoonlijke gegevens, medische geschiedenis, fitnessdoelen, uitdagingen en andere relevante informatie invullen.
- Welkomstcampagne: dit kan een geautomatiseerde e-mail zijn die nieuwe leden ontvangen na inschrijving. Het doel is om hen te informeren over wat ze kunnen verwachten en ze enthousiast te maken over hun fitnessreis.
- Welkomstpakket: dit kan fysieke items bevatten zoals een waterfles, handdoek, of merchandise, evenals belangrijke informatie over de studio, het trainingsproces, e-books met tips of het delen va je huisregels.
- Introductiegesprek: een persoonlijk gesprek waarin de personal trainer de nieuwe klant ontmoet, meer leert over hun fitnessdoelen, verwachtingen en eventuele beperkingen, en uitleg geeft over hoe het trainingsproces eruit zal zien.
- Rondleiding: een rondleiding door de studio helpt nieuwe klanten zich georiënteerd en comfortabel te voelen in de nieuwe omgeving.
- Proefles of introductiesessie: dit biedt klanten de kans om de trainingsstijl van de personal trainer te ervaren en zich aan te passen aan de nieuwe routine.
- Opstellen van een persoonlijk trainingsschema: gebaseerd op de informatie uit het inschrijfformulier en het introductiegesprek, ontwikkelt de trainer een op maat gemaakt trainingsschema dat aansluit bij de doelen en behoeften van de klant.
- Follow-up en feedback: regelmatige check-ins met de klant om hun voortgang te bespreken, feedback te geven, en eventuele aanpassingen aan het trainingsplan te maken.
- Integratie in de community: dit kan het introduceren van de klant aan andere leden, het uitnodigen voor groepslessen of evenementen, en het betrekken bij sociale media-groepen of blogs zijn.
- Digitale hulpmiddelen: toegang tot een app of online platform waar klanten hun voortgang kunnen bijhouden, lessen kunnen boeken, en andere resources kunnen vinden.
Verbeter je onboarding met deze stappen
Voor personal trainers is het optimaliseren van de customer journey tijdens het onboardingproces een kunst op zich, essentieel om de klanttevredenheid en betrokkenheid op lange termijn te verhogen.
Laten we dit proces eens grondig en praktisch uitwerken, zodat je er direct mee aan de slag kunt.
Stap 1. Identificatie van klantcontactmomenten
Begin met het identificeren van alle momenten waarop klanten (jouw leads in dit geval) in contact komen met jouw onderneming tijdens de eerste fase.
Dit omvat het eerste contact (of dit nu telefonisch, online via Zoom, of persoonlijk is), de inschrijving, de welkomstmail, de rondleiding in je studio, de eerste trainingssessie, en alle follow-up communicatie.
Het is belangrijk om elk van deze momenten duidelijk in kaart te brengen, aangezien ze allemaal bijdragen aan de algehele klantbeleving.
Stap 2. Teken de reis van je klant uit
Nu is het moment om de momenten waarop je contact hebt met je klanten, letterlijk in beeld te brengen. Pak een groot vel papier, een whiteboard of een digitaal tekenprogramma en start met het tekenen van een pad of tijdlijn.
Dit pad vertegenwoordigt de reis die een klant aflegt, vanaf het moment dat ze voor het eerst van jouw diensten horen tot aan het punt waarop ze een trouwe klant zijn geworden.
Door dit visueel te maken, zie je letterlijk hoe jouw klanten door hun ervaring met jouw dienstverlening bewegen.
Het laat je ook direct zien waar er misschien gaten vallen (‘Waarom haken sommige mensen af na de proefles?’) of waar dingen misschien te veel op elkaar lijken (‘Geef ik in het begin te veel informatie?’).
Stap 3. Maak je contactmomenten nog beter
Nu je de hele klantreis voor je ziet, is het tijd om elk moment dat je met je klanten in contact komt eens goed onder de loep te nemen.
Dit is je kans om echt het verschil te maken en ervoor te zorgen dat elke interactie met jouw dienstverlening positief en memorabel is.
Begin met het stellen van kritische vragen over elk contactmoment:
- Wat voegt dit moment toe? Elk contact moet waarde toevoegen aan de ervaring van je klant. Is het informatief, motiverend, geruststellend, of misschien iets anders positiefs?
- Zorgt dit moment voor stress of verwarring? Kijk kritisch of er punten zijn waarop klanten misschien afhaken omdat ze niet weten wat ze moeten doen, of omdat ze zich ongemakkelijk voelen.
- Hoe kan dit beter? Dit is waar je creatief wordt. Misschien kun je informatie duidelijker maken, de toon van je communicatie aanpassen, of een stap toevoegen die klanten helpt zich meer op hun gemak te voelen.
Voorbeeld: Als je merkt dat nieuwe klanten vaak nerveus zijn voor hun eerste sessie, kun je overwegen om een welkomstvideo te maken die ze van tevoren kunnen bekijken.
Hierin introduceer je jezelf, laat je de ruimte zien en leg je uit wat ze kunnen verwachten. Zo’n persoonlijke touch kan wonderen doen voor hun gemoedsrust.
Na deze analyse ga je aan de slag met aanpassingen. Dit kunnen kleine tweaks zijn, zoals het veranderen van de tekst in een e-mail, tot grotere veranderingen, zoals het herinrichten van je ontvangstruimte om meer uitnodigend te zijn.
Stap 4. Verrijk je contactmomenten met een persoonlijke touch
Nu je de klantreis en elk contactmoment hebt geoptimaliseerd, is het tijd om de ervaring nog verder te personaliseren. Menselijke, persoonlijke elementen toevoegen aan je interacties kan een wereld van verschil maken. Het transformeert een standaard service in een unieke, onvergetelijke ervaring.
Begin met het identificeren van momenten in de klantreis waar een persoonlijke touch echt impact kan maken. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Soms zijn het de kleine dingen die het meest tellen.
Een praktische manier om dit te doen is door het gebruik van directe communicatiemiddelen zoals WhatsApp of je eigen in-app communicatietool.
Een eenvoudig berichtje na de eerste training kan wonderen doen voor het welzijn en de betrokkenheid van je klant. Bijvoorbeeld:
- “Hé [Naam], hoe voel je je na de sessie van vandaag? Super om je aan boord te hebben!”
Dit soort berichten toont aan dat je om je klanten geeft, niet alleen als betalende klanten, maar als mensen. Het geeft ze het gevoel speciaal en gewaardeerd te zijn, en bouwt vertrouwen en loyaliteit op.
Andere ideeën voor persoonlijke elementen kunnen zijn:
- Een handgeschreven welkomstkaartje bij de eerste inschrijving.
- Een verjaardagsbericht met een kleine verrassing of korting.
- Gepersonaliseerde trainingsadviezen of voedingstips gebaseerd op hun doelen en voorkeuren.
Stap 5. Vraag feedback aan je klanten
Feedback is goud! Aan het einde van de onboarding, zeg na 12 weken, stuur je een korte vragenlijst. Zo toon je dat je klanten ertoe doen en dat je altijd zoekt naar manieren om nog beter te worden.
Stap 6. Herhaal en verfijn regelmatig
Zet een jaarlijkse reminder om je onboardingproces door te nemen en te verbeteren. Zo blijf je altijd scherp en up-to-date.
Maak het jezelf makkelijk met technologie voor personal trainers
Er is zoveel mogelijk op het gebied van technologie, waardoor je jouw onboarding op een effectieve manier kunt inrichten. Het bespaart je tijd en levert je nóg betere resultaten op.
Hieronder volgen een aantal voorbeelden van tools die personal trainers kunnen inzetten:
Online vragenlijsten
Implementeer online vragenlijsten, zoals die van Virtuagym, om essentiële informatie over je (toekomstige) leden te verzamelen.
Deze vragenlijsten bereiden je voor op het kennismakingsgesprek en stellen je in staat om dieper in te gaan op de individuele behoeften en doelen van de klant.
Leadmanagementtool
Een digitale assistent voor het beheren van potentiële leden kan helpen bij het organiseren van contactgegevens en interesses, en biedt ondersteuning met herinneringen voor opvolging.
Online inschrijven
Maak het mogelijk voor klanten om via je webshop 24/7 abonnementen, merchandise en supplementen te kopen. Dit maakt het proces voor zowel de klant als voor jou als ondernemer efficiënter.
Personal trainer app
Zorg voor een gestroomlijnd onboardingproces met jouw eigen fitness app voor boekingen, het reserveren van lessen en het verspreiden van belangrijke informatie zoals huisregels, openingstijden, lesroosters en contactpunten voor vragen.
Conclusie
Een effectief onboardingproces is cruciaal voor personal trainers om nieuwe klanten niet alleen warm te verwelkomen maar ook om ze te transformeren in langdurige, tevreden leden en zelfs ambassadeurs van je merk.
Door zorgvuldig elk contactmoment te plannen, te personaliseren en voortdurend te verbeteren, bouw je aan een sterke relatie die verder gaat dan de trainingssessies.
Technologie kan hierbij een krachtige bondgenoot zijn, door processen te stroomlijnen en tijd vrij te maken voor wat echt telt: persoonlijke aandacht en coaching.
Door deze stappen te volgen en te herhalen, leg je de basis voor een succesvolle personal training business waar klanten zich gewaardeerd en gemotiveerd voelen.
