Heeft het coronavirus impact op jouw bedrijf? Bekijk onze FAQ

Beheer je facturen en word sneller betaald

Door Nan de Bruin

Gepubliceerd 18 juli 2021

Nu sportscholen weer opengaan, krijgen ze niet alleen nieuwe leden, maar zien ze ook leden terug. Deze terugkerende leden hebben hun lidmaatschap in de afgelopen zes maanden vaak onderbroken of stopgezet. Daarom is het nu nog is het belangrijker om deze lidmaatschappen en hun facturen bij te houden. Zo krijgen sportscholen daadwerkelijk betaald en kunnen ze een stabiele geldstroom onderhouden. De toestroom van nieuwe leden betekent een piek in het aantal te beheren facturen. Het bijhouden van welke leden wanneer hebben betaald, welke leden niet hebben betaald en waarom, is een extreem tijdrovend proces.

Sportscholen kennen de pijn van het beheren van schema’s, verschillende soorten lidmaatschappen, betalingen en schuldinningen zonder een geautomatiseerde oplossing. Als er een manier was die je volledige factureringsproces met slechts een paar klikken zou kunnen automatiseren, zou je daar dan nee tegen kunnen zeggen?

Laten we kijken hoe dat kan en hoeveel tijd het jou en jouw sportschool kan besparen!

Frank Trousselot is sinds 2014 betrokken in de fitnessbranche na het verlaten van een carrière in de software-industrie. Samen met zijn broer Rob richtte hij LIJFSTIJL Coaches op, wat is uitgegroeid tot een toonaangevend franchisenetwerk voor personal training in Nederland. Ze hebben nu 125 franchisenemers en meer dan 25.000 leden. LIJFSTIJL Coaches richt zich op training, voeding en coaching met binnen- en buitentrainingen en één-op-één persoonlijke trainingsbegeleidingssessies.

Terwijl LIJFSTIJL Coaches snel groeide, was Frank gefrustreerd dat zijn personeel facturen nog steeds handmatig verwerkte. Het proces hield in:

  1. Het kiezen van de facturen en het controleren van de selectie op correctheid;
  2. Het exporteren van het SEPA-bestand van de facturen van de LIJFSTIJL Coaches;
  3. Het uploaden van het bestand naar het portaal van hun bank.

De bank verwerkte vervolgens de facturen, debiteerde de rekeningen van de leden en stuurde een CAMT-facturenbestand terug naar de LIJFSTIJL Coaches. Daarna ging het personeel verder met:

  1. Het uploaden van het CAMT-bestand
  2. Het controleren welke facturen zijn betaald en onbetaalde facturen registreren als openstaand
  3. Het opnemen van openstaande facturen in het volgende SEPA-bestand dat naar de bank wordt gestuurd.

Als een factuur echter na 60 dagen nog steeds niet is betaald, riskeren leden buitensluiting. Frank liep mogelijk aanzienlijke inkomsten mis door niet op tijd betaalde facturen of terugboekingen, omdat zijn personeel openstaande en ontbrekende betalingen handmatig moest opvolgen. Dat was niet alleen een tijdrovend proces, maar ook zeer foutgevoelig. Toen Frank op zoek ging naar een oplossing, realiseerde hij zich dat het mogelijk was om het hele proces met Virtuagym te automatiseren!

Omdat LIJFSTIJL Coaches het alles-in-één-pakket van Virtuagym gebruikte, kon Frank gemakkelijk beginnen met het automatiseren van dit vervelende proces in de module Lidmaatschappen en Facturering.

Om automatische betalingen in te stellen, moest Frank ervoor zorgen dat hij een online betalingsprovider had ingeschakeld. Virtuagym werkt samen met betalingsprovider Mollie in de EU. Aangezien Frank in Nederland is gevestigd, was de keus voor deze populaire betalingsprovider snel gemaakt. Om met Mollie aan de slag te kunnen gaan, maakte Frank een gratis account aan via de Virtuagym-portaal.

Nadat zijn account was aangemaakt, kopieerde hij de API-sleutel naar zijn Virtuagym-portaal. Dit was makkelijk toegankelijk in zijn Virtuagym-portaal onder Systeeminstellingen in het zijbalkmenu. Hij scrolde omlaag naar het gedeelte Beheren en klikte op Betaalmethoden waar hij zijn voorkeursmethoden selecteerde.

In zijn portaal schakelde Frank Geautomatiseerde Betalingen in en koos de frequentie waarmee hij de facturen automatisch wilde laten verzenden: dagelijks, wekelijks of maandelijks. De facturen zijn vervolgens om 02:00 uur Nederlandse tijd opgehaald en direct naar Mollie gestuurd. Om te zien welke facturen werden verzonden, gingen de medewerkers van Frank naar de module Financieel en kozen voor Openstaande facturen + Automatische Incasso of Credit Card met een dagelijks, wekelijks of maandelijks filter. Mollie werkt automatisch de status van de factuur in Virtuagym bij van In Behandeling naar Betaald of Openstaand als er sprake was van een mislukte betaling of een terugboeking.

In deze gefilterde weergave zag het personeel van Frank de eerste en terugkerende facturen die naar Mollie werden gestuurd en konden ze eventuele uitzonderingen controleren. Alle terugkerende betalingen gaan naar Mollie om de betalingen te verwerken. De verwerkte betalingen kwamen automatisch bijgewerkt in Franks Virtuagym-portaal.

De facturering van de LIJFSTIJL Coaches en Frank is nu automatisch en stressvrij. Frank heeft hierdoor tijd om de klantervaring te verbeteren en te werken aan retentie (wat later meer inkomsten betekent voor Frank en de LIJFSTIJL Coaches). Met deze extra tijd kan hij dus op verschillende manieren meer geld verdienen. Alleen al het gemak van het niet handmatig te hoeven verwerken van facturen was de moeite waard voor Frank. Volgens hem ‘maakt het je je leven echt makkelijker’. 

Nu worden alle facturen, betalingen en tracking op één plek afgehandeld, dus dat bespaart dat de LIJFSTIJL Coaches en Frank tijd en geld. Wat vroeger een halve werkdag per maand kostte is nu met een paar klikken gedaan. Het hele proces is vanaf dag één geautomatiseerd. Dus het is niet langer nodig om betalingen te volgen of herinneringen te sturen. Er is een eenvoudige interface waarmee je kunt zien wie al heeft betaald en welke facturen nog openstaan.

Ook de oprichter van UniqueGyms & 040Fit, Joris Kooter, is voorstander:

“Mijn advies aan elke club die ik begeleid is om de betalingen te automatiseren, zodat club managers veel tijd kunnen besparen en een beter overzicht krijgen op welke betalingen zijn ontvangen en welke nog openstaan. Storneringen zijn ook direct inzichtelijk”.

Het is nooit te laat om over te schakelen naar een geautomatiseerde oplossing.

De alles-in-één softwaresuite van Virtuagym biedt een oplossing voor factureringsbeheer, maar beschikt ook over een heleboel extra functies die jou helpen jouw sportschool te runnen. Probeer het uit in je eigen Virtuagym-portaal. Stel het in, leun achterover en zie hoe je facturen vanzelf worden verwerkt!

Nan de Bruin

Visual storyteller and winter sports enthusiast

TWEE MAANDEN GRATIS!

???? Black Friday ????

Plan je demo vóór 2 dec.!