Kivika Fitness: un plan único por socio gracias a Virtuagym
La historia de Kivika Fitness
Kivika Fitness es un centro de entrenamiento personal en Madrid con una misión clara: acercar el entrenamiento personal a mucha más gente. Cada socio sigue un plan 100% personalizado, en grupos de máximo tres personas por entrenador.
Detrás del centro está Jose, que estudió Ciencias de la Actividad Física y del Deporte (CAFyD) en Salamanca. Sus primeros clientes llegaron en Lanzarote, tras la pandemia: amigos y familiares a los que entrenaba en un parque.
Después se trasladó a Madrid, donde trabajó en dos centros de grandes marcas del sector, en uno de ellos como encargado. Allí aprendió a llevar el día a día de un centro y comprobó que lo que marca la diferencia es el trato al socio.
En 2025 decidió montar su propio proyecto junto a su socio Jorge. Tras meses buscando local y perfeccionando los detalles , abrieron Kivika en 2026: 230 m² y el trato cercano como seña de identidad. Aquí nadie se siente juzgado. Se viene a entrenar a gusto, a aprender y a crear una comunidad presente en el día a día.
El reto: personalizar a fondo desde el primer día
Jose sabe bien lo que es gestionarlo todo a mano. Cuando entrenaba a amigos y familia en un parque de Lanzarote, pasaba los domingos llamando a cada uno para cuadrar horarios.
Jose sabe lo que es organizarlo todo a mano. En su etapa entrenando en el parque dedicaba los domingos a llamar a cada cliente para cuadrar horarios, con el calendario apuntado en una ventana forrada de papel de pizarra. Cada semana: borrar y volver a escribir.
Si llego a conocer entonces una aplicación como Virtuagym, ni de broma lo hago de forma manual.
En el último centro en el que trabajó, el reto era el seguimiento de cada socio. Los entrenamientos se preparaban en un Excel aparte y, cuando había mas carga de trabajo no era viable ajustar cargas y sesiones nuevas para cada una. A veces, en plena sesión, no había forma de saber qué peso había movido un socio la vez anterior.
Gracias a su experiencia en el sector, Jose tenía claro el punto de partida para Kivika Fitness : un plan a medida para cada socio desde el primer día, con todo en un mismo sistema que aguante el crecimiento del centro.
Pedirle un Excel a cada centro no tiene sentido hoy en día. Con Virtuagym lo tenemos todo unificado
Por qué Kivika Fitness eligió Virtuagym
Jose venía de trabajar cuatro años con Timp, una plataforma que le funcionaba bien para el control financiero y las reservas. Para Kivika Fitness necesitaba ir más allá: control real sobre el entrenamiento de cada socio.
Dos funcionalidades marcaron la diferencia. El motor para preparar entrenamientos dentro de la propia plataforma y la integración de su báscula InBody con el perfil de cada socio.
Lo que me hizo decantarme por Virtuagym fue tener dentro el motor para preparar los entrenamientos y poder volcar los datos reales de cada socio
La puesta en marcha fue de la mano del equipo de soporte, con varias semanas de llamadas para configurar todo a medida del centro. Jose lo valora así:
Poder hablar con el equipo de soporte de Virtuagym por teléfono, y no solo por email, me permite explicar de verdad lo que necesito, la atención fue muy buena.
Lo que mejora en el día a día de Kivika Fitness
En Kivika, la personalización no es un eslogan: es el método. Virtuagym les permite sostenerlo con cada socio, cada semana, sin multiplicar las horas de planificación.
Funcionalidades más utilizadas
MAX AI Coach
Genera la base del mes de cada socio para que el equipo solo tenga que ajustar ejercicios y cargas.
Reservas online
Los socios reservan con total libertad, desde un mes hasta cinco minutos antes de la sesión.
Integración InBody
La sincronización con Wellhub elimina la gestión manual: las reservas entran directas a la plataforma, Se acabó guardar huecos a mano por WhatsApp.
1. Entrenos a medida con el apoyo de MAX AI Coach
La planificación de entrenamientos es la funcionalidad que más usa el equipo. El criterio lo ponen los entrenadores, que conocen el historial, los objetivos y el contexto de cada socio.
MAX AI Coach les ayuda con la parte más mecánica. A partir de las características del socio, el material disponible y los días de entreno, propone una estructura de partida. Sobre ella, el entrenador diseña el plan: elige ejercicios y ajusta cargas e intensidades.
El tiempo que no dedican a montar sesiones desde cero lo invierten en lo que define a Kivika: el trato con el socio. En sala, cada sesión se adapta a cómo llega ese día. Si ha dormido mal o viene con más estrés, el entrenador ajusta el entrenamiento.
Gracias a MAX AI Coach es mucho más fácil cambiar cuatro ejercicios y reajustar cargas que tener que preparar a mano ocho sesiones.
2. Reservas con total libertad, entrenos siempre listos
En Kivika, cada socio puede reservar desde un mes antes hasta cinco minutos antes de la sesión. La vida cambia, y el horario tiene que adaptarse a ella.
Para que funcione, a principio de mes cargan los entrenos de cada socio. En la app Coach, el entrenador abre su perfil y ve la sesión del día y las cargas de la vez anterior.
Un socio puede reservar cinco minutos antes y no pasa nada: abro su perfil y su entrenamiento ya está preparado
3. Progreso real con InBody en cada perfil
Una vez al mes, cada socio pasa por la báscula InBody. Los datos se vuelcan directamente en su perfil, sin PDFs ni mensajes de ida y vuelta.
El socio consulta su evolución cuando quiere. El equipo tiene una foto completa de su progreso.
Los resultados: un trato a medida que el socio nota
Reservas, entrenos y progreso viven ahora en un solo sistema . Sin un Excel para los entrenos, otro para el pesaje y otro para los horarios.
El equipo dedica menos tiempo a buscar datos y más a entrenar. Y en sala se nota: cargas ajustadas a cada persona y ningún ejercicio repetido por error.
La respuesta ha llegado rápido: más de 30 socios en su primer mes abierto, en pleno verano madrileño. Para Jose, digitalizarse ya no es opcional para ningún centro.
Si no digitalizas tu centro, tarde o temprano la competencia te va a comer. No tiene sentido pudiendo tenerlo todo unificado en una aplicación como Virtuagym
Mirando al futuro
Kivika acaba de empezar, pero Jose y Jorge ya piensan en grande: comparten lo que llaman una “visión en cono”. Empiezan por un centro, pero ya piensan en muchos más, con el objetivo de acercar su forma de entrenar a mucha más gente
Crezcan lo que crezcan, la esencia no cambia. Un plan a medida para cada socio y un trato cercano en el que nadie se siente juzgado.
Para eso cuentan con una base preparada para escalar: todo en un mismo sistema, accesible desde cualquier lugar.
Recomiendo Virtuagym porque lo controlas todo desde un solo sistema. Da igual que tengas un centro o cinco: lo puedes gestionar todo desde cualquier dispositivo