Wil jij je ook meer focussen op het ondernemerschap, in plaats van bezig te zijn met het plegen van eindeloze telefoontjes om boekingen te wijzigen of te annuleren? Wat als ik jou kan vertellen dat dit veel gemakelijker is dan je waarschijnlijk nu denkt. In dit blog geef ik je 3 tips hoe je het management van je boksclub efficiënter kunt managen door het inzetten van software. ?
Hoe begin je je eigen boksclub?
Ben jij van plan om binnenkort je eigen bokclub te openen? Dan raad ik je aan om eerst de stappen hieronder te checken, voordat we het gaan hebben over management software. Heb je al een gevestigde boksschool, dan kun je deze checklist overslaan.
- Ken je regio. Open geen boksschool in een omgeving met veel concurrenten.
- Vind je niche. Op welke doelgroep ga jij targeten? Zijn dat bijvoorbeeld de competitieve boksers of juist de recreante sporters? Zorg dat je aanbod matcht met je doelgroep.
- Maak een business model. Deze vragen kunnen je helpen bij het opstellen van een business model voor jouw boksschool: “Wat maakt mijn bedrijf uniek? Waarom wil ik een boksschool starten? Wat zijn mijn kernwaarden? Wat ga ik precies aanbieden en hoe ga ik geld verdienen?”
- Zorg voor bescherming. Het is en blijft immers boksen. Er kan altijd iets misgaan. Zorg ervoor dat je alles op orde hebt omtrent contracten, verzekeringen en juridische hulp.
Het managen van een boksschool
Het runnen van je eigen boksclub klinkt erg leuk, maar waar begin je? Naast het geven van bokstrainingen en het motiveren van mensen, ben je nu klaar voor de volgende stap: het managen van een boksschool. Hiermee bedoel ik het managen van het ledenbeheer, de boekhouding en al die financiële rompslomp die dit met zich meebrengt. Geloof me, niemand wil hier teveel tijd aan spenderen: ik ook niet. Als groot liefhebber van innovatie is mijn motto: “Als je het kunt automatiseren … automatiseer het.” Je gaat tenslotte niet naar de rivier toe om je was te doen, als je ook een wasmachine kunt krijgen, toch?
Ik ben gelukkig niet de enige die er zo over denkt.
De dames van de boksschool Bijlmerbajes hebben hierover het volgende te zeggen: “Moeten we echt al deze administratie doen? Willen we dat wel? Het antwoord is simpel. Niemand wil het doen, maar iedereen moet het doen.”
“We willen zoveel mogelijk tijd met mensen doorbengen. Dat is de reden waarom we deze boksschool zijn begonnen”, vertelt Maartje (clubeigenaar). Om hierop te kunnen focussen, heeft de boksclub haar frontoffice geautomatiseerd met management software.
Bekijk hier het volledige interview:
Ik heb hieronder de 3 grootste management pijnpunten opgesomd die je gemakkelijk kunt verlichten door technologie.
1. Ledenbeheer software
Grofweg heb je twee manieren hoe mensen lid worden bij studio’s:
- Je verkoopt lidmaatschappen aan walk-ins
- Je verkoopt lidmaatschappen aan online bezoekers
Laten we met de online bezoekers beginnen. Het begint allemaal met Google. Ik woon in Amsterdam, dus:
Jouw website - je hebt toch wel een website? - zou op de eerste pagina moeten verschijnen. Als dit niet het geval is, dan is het tijd om de wondere wereld genaamd SEO (zoekmachineoptimalisatie) in te duiken. Als je het budget hebt, dan raad ik je ten zeerste aan om te investeren in SEO, zodat jouw website altijd wordt weergegeven in de topresultaten van Google. Want mensen googlen vaak niet verder dan de vouw in Google, laat staan dat ze doorklikken naar pagina 2.
Laten we teruggaan naar het voorbeeld. De geïnteresseerde partij (in dit geval ik) komt op jouw website terecht en natuurlijk weet de content op jouw website mij meteen te overtuigen om me aan te melden bij jouw boksschool.
Een simpele low-tech manier om aanmeldingen te verzamelen op jouw website is via een eenvoudig contactformulier. Een nadeel hiervan is dat het een hoop extra werk oplevert. Je moet namelijk alle contactgegevens handmatig overnemen en vervolgens moet dit potentiële lid een passend abonnement ontvangen en deze ondertekenen en terugsturen. Dit abonnement wordt vervolgens door jou gefactureerd en verwerkt.
Maar wat nou als je e-commerce combineert met een webshop op jouw website, zodat bezoekers direct zelf lidmaatschappen (of proeflessen) kunnen kopen, zonder dat jij daar iets voor hoeft te doen. Dat klinkt al een stuk beter, toch?
In de ideale wereld werkt het als volgt:
- Een bezoeker bezoekt je website
- De bezoeker koopt een lidmaatschap in de webshop
- Een automatische betalingslink wordt naar het nieuwe lid verzonden
Dat heb je even gemakkelijk voor elkaar gebokst! Spoiler alert: het werkt zo in Virtuagym.
2. Online roostering- en boekingsystemen automatiseren
Naast het automatiseren van de verkoop van lidmaatschappen, hoef je straks ook niet meer de hele dag aan de telefoon te hangen (zoals onze consultants).
Zelfs wanneer je het leuk vindt om te bellen (wat ik me overigens echt niet kan voorstellen), kost bellen enorm veel tijd. Die tijd kan je beter besteden aan het geven van bokstrainingen, de ontwikkeling van je marketingcampagnes, de wondere wereld van SEO ? of aan alle andere o-zo belangrijke dingen die ondernemers doen.
Ik heb old school sportscholen en sportstudio’s bezocht die mij terugbrachten naar de vorige eeuw. Zo had het welkomstcomité geen tijd om mij te verwelkomen in hun sportstudio, omdat ze simpelweg te druk waren met het verwerken van telefonische annuleringen/aanpassingen in excel spreadsheets.
De oplossing voor een geautomatiseerde planning? Maak is wat meer gebruik van digitale oplossingen! Er zijn al zoveel handige oplossingen beschikbaar en gelukkig kost niet alles geld: een gratis tools zoals de Google Kalender kan al jouw redder in nood zijn. Je kan deze planningstool openbaar maken en delen met je leden en het personeel. Hierdoor hebben ze altijd en overal toegang tot het actuele lesrooster, afmeldingen en eventuele roosterwijzigingen.
Helaas hebben ‘gratis’ tools beperkingen. Je bent bijvoorbeeld beperkt in het versturen van notificaties en wil je een maximaal aantal deelnemers per les/uur? Dan zul je toch moeten overstappen naar de betaalde tools. Maar niet getreurd, deze tools werken vaak veel beter en hebben meer opties beschikbaar!
Ik ben misschien een beetje bevooroordeeld wanneer het gaat om planningstools. Zonder “ahem” specifieke tools aan te bevelen, staan hier enkele criteria waaraan een planningstool zou moeten voldoen:
- Flexibiliteit. Je hebt volledige controle nodig over je planning, het aantal deelnemers (per les/uur), de verschillende soorten activiteiten, annuleringsregels, etc. Het is essentieel dat jouw planning aansluit op het business model.
- Presentielijsten. Twee dingen zijn belangrijk wanneer het gaat om aanwezigheidscontrole. Ten eerste moet je het aantal deelnemers kunnen beperken, je wil namelijk voorkomen dat je mensen moet weigeren. Bovendien is het bijhouden van de aanwezigheid van je leden erg nuttig. Met deze gegevens kun je bijvoorbeeld je lesrooster optimaliseren en minder betrokken leden opsporen, zodat je op hier tijdig op kunt anticiperen.
- Wachtlijsten. Natuurlijk wil je dat al je lessen volgeboekt zitten. Door het inzetten van wachtlijsten kunnen late annuleringen nog worden opgevuld.
- Meldingen. Wanneer je een rooster- en/of leswijziging moet doorvoeren, is het handig dat er meteen een automatische notificatie wordt verstuurd.
3. Creëer extra waarde voor je leden
Het krijgen van nieuwe leden is stap 1, maar hoe zorg je ervoor dat deze leden lang lid blijven? Het belangrijkte is om te beseffen dat jouw leden maar enkele uren per week doorbrengen in jouw boksstudio. Zorg ervoor dat je een band opbouwt met je leden.
Belangrijk is om het aantal contactmomenten met je leden te vergroten, zodat ze niet alleen tijdens hun trainingssessie in aanraking komen met jouw boksschool, maar ook op andere momenten in de week. Voeg bij elk contactmoment waarde toe voor de klant. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven van motiverende berichten op social media, leer je leden de waarde van respect in vechtsporten via jouw eigen app of geef ze work-outs om thuis uit voeren. Uiteindelijk is het leveren van toegevoegde waarde voor de klant de meest zekere manier om betaald te worden.
Verander je bedrijf in een lean mean boxing machine
Ben jij klaar om je een weg naar de top te boksen? Bekijk de alles-in-een boksschool software van Virtuagym. Van geautomatiseerde betalingen en planningen, tot een online community en ledenbeheer, de boksschool management software van Virtuagym heeft het allemaal.
Klaar om kostbare tijd te besparen en om echt te doen wat je leuk vind? Bekijk wat boksclub management software voor jou kan betekenen! Onze collega’s helpen jou graag op weg.
