Hoe kun je jouw sportschool automatiseren?

Door Melanie Verbueken

Gepubliceerd 18 mei 2022

Hoe kun je processen in sportscholen automatiseren? Een studie van marktonderzoeksbureau IDC schat dat bedrijven elk jaar 20 tot 30% van hun inkomsten mislopen door inefficiënte processen. Dat gaan dus om flinke bedragen, zeker voor een sportschool die nog aan het herstellen is van de coronapandemie.

Met inefficiënte processen loop je niet alleen inkomsten mis, ze kunnen ook leiden tot een verminderd moreel bij werknemers en hogere retentiecijfers.

Wat zijn de meest inefficiënte processen binnen een fitnessonderneming?

Voor een succesvolle fitnessonderneming is het van essentieel belang dat alle afdelingen en processen efficiënt samenwerken. Helaas is dit niet altijd het geval.

Onder inefficiënte processen binnen een fitnessonderneming verstaan we het gebrek aan communicatie tussen afdelingen of medewerkers, wat kan leiden tot verwarring en menselijke fouten. In andere bedrijven is het personeel niet goed opgeleid, wat ook tot fouten en inefficiëntie leidt. Tot slot zijn er ondernemingen die gewoonweg niet over de juiste processen beschikken en dat leidt tot verspilling van tijd en middelen.

Door het stroomlijnen van processen, verhoog je je inkomsten en kun je jouw personeel en klanten een betere ervaring bieden.

De effectiviteit van automatisering in fitnessondernemingen

Automatisering klinkt als een technische term om taken uit te voeren zonder dat daar een mens aan de pas komt.

Automatisering kan van alles zijn, van het gebruik van een softwareprogramma om afspraken te boeken of lidmaatschappen te verkopen tot het gebruik van een robotarm om verf te mengen. Spoiler alert: dat laatste ga ik niet behandelen in dit blogartikel.

Het niet technische-aspect houdt in dat automatisering een manier is om slimmer te werken. Door een deel van de taken die bij het runnen van een studio komen kijken te automatiseren, kunnen ondernemers tijd en energie vrijmaken om zich op belangrijkere dingen te concentreren. En omdat automatisering vaak goedkoper en efficiënter kan dan traditionele methoden, kan het bedrijven helpen zowel geld als tijd te besparen.

“Werk slimmer, niet harder.”

Waarom veel fitnessondernemers nog niet optimaal gebruik maken van automatisering in hun sportschool:

  1. Veel ondernemers zijn bezorgd over de kosten van automatisering
  2. Ondernemers maken zich zorgen dat automatisering hun persoonlijke aanpak zal wegnemen
  3. Ondernemers geven aan dat ze niet de tijd hebben om te leren hoe ze automatisering moeten gebruiken

Herken jij jezelf in een van deze bovenstaande situaties? In de volgende paragrafen ga ik hier dieper op in.

1. Automatisering betekent lagere kosten

Automatisering heeft juist als voordeel dat het grotere efficiëntie oplevert en lagere arbeidskosten.

Fitnessondernemers die hun sportschool of studio automatiseren hoeven geen werknemers meer in dienst te nemen om de fysieke locatie te beheren. Zeker nu er steeds meer sportscholen worden omgetoverd tot 24/7 gyms – wat aansluit bij de wensen van de moderne fitnessklant. Personeel is nu vaak alleen nog maar aanwezig (en nodig) tijdens de piekuren.

fitness app automatiseren klant zelf regie in handen

Bovendien kan back-office automatisering je ook veel tijd besparen. En tijd is … Je snapt me wel. Fitnessklanten kunnen hierdoor zelf hun lidmaatschappen, afspraken en trainingsschema’s 24/7 beheren.

2. Ondernemers maken zich zorgen dat automatisering hun persoonlijke aanpak zal wegnemen

Ondernemers die denken dat automatisering hun persoonlijke benadering zal wegnemen, hebben het mis. Het stelt je juist in staat meer persoonlijke dingen te doen.

Automatisering kan je helpen de kleine dingen van je klanten te onthouden waardoor ze zich gewaardeerd voelen. Automatisering kan ook helpen om inzicht te krijgen in het klantgedrag, wat je als basis kan gebruiken als touchpoints tussen je merk en je klanten in kaart te brengen. Zo kun je iedere klant een op maat gemaakte klantervaring bieden.

Kortom, automatisering kan u helpen efficiënter en persoonlijker met uw klanten om te gaan.

3. Ondernemers geven aan dat ze niet de tijd hebben om te leren hoe ze automatisering moeten gebruiken

Als je denkt aan de manier waarop grote bedrijven zoals Facebook, Google, Netflix en Disney gepersonaliseerde ervaringen aan hun klanten bieden met apps, e-mails en reclames, begint het je misschien te duizelen – hoe kun jij als (kleine) fitnessondernemer hierin mee?

Veel fitnessondernemers zeggen dat ze niet de tijd hebben om te leren hoe ze automatisering moeten gebruiken. Veel ondernemers werken 40 uur in het bedrijf, maar houden dus geen tijd over om aan het bedrijf te werken.

Ze beweren dat het automatiseren van hun bedrijf een aanzienlijk grote investering van tijd en energie kost. Hoewel het waar is dat automatisering complex kan zijn, zijn er veel manieren om hiermee te starten zonder veel tijd of geld te besteden.

fitness software voor het automatiseren van je sportschool

“Ondernemers hebben wel tijd om zonder route rond te gaan rijden, maar geen tijd om van te voren een goede route uit te stippelen die ze onderweg veel tijd bespaart. Juist doordat veel zaken nog inefficiënt geregeld worden, hebben ze geen tijd om aan hun bedrijf te werken. Deze ondernemers zitten vast in de zogeheten ratrace.“ – Rob Trousselot

Het is daarom belangrijk om vooraf tijd te investeren in automatisering zoals een fitness software, zodat je al je processen goed kunt automatiseren en je software dus optimaal kan inzetten. Bovendien zijn er online tal van nuttige hulpmiddelen beschikbaar en bieden veel automatiseringstools gratis proefperiodes of e-learnings aan.

Een andere tip kan zijn om leren en instellen van een automatiseringstool uit te besteden aan medewerkers, bijvoorbeeld degene die alle administratie verwerkt.

Uiteindelijk kan het nemen van de tijd om te leren over automatisering en deze te implementeren je op de lange termijn tijd besparen, waardoor het een investering is die het overwegen waard is.

De voordelen van het automatiseren van processen in je sportschool

  • Van lead naar klant in één klik

Met een leadmanagementsysteem kun je leads volgen vanaf de eerste keer dat ze in contact met je komen tot het moment waarop ze een betalende klant worden. Door het beheren van leads op een centrale plek, kun je jouw leadmanagement stroomlijnen en ervoor zorgen dat elke lead de aandacht krijgt die hij nodig heeft. Door te investeren in een goed lead management systeem, kan je eenvoudig leads omzetten in klanten, en je bedrijf laten groeien.

fitness leadmanagement software

  • Klantervaring die aansluit bij de moderne fitnessconsument

Vroeger betekende fitness dat men op een vast tijdstip naar de sportschool ging voor een groepsles onder begeleiding van een trainer. De fitnessconsument van vandaag is echter veeleisender. De moderne fitnessconsument verwacht dat fitnessdiensten zich aanpassen aan hun voorkeuren en levensstijl, in plaats van andersom.

Dat houdt in dat klanten op het gebied van personalisatie onder andere op maat gemaakte trainingsschema’s, toegewezen videowork-outs en inzichten in hun progressie door data uit wearables verwachten.

veranderende wensen van de moderne fitnessklant

En denk bijvoorbeeld ook aan de geautomatiseerde facturering, klanten die zelf hun abonnementen kunnen wijzigen, afspraken kunnen boeken en altijd en overal toegang hebben tot hun trainingsschema’s en voedingsplannen.

Automatisering kan een belangrijke rol spelen bij het voldoen aan deze verwachtingen.


Klik hier om meer te lezen over de verwachtingen van de moderne fitnessconsument


  • Meer data leidt tot betere beslissingen

Hoe meer processen je automatiseert, hoe meer inzicht je krijgt en meer slimme beslissingen kan nemen. Automatisering zorgt ervoor dat alle processen binnen je onderneming meetbaar worden.

Veel ondernemers maken nog beslissingen op basis van hun gevoel, omdat ze simpelweg deze data niet hebben of deze data nog niet inzichtelijk hebben gemaakt.

Begrijp me niet verkeerd, het is ook zeker belangrijk dat je keuzes maakt waarbij jij je als ondernemer goed voelt. Maar wat als er een tool bestaat die al jouw data in kaart brengt in makkelijk te begrijpen grafieken en tabellen? Dan neem je toch zeker wel een kijkje voordat je een beslissing neemt?

Omzetconstructie voor sportscholen

Met Virtuagym’s Business Analytics Software kun je eenvoudig zien waar de grootste kansen liggen voor jouw fitness bedrijf, welke processen je moet verbeteren en krijg je inzicht in je piek- en daluren en populaire lessen.

Wees dus niet bang voor automatisering – omarm het, en gebruik het om je klanten dé gepersonaliseerde ervaring te geven waar ze naar op zoek zijn.

Melanie Verbueken

Marketing Localisation Specialist. Wide range of martial art skills. Strength and core group instructor.

TWEE MAANDEN GRATIS!

???? Black Friday ????

Plan je demo vóór 2 dec.!