Gérez vos factures et soyez payé plus rapidement

By Benjamin Lussert

Published 15 septembre 2020

Alors que les salles de sport ont rouvert et gagnent de nouveaux membres, qui avaient peut-être interrompu leur abonnement ou l’avaient abandonné au cours des six derniers mois, il est important de suivre ces abonnements et leurs factures afin que les salles de sport puissent être payées et maintenir un flux régulier de revenus. Avec l’afflux de nouveaux membres, cela signifie plus de factures à gérer. C’est un processus extrêmement long que de suivre quels membres paient et quand, quels membres ne paient pas et pourquoi.

Les salles de sport sont déconcertés face à la gestion d’un calendrier, de différents abonnements, paiements et recouvrements de dettes sans une solution automatisée. Comment pourriez-vous dire non a une possibilité d’automatiser l’ensemble de votre processus de facturation en quelques clics

Voyons comment cela peut être fait et combien de temps cela peut vous faire gagner, à vous et à votre salle de sport !

Franck Trousselot est présent dans l’industrie du fitness depuis 2014. Après avoir quitté une carrière dans l’industrie du fitness, avec son frère Rob, Ils ont fondé lLIJFSTIJL Coaches qui est devenu un réseau majeur de franchises, aux Pays-Bas, spécialisé dans le coaching personnel, avec 125 franchises et plus de 25 000 membres. LIJFSTIJL Coaches se concentre sur l’entraînement, la nutrition et le coaching avec des séances d’entraînement en salle et en plein air et des séances d’entraînement personnelles.

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Comme LIJFSTIJL Coaches se développait très rapidement, Franck était contrarié à l’idée que son équipe continue de traiter les factures manuellement. Le processus consistait à : 

1- Choisir les factures et s’assurer que la sélection soit correcte

2- Exporter le fichier SEPA des factures de LIJFSTIJL Coaches

3- Télécharger le fichier sur le portail de leur banque 

Puis la banque traitait les factures, débitait les comptes des membres et renvoyait un fichier CAMT des factures à LIJFSTIJL Coaches. L’équipe pouvait ensuite : 

4- Télécharger le fichier CAMT

5- Vérifier quelles factures avaient été payées et enregistrer les factures impayées comme étant en suspens

6- Inclure les factures impayées dans le prochain fichier SEPA envoyé à la banque 

En revanche, si une facture n’était toujours pas payée après un certain temps, le membre en question risquait de se retrouver bloqué. Frank risquait ainsi de manquer de revenus importants lors des retards de paiements ou des rétrofacturations, car son équipe devait faire un suivi manuel, ce qui était un processus chronophage et sujet aux erreurs. Il fallait des heures pour traiter ces factures manuellement et assurer le suivi des paiements en suspens et manquants. Lorsque Franck a commencé à chercher une solution, il a réalisé qu’il était possible d’automatiser l’ensemble du processus grâce à Virtuagym !   

Comme LIJFSTIJL Coaches utilisait le package tout-en-un de Virtuagym, Franck a pu facilement commencer à automatiser ce processus fastidieux dans le module Abonnement & Facturation.

Afin de mettre en place des paiements automatisés, Franck devait s’assurer qu’il disposait d’un fournisseur de paiement en ligne activé. Virtuagym travaille avec Mollie, le fournisseur de paiement dans l’UE, et comme Franck est situé aux Pays-Bas, il a choisi ce fournisseur de paiement populaire. Pour commencer avec Mollie, Frank a créé un compte gratuit par le biais du portail de Virtuagym.

Une fois son compte créé, il a copié la clé API sur son portail Virtuagym. Celle-ci était facilement accessible sur son portail Virtuagym dans Paramètres Système dans le menu de la barre latérale. Il a fait défiler jusqu’à la section Gérer, et a cliqué sur Modes de Paiement où il a sélectionné ses modes de paiement préférés.

Sur son portail, Franck a basculé sur “Paiements automatisés” et a choisi la fréquence à laquelle il souhaitait que les factures soient envoyées automatiquement – quotidienne, hebdomadaire, mensuelle. Les factures étaient ensuite prélevées à 2h du matin, heure des Pays-Bas et envoyées directement à Mollie. Pour savoir quelles factures seront envoyées, Franck peut aller dans le module Financier et sélectionné “Factures en suspens” + “Débit direct” ou “Carte de crédit” avec le filtre de la semaine en cours. Mollie met automatiquement à jour le statut des factures sur Virtuagym de “En attente” à “Payé” ou “En suspens” s’il y a un échec de paiement ou une rétrofacturation.

Dans cette configuration, le personnel de Franck peut voir les premières factures et celles récurrentes qui seront envoyées à Mollie et peut vérifier les éventuelles exceptions. Tous les paiements seront envoyés à Mollie afin qu’ils puissent être traités. Une fois le paiement traité, il est automatiquement mis à jour sur le portail Virtuagym de Frank.

Désormais, la facturation de LIJFSTIJL Coaches et Frank se fait plus facilement et sans stress. Les heures économisées grâce à l’absence de traitement manuel des factures permettent d’avoir plus de temps pour améliorer l’expérience client, travailler sur la fidélisation (ce qui génère, plus de revenus pour Franck), ce temps permet à Franck d’accroître ses revenus financiers de différentes manières. Le soulagement que procure le fait de ne pas avoir à traiter manuellement les factures en valait la peine. Comme il l’a mentionné, cela lui “facilite la vie”.

Maintenant, avec toutes les factures, les paiements et le suivi en un seul et même endroit, cela permet à LIJFSTIJL Coaches, Frank et son équipe d’économiser du temps et de l’argent. Ce qui prenait auparavant une demi-journée de travail tous les mois pour exporter les factures et les examiner, se fait désormais en quelques clics. L’ensemble du processus est automatisé dès le premier jour et il n’est plus nécessaire de suivre les paiements ou d’envoyer des rappels. Il y a une interface simple qui permet de contrôler qui a déjà payé et quelles sont les factures en attente.

La suite logicielle tout-en-un de Virtuagym offre une solution de gestion de facturation, mais elle est également dotée d’une tonne de fonctionnalités supplémentaires qui vous aident à gérer votre salle de sport. Essayez-la sur votre propre portail Virtuagym. Installez-le, asseyez-vous et regardez vos factures se traiter d’elles-mêmes automatiquement. 

Benjamin Lussert

Parisien perdu à Amsterdam, découvrant la culture locale et essayant de parler le Dutch.

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