5 min
Nu onze samenleving weer open is, krijgen sportscholen niet alleen een toestroom van nieuwe leden, maar zien ze ook oude leden terug. Dat is natuurlijk ontzettend fijn voor je omzet, maar het betekent ook meer administratiewerk in het bijhouden van je facturen en betalingen. En dat kost tijd.
Overzicht houden van betaalde facturen en onbetaalde facturen innen is een buitengewoon tijdrovend proces.
En dat terwijl je nu juist je tijd besteden aan je nieuwe en terugkerende leden de best mogelijke ervaringen te bieden. Je wil daarom dat alle facturen zo snel mogelijk betaald worden zodat je een stabiele geldstroom kan behouden voor je onderneming. Maar de toestroom van nieuwe leden betekent een piek in het aantal te beheren facturen.
Sportscholen kennen de pijn van het beheren van schema’s en roosters, verschillende soorten lidmaatschappen, betalingen en schuldinningen zonder een geautomatiseerde oplossing. Als er een manier was die je volledige factureringsproces automatiseert in slechts een paar klikken zou je daar dan nee tegen kunnen zeggen?
Zo automatiseer jij eenvoudig je facturen en betalingen
Frank Trousselot is sinds 2014 betrokken in de fitnessbranche na het verlaten van een carrière in de software-industrie. Samen met zijn broer Rob richtte hij LIJFSTIJL Coaches op, wat is uitgegroeid tot een toonaangevend franchisenetwerk voor personal training in Nederland.
Ze hebben nu 125 franchisenemers en meer dan 25.000 leden. LIJFSTIJL Coaches richt zich op training, voeding en coaching met binnen- en buitentrainingen en één-op-één persoonlijke trainingsbegeleidingssessies.
Terwijl LIJFSTIJL Coaches snel groeide, was Frank gefrustreerd dat zijn personeel facturen nog steeds handmatig verwerkte. Onbetaalde facturen innen en de algehele administratie werden een hoofdpijndossier.
Onbetaalde facturen innen bij LIJFSTIJL Coaches in de oude stijl:
- Het kiezen van de facturen en het controleren van de selectie op correctheid;
- Het exporteren van het SEPA-bestand van de facturen van de LIJFSTIJL Coaches;
- Het uploaden van het bestand naar het portaal van hun bank.
De bank verwerkte vervolgens de facturen, debiteerde de rekeningen van de leden en stuurde een CAMT-facturenbestand terug naar de LIJFSTIJL Coaches. Daarna ging het personeel verder met:
- Het uploaden van het CAMT-bestand
- Het controleren welke facturen zijn betaald en onbetaalde facturen registreren als openstaand
- Het opnemen van openstaande facturen in het volgende SEPA-bestand dat naar de bank wordt gestuurd.
Als een factuur echter na 60 dagen nog steeds niet is betaald, riskeren leden buitensluiting. Frank liep door deze onbetaalde facturen aanzienlijke inkomsten mis door niet op tijd betaalde facturen of terugboekingen.
Zijn personeel moest namelijk handmatig openstaande en ontbrekende betalingen opvolgen. Dat was niet alleen een tijdrovend proces, maar ook foutgevoelig.
Toen Frank op zoek ging naar een oplossing, realiseerde hij zich dat het mogelijk was om het hele proces met Virtuagym te automatiseren!
Onbetaalde facturen innen gaat automatisch met Virtuagym
Omdat LIJFSTIJL Coaches het alles-in-één-pakket van Virtuagym gebruikt, kon Frank gemakkelijk beginnen met het automatiseren van dit vervelende proces in de module Lidmaatschappen en Facturering.
Om automatische betalingen in te stellen, moest Frank ervoor zorgen dat hij een online betalingsprovider had ingeschakeld . Virtuagym werkt samen met betalingsprovider Mollie in de EU.
Aangezien LIJFSTIJL COACHES in Nederland is gevestigd, was de keus voor deze populaire betalingsprovider snel gemaakt. Om met Mollie aan de slag te kunnen gaan , maakte Frank een gratis account aan via het Virtuagym-portaal.
Nadat zijn account was aangemaakt, kopieerde hij de API-sleutel naar zijn Virtuagym-portaal. Dit was makkelijk toegankelijk in zijn Virtuagym-portaal onder Systeeminstellingen in het zijbalkmenu. Hij scrolde omlaag naar het gedeelte Beheren en klikte op Betaalmethoden waar hij zijn voorkeursmethoden selecteerde.
In zijn portaal schakelde Frank Geautomatiseerde Betalingen in en koos de frequentie waarmee hij de facturen automatisch wilde laten verzenden: dagelijks, wekelijks of maandelijks.
De facturen worden vervolgens om 02:00 uur Nederlandse tijd opgehaald en direct naar Mollie gestuurd. Om te zien welke facturen werden verzonden , gaan de medewerkers van Frank naar de module Financieel en kozen voor Openstaande facturen + Automatische Incasso of Credit Card met een dagelijks, wekelijks of maandelijks filter.
Mollie werkt automatisch de status van de factuur in Virtuagym bij van In Behandeling naar Betaald of Openstaand als er sprake was van een mislukte betaling of een terugboeking.
In deze gefilterde weergave ziet het personeel van Frank de eerste en terugkerende facturen die naar Mollie zijn gestuurd en kunnen ze eventuele uitzonderingen controleren.
Alle terugkerende betalingen gaan naar Mollie om de betalingen te verwerken. De verwerkte betalingen kwamen automatisch bijgewerkt in Franks Virtuagym-portaal.
Geen stress bij facturering en betalingen
De facturering van de LIJFSTIJL Coaches en Frank is nu automatisch en zonder enige stress. Frank heeft hierdoor tijd om de klantervaring te verbeteren en te werken aan retentie (wat later meer inkomsten betekent voor Frank en de LIJFSTIJL Coaches).
Met deze extra tijd kan LIJFSTIJL Coaches dus op verschillende manieren meer geld verdienen. Alleen al het gemak van het niet handmatig te hoeven verwerken van facturen was de moeite waard voor Frank:
“Het maakt je leven echt makkelijker.”
Nu worden alle facturen, betalingen en tracking op één plek afgehandeld, dus dat bespaart dus niet alleen tijd maar ook geld.
Wat vroeger een halve werkdag per maand kostte is nu met een paar klikken gedaan. Het hele proces is vanaf dag één geautomatiseerd.
Dus het is niet langer nodig om betalingen te volgen of herinneringen te sturen. Er is een eenvoudige interface waarmee je kunt zien wie al heeft betaald en welke facturen nog openstaan.
Ook de oprichter van UniqueGyms & 040Fit, Joris Kooter, is voorstander:
“Mijn advies aan elke club die ik begeleid is om de betalingen te automatiseren, zodat club managers veel tijd kunnen besparen en een beter overzicht krijgen op welke betalingen zijn ontvangen en welke nog openstaan. Storneringen zijn ook direct inzichtelijk”.
Het is nooit te laat om over te schakelen naar een geautomatiseerde oplossing
De alles-in-één softwaresuite van Virtuagym biedt een oplossing voor factureringsbeheer, maar beschikt ook over een heleboel extra functies die jou helpen jouw sportschool te runnen. Probeer het uit in je eigen Virtuagym-portaal . Stel het in, leun achterover en zie hoe je facturen vanzelf worden verwerkt!
