12 min
Fitness management software kiezen klinkt misschien als een technische keuze. Iets voor “later”.
Maar als je het goed aanpakt, is het precies het tegenovergestelde:
- het is je vliegwiel voor groei
- je digitale teamlid dat nooit ziek is
- en de ruggengraat van je klantbeleving
Want wist je dit?
Fitnessondernemers die overstapten van losse tools naar Virtuagym zagen binnen 24 maanden 42% meer lidmaatschappen… én een omzetgroei van 77%.
Het kiezen van software lijkt misschien op het kiezen van een matras.. 🛏️
Alles oogt strak en veelbelovend. Tot je erop gaat liggen.
Pas dan merk je wat schuurt:
– Dat het niet past bij je team
– Dat jij blijft hangen in handmatige acties
– Of dat je workflow compleet op z’n kop staat
En voor je het weet zit je vast aan een jaarcontract met functies die je niet gebruikt en support die je niet begrijpt.
Zonde.
Software hoort niet in de weg te zitten. Het hoort je lucht te geven. Tijd. Rust. Groei.
❌ Maar dat begint niet bij de tool.
✅ Dat begint bij jou.
Bij hoe jij werkt. Wat je wil. Wat jouw gym of studio nodig heeft.
Daarom heb ik deze koophandleiding geschreven, zodat jij geïnformeerde beslissingen kunt nemen!
Stap 1: Start met de fundering: weet waar je heen wil
De meeste ondernemers starten hun zoektocht naar software vaak met de vraag “welke fitness software moet ik kiezen?"… zijn niet klaar voor software. Ze willen een app, automatisering of iets “dat alles regelt”.
Maar wat ze eigenlijk zoeken, is overzicht. Grip. Rust. En groei.
Alleen weten ze zelf niet precies welke van die dingen.
En daarom kiezen ze vaak verkeerd. 😟
Ik heb sportschoolhouders meegemaakt die duizenden euro’s per jaar betaalden voor een systeem met 10 functies, waarvan ze er uiteindelijk maar twee gebruikten.
En ik heb personal trainers gesproken die “iets met een app” wilden, maar nog geen idee hadden hoe hun klantreis in elkaar zat — laat staan wat hun klant dan in die app zou moeten doen.
Dat gebeurt als je software probeert te kopen zonder eerst helder te hebben hoe je bedrijf eruit moet zien.
Je kiest dan op basis van features in plaats van fundament. Je koopt wat anderen zeggen dat ‘handig’ is — in plaats van wat jouw sportschool of fitness studio op dit moment écht nodig heeft.
En dat is gevaarlijk, want dan gebeurt er iets geks: je past je bedrijf aan aan de software.
In plaats van andersom. ❌
Wat voor fitness software heb jij nodig?
Voor je ook maar één demo plant of vergelijkingssite opent, stel jezelf eerst deze vraag: Waar moet mijn bedrijf over 1 of 2 jaar staan? En wat heb ik daarvoor nodig om daar te komen?
- Wil je doorgroeien naar meerdere locaties?
- Wil je minder uitvoerend werk, zodat je meer aan je bedrijf kunt werken dan erin?
- Wil je je coaching digitaliseren, zodat klanten beter begeleid worden buiten je contactmomenten om?
- Wil je een team dat zelfstandig kan draaien, zonder dat jij overal achteraan moet bellen?
- Of wil je juist klein en persoonlijk blijven, maar wél met meer overzicht en structuur?
Allemaal legitieme ambities. Maar ze vragen om totaal verschillende oplossingen.
Oefening: 3 vragen om je fundering helder te krijgen 📝
Pak pen en papier en geef antwoord op deze drie vragen:
- Wat wil ik zelf blijven doen als ondernemer?
→ Denk aan intakegesprekken, klantcontact, contentcreatie, leidinggeven, sales… - Wat wil ik niet meer hoeven doen?
→ Denk aan administratieve taken, terugkerende taken, facturen sturen, schema’s handmatig aanpassen, ledenadministratie, appjes beantwoorden… - Hoe moet mijn bedrijf aanvoelen als het goed loopt?
→ Snel? Rustig? Persoonlijk? Geautomatiseerd? Strak geregeld of juist flexibel?
Als je dit scherp hebt, weet je ook wát je software moet oplossen. En vooral: wat je dus niet nodig hebt.
Laat je niet gek maken door tools met eindeloze mogelijkheden. Laat je leiden door je visie. Niet door functies.
Stap 2: Schets je situatie en knelpunten van sportschool beheer
Software hoort problemen op te lossen. Maar dan moet je wel weten welke problemen je eigenlijk hebt.
En nee, “ik wil alles wat makkelijker” is geen concreet probleem. Dat is een gevolg. Van chaos. Van losse tools. Van systemen die niet met elkaar praten.
De meeste ondernemers die op zoek gaan naar software slaan deze stap over.
Behalve jij, want jij volgt dit stappenplan! 💪
Breng je huidige situatie in kaart
Pak weer pen en papier of open een leeg document en maak drie kolommen. Voor verandering is het immers belangrijk eerst te bepalen wat je startpunt is.
Tip van Melanie: betrek je team bij dit proces. Zij lopen waarschijnlijk tegen andere obstakels aan dan jij en hebben weer andere ideeën en inzichten hierop. 💡
1. Wat doe je nu nog handmatig?
Hier zitten vaak de grootste frustraties, maar hier valt ook meteen de meeste winst te behalen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Werk je nog met losse inschrijfformulieren en hoe ziet dit proces eruit? Waar bewaar je deze formulieren, wanneer verwerk je ze in je administratiesysteem, etc.
- Excel bijhouden voor betalingen en incasso’s
- Verzend je nog steeds losse e-mails voor roosterwijzigingen of WhatsApp voor communicatie met klanten?
- Roosters aanpassen in Word of een gedeelde Google Agenda
- Upsell-gesprekken voeren met klanten door middel van reminders in je agenda te zetten zodat je dit niet vergeet.
- Losse trainingsschema’s en voedingsprogramma’s uitdraaien voor klanten.
Als je jezelf regelmatig hoort denken “dit moet toch makkelijker kunnen?” → zet het op dit lijstje.
Want alles wat herhaaldelijk gebeurt en níet geautomatiseerd is, kost je onnodig energie.
2. Waar verlies je het overzicht?
Hier wordt het vaak pijnlijk concreet. Heb jij inzicht in je financiële prestaties?
Bijvoorbeeld:
- Je weet niet wie er écht actief is en wie eigenlijk al maanden afhaakt
- Je ziet pas bij het opmaken van de facturen wie er niet betaald heeft
- Roosterwijzigingen worden verkeerd gecommuniceerd of vergeten
- Je hebt geen idee of klanten hun doelen behalen en je kunt ze dus ook niet op tijd bijsturen
- Je moet zes tabs openen om basisinformatie bij elkaar te sprokkelen
Als jij degene bent die alles moet controleren… dan is het systeem niet goed ingericht. Punt.
3. Wat frustreert je op dagelijkse basis?
Dit is je “f*ck dit”-lijst. 🫢 Je mag het zo opschrijven. Het zijn de dingen die je elke week energie kosten, maar die zó normaal zijn geworden dat je er bijna niet meer over nadenkt.
Laat me je helpen een beginnetje te maken:
- Je moet je websitebouwer mailen om je rooster op de website te laten aanpassen en kan dit niet zelf doen
- Je wilt inschrijfformulieren invoeren, maar je kunt het handschrift niet lezen van nieuwe leden
- Je moet handmatig controleren of iedereen betaald heeft, omdat je systeem daar geen melding van geeft
- Een lid zegt een les af, jij moet het handmatig verwerken én de aanwezigheid corrigeren in Excel
- Trainers communiceren met klanten via WhatsApp, jij hebt geen idee wat er besproken wordt, maar je bent wél eindverantwoordelijk.
Het zijn precies dit soort dingen waar fitness software voor bedoeld is. Niet om je bedrijf ingewikkelder te maken, maar om die eindeloze losse taken weg te halen.
Zet deze knelpunten naast je doelen
Dit is het moment waarop je alles bij elkaar legt. Want ja, je bent nu misschien elke week uren kwijt aan administratie, klantvragen of foutgevoelige roosters… maar waarvoor wil je die tijd eigenlijk terug?
Wil je groeien in leden? Wil je juist meer rust in je hoofd? Wil je je team zelfstandiger laten draaien?
Dit bepaalt welk systeem bij je past.
Omdat ik nu eenmaal fitnessmarketeer ben, gooi ik er even een SWOT-vergelijking in, want ook hier draait het om het verschil tussen waar je nu staat en waar je heen wilt.
SWOT-analyse voor fitness software
- Wat zijn je grootste frustraties (intern probleem)?
- Wat wil je bereiken (groeikans)?
- Wat blokkeert dat nu (zwakke plek)?
- En wat zou het oplossen (je focus)?
Je hoeft niet alles in één keer op te lossen, maar kies wél bewust wat je prioriteit heeft.
Stap 3: Welke software oplossingen heb je echt nodig?
Oké, nu we weten waar je naartoe wilt én wat er in je huidige situatie wringt, kunnen we concreet worden: Wat moet je nieuwe software wél doen en wat mag je voorlopig nog even loslaten?
Een van de grootste valkuilen bij het kiezen van software is dat je denkt dat je álles nodig hebt.
Je komt in een demo terecht die aanvoelt als een digitale snoepwinkel. 🍬
Ziet er prachtig uit. Alles lijkt handig. Alles lijkt belangrijk.
Tot je er weken later achter komt dat je vooral betaalt voor functies die je nooit gebruikt, terwijl dat ene cruciale ding dat je élke dag nodig hebt… net niet lekker werkt.
Daarom: terug naar de kern.
Je gaat nu bewust prioriteiten stellen. Wat heb jij nu nodig om jouw bedrijf structureel soepeler te laten draaien? En wat is op dit moment gewoon een luxe die misschien later nog wel komt?
Welke software oplossingen zijn cruciaal en welke niet?
Zie dit als een verlengde van die SWOT-achtige denkoefening van net, want hoe belangrijk een functie is, hangt af van wat jij en je klanten daadwerkelijk dagelijks gebruiken.
Je software moet je dagelijkse werk makkelijker maken — niet ingewikkelder. Dus kijk goed: wat doe jij elke dag, elke week, elke maand?
Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde facturering, customer relationship management, geavanceerde analyses, een gepersonaliseerde app, ledenadministratie, agenda beheren, toegangscontrole, lidmaatschappen, mobiele toegang, etc.
Wat moet je klant kunnen doen?
De ervaring van jouw klant bepaalt of ze blijven of afhaken. Wil je dat ze zelf hun online boekingen kunnen regelen? Zelf hun abonnement kunnen beheren? Is het belangrijk dat ze via de gepersonaliseerde app met jou kunnen communiceren of willen ze vooral inzicht in hun voortgang?
Wat de klant dagelijks nodig heeft, verdient prioriteit. 🧡
Verdeel vervolgens de functionaliteiten in drie categorieën: Noodzakelijk, Handig en Luxe.
Stap 4: Check je team, want jij bent niet de enige die ermee werkt
Een veelgemaakte fout: je kiest software die jij handig vindt, maar waar je team stilletjes van in de stress raakt.
Software hoort niet alleen jou te ondersteunen, maar het hele team. Van de personal trainers op de vloer tot de fitnessmarketeer 😉 die je social posts plant. Als zij er niet mee kunnen werken, dan heb je er alsnog niks aan.
Dus: betrek ze. Allemaal. Vanaf het begin.
Wie móét je erbij halen?
- Je receptiemedewerker (of jijzelf, als je frontdesk bent)
Die moet snel leden kunnen opzoeken, check-ins registreren, betalingen regelen en inschrijvingen afronden zonder drie tabbladen open te hebben. - Personal trainers & coaches
Zij zijn degene die met de leden werken. Zij maken schema’s, communiceren via de app of software, geven feedback. - Je marketingteam of VA
Gebruiken zij het systeem om campagnes in te richten? E-mails te versturen? Klantdata te gebruiken voor automatisering of retentie-acties? Dan moet dat soepel gaan.
Geef je team toegang tot de demo. Laat ze het ook zelf testen!
Tip van Melanie: Lees de reviews en succesverhalen van andere fitnessondernemers. Hier ontdek je hoe ze de software écht gebruiken en hoe tevreden ze zijn. ⭐
Stap 5: Hoeveel kost fitness software?
Laten we het hebben over het best bewaarde geheim in de wereld van fitnesssoftware:
🥁
🥁🥁
de prijs.
Die vind je namelijk zelden op de homepage. En als je ‘m eindelijk hebt gevonden, dan snap je nog niet precies wát je ervoor krijgt of wat je allemaal nog bij moet kopen.
“Hoeveel kost het?” is dan ook meestal de eerste vraag die gesteld wordt.
Snap ik. Logisch ook.
Maar als dat het enige is waar je naar kijkt, ga je geheid verkeerd kiezen.
Het bedrag kan als veel klinken. Tot je bedenkt dat het je wekelijks 10 uur scheelt, foutgevoelige processen automatiseert en je klanttevredenheid verdubbelt.
“Ik gebruikte eerst allerlei losse systemen om mijn club te runnen. Met Virtuagym is alles samengevoegd in één platform – dat werkt veel overzichtelijker én is ook nog eens goedkoper”, ** ** Iris van Bloesem Fitness
Hier moet je wél op letten als je naar de prijs kijkt:
- Betaal je per lid, per locatie of per functie?
Sommige systemen lijken goedkoop… tot je 300 leden hebt of een tweede locatie opent. - Zit je vast aan jaarcontracten of kun je flexibel opzeggen?
En belangrijker: wat gebeurt er als je wil stoppen? Kun je je data meenemen? Of blijf je maanden betalen voor iets dat je niet meer gebruikt? - Krijg je support in jouw taal, van échte mensen?
Want niks zo frustrerend als een bug proberen uit te leggen aan een Engelstalige chatbot, terwijl je klant aan de balie staat met een probleem.
Wist je trouwens dat Virtuagym een Nederlands supportteam heeft? 💬 In dit blog vroeg ik ze het hemd van het lijf: wat komt er nu écht kijken bij overstappen naar een alles-in-één fitness software?
- Wat kost het als je straks groeit?
Kun je makkelijk opschalen naar meer leden, trainers of locaties of moet je dan overstappen naar een compleet ander systeem?
Stap 6: Essentiële informatie over privacy, klantenservice & updates
We hebben het gehad over functies, prijzen, team en strategie, maar dit is het hoofdstuk dat veel ondernemers overslaan. Tot het misgaat.
Stel je voor:
Het systeem ligt eruit. Je klant kan niet inloggen. De automatische incasso is twee keer afgeschreven.
Je rooster is plots verdwenen. En jij? Jij belt op maandag om 07:00 en krijgt alleen een FAQ in het Engels en een chatbot die “je vraag heeft doorgestuurd naar het supportteam”. 😭😭
Niet de functies, niet het dashboard… maar dit is waar het op aankomt.
Kun je bouwen op je softwarepartner of sta je er alleen voor als het écht telt?
Stel daarom deze vragen voordat je tekent:
- Is de software écht AVG-compliant?
- Worden klantgegevens veilig opgeslagen?
- Heb je een verwerkersovereenkomst?
- Kun jij zelf instellen wie er bij welke data mag?
- Is er tweestapsverificatie of andere basisbeveiliging?
- Wordt het systeem actief geüpdatet?
- Is er sprake van regelmatige updates van de software?
- Worden bugs snel gefixt?
- Komen er nieuwe features bij, of voelt het systeem alsof het sinds 2015 stilstaat?
- Hoe goed is de support — en in jouw taal?
- Is er telefonische hulp of alleen een ticketsysteem?
- Kun je chatten met een echt persoon?
- Spreken ze Nederlands (of snappen ze je situatie)?
- Zijn de antwoorden nuttig of standaard-copypaste?
- Hoe gaat de onboarding en migratie?
- Word je geholpen met het overzetten van je leden?
- Krijg je hulp bij het instellen van je rooster, schema’s, betalingen?
- Of krijg je toegang tot een kennisbank en moet je het uitzoeken?
Alles wat je wilt weten over onboarding, migratie en support bij Virtuagym kun je vinden in dit blog waar ik mijn salescollega’s het hemd van het lijf heb gevraagd.
Stap 7: Tijd om de juiste software te kiezen
Hieronder heb ik nog enkele belangrijke blogs op een rijtje gezet voor je:
- De beste fitness software voor studio’s
- De beste sportschool software van het moment
- De belangrijkste voordelen van fitness software op een rijtje
- De beste fitness apps van het moment om klanten te begeleiden
- De beste personal trainer software
Je weet waar je naartoe wilt. Je kent je frustraties. Je weet wat belangrijk is voor jouw team.
Nu is het tijd om knopen door te hakken.
Wil je ontdekken of Virtuagym past bij jouw businessmodel, team en groeiplannen?
Plan hier direct een gratis demo in bij een van mijn collega’s! 🚀
