Optimisez votre système de planification pour des cours complets

By Benjamin Lussert

Published 15 septembre 2020

Le suivi des réservations et des abonnements est plus que jamais essentiel. La capacité des studios est encore considérablement réduite en raison des restrictions liées au COVID-19 et, comme ils ont de nature une capacité bien inférieure à celle des salles de sport classiques, cela peut fortement nuire à ces entrepreneurs.

Il est nécessaire d’optimiser l’espace disponible de votre studio en créant un système de planification facile à utiliser et pour gérer le nombre de vos membres présents, au même moment, dans votre studio. Lorsque vos membres peuvent facilement s’inscrire à des cours et sont engagés dans votre studio, ils sont plus susceptibles de s’inscrire à des cours supplémentaires, ce qui augmente vos revenus. C’est un processus simple qui peut être utilisé dès le premier jour. 

SoulStudio 010 reste “HOT”

Après avoir travaillé en free-lance pendant des années, Yada van der Hoek a fondé SoulStudio 010, situé au cœur de Rotterdam, aux Pays-Bas, qui propose une gamme de cours HOT comprenant le Hot Yoga, le Hot Pilates et des séances d’entraînement Hot en petits groupes. SoulStudio propose des abonnements mensuels, des cours personnels et même des crédits qui peuvent être achetés et utilisés pour des cours individuels.

Après avoir été contraint de fermer ses portes à cause du COVID-19, le SoulStudio a officiellement rouvert le 1er juillet, mais avec des restrictions : les effectifs des sessions ont dû être réduits pour avoir plus d’espace entre les tapis. La durée des cours a été réduite de 75 à 60 minutes, et le temps entre chaque cours est passé de 30 à 45 minutes afin de laisser suffisamment de temps pour nettoyer en vue du cours suivant.

Comme il semble que cela soit devenu la “nouvelle norme”, il était important pour les membres de Yada de pouvoir facilement réserver ou annuler des cours et aussi de s’inscrire sur une liste d’attente si une place venait à se libérer, afin que chacun planifie ses propres horaires en conséquence. Car plus de réservations = plus de cours complets = une meilleure fidélisation = plus de revenus pour SoulStudio. Il est également important pour Yada et son personnel de savoir quand ils donnent des cours afin de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. 

Passez moins de temps à planifier et plus de temps à donner des cours

Yada a décidé d’optimiser le processus de planification de SoulStudio en utilisant Virtuagym. L’automatisation du processus a permis à Yada de consacrer plus de temps à sa passion : enseigner le yoga. Grâce au module de planification automatisé de Virtuagym, les membres de SoulStudio peuvent réserver des cours par eux-mêmes, les annuler, vérifier leur place sur une liste d’attente, recevoir une notification lorsqu’une place se libère et même voir combien de crédits il leur reste (ou les recharger si nécessaire dans la boutique en ligne). 

Pour Yada et son personnel, il est plus facile de savoir quand un cours est planifié, qui y assistera et quelle sera la capacité d’accueil. Les membres n’ont plus à s’inquiéter de leur absence à un cours de Hot yoga ! 

Rentrons dans le vif du sujet et créons un calendrier pour voir comment vous pouvez gagner du temps !

Pour commencer, Yada doit établir son emploi du temps sur Virtuagym. Cela se fait facilement sur son portail dans Paramètres du Système dans le menu de la barre latérale. Dans la section Essentiels, elle sélectionne Paramètres de Calendrier et “Ajouter” pour commencer à créer son agenda. Dans Paramètres Avancés, il y a des options pour envoyer aux membres un mail de confirmation après une réservation, une annulation, ou concernant des changements de cours, des fusions de cours ou même permettre des réservations récurrentes.

Après avoir cliqué sur “Sauvegarder”, l’horaire est créé et il est maintenant possible d’ajouter des cours. Yada a essayé le système pour elle-même et a pu faire les fonctions de base, mais elle a ensuite suivi une formation de Virtuagym où elle a appris à tirer le meilleur parti du module de planification. Se déclarant “pas douée pour les ordinateurs”, elle a dû choisir une solution de planification qu’elle pouvait utiliser facilement – et Virtuagym a été une évidence.

Pour ajouter des cours de Hot yoga, Yada se rend dans le module Calendrier et sélectionne la date et l’heure du cours et une fenêtre contextuelle apparaît. Elle peut choisir le coach, le nombre maximum de participants, la date, les heures de début et de fin, la périodicité, la politique d’annulation et bien d’autres options.

Après avoir cliqué sur “Ajouter”, le cours est maintenant en ligne sur le calendrier. Le studio a un contrôle total sur le système de planification et peut suivre tous les cours du studio. Désormais, les membres de SoulStudio peuvent facilement réserver leurs cours soit sur leur application mobile, soit sur le site web de SoulStudio. 

La suite logicielle tout-en-un de Virtuagym offre une solution de planification mais elle est également dotée d’une tonne de fonctionnalités supplémentaires qui vous aident à gérer votre studio. Essayez-la sur votre propre portail Virtuagym.

Benjamin Lussert

Parisien perdu à Amsterdam, découvrant la culture locale et essayant de parler le Dutch.

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