12 min
Januari is dé maand waarin je sportschool op volle toeren draait. Nieuwe leden stromen binnen, groepslessen raken vol, en jij staat constant ‘aan’.
Begrijpelijk, want deze maand is hét moment om je fitnessonderneming te laten groeien.
Maar laten we eerlijk zijn: die groei brengt ook chaos met zich mee. Je bent niet alleen bezig met het verwelkomen van nieuwe leden, maar ook met administratie, het maken van roosters, en zorgen dat iedereen tevreden blijft.
Kostbare tijd die je liever zou besteden aan coaching en het versterken van je community.
Geen zorgen, we hebben samen met ervaren fitnessondernemers en trainers een lijst opgesteld met 10 praktische tips die je tijd besparen, zodat je deze chaos te lijf gaat als een pro.
En het beste? Je kunt direct beginnen – het is nooit te laat om efficiënter te werken en je leden een geweldige ervaring te geven.
Klaar om januari te rocken zonder jezelf uit te putten? Laten we beginnen! ⏱️
Tip 1: Bespaar tijd met een geautomatiseerd check-in proces
Hoeveel tijd en energie wordt er in jouw gym verspild aan het handmatig inchecken van leden?
Als je nog steeds een receptionist nodig hebt om mensen binnen te laten, mis je een enorme kans om efficiënter te werken.
Een geautomatiseerd check-in proces is niet alleen sneller, maar geeft je ook waardevolle inzichten over je sportschool.
Met tools zoals barcodescanners, elektronische toegangspoortjes of RFID-scanners kunnen je leden zelfstandig inchecken.
Dit bespaart tijd, vermindert wachtrijen en stelt je personeel in staat zich te richten op belangrijkere taken, zoals persoonlijke begeleiding en ledenservice.
Bovendien krijg je met een geautomatiseerd systeem direct toegang tot data over bezoekersaantallen, piek- en daluren, en de aanwezigheid van specifieke leden. Zo kun je gerichter plannen en inspelen op de behoeften van je klanten.
💡 Praktische tip: Combineer je check-in proces met een app die je leden toegang geeft tot hun trainingsgegevens en lessen. Zo run je je sportschool op basis van data in plaats van op gevoel – een gamechanger voor jouw efficiëntie!
Tip 2: Bespaar tijd door je klanten een 24/7 fitnesservaring te bieden
Januari is dé maand waarin je club overstroomt van nieuwe leden. Groepslessen zitten vol, apparaten worden anders (of verkeerd) gebruikt, en je trouwe fitnessveteranen voelen zich soms verdrongen door de chaos.
Hoe zorg je ervoor dat iedereen tevreden blijft zonder dat het jou extra tijd kost?
Het antwoord: een 24/7 fitnesservaring.
Wist je dat maar liefst 56% van de mensen in Europa die aan fitness doet, ook thuis (remote) traint? Hier ligt een enorme kans voor jou als fitnessondernemer.
Leden verwachten steeds meer flexibiliteit en willen ook buiten de muren van jouw sportschool toegang hebben tot trainingen.
Toch blijkt er een kloof te zijn tussen de vraag en het aanbod: slechts 21% van de fitnessaanbieders biedt digitale oplossingen, terwijl maar liefst 49% van de leden dit wél verwacht.
Dit betekent dat jij met een hybride fitnessaanpak – een combinatie van live en digitale fitnessopties – niet alleen tijd kunt besparen, maar ook aan de wensen van je klanten voldoet.
Wat bedoelen we met een 24/7 fitnesservaring?
- Virtuele trainingen: Bied een bibliotheek aan met on-demand workouts, zodat leden altijd toegang hebben tot hun favoriete lessen.
- Live streaming: Geef leden de mogelijkheid om groepslessen in real-time vanuit huis te volgen.
- Extra’s zoals meditaties en challenges: Voeg ontspanning en gamification toe om betrokkenheid te vergroten en leden enthousiast te houden.
💡 Praktische tip: Maak een introductieprogramma voor nieuwe leden dat zowel live als digitaal aangeboden wordt. Bijvoorbeeld een “7-daagse Hybride Start”: drie live lessen in de gym en vier online trainingen om flexibel te kunnen sporten.
Tip 3: Werk efficiënter door taken uit te besteden (of te automatiseren)
Januari is een maand vol hectiek. Als fitnessondernemer probeer je alles te regelen: administratie, roosters, betalingen, én persoonlijke aandacht voor je leden.
Maar eerlijk is eerlijk – je kunt niet alles zelf doen.
Het is tijd om slimmer te werken in plaats van harder. 😎
Uitbesteden betekent niet dat je jouw werk laat doen door anderen, maar dat je je focust op wat echt belangrijk is: je leden.
Kleinere, tijdrovende taken – zoals administratie, klantcommunicatie of social media – kun je prima delegeren aan je team of zelfs automatiseren met slimme tools.
Wat kun je uitbesteden of automatiseren?
1. Taken binnen je team:
- Receptiewerk: Laat je team de administratieve druk verlichten door het afhandelen van inschrijvingen of het beantwoorden van vragen.
- Roosters en lessen: Geef een teamlid de verantwoordelijkheid voor het maken en aanpassen van groepslesroosters.
- Social media: Laat een medewerker of freelancer posts maken en inplannen.
💡 Tip: Gebruik software om duidelijk te communiceren wie wat doet. Dit voorkomt misverstanden en maakt taken inzichtelijk.
2. Automatiseren met slimme software:
Waarom tijd verspillen aan herhalende taken als technologie je kan helpen? Hier zijn een paar manieren om
tijd te besparen met software:
- AI-ondersteunde communicatie: Stel automatische welkomstmails, reminders en follow-ups in voor nieuwe en bestaande leden. Tools zoals Mailchimp of Virtuagym maken dit super eenvoudig.
- Roosterbeheer: Gebruik apps waarmee leden zelf lessen kunnen boeken of annuleren. Dit scheelt jou en je team veel handmatig werk.
- AI-ondersteunde trainingsschema’s: Maak gebruik van platforms die automatisch gepersonaliseerde schema’s kunnen opstellen op basis van doelen en voorkeuren van leden.
3. Werk met AI-tools voor content en planning:
- Laat AI helpen met het schrijven van social media captions, blogs of e-mails. Tools zoals ChatGPT kunnen een flinke tijdsbesparing opleveren.
- Gebruik software zoals Trello of Asana om je workflow te stroomlijnen en je team georganiseerd te houden.
Lees hier verder over kunstmatige intelligentie in de fitnessbranche en welke tools jij als fitnessondernemer direct kan inzetten.
💡 Praktische tip: Besteed je drukste administratieve uren uit aan software die processen automatiseert, zoals facturatie, inschrijvingen of klantcommunicatie. Dit geeft jou de ruimte om je te richten op de ledenervaring en het verbeteren van je diensten.
Het kost misschien wat tijd om deze systemen op te zetten, maar de winst die je er in januari (en daarna) mee behaalt, is enorm.
Door efficiënt uit te besteden én slim te automatiseren, maak je tijd vrij voor wat écht belangrijk is: het bouwen van een succesvolle fitnesscommunity.
Tip 4: Zeg vaarwel tegen papieren trainingsschema’s
Hoe vaak heb je jezelf betrapt op het doorploegen van spreadsheets, notitieboekjes, of losse papiertjes om een trainingsschema in elkaar te zetten?
Het is een tijdrovende klus die je niet alleen energie kost, maar ook foutgevoelig is.
Het is tijd om afscheid te nemen van die stapels papier en over te stappen op digitale oplossingen.
Met digitale tools zoals de Work-out Editor van Virtuagym kun je moeiteloos trainingsschema’s opstellen. Deze tool biedt een database met meer dan 6000+ 3D-oefeningen, zodat je niet telkens opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
Of je nu een schema maakt voor een beginner of een gevorderde sporter, alles kan snel en overzichtelijk worden samengesteld.
Voordelen van digitale trainingsschema’s:
- Tijdbesparing: Je hoeft geen uren meer te besteden aan handmatige schema’s. Een digitaal schema kan in minuten worden gemaakt en aangepast.
- Altijd toegankelijk: Leden kunnen via een fitness coaching app 24/7 hun schema bekijken, zowel thuis als in de gym. Geen excuses meer om een training over te slaan!
- Professioneel en overzichtelijk: Een digitaal schema ziet er strak uit en geeft je leden een professionele indruk van jouw expertise.
Tip 5: Bespaar tijd met digitale contracten
Meer leden in januari betekent meer abonnementen om te verwerken – en laten we eerlijk zijn, administratieve rompslomp is voor geen enkele fitnessondernemer een passie.
Gelukkig is daar een simpele oplossing: digitale contracten. 🥁
Met digitale aanmeldformulieren neem je afscheid van handmatige fouten zoals onleesbare handschriften, verkeerde e-mailadressen of foutieve bankgegevens.
En geloof me, dat is echt een verademing.
Ik heb weleens een avond staan puzzelen op een handgeschreven inschrijfformulier waarvan niemand kon ontcijferen of de nieuwe klant nou “Lisa” of “Lies” heette, laat staan wat het rekeningnummer was.
Niet iedereen heeft een leesbaar handschrift.. 😅
Waarom digitale contracten de oplossing zijn
- Minder fouten: Gegevens worden direct online ingevoerd, wat voorkomt dat je een decoder nodig hebt om formulieren te ontcijferen.
- Tijdbesparing: Geen papieren contracten meer printen, ondertekenen, scannen en bewaren. Alles gaat direct digitaal.
- Gebruiksvriendelijk: Klanten kunnen het contract invullen via hun smartphone of computer, waar en wanneer het hen uitkomt.
- Extra functionaliteiten: Voeg direct een proefles-widget toe aan je website, zodat bezoekers zich niet alleen kunnen inschrijven voor een proefles, maar ook meteen hun abonnement kunnen regelen.
- Duurzaam: Greta Thunberg zal je dankbaar zijn voor deze milieuvriendelijke stap. Geen papier, geen inkt, geen verspilling!
Tip 6. Bespaar tijd met een geautomatiseerd betalingsproces
Je kent het wel: een lid geeft een verkeerd IBAN-nummer door, vergeet een betaling, of vult iets onleesbaars in op een formulier.
En jij? Jij bent degene die alles mag uitzoeken.
Betalingen die niet kloppen zijn echt de vloek van iedere fitnessondernemer.
Ze kosten je niet alleen tijd, maar ook energie die je veel beter kunt steken in het coachen van je leden.
De oplossing? Automatiseer je betalingsproces.
Met moderne facturatie- en betalingssoftware loopt alles vanzelf. Denk aan automatische incasso’s, herinneringen voor openstaande betalingen, en zelfs rapportages die je in één klik inzicht geven in wie wel en niet heeft betaald.
Zo hoef jij niet meer achter facturen aan te gaan of eindeloos te zoeken naar die ene fout in de administratie – iets wat altijd gebeurt op vrijdagmiddag als je nét naar huis wilt.
Tip 7. Bespaar tijd en chaos met online reserveringen en roosteringssoftware
Als je nog geen gebruik maakt van online planning en roosteringssoftware, mis je echt een kans om je leven (en dat van je team) makkelijker te maken.
Het handmatig bijhouden van lessen en inschrijvingen voelt als een fulltime baan op zich – zeker in januari, wanneer groepslessen bomvol zitten.
Met roosteringssoftware kun je jouw leden de vrijheid geven om zichzelf in te schrijven via een app of website of geef de regie aan je trainers.
Dit is niet alleen tijdbesparend, maar zorgt ook voor meer overzicht in jouw club. Je kunt direct de opkomst en omzet bijhouden en je planning aanpassen waar nodig.
Wat kun je met roosteringssoftware?
- Automatische inschrijvingen: Leden kunnen zich zelf inschrijven of afmelden, zonder dat jij of je team erbij hoeft te komen.
- Herinneringen: Verstuur automatisch reserveringsbevestigingen en reminders via e-mail of pushberichten, zodat leden hun lessen niet vergeten.
- Wachtlijsten: Geen frustratie meer over volgeboekte lessen. Leden kunnen zich aanmelden voor een wachtlijst en krijgen direct een melding als er een plekje vrijkomt.
💡 Praktische tip: Gebruik de verzamelde data uit je roosteringssoftware om piek- en daluren te analyseren. Dit helpt je niet alleen om efficiënter te plannen, maar ook om beter in te spelen op de vraag van je leden. Bijvoorbeeld door extra lessen toe te voegen op populaire tijden.
Tip 8: Boost je omzet met een eigen webshop
Nieuwe leden werven in januari is stap één, maar het vergroten van je omzet zit vaak in die extra’s: lidmaatschappen, trainingspakketten, eiwitshakes, voedingsschema’s, of zelfs bokshandschoenen.
Het probleem? Dit soort verkopen kost tijd en vraagt om personeel dat hierop gefocust is.
Maar met een eigen webshop maak je het jezelf én je leden een stuk makkelijker.
Een webshop geïntegreerd in jouw bestaande app of website zorgt ervoor dat leden altijd toegang hebben tot jouw aanbod – zonder dat ze daarvoor iemand aan de balie hoeven te spreken.
Hierdoor wordt het koopproces niet alleen eenvoudiger, maar ook aantrekkelijker. Producten zijn direct zichtbaar, en impulsaankopen zijn binnen handbereik.
Waarom een webshop onmisbaar is:
- 24/7 beschikbaarheid: Leden kunnen op elk moment producten kopen, of het nu tijdens een training is of ’s avonds vanaf de bank.
- Tijdwinst: Minder druk op je personeel en meer focus op persoonlijke begeleiding en coaching.
- Meer omzet: Door je aanbod zichtbaar te maken in je app of op je website, vergroot je de kans op extra aankopen.
💡 Praktische tip: Zet je webshop in de spotlight door exclusieve aanbiedingen te promoten, zoals “20% korting op voedingsschema’s voor nieuwe leden in januari.” Combineer dit met een nieuwsbrief of pushmelding via je app om je leden direct naar je webshop te leiden.
Tip 9: Voedingsschema software voor fitnessklanten
Een goed trainingsplan is belangrijk, maar zonder een passend voedingsschema is het voor veel klanten lastig om echte resultaten te behalen.
Toch zien we dat het aanbieden van voedingsadvies door veel sportscholen vaak nog wordt overgeslagen – simpelweg omdat het tijd en middelen kost.
Maar met voedingsschema software maak je dit proces niet alleen efficiënter, maar ook veel toegankelijker voor jouw klanten.
Wanneer klanten een voedingsplan volgen en resultaten zien, blijven ze langer loyaal aan jouw gym.
Blije klanten zorgen bovendien voor goede mond-tot-mondreclame, wat weer leidt tot nieuwe leads en abonnementen.
Tip 10: Stuur je sportschool aan op data
In een moderne sportschool is data je beste vriend. Waarom gokken hoe je sportschool draait, als je alles inzichtelijk kunt maken met duidelijke cijfers?
Data geeft je inzicht in wat écht werkt en wat niet. Het helpt je om trends te herkennen, beter te plannen en precies te weten waar je tijd en energie het beste naartoe kunnen.
Welke data heb je nodig in januari?
- Populaire lessen: Welke groepslessen zitten altijd vol, en welke blijven halfleeg? Voeg extra lessen toe op drukke tijden en haal minder populaire lessen van het rooster.
- Ledenactiviteit: Zie wie je meest actieve leden zijn en wie hun motivatie lijkt te verliezen. Stuur reminders of persoonlijke berichten om die laatste groep weer in actie te krijgen.
- Omzet en abonnementen: Houd bij welke abonnementen het populairst zijn en hoeveel nieuwe aanmeldingen je dagelijks hebt.
- Credits en reserveringen: Als je met credits werkt, zorg dat je weet hoeveel klanten nog tegoed hebben en stuur tijdige reminders om op te laden.
- Personeel en planning: Analyseer welke instructeurs het drukst zijn en of je voldoende capaciteit hebt tijdens piekmomenten.
Hoe gebruik je deze data slim?
- Real-time lessen optimaliseren: Zie direct welke lessen populair zijn en plan extra sessies waar nodig.
- Gerichte klantcommunicatie: Gebruik data om persoonlijke reminders of pushmeldingen te sturen, zoals “Er is nog plek in je favoriete les morgen om 19:00 uur!”
- Omzetdoelen monitoren: Bekijk dagelijks of je op schema ligt met je aanmeldingen en omzet. Dit helpt je om snel te schakelen als je een actie moet verlengen of aanpassen.
- Team efficiënt inzetten: Zorg dat je tijdens piekuren de juiste mensen op de juiste plek hebt, bijvoorbeeld extra personeel bij de balie of in drukke groepslessen.
Alle januari tips op een rijtje
- Automatiseer je check-in proces
- Bied je klanten een 24/7 ervaring
- Besteed werkzaamheden uit
- Zeg vaarwel tegen papieren trainingsschema’s
- Gebruik digitale contracten en -inschrijfmogelijkheden
- Kies voor een geautomatiseerd betalingsproces
- Laat klanten zichzelf aan- en afmelden voor lessen
- Bouw je eigen webshop
- Kies voor online voedingsschema’s
- Stuur op data
Met deze 10 tips haal je het maximale uit de drukste maand van het jaar.
Geen onnodige chaos of tijdverspilling, maar slimme tools en strategieën die jou en je team helpen om efficiënt te werken én je leden de beste ervaring te bieden.
Begin vandaag met het implementeren van deze tips en maak van januari een succes voor jou én je leden. 💪
