Heeft het coronavirus impact op jouw bedrijf? Bekijk onze FAQ

Houd je leden betrokken, thuis of in de club, tijdens de tweede coronagolf

Door Nan de Bruin

Gepubliceerd 21 oktober 2020

Naarmate de winter vordert en de temperaturen dalen, wordt het steeds minder aantrekkelijk om lessen naar buiten te verplaatsen. Ook leven we in een realiteit waarin de toegestane groepsgroottes, voor zowel binnen als buiten, steeds kleiner worden. Nu de tweede golf van de pandemie uitgebroken is, worden er regelmatig nieuwe maatregelen aangekondigd. Juist omdat we ons de afgelopen zeven maanden hebben weten aan te passen aan het “nieuwe normaal” en we de juiste koers leken te varen, valt achteruitgang zwaar voor iedereen. 

Sommige clubs blijven buitentrainingen aanbieden ondanks de temperatuurdaling en het herfstachtige weer. Toch is het tijd om te overwegen je trainingen weer naar binnen te verplaatsen. Of dat nu live lessen zijn in je club of livestreams in de woonkamer van je leden.

Clubs richten zich enerzijds sterk op hygiëne, ventilatie en voldoende ruimte tussen apparatuur. Anderzijds vragen ze van hun leden om voorafgaande een bezoek altijd een tijdslot te boeken. Zo kan de capaciteit en veiligheid binnen de sportschool altijd worden gewaarborgd. 

Lees hier hoe Virtuagym kan helpen je aan te passen aan deze snel veranderende tijden. Zo blijf je toekomstbestendig. 

Check hier de Check-in functie!

Een van de belangrijkste regels volgens de huidige overheidsvoorschriften met betrekking tot COVID-19 is het beperken van het totaal aantal leden dat tegelijkertijd in je club aanwezig mag zijn. Met de check-in functie kun je een limiet per les of tijdslot instellen dat op elk moment kan worden aangepast.

Bovendien heb je zo altijd een actuele bezoekerslijst met inzicht wie wanneer jouw faciliteit heeft bezocht. Door ervoor te zorgen dat de maximale capaciteit nooit wordt overschreden, verminder je het aantal contacten tussen sporters en de mogelijke verspreiding van het virus. Zo kan iedereen veilig blijven sporten.

Sabine Knops, mede-eigenaar van SenS Gym, gebruikt deze functie al maanden: “We kunnen precies zien hoeveel leden er in de sportschool zijn. We zijn zo enthousiast over deze functionaliteit dat we deze zullen blijven gebruiken, zelfs nadat de coronamaatregelen zijn opgeheven.”

Het is ook mogelijk om een regel in te voeren waarbij klanten zonder een gereserveerd tijdslot de toegang tot jouw sportschool of studio wordt geweigerd. Stel dit in in je Virtuagym-portaal, door te klikken op Systeeminstellingen > Hardware en integraties > Kies de instelling > Geavanceerd. Daar kun je “Lid heeft geen boeking binnen X minuten” selecteren.

Zo zorg je ervoor dat klanten alleen toegang krijgen wanneer ze geboekt hebben. 

Houd je aan de planning!

Om de veiligheid van je personeel, je leden en jezelf te garanderen, is het belangrijk dat niemand je sportschool of studio bezoekt als ze coronasymptomen hebben.

In het lesrooster kun je voor iedere nieuwe en bestaande activiteit de “COVID-19 triage” inschakelen, welke leden vraagt een aantal vragen te lezen en te bevestigen, waaronder:

  • Had je in de afgelopen 24 uur een of meerdere van deze klachten? Hoesten, verkoudheidsklachten, verhoging of koorts, benauwdheid, reuk- en/of smaakverlies.
  • Heb je op dit moment een huisgenoot met koorts en/of benauwdheidsklachten?
  • Heb je het nieuwe coronavirus gehad en is dit de afgelopen 7 dagen vastgesteld (in een lab)?
  • Heb je een huisgenoot /gezinslid met het nieuwe coronavirus en heb je in de afgelopen 10 dagen contact met hem/haar gehad terwijl hij/zij nog klachten had?
  • Ben je in quarantaine omdat je: – direct contact had met iemand waarbij het nieuwe coronavirus is vastgesteld? – terug bent gekomen uit een COVID-19- risicogebied?

Klanten moeten vervolgens een vakje aanvinken. Daarmee zeggen ze schriftelijk toe de bovenstaande vragen gelezen te hebben en met “nee” te kunnen beantwoorden. Daarna kunnen ze pas een les of tijdslot boeken.  

Dit is eenvoudig in te stellen binnen de roostermodule in je portaal: voeg een nieuwe rooster activiteit toe of klik op een bestaande > ga naar activiteit details en klik op bewerk > scroll naar beneden > vink het vakje: “Vraag COVID-19 vragen voor het boeken” aan en klik op opslaan.

Zodra de activiteit zichtbaar is in je rooster, zullen je leden onmiddellijk de disclaimer zien voordat ze de activiteit boeken. Als je het rooster nog moet instellen, kijk dan hoe één van onze klanten er mee aan de slag is gegaan: SoulStudio 010.

Covid-19 Check

Binnen het rooster kunnen je leden van tevoren lessen boeken en kun jij verplichte tijdslots instellen, de capaciteit van je sportschool beheren en ook de aanwezigheid registreren. Nu steeds meer clubs en klanten het rooster gebruiken om lessen te boeken, hebben we een hoop functionaliteiten verbeterd.

Zo ontstaan er geen problemen wanneer veel klanten dezelfde les willen boeken en kunnen Zoom-links worden gebruikt om lessen te streamen – zelfs na de starttijd.

Geef ons wat credits! 

Het gebruik maken van credits houdt in dat je het aantal boekingen of entrees kan beperken binnen een bepaalde periode. Je kan zo het aantal keren dat een klant je faciliteit mag bezoeken op basis van hun lidmaatschap bepalen.

Wanneer ze hun limiet hebben bereikt, wordt de toegang geweigerd. Sommige sportscholen en studio’s kiezen ervoor dat leden minstens één of twee dagen van tevoren een slot kunnen boeken. Ook hier heb je de vrijheid om het zelf in te stellen. 

Als het nog niet is opgenomen als onderdeel van een lidmaatschap kunnen credits worden ingesteld als een add-on-optie. Dit doe je in systeeminstellingen > credits > nieuw >  noem het tegoed bijvoorbeeld “Toegang”.

Wanneer je kiest voor “uitgeschakeld voordat de les start”, dan worden de tegoeden onmiddellijk na het boeken van de klant afgetrokken. Als een klant al zijn of haar haar credits heeft opgebruikt, kan hij/zij meer credits kopen. Let er wel op dat je sportschool blijft voldoen aan de nieuwste coronamaatregelen aangaande de maximaal toegestane capaciteit.

Video on Demand, waar en wanneer je maar wilt

In contact blijven met je klanten en het delen van nuttige content is belangrijk om hun motivatie hoog te houden. Of ze nu thuis sporten of bij jou in de sportschool of studio.

Met Video on Demand (VOD) voorzie jij je klanten van unieke trainingsvideo’s die ze rechtstreeks binnen hun Virtuagym-webportaal of vanaf hun Virtuagym mobiele app kunnen streamen – waar en wanneer ze maar willen.

Ze kunnen deze video’s zelfs direct naar hun tv casten! Door hoogstaande trainingscontent online aan te bieden, kan dit de prestaties van je leden verbeteren tijdens het sporten vanuit huis. Wij zijn op dit moment bezig om de streamingervaring te verbeteren nu steeds meer leden thuis sporten. 

Wil je gebruik maken van VOD, onderdeel van ons PRO+-pakket (een kant-en-klare online coaching- en engagementoplossing)? Neem dan contact op met ons support team of je accountmanager om de mogelijkheden te bespreken.

Zodra VOD is geactiveerd, zullen je klanten dit direct terugvinden in hun webportaal en via een tegel in de Virtuagym mobiele app.

Connect met je leden in de online community

Communiceer met je klanten en deel nieuws en updates, bijvoorbeeld over de nieuwste COVID-19 gerelateerde regels en voorschriften, via de Community feature. Naast de livestream-lessen die je kunt koppelen aan een activiteit in je rooster, kun je binnen de Community ook rechtstreeks livestreamen. Om er zeker van te zijn dat je Community binnen je portaal actief is, ga je naar de Engage-module in het menu aan de linkerkant van je portaal en selecteer je “Community”. Daar kun je de naam, het welkomstbericht, de thumbnail en de achtergrondafbeelding wijzigen, meldingsinstellingen selecteren en kiezen wie er mag posten.

Om je eerste livestream te starten, moet je ervoor zorgen dat je een YouTube-account hebt ingesteld (dit kan ook met Vimeo-links) en dien je de live-streamingfunctionaliteit op je YouTube-startpagina te activeren. Je kan vervolgens de naam van je livestream kiezen en de zichtbaarheid selecteren (openbaar, privé of geheim). Daarna kan je ervoor kiezen om een later tijdstip te plannen en de camera en microfoon selecteren die je wilt gebruiken. Selecteer de URL voor je livestream en ga naar je community pagina binnen Virtuagym. Typ je bericht en plak de URL van YouTube in het bericht (zorg ervoor dat je URL www. bevat). Ga live!

Een andere functionaliteit van de Community is het creëren van een privégroep die kan worden gebruikt om bijvoorbeeld opgenomen trainingen live te delen met een select aantal leden. Ga naar de Community-pagina in de Engage-module en selecteer groepen > nieuwe groep toevoegen > en kies de juiste privacy-instellingen van het groepstype (openbaar, privé of geheim). Als je klanten de meest recente app-update hebben, worden deze video’s rechtstreeks in de app op hun apparaat afgespeeld!

Verkrijg waardevolle inzichten in het gedrag van jouw klanten

Leer de data en bedrijfsstatistieken van jouw sportschool of studio te begrijpen en krijg inzicht in wie wanneer je club bezoekt met Business Analytics. Ontdek waar je grootste kansen liggen en zorg ervoor dat je niets misloopt. Een aankomende Business Analytics-functionaliteit die binnenkort gereleaset wordt, is de Retentie Planner. Deze kijkt naar de gegevens over het gedrag van leden en brengt vervolgens de bijbehorende risiconiveaus voor opzeggingen in kaart. Dit kan je retentiegraad drastisch verhogen omdat je je nu kan focussen met gerichte acties op klanten die een vergroot risico lopen om op te zeggen. Je zou bijvoorbeeld persoonlijk contact met hen kunnen opnemen om een opzegging te voorkomen, wat ongetwijfeld enorm belangrijk is in de huidige COVID-19 situatie.

 

Nan de Bruin

Visual storyteller and winter sports enthusiast

TWEE MAANDEN GRATIS!

???? Black Friday ????

Plan je demo vóór 2 dec.!