LIJFSTIJL aumenta su retención hasta el 88 % gracias a la implementación de Virtuagym
La historia de LIJFSTIJL
LIJFSTIJL (se pronuncia “Life Style”) es una red de franquicias líder en los Países Bajos.
Su éxito se basa en una combinación de franquicias con protección regional y una gestión centralizada de contenidos.
Apoyan a sus franquiciados con marketing (incluido un kit completo de materiales), ventas, procesos internos, gestión de membresías, programas de acompañamiento para clientes, planes de entrenamiento, grupos educativos llenos de blogs, consejos y trucos, retos de salud a nivel nacional, protocolos de seguimiento y medición del progreso, y un amplio abanico de herramientas proporcionadas por partners con grandes descuentos.
Todos los recursos se crean en la oficina central y se distribuyen a toda la red, lo que permite mantener un alto nivel de calidad en todo el país.
Con más de 125 franquiciados en los Países Bajos, LIJFSTIJL da servicio a cerca de 25.000 clientes dentro del segmento premium.
Para gestionar el negocio de forma más eficiente y mejorar la comunicación interna entre entrenadores y clientes, necesitaban una solución de software a la altura de sus ambiciones.
Qué hace único su concepto
El concepto de LIJFSTIJL combina el entrenamiento personal con el entrenamiento mental, ofreciendo un enfoque integral centrado en el cliente. Cada centro asociado funciona de forma independiente, pero sigue fielmente la metodología de LIJFSTIJL.
Esta estructura permite ofrecer programas de entrenamientos personalizados, manteniendo al mismo tiempo una marca y unos procesos unificados en todos los centros.
El modelo está diseñado para que la relación entre entrenador y cliente sea el eje central, respaldada por sistemas eficientes que funcionan detrás del telón.
El reto
LIJFSTIJL buscaba una forma de automatizar las tareas repetitivas del día a día y un sistema que ayudara a estructurar mejor los procesos de entrenamiento y de gestión interna.
“Cuando el foco está en el entrenamiento individual, nuestro proceso de entrenamiento puede gestionarse sin una herramienta. Pero en el caso de los entrenamientos en pequeños grupos, las tareas administrativas resultaban demasiado intensivas en tiempo —a costa de la atención personal”, explica Rob Trousselot, fundador y propietario de LIJFSTIJL.
Otro desafío era la limitación de tiempo propia del entrenamiento personal.
“Normalmente, los entrenadores solo ven a sus clientes una o dos veces por semana. Eso significa que hay muchas horas en las que no hay contacto con el entrenador, pero precisamente durante esas horas es cuando los clientes deben aplicar las decisiones y hábitos que han aprendido con nosotros”, añade Trousselot.
LIJFSTIJL utilizaba un software que solo permitía imprimir planes de entrenamiento e informes de pruebas.
Como su objetivo era pasar de una semi-automatización a una automatización completa de los procesos de gestión, la planificación y otros aspectos del negocio, necesitaban una solución mucho más completa.
Realizaron una comparativa exhaustiva de proveedores internacionales de software para fitness.
Durante esta búsqueda, no solo evaluaron las funcionalidades de cada sistema, sino también los equipos que había detrás, las ambiciones de cada empresa y su disposición a trabajar con el feedback práctico de los clientes.
Virtuagym resultó ser exactamente lo que LIJFSTIJL estaba buscando.
Para ofrecer un coaching de estilo de vida de calidad, necesitábamos una herramienta que nos permitiera extender nuestra influencia al día a día de nuestros clientes
Funcionalidades más utilizadas
Gestión centralizada
Automatiza mas de 20 tareas diferentes en una única plataforma centralizada, desde la facturación hasta el sistema de registros y reserva en linea.
Comunidad en línea
Impulsar la participación y aumentar la retención a través de una comunidad online con grupos de interés personalizados.
Aplicación personalizada
Una app móvil personalizada y con la imagen de marca de LIJFSTIJL, que incluye todas las funcionalidades que sus clientes necesitan para alcanzar sus objetivos.
Los beneficios
El uso de Virtuagym ha supuesto un gran impulso en la profesionalización de LIJFSTIJL. Gracias al software, los profesionales optimizan su tiempo, trabajan de forma más eficiente y pueden ofrecer una atención aún más personalizada.
Todo el viaje del cliente está perfectamente alineado. Un posible cliente puede reservar una sesión de prueba gratuita desde el widget de la web y, automáticamente, se registra en el sistema como lead. Durante esa primera sesión, el entrenador puede compartir un enlace directo a la tienda online, permitiendo que el lead se convierta al instante en cliente y realice su primer pago.
Los pagos posteriores se gestionan de forma automática a través de Virtuagym Pay. Si algún pago falla, la función de Reclamación Automática de Pagos notifica al cliente y le permite pagar de nuevo mediante un enlace. Y si en el futuro se produce otro fallo, el sistema vuelve a enviar un aviso automático con un nuevo enlace de pago.
Por ejemplo, un cliente que realiza dos sesiones de entrenamiento personal por semana es facturado automáticamente por dos créditos de entrenamiento personal semanales, que tanto el entrenador como el cliente pueden usar para reservar sesiones según la disponibilidad de los entrenadores.
El proceso de reserva está completamente automatizado. El cliente solo tiene que reservar la sesión desde la app, y tanto él como su entrenador reciben una confirmación automática.
Además, las notificaciones de correo personalizables para cambios de clase, actualizaciones de lista de espera, etc, han convertido la planificación en una tarea sin esfuerzo. Y si el cliente se va de vacaciones, solo necesita abrir el apartado “My LIJFSTIJL” en la app para pausar su membresía.
Las condiciones de pausa permiten que los clientes soliciten esta suspensión solo una vez al año y por un número limitado de semanas, garantizando que el proceso no afecte al equipo tras la configuración inicial.
La comunicación interna y externa también ha mejorado enormemente desde la implantación de Virtuagym. A través del portal de gestión online, la oficina central de LIJFSTIJL puede distribuir contenidos de forma eficaz a toda la red o a segmentos concretos mediante sus canales de noticias, grupos educativos, banners de marketing y el sistema de distribución de contenido de Virtuagym para negocios con múltiples centros.
Las funciones de gestión de tareas y mensajería privada han simplificado la comunicación entre el personal, y además han proporcionado las herramientas necesarias para ampliar los momentos de contacto entre entrenadores y clientes.
Como resultado directo de esta mejor comunicación, los clientes muestran un nivel de compromiso mucho mayor con los programas de entrenamiento, que ya no se limitan solo a las sesiones presenciales.
Los clientes reciben estímulos diarios a través del portal online y de la app móvil, lo que ha tenido un impacto notable y directo en su estilo de vida. Si necesitan contactar con su entrenador (y viceversa), pueden enviar un mensaje privado o escribir en los grupos comunitarios de forma rápida y sencilla.
“La experiencia de trabajar con el equipo de Virtuagym ha sido muy positiva”, comenta Rob Trousselot.
El rendimiento de todos los centros afiliados se monitoriza de cerca mediante el módulo de Analíticas de Negocio dentro de la solución de Gestión Centralizada. Este sistema permite hacer un seguimiento del número de leads y nuevos clientes, comprobar que los ingresos crecen de forma constante y analizar las causas de altas y bajas.
A partir de estos datos, los centros reciben entrenamientos y ajustes personalizados cuando es necesario, garantizando una mejora continua en la gestión y en los resultados.
Virtuagym ha demostrado en la práctica que realmente tiene la ambición de ofrecer productos y servicios para los profesionales del sector.
Aunque la calidad y el enfoque proactivo del equipo de soporte han sido, y siguen siendo, una de las grandes ventajas del uso de Virtuagym para LIJFSTIJL, Trousselot destaca especialmente la forma en que Virtuagym gestiona el feedback de sus clientes.
“Virtuagym realmente colabora con sus clientes para seguir desarrollando el producto. Cuando solicitas una nueva funcionalidad y ellos la implementan, siempre se aseguran de que la solución que ofrecen cumpla con tus expectativas.”
Impulsando a sus socios con la automatización
LIJFSTIJL no solo utiliza Virtuagym para gestionar sus propias operaciones, sino que también ofrece a sus partners las herramientas necesarias para trabajar de forma más eficiente.
Les ha dado acceso a un conjunto de funcionalidades que les permite automatizar procesos clave del negocio, optimizando la planificación, la facturación y la gestión de membresías, y eliminando la necesidad de realizar tareas manuales y repetitivas.
Por ejemplo, a través del apartado “Mijn LIJFSTIJL” en la app, los clientes pueden pausar su contrato una vez cada seis meses, de forma totalmente autónoma —sin que ningún empleado tenga que intervenir. Esto mejora la experiencia del cliente y, al mismo tiempo, ahorra un valioso tiempo al equipo.
LIJFSTIJL también anima a todos sus partners a automatizar completamente su proceso de facturación. Las facturas se agrupan automáticamente por cliente para reducir las comisiones por transacción y se cargan a final de mes, justo después de que la mayoría de los clientes reciban su salario.
Los estados de pago se actualizan en tiempo real, eliminando la necesidad de alternar entre Virtuagym y los sistemas bancarios.
¿El resultado? Menos costes operativos, menos errores y más tiempo para centrarse en lo que realmente importa: entrenar.
Gestión a gran escala con Enterprise Analytics
Para garantizar la coherencia y el crecimiento en toda su red nacional, LIJFSTIJL confía en Enterprise Analytics de Virtuagym para mantener una visión clara y en tiempo real del rendimiento de cada centro.
Este panel centralizado ofrece a Rob Trousselot y a su equipo la posibilidad de hacer un seguimiento de los indicadores clave que impactan directamente en el éxito del negocio.
Supervisan de forma activa:
- La evolución de los ingresos por ubicación.
- La generación de leads y las tasas de conversión.
- La efectividad de los canales de marketing.
- Los motivos de cancelación y las tendencias de retención de clientes.
Al detectar señales tempranas como una caída en las nuevas inscripciones o un aumento en las cancelaciones, LIJFSTIJL puede actuar de forma proactiva, ofreciendo entrenamiento y apoyo personalizado a sus partners para mejorar sus resultados.
Enterprise Analytics permite a la oficina central comparar el rendimiento entre centros, identificar las mejores prácticas y aplicar esos aprendizajes a toda la red.
¿El resultado? Un sistema de apoyo basado en datos que ayuda a los partners a crecer de forma sostenible, mientras LIJFSTIJL mantiene un nivel de excelencia operativa a gran escala.
Los resultados
En cada centro, con una media semanal de 60 sesiones (40 sesiones individuales y 20 sesiones en grupos de seis personas), un miembro del equipo dedicaba aproximadamente 40 horas al mes a tareas como la planificación de clases, el seguimiento de ausencias, etc.
Gracias al uso de Virtuagym, ese tiempo se ha reducido a solo 4 horas al mes. Las 36 horas ahorradas ahora se invierten en ofrecer más sesiones a los clientes, lo que se traduce directamente en más ingresos.
Además, LIJFSTIJL ahora tiene una mayor capacidad para canalizar y compartir su conocimiento dentro de la red gracias al software. A través de un portal de gestión centralizado, crean formatos de clases, grupos educativos y mucho más.
Los horarios se crean una sola vez y se ponen a disposición de las más de 100 ubicaciones.
Pero el impacto no solo se nota en la eficiencia de la gestión: también han experimentado un aumento significativo en la retención de clientes.
Mientras que la retención de socios en LIJFSTIJL ya se situaba en un nivel sólido del 74 %, desde la implementación de Virtuagym ha aumentado del 74 % hasta un impresionante 88 %.
La aplicación móvil nos ha permitido ofrecer a nuestros clientes un servicio 24 horas al día, 7 días a la semana.
“Virtuagym no solo ha cambiado la forma en que nuestros clientes viven nuestra propuesta, sino que ha transformado por completo lo que ofrecemos. Ya sea por la excelente sección de entrenamientos con instrucciones animadas , los retos en grupo , la reserva de clases desde la app o la comunicación constante entre socios y entrenadores a través de los grupos de comunidad, LIJFSTIJL se ha convertido en un proveedor de bienestar 24/7, y no solo en un centro donde venir a entrenar dos veces por semana”, explica Rob Trousselot sobre el aumento en la retención.
Gracias a las herramientas de comunicación que ofrece Virtuagym, LIJFSTIJL ha podido ampliar su modelo de negocio con servicios de entrenamientos online.
Su plataforma de entrenamiento LIJFSTIJL Online les ha permitido llegar a un público más amplio ofreciendo entrenamiento online asequible, lo que ha contribuido a aumentar su base de clientes.
El modelo de negocio integrado de Virtuagym también ha impulsado los ingresos.
LIJFSTIJL ofrece funcionalidades adicionales en el software mediante la venta de membresías PRO. Actualmente, alrededor del 40 % de sus clientes adquiere una membresía PRO por 5 € al mes, lo que supone un incremento anual de ingresos de 2.400 € por cada 100 clientes, sin ningún esfuerzo adicional.
Solo los ingresos directos procedentes de las membresías PRO superan con creces, más del triple, el coste de la licencia de Virtuagym, sin contar las ganancias indirectas derivadas de la mayor eficiencia y la reducción de tareas administrativas.
El futuro
LIJFSTIJL es una organización en pleno crecimiento que busca expandirse a nivel internacional con su red de entrenadores personales.
Virtuagym les ha permitido crecer rápidamente gracias a una infraestructura sólida para su modelo de franquicia, que abarca desde la distribución de contenidos hasta la gestión de reservas, pagos y aplicaciones móviles personalizadas con su propia marca.
Actualmente, se están preparando para cruzar fronteras, con una versión multilingüe de sus contenidos ya en desarrollo.
Con el respaldo de Virtuagym, LIJFSTIJL cuenta con todas las herramientas necesarias para seguir ampliando su impacto y consolidarse como un referente internacional en el sector del fitness y el bienestar.
Virtuagym nos ha ayudado a marcar una verdadera diferencia, no solo desde el punto de vista empresarial, sino también al ayudarnos a mejorar la vida de nuestros clientes. Y, al fin y al cabo, para mí eso es lo mejor de dedicarse a este negocio.