Virtuagym ayuda a Península Metropolitan YMCA a construir una comunidad digital

La Historia De Peninsula Y

El Peninsula Metropolitan YMCA (Península Y) de 18 ubicaciones sirve a la mayor parte de la península y a las regiones costeras de Virginia.

Fieles a la causa de la organización, ofrecen una amplia gama de servicios a sus más de 48.000 socios y a sus comunidades.

Una organización en crecimiento con un portfolio de servicios en crecimiento, Península Y necesitaba herramientas inteligentes para ayudarles a ampliar su empresa, al tiempo que se mantenía comprometida con su causa de fortalecer los cimientos de sus comunidades.

El desafío

Península Y estaba utilizando su tecnología de participación de miembros en varias plataformas de software. Un sistema para horarios y programación, otro de orientación y entrenamiento de ejercicios y un tercero de comunicación con los socios. Esto se estaba convirtiendo en algo muy incómodo.

“Utilizamos todas estas herramientas diferentes que obligaron a los socios a interactuar con nosotros en varios entornos diferentes, con diferentes inicios de sesión y experiencias”, explica Nancy Byrum, Directora de la Asociación de Compromiso con los socios.

“Estábamos enviando a los participante a diferentes aplicaciones para programar clases, buscar programas, obtener códigos de barras de acceso y registrar sus entrenamientos. Pero eso no era lo que queríamos. Queríamos dirigirlos a un solo lugar donde pudieran interactuar con nuestra marca”.

La Búsqueda

Con una localización masivamente dispersa como la de YMCA, la flexibilidad era esencial. “En primer lugar, necesitábamos flexibilidad para el diseño”, dice Nancy. “Hacemos mucho más que salud y bienestar, y nuestra marca necesita reflejar eso.

Las aplicaciones para nuestros campamentos de verano deben tener fogatas y tiendas de campaña. Nuestras aplicaciones para el programa de golf deben parecer una aplicación de golf”.

Además, otras características no tan comunes, como la información sobre donaciones y voluntarios, tenían que ser fácilmente accesibles a través de la nueva aplicación.

Flexibilidad para Península Y significaba también flexibilidad para sus socios. “Los socios tienen que ser capaces de interactuar con la app. Si el hijo de alguien forma parte de un campamento de verano, el padre necesita ser capaz de cambiar a la interfaz de esa app de manera rápida y fácil”.

Al final, Nancy tenía una lista de requisitos muy específicos que parecía imposible de verificar con un proveedor existente. “De hecho, hemos considerado la posibilidad de crear una aplicación nosotros mismos”, explica. “Pero por otro lado, realmente no teníamos la habilidad de manejar la tecnología y estar al tanto de los cambios y actualizaciones relevantes para la tecnología de fitness”.

Fue su sentido de comunidad lo que llevó a Península Y a Virtuagym.

“Necesitábamos una solución que proporcionara una extensión digital de la comunidad de Y – donde los asistentes, entrenadores, personal y voluntarios pudieran participar en un entorno digital. Ninguna otra opción proporciona las características que Virtuagym ofrece”, dice Nancy.

La implementación

Repartido en 18 localizaciones que dan soporte a miles de socios, no basta con lanzar la nueva plataforma con una campaña de correo electrónico.

Junto con su gerente de cuentas dedicado a Virtuagym, colaboraron en un extenso plan de implementación.

Para obtener la aceptación del personal, la gerente de cuentas Sara explicaba el sistema. Después, Nancy explicaba los beneficios y el lugar de Virtuagym en los procesos de trabajo del personal.

Tras establecer la participación de los empleados, el software Virtuagym se puso en marcha en el transcurso de varios meses.

Durante un tiempo, el software existente funcionó de forma paralela al nuevo sistema Virtuagym, de modo que el personal pudo acostumbrarse a las nuevas formas de trabajo y desacostumbrarse poco a poco a los métodos de trabajo establecidos hasta entonces.

La parte de la formación de los miembros fue resuelta fácilmente. “Nuestro director ejecutivo me preguntó: “Bueno, ¿cuándo vamos a entrenar a nuestros socios para que lo usen?”. Le dije que si necesitábamos enseñar a nuestros socios cómo usar una aplicación, esto no era para nosotros”.

Los resultados

“A través de Virtuagym, tenemos la capacidad de continuar mejorando las comunidades que construimos mediante el uso de una plataforma digital”, dice Nancy.

“Este invierno pasado, la hemos utilizado para comunicar advertencias de nieve y cancelaciones. Y cada vez en más lugares, vemos una variedad de grupos que se crean y participan en la comunidad de Virtuagym.

Los asistentes están aumentando de manera exponencial. Las activaciones en la app son 9 veces más altas en comparación con el sistema antiguo – un número que continuará creciendo, ahora que el software antiguo ha sido desactivado y que en su lugar se ofrecen más y más recursos a través de Virtuagym.

“Nuestra meta para este año es que el 50% de nuestros nuevos socios se conecten a un programa de bienestar u otro programa comunitario a través de Virtuagym”.