De las tareas manuales a la automatización: el crecimiento de 040FIT con Virtuagym
La historia de 040FIT
040FIT es un concepto de fitness con un gran crecimiento en el sur de los Países Bajos, que actualmente cuenta con varias sedes, incluidas las exclusivas Blue Zone gyms y Sportcentrum Harks. Cada club tiene su propia comunidad e identidad, liderada por un manager apasionado que impulsa su día a día.
La comunidad y la conexión son el corazón de 040FIT.
“Nuestro objetivo es crear un lugar donde los clientes quieran estar… y, por supuesto, también los empleados”, explica Dian Coolen, Office Manager en 040FIT.
Dian comenzó como instructora a tiempo parcial en el primer centro de Geldrop. Con el tiempo, asumió el cargo de manager de club y, más tarde, pasó a un rol de liderazgo, supervisando las operaciones centrales, las herramientas digitales y la gestión administrativa de todos los centros. Conoce cada detalle de 040FIT como nadie más.
Visión y crecimiento
Con 16 ubicaciones, el gran reto de 040FIT es mantener una conexión local auténtica mientras continúa creciendo. Durante los cierres por la pandemia en 2020 y 2021, el equipo descubrió cómo la tecnología podía reforzar aún más su comunidad.
La respuesta está en la visión central de 040FIT: llegar al mayor número posible de personas con soluciones de salud holísticas, que combinan entrenamiento físico, nutrición y bienestar mental.
Para hacerlo realidad, amplían los servicios en cada centro, incorporando fisioterapia, asesoramiento nutricional y otros programas personalizados según las necesidades de cada comunidad.
Su misión también pone el foco en la accesibilidad. Gracias a los sistemas de acceso sin personal, los clubes están abiertos todos los días de 6:00 a 23:00.
Los socios disfrutan de equipamiento moderno y del apoyo de profesionales expertos, con opciones que van desde el entrenamiento en pequeños grupos hasta un servicio de coaching completo y personalizado.
Queremos conocer a todos por su nombre; que cada persona se sienta realmente como en casa, tenga 12 o 82 años. Apostamos por un ambiente cercano y familiar.
Funcionalidades más utilizadas
Gestión de miembros
040FIT gestiona de forma centralizada todos sus clubes, optimizando la administración, los pagos y el control de acceso.
Pagos automatizados
Con Virtuagym Pay, han ahorrado horas de trabajo en facturación y cobros, manteniendo al mismo tiempo una total transparencia.
Panel de retención
El planificador detecta a los socios inactivos con antelación y los vuelve a activar mediante recordatorios automatizados.
Gestión de membresías con Virtuagym
Con varios clubes bajo una misma marca, la supervisión central es esencial.
Gracias a Virtuagym, el equipo gestiona desde una plataforma única e integrada todas las membresías, el control de acceso, el coaching y las operaciones financieras.
Esta estructura centralizada garantiza que todas las ubicaciones se mantengan alineadas, que los procesos estén estandarizados y que se preserve una alta eficiencia operativa, sin perder el trato personal que caracteriza a 040FIT.
Con varias ubicaciones, es muy útil tener una visión general en un solo sitio. Por eso, 040FIT utiliza el sistema todo en uno de Virtuagym. Una gran ventaja para cualquier club.
Ahorro de tiempo con Virtuagym Pay y Reclamación Automática de Pagos
Hasta hace poco, hacer seguimiento de las facturas pendientes en 040FIT era una tarea manual y que consumía mucho tiempo… y energía. El equipo debía controlar los pagos uno a uno y contactar personalmente con cada cliente moroso.
Con el módulo Reclamación Automática de Pagos de Virtuagym Pay , este proceso está ahora totalmente automatizado:
- Los recordatorios por correo electrónico personalizados se envían en intervalos fijos, aumentando su urgencia a medida que pasa la fecha límite.
- Los pagos pendientes se organizan y clasifican según su estado y nivel de prioridad, ofreciendo al equipo una visión clara de qué requiere atención.
- Además, se pueden añadir automáticamente recargos o costes administrativos a los correos de seguimiento, lo que facilita una recuperación más eficiente de los pagos.
Gracias a Virtuagym Pay, 040FIT ha logrado optimizar el seguimiento de cobros, reducir la deuda pendiente y mejorar el control y la visibilidad de sus flujos financieros.
Tras un test piloto exitoso de pagos automatizados combinados con la reclamación automática de pagos en uno de los centros de 040FIT, el equipo decidió implantar la solución en todos sus clubes.
Este cambio les ahorra incontables horas cada mes, ya que lo que antes implicaba subir manualmente los pagos de cada centro y hacer actualizaciones semanales, ahora está completamente automatizado.
Las facturas se envían automáticamente, los estados se actualizan en tiempo real y los pagos intermedios se incluyen sin esfuerzo manual.
Si un cliente aún no realiza el pago, el sistema activa automáticamente el proceso de reclamación automática, enviando recordatorios en intervalos definidos, clasificando las deudas e incluso añadiendo recargos cuando es necesario.
Para 040FIT, los beneficios son claros:
- Mayor eficiencia: los flujos automatizados ahorran horas de seguimiento manual.
- Mejor control financiero: los pagos pendientes están organizados y son totalmente transparentes.
- Menor deuda: los recordatorios estructurados aceleran el cobro.
- Relación más sólida con los clientes: la comunicación personalizada evita cancelaciones y mantiene a los socios comprometidos.
Automatizando la experiencia en el gimnasio
040FIT está evolucionando progresivamente hacia un concepto de fitness 24/7, permitiendo que los socios entrenen cuando quieran y reduciendo la necesidad de contar con personal presente en todo momento. Esta transición es posible gracias a su colaboración con DoorSecure, que gestiona el acceso automatizado en todas las ubicaciones.
En colaboración con Virtuagym, los socios pueden acceder a los gimnasios mediante códigos QR dinámicos que se actualizan regularmente, evitando así el uso compartido de pases y reduciendo el número de entradas erróneas.
Esto proporciona datos más precisos sobre quién entrena realmente en los clubes, lo que ayuda a los managers a tomar decisiones operativas mejor fundamentadas.
Al mismo tiempo, la accesibilidad sigue siendo una prioridad: para los miembros menos adaptados a lo digital o de mayor edad, siguen disponibles las tarjetas físicas de acceso.Este modelo híbrido garantiza la inclusión de todos los socios, manteniendo al mismo tiempo una estructura operativa ágil y eficiente.
El impacto de estas automatizaciones es considerable. Con menos personal necesario en la recepción, los recursos pueden redirigirse al soporte al socio y al coaching. Además, el sistema sienta las bases para la próxima fase del concepto 040FIT: clubes premium que funcionen sin personal in situ, con horarios ampliados o incluso acceso total 24/7.
Coaching en tu bolsillo
La app personalizada de 040FIT es una pieza clave en la experiencia del socio, manteniendo a la comunidad conectada dentro y fuera del gimnasio.
Los miembros pueden seguir planes de entrenamiento personalizados , recibir coaching directo y mantenerse motivados, tanto si entrenan en casa como en el gimnasio.
Por su parte, los entrenadores utilizan la plataforma para diseñar y asignar entrenamientos, seguir el progreso individual y ajustar los planes a medida que los socios avanzan.
Con módulos integrados de nutrición , recordatorios y mensajería interna, la app facilita ofrecer una atención personalizada a gran escala, garantizando que los socios siempre se sientan acompañados y guiados en su camino hacia sus objetivos.
Con la aplicación Virtuagym, hemos podido seguir asesorando a los atletas de forma remota sobre nutrición, entrenamiento, entrenamiento al aire libre y la comunidad social. Una ventaja para todos los clubes.
Insights basados en datos: analíticas de negocio y retención
El panel de analíticas de negocio de Virtuagym ayuda al equipo directivo de 040FIT a mantenerse siempre un paso por delante.
Gracias a los insights en tiempo real de todas las ubicaciones, pueden supervisar el rendimiento, analizar las tendencias de los socios y seguir la actividad de los clubes desde una visión unificada.
Otra herramienta clave es el panel de retención , que permite identificar a los miembros inactivos para que el equipo pueda contactar con ellos a tiempo y reactivarlos.
A medida que el negocio sigue creciendo, estos datos se vuelven fundamentales para mantener la calidad del servicio y la satisfacción de los socios.
El futuro de 040FIT
Con nuevos clubes en camino y un concepto en constante evolución, 040FIT está construyendo su futuro con una visión clara.
La organización planea seguir ampliando su modelo 24/7, lanzar experiencias premium y permitir la movilidad entre centros, de modo que los socios puedan entrenar sin limitaciones en distintas ubicaciones.
Gracias a la automatización, la toma de decisiones basada en datos y una fuerte conexión con sus comunidades, 040FIT aspira a mantener su liderazgo regional, combinando innovación y cercanía personal.