Het goed bijhouden van boekingen en lidmaatschappen is door de coronacrisis meer vanzelfsprekend geworden. Sportscholen en studio’s moesten de 1,5 meter waarborgen en dus mochten er maar een beperkt aantal mensen tegelijkertijd sporten.
Daarnaast hebben de studio’s een flinke financiële klap gehad als gevolg van de coronamaatregelen. En omdat ze sowieso al een kleinere capaciteit hebben dan traditionele sportscholen, raakt het de eigenaren van deze kleine bedrijven hard.
Het is daarom belangrijk om de beschikbare studioruimte te optimaliseren door middel van een goed plannings- en managementsysteem om tegelijkertijd het aantal leden in je studio te beheren. Wanneer leden zich makkelijk kunnen aanmelden voor lessen en betrokken zijn bij jouw studio zullen ze zich eerder inschrijven voor extra lessen. En een volgeboekt schema betekent meer inkomsten voor jouw studio. Het is een eenvoudig, moeiteloos proces en kan meteen gebruikt worden.
SoulStudio 010 houdt het HEET
Na jarenlang freelancen, richtte Yada van der Hoek SoulStudio 010 op in het hart van Rotterdam. Ze biedt een scala aan HOT-lessen aan- waaronder Hot Yoga, Hot Pilates en Hot Small Group Workouts. SoulStudio biedt maandelijkse lidmaatschappen, losse lessen en zelfs credits die kunnen worden gekocht en gebruikt voor individuele lessen.
Tijdens de coronacrisis moest SoulStudio haar studio aanpassen op de coronamaatregelen. Zo moest bijvoorbeeld het aantal mensen per les worden verminderd om anderhalve meter te kunnen waarborgen tussen de matten. De lesduur werd ingekort van 75 minuten naar 60 minuten, zodat de tijd tussen de lessen van 30 naar 45 minuten kon, om zo voldoende tijd te hebben om schoon te maken ter voorbereiding op de volgende les.
Tegenwoordig is het voor Yada’s leden nog steeds belangrijk om makkelijk lessen te kunnen boeken, annuleren of op een plek op de wachtlijst te kunnen krijgen. In het geval dat er plaatsen vrijkomen, kunnen ze hun eigen schema’s plannen.
Samengevat: meer leden die lessen boeken = vollere lessen = hogere retentie = meer inkomsten voor SoulStudio. Tot slot is ook belangrijk voor Yada en haar personeel om te weten wanneer ze les moeten geven. Zo kunnen ze een gezonde balans tussen werk en privé behouden.
Besteed minder tijd aan plannen en meer tijd aan lesgeven
Yada besloot het planningsproces van SoulStudio te optimaliseren door Virtuagym te gebruiken. Het automatiseren van het proces betekende meer tijd voor Yada’s passie: lesgeven. Met Virtuagym’s geautomatiseerde planningsmodule konden SoulStudio-leden zelf lessen boeken, lessen annuleren, hun plek op een wachtlijst bekijken, een pushmelding ontvangen wanneer een plek vrijkomt en zelfs zien hoeveel credits ze nog hebben of deze bijkopen in de webshop.
Voor Yada werd het gemakkelijk om te zien wanneer zij of haar personeel les moet geven, wie er deelnemen aan de lessen en wat de capaciteit per les is. Leden hoeven zich geen zorgen meer te maken dat ze niet aan de populaire Hot Yoga-lessen kunnen deelnemen! Door leden toegang te geven tot het lesrooster werd de drempel voor inschrijving verlaagd en dit resulteert in hogere inkomsten voor SoulStudio.
Laten we beginnen door een rooster met activiteiten te creëren om te bekijken hoe jouw studio tijd kan besparen!
Om te beginnen heeft Yada haar rooster opgezet in Virtuagym. Dit is eenvoudig te doen in het portaal onder Systeeminstellingen in het zijbalkmenu. In de sectie Benodigdheden selecteerde ze Planning instellingen en klikte op Toevoegen om haar planning te maken. Onder Geavanceerde Instellingen waren er opties om leden een bevestigingsmail te sturen na boekingen, annuleringen of over leswijzigingen.
Ook is het mogelijk om dezelfde lessen samen te voegen of zelfs terugkerende boekingen toe te staan. Na het klikken op Opslaan werd het rooster aangemaakt en daarna was het mogelijk om lessen toe te voegen.
Yada probeerde het systeem zelf uit en kon basisfuncties uitvoeren, maar volgde daarna een training op het kantoor van Virtuagym. Daar leerde ze hoe ze het meeste uit de roostermodule kon halen. Naar eigen zeggen was Yada “niet geweldig met computers”, en had ze dus planningsoplossing nodig die ze makkelijk kon gebruiken. Het rooster beheren in Virtuagym was een fluitje van een cent.
Om Hot Yoga-lessen toe te voegen, ging Yada naar de **R****ooster-module** en selecteerde de datum en tijd voor de les waarna een pop-upvenster verscheen. Ze stelde de instructeur in, het maximale aantal deelnemers, de datum, start- en eindtijden, wekelijkse herhaling, annuleringsbeleid, en andere opties.
Nadat ze op Toevoegen had geklikt, stond de les live op het rooster. De studio had volledig overzicht over het roostersysteem en kon alle studiolessen bijhouden. Nu konden SoulStudio-leden hun lessen eenvoudig boeken via hun app of via de website van SoulStudio.
De alles-in-één softwaresuite van Virtuagym biedt een planningsoplossing, maar beschikt ook over een heleboel extra functies die je kunt helpen bij het runnen van je studio. Probeer het nu uit in je eigen Virtuagym-portaal .
