Déclaration de confidentialité

 

Introduction

Chez Virtuagym (ci-après dénommé « nous», « notre », « nos » et « Virtuagym »), nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles et nous nous engageons à les traiter de manière responsable et conforme à la législation des É.-U. et de l’Union européenne sur la protection des données.

 

Cette Déclaration de confidentialité vise à vous informer sur nos pratiques en matière de confidentialité des données personnelles que nous traitons pour et au sujet nos clients, utilisateurs finaux, clients potentiels et autres individus. Les visites sur nos sites web, nos pages de médias sociaux et l’utilisation de nos applications basées dans le cloud (« Service ») ou de l’un de nos autres services sont affectées par la Déclaration de confidentialité.

 

Virtuagym peut agir à titre de responsable et de sous-traitant de vos données.

 

Définitions

Dans la présente Déclaration de confidentialité, les termes suivants ont la signification indiquée
ci-dessous.

  • « Déclaration de confidentialité » : s’entend de la présente politique.
  • « Service » : se rapporte à la solution technologique flexible et en marque blanche de Virtuagym conçue pour les applications web et mobiles, offrant un large éventail de fonctionnalités dans les domaines du suivi des activités, de la nutrition, de la vitalité psychique, du suivi du progrès, du coaching, des réservations, de la gestion des abonnements et de la facturation.
  • « Client » : désigne une entreprise ou entité commerciale qui noue une relation d’affaires en utilisant le Service ou en exprimant son intérêt pour celui-ci.
  • « Utilisateur final » : signifie tout individu qui n’agit pas au nom d’une entreprise ou entité commerciale et qui visite notre site web ou nos pages de médias sociaux, utilise le Service ou l’un de nos autres services depuis lequel il est redirigé vers la présente Déclaration de confidentialité.
  • « Donnée » : désigne toute donnée potentiellement liée à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne que l’on peut identifier directement ou indirectement, par exemple en référant à un élément de son identité comme un nom, une adresse électronique ou un numéro d’identification. Une personne physique n’est pas une société.
  • « Donnée personnelle » : désigne toute donnée liée à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée directement ou indirectement, par exemple en référant à un élément de son identité comme un nom, une adresse électronique ou un numéro d’identification.
  •  « Traitement » : signifie toute opération ou ensemble d’opérations portant sur des données ou des données personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, le verrouillage, l’effacement ou la destruction.

Quelles données personnelles nous collectons et pourquoi

Nous pouvons collecter vos Données personnelles en tant que Client ou Utilisateur final à diverses fins, notamment :

 

Accès à et utilisation de sites web et autres services en ligne

Nous procédons au traitement de vos Données lorsque vous vous visitez l’un de nos sites web ou que vous utilisez l’une de nos applications afin que vous puissiez bénéficier pleinement de l’exploitation du site et de nous conformer aux exigences légales applicables à l’exploitation de notre site, notamment celles qui touchent aux mots de passe, aux adresses IP et aux paramètres du navigateur. Nous traitons en outre les Données concernant vos préférences et vos paramètres et nous collectons des statistiques qui nous aident à améliorer nos sites web et nos services.

Lors de votre visite sur l’un de nos sites, nous pouvons recueillir des informations par le biais de « cookies ». Les cookies sont de petits fichiers textes conservés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Nous pouvons utiliser des cookies de session qui expirent lorsque vous fermez votre navigateur, et des cookies persistants qui restent sur votre ordinateur ou votre appareil mobile jusqu’à ce que vous les supprimiez. Les deux types de cookies sont généralement utilisés pour accroître l’utilité de votre expérience sur nos sites et la rendre plus personnelle et interactive, également lors de vos visites futures.   Nous avons également recours à des cookies pour mesurer et analyser l’audience et l’efficacité de nos sites web. Parmi les informations que nous recueillons, notons le nombre d’utilisateurs, la durée de leur visite et les sujets qui sont les plus consultés. Au fil du temps, ces données nous procurent des connaissances inestimables pour nous aider à améliorer l’expérience de l’utilisateur. Vous pouvez supprimer ou désactiver les cookies par le biais des paramètres de votre navigateur. Veuillez prendre note qu’en supprimant ou désactivant les cookies vous pourriez subir des inconvénients lors de votre utilisation du site web.

 

Traitement des demandes d’information, des commandes, ou des demandes de support

Nous traitons les Données personnelles qui sont nécessaires à la formulation de réponses à vos demandes. Nous recueillons notamment votre nom et vos données de contact afin de vous joindre et de vous fournir du support. Nous collectons en outre des informations comme des détails concernant votre demande et l’accord que vous avez conclu avec nous, la facturation ainsi que vos réponses à nos questionnaires de satisfaction au sujet de notre collaboration. Nous traitons ces Données pour des fins administratives, pour défendre vos droits et dans le cadre de la relation que nous avons établie avec vous.
Votre utilisation du Service

Nous traitons les données que vous saisissez dans le Service ainsi que les Données concernant votre utilisation du Service pour consolider notre relation avec nos clients et nous permettre de fournir des services de la manière la plus optimale, notamment : le coaching, l’entraînement individuel, la formation, les services de santé et de bien-être en entreprise. Nous traitons également ces Données pour améliorer la qualité du Service et pour mettre en œuvre des mesures appropriées conçues pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données. Cela nous permet notamment de mieux cibler nos interactions avec vous, de vous transmettre des informations générales sur le Service et de développer et améliorer le Service.

Contacter les employés de nos clients, les clients potentiels, les partenaires et les fournisseurs
Dans le cadre de notre relation avec nos clients, clients potentiels, partenaires et fournisseurs, nous obtenons de ceux-ci des données de contact commerciales qui peuvent comprendre des Données personnelles. Les finalités du traitement de ces Données peuvent être notamment la gestion des contrats, la satisfaction des obligations, la prestation du Service ou de l’un quelconque de nos autres services, la fourniture d’assistance, la facturation et la gestion des services ou de la relation.

 

Informations sur les visiteurs

Les informations concernant les visiteurs de nos sites et établissements sont enregistrées et nous utilisons des caméras de surveillance pour assurer la sécurité des personnes et des effets personnels ainsi que pour nous conformer aux exigences réglementaires. Nous nous réservons le droit d’externaliser les services décrits dans la présente disposition à l’un de nos partenaires.

 

De plus amples informations sur les données que nous traitons se trouvent dans le paragraphe intitulé « Conservation des données ».

Conservation des Données

Nous traiterons vos Données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour les finalités du traitement ou pour d’autres raisons valables, par exemple : respecter nos obligations légales, résoudre les différends ou exécuter nos accords.

 

Si vous êtes un Client, vos Données ainsi que les Données dont vous êtes responsable seront traitées aussi longtemps que votre contrat est en vigueur. Les périodes de conservation des données commencent à courir à la fin du contrat. Les périodes de conservation varient selon le type et la classification des Données. Lorsque la période de conservation prendra fin, vos données seront automatiquement anonymisées.

 

En tant que Client, vous pouvez formuler une demande pour le compte d’un utilisateur final pendant la période de validité de votre contrat.

 

Si vous êtes un Utilisateur final, vos Données seront traitées aussi longtemps que votre compte est actif. La désactivation peut être effectuée par un Utilisateur final comme indiqué ci-dessous. Après la désactivation, les périodes de conservation commenceront à courir. Lorsque la période de conservation prend fin, vos données seront automatiquement anonymisées.

 

  • Si vous êtes un Utilisateur final qui traite avec nous par l’intermédiaire de l’un de nos Clients, par exemple un coach, un entraîneur personnel, un enseignant, un propriétaire de club de sport ou un fournisseur de prestations de santé et de bien-être en entreprise, la désactivation de votre compte peut être faite par le Client dans le Service, et ;
  • Si vous êtes un Utilisateur final qui traite avec nous directement, votre compte sera désactivé automatiquement s’il est resté inactif pendant 12 mois.

 

Partage de Données

Paramètres de confidentialité du Service

Afin d’assurer une utilisation optimale du Service, nous vous conseillons de fournir des Données au Service, mais vous êtes libre d’accepter de le faire ou non. Les données généralement partagées avec le Service sont le prénom, le nom de famille, l’adresse électronique, la langue préférée, l’âge, la taille, le poids, le sexe et le lieu de résidence. En outre, le Service vous offre la possibilité de limiter les Données qui y sont partagées. Vous pouvez modifier vos paramètres de confidentialité dans le Service en vous rendant sur votre compte et en cliquant sur « confidentialité ». En tant qu’utilisateur du Service, vous pouvez également décider de ne pas indiquer votre nom réel sur votre profil, ce qui assure votre anonymat auprès des autres utilisateurs.

 

Filiales

En qualité d’organisation globale, nous pouvons partager des Données avec nos filiales et les transférer dans des pays où nous exerçons nos activités. Virtuagym n’accorde l’accès à des Données personnelles échangées entre elle et les filiales qu’elle contrôle, que selon le principe du besoin d’en connaître, c’est-à-dire en fonction des fins spécifiques nécessaires à l’accès.

 

Prestataires de services tiers  

Dans certains cas, nous échangeons des Données avec nos prestataires de services tiers qui effectuent pour notre compte la collecte, le stockage, l’analyse ou d’autres formes de traitement des Données personnelles. Nous avons recours à ces tiers pour diverses raisons comme la fourniture de support à nos Clients et Utilisateurs finaux ou pour l’hébergement et le stockage des Données. En outre, nous pouvons avoir recours à des tiers pour des fins administratives ainsi que pour le marketing ou la vente. Enfin les prestataires de services tiers nous permettent de fournir un Service optimal et de répondre à vos demandes. Lorsque nous sélectionnons des prestataires de services tiers, nous tenons compte de la manière dont ils sécurisent et traitent les Données avant de retenir leurs services.

 

Transferts transfrontaliers

Certains de nos prestataires de services tiers exploitent leur entreprise hors de l’Espace économique européen. Cela signifie que vos Données pourraient être acheminées à l’extérieur de l’Europe. Dans ce cas, une évaluation appropriée relative à la sécurité est effectuée pour garantir un niveau adéquat de protection de vos Données.

 

Exécution et respect des lois

Dans certaines situations, nous pourrions être tenus de divulguer vos Données suite en réponse à des demandes légales émanant d’organismes gouvernementaux par suite d’une procédure judiciaire, une ordonnance d’un tribunal ou une procédure légale. Nous pouvons également divulguer des informations pour nous défendre contre des actions en justice et, si nous estimons que cela est nécessaire, pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant des activité illégales, des soupçons de fraude, des situations comportant des menaces potentielles pour la sécurité physique de toute personne, des violations de notre Contrat de Service et autres contrats, ou tel que requis par la loi.

 

Réorganisation, achat et fusion d’entreprises

Advenant une décision de vendre, d’acheter, de fusionner ou de réorganiser de toute autre manière nos opérations commerciales dans un pays, une telle opération est susceptible d’entraîner la divulgation de Données.

 

Vos droits

En tant qu’Utilisateur final, la loi vous accorde le droit de : I) demander l’accès à vos Données personnelles, II) demander la rectification des Données personnelles que nous traitons, III) demander l’effacement de vos Données personnelles, IV) vous opposer au traitement de vos données personnelles, V) demander la limitation du traitement de vos Données personnelles, VI) demander une copie de vos Données personnelles et VII) retirer le consentement que vous aviez accordé à l’utilisation de vos données.

 

Veuillez prendre note que si vous ne souhaitez pas partager vos données, les corriger, les effacer, vous opposer à leur traitement, limiter leur traitement ou retirer le consentement déjà accordé à l’utilisation des données, cela pourrait limiter partiellement ou entièrement l’accès aux fonctionnalités du Service ou d’autres services, comme les activités de support et de marketing.
Exercice de vos droits

Veuillez choisir avec soin le cas décrit ci-dessous qui vous concerne. Vous pourriez être concerné par les deux situations.

  • Si vous êtes un Utilisateur final traitant avec nous par l’intermédiaire de l’un de nos Clients, par exemple un professionnel tel un coach, un entraîneur personnel, un enseignant, un propriétaire de club de sport ou un fournisseur de prestation de santé et de bien-être en entreprise, vous pouvez contacter ce Client afin d’exercer vos droits, car ce Client contrôle (en partie) vos Données personnelles ; ou
  • Si vous êtes un Utilisateur final traitant avec nous directement et que vous souhaitez exercer un quelconque droit décrit aux présentes, veuillez nous contacter à l’adresse support@virtuagym.com, car dans ce cas nous contrôlons (en partie) vos Données personnelles.

Lorsque vous exercez l’un de vos droits, ou lors de toute autre interaction, nous pouvons exiger de vous des informations ou des actions spécifiques pour confirmer votre identité. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à empêcher que vos Données personnelles ne soient communiquées à quiconque n’est pas habilité à les recevoir.

 

 

Plaintes

Si vous souhaitez formuler une plainte concernant la Déclaration de confidentialité ou nos pratiques relatives à vos Données personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse : support@virtuagym.com.

 

Si vous êtes insatisfait de la manière dont nous avons examiné une plainte ou si vous n’êtes pas d’accord avec la solution que nous vous proposons, vous pouvez soumettre une plainte à l’autorité locale responsable de la protection des données. Aux Pays-Bas l’autorité compétente est : Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Sécurité des données

Nous reconnaissons que vos données doivent être protégées et nous assumons nos responsabilités à l’égard des Données que vous nous confiez. Par la mise en place de mesures de sécurité raisonnables et le recours aux technologies de sécurité et à des procédures organisationnelles, nous veillons à protéger vos Données de la perte, de l’utilisation abusive ou de l’accès non autorisé. Nous utilisons notamment des serveurs sécurisés, des pare-feux, des informations chiffrées et nous limitons l’accès aux Données personnelles par nos employés.

 

Modification de la Déclaration de confidentialité

Nos services, y compris le Service, évoluent constamment et nous pouvons les modifier de temps en temps sans notification préalable. C’est pourquoi nous nous réservons le droit d’ajouter des éléments ou de modifier de toute autre manière la présente Déclaration de confidentialité et nous vous notifierons en de changements majeurs à la Déclaration. La date de la dernière mise à jour sera indiquée au début ou à la fin de la Déclaration.

 

La nouvelle Déclaration de confidentialité entrera en vigueur au moment de sa publication. En continuant d’accéder au Service ou de l’utiliser après la prise d’effet des modifications, vous acceptez d’être lié par la Politique de confidentialité révisée, selon sa nouvelle teneur.

Comment nous contacter

En cas de questions concernant cette Déclaration de confidentialité, vous pouvez nous envoyer un e-mail à support@virtuagym.com.

 

La dernière mise à jour de cette Déclaration de confidentialité a été effectuée le 11-06-2018