Verifactu: qué es, cuándo entra en vigor y cómo afecta a tu negocio fitness

A partir del 1 de enero de 2026, todos los negocios, incluidos gimnasios y estudios de fitness, deberán emitir facturas a través de un sistema informático que cumpla con la nueva normativa Verifactu.

¿El objetivo?

Combatir el fraude fiscal y asegurar que cada factura sea verificable, trazable e inalterable.

¿La realidad?

Si no te preparas con tiempo, puedes verte obligado a parar tu actividad o enfrentarte a sanciones.

Aunque pueda parecer un cambio más, Verifactu representa una transformación profunda en cómo facturan las pequeñas empresas.

Para muchos centros deportivos, esta será la oportunidad perfecta para actualizar procesos, ganar eficiencia y evitar sorpresas con Hacienda.

En este artículo te explicamos qué es Verifactu, cuándo entra en vigor, qué implica para tu negocio y cómo puedes prepararte desde ya con herramientas como Virtuagym.

Porque cumplir la ley no tiene por qué ser complicado. Y porque adelantarse al cambio siempre sale más barato.

Qué es Verifactu

Verifactu es un sistema obligatorio de facturación que entra en vigor en 2026.

Si gestionas un gimnasio o estudio fitness, probablemente no puedas usar cualquier programa para emitir facturas.

Tendrás que usar un software de facturación adaptado al sistema Verifactu, tal y como establece el Real Decreto 1007/2023, y Virtuagym cumple con todos estos requisitos.

Suena denso, pero vamos al grano: a partir de esa fecha, todas tus facturas deberán ser verificables, registradas correctamente y accesibles para la Agencia Tributaria.

Ni Excel, ni programas caseros, ni apps sin control. Lo que se busca es eliminar cualquier opción de fraude o alteración.

¿Por qué se ha creado este sistema?

El objetivo es reducir el fraude fiscal.

Y la solución ha sido obligar a todas las empresas y autónomos a usar sistemas informáticos de facturación que cumplan con requisitos técnicos muy concretos: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad.

Es decir, que la factura:

• No se pueda modificar una vez creada.
• Se almacene correctamente.
• Se pueda consultar fácilmente, ahora y dentro de años.
• Y si quieres, incluso se puede enviar directamente a Hacienda (opcional, pero recomendable).

Todo bajo estándares técnicos que hacen que cualquier manipulación de datos sea detectable.

Virtuagym cumple con todos estos requisitos (y lo hace desde hace años). Y aunque el envío directo a la Agencia Tributaria es opcional según la normativa, nuestro sistema está totalmente preparado para dar ese paso cuando tú lo necesites.

Qué cambia con Verifactu

Hasta ahora, muchos centros deportivos han usado hojas de Excel o programas poco seguros para llevar su facturación. Con Verifactu, eso ya no será válido.

Los sistemas deberán cumplir con características muy concretas:

• Generar facturas verificables, sin posibilidad de cambios.
• Registrar cada operación con trazabilidad.
• Garantizar que todo es legible, accesible y conservado durante años.
• Y si quieres adelantarte: enviar las facturas directamente a Hacienda.

Todo esto bajo estándares técnicos que aseguren que ningún dato puede ser manipulado sin dejar rastro.

Cuándo entra en vigor el sistema Verifactu

La pregunta del millón: ¿cuándo tengo que tener todo esto listo? Y ¿a quién afecta?

Depende de tu tipo de empresa. Estas son las fechas clave:

• 1 de julio de 2025: entra en vigor Verifactu para grandes empresas.
• 1 de enero de 2026: será obligatorio para PYMES y autónomos, incluidos gimnasios, estudios de yoga, pilates o cualquier centro deportivo.

Si gestionas un centro fitness y no entras dentro de una gran empresa, el 1 de enero de 2026 es tu fecha límite.

Parece que queda tiempo, pero ojo: si hoy estás usando un software que no cumple con los requisitos del sistema Verifactu, necesitarás varios meses para adaptarte. Migrar datos, formar al equipo, revisar procesos… todo eso lleva tiempo si quieres hacerlo bien.

¿Qué pasa si no llegas a tiempo?

Cumplir con Verifactu no es solo una cuestión técnica, es parte de tus obligaciones legales. Si no te adaptas a tiempo, podrías enfrentarte a:

• Problemas con el registro de facturación.

• Riesgos ante una inspección de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

• Sanciones económicas.

La buena noticia: con el sistema adecuado, como Virtuagym, todo esto se soluciona de forma sencilla y automatizada.

¿Hay excepciones?

Aunque la norma aplica en general a todos los negocios, sí que existen algunas excepciones.Las principales son:

Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII)

Si ya presentas tus libros de IVA a través de la sede electrónica de la AEAT, estás fuera del alcance de esta normativa. Esta adscripción puede ser voluntaria u obligatoria.

Operaciones sin obligación de facturar

También quedan excluidas las transacciones que, según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), no requieren factura o cuentan con una autorización específica de la Agencia Tributaria para no emitirla. Entre ellas se incluyen:

• Ventas al por menor inferiores a 400 €, siempre que el cliente no solicite factura
• Ventas realizadas a través de máquinas expendedoras

Cómo afecta Verifactu a gimnasios y estudios fitness

Si tienes un gimnasio, una box de cross-training, o un estudio de pilates o yoga, Verifactu te afecta directamente.

No es un tema de asesoría fiscal. Es algo que impacta en tu operativa diaria: cómo emites facturas, cómo las registras, y cómo las conservas.

Lo que el sistema Verifactu implica en la práctica

Tu sistema actual de facturación deberá cumplir con lo siguiente:

• Emitir facturas verificables, sin posibilidad de modificación.
• Registrar cada venta en tiempo real, sin errores ni lagunas.
• Asegurar la conservación, legibilidad y trazabilidad de cada documento durante al menos 4 años.
• Utilizar un programa de facturación compatible con la Agencia Tributaria.

Ya no bastará con tener las facturas “guardadas en el ordenador” o con un Excel bien organizado. Ahora tendrás que trabajar con un software de facturación que garantice la integridad de los datos y permita la consulta de cualquier registro cuando Hacienda lo pida.

¿Y si trabajas con ventas online y en recepción?

Muchos centros fitness tienen flujos de venta mixtos: desde cobros en recepción hasta suscripciones online o servicios puntuales. Esto hace aún más importante que todo esté centralizado en un único sistema, para evitar errores o duplicidades.

Verifactu no distingue si una clase se vende en persona o desde tu web. Lo que quiere es que cada operación quede correctamente registrada, sin alteraciones posibles.

¿Qué pasa si no cumples?

Estás expuesto a:

• Sanciones por no tener un sistema informático de facturación adaptado.
• Inspecciones con consecuencias legales si faltan registros.
• Pérdida de confianza de clientes o partners si no puedes emitir facturas electrónicas válidas.

Y sobre todo, te arriesgas a tener que hacer una migración a última hora, con prisas, errores y costes inesperados.

Qué requisitos debe cumplir tu programa de facturación

Si hay algo que tienes que tener claro es esto: no vale cualquier software.

El sistema de facturación que uses en tu gimnasio o estudio deberá cumplir una serie de condiciones técnicas que no son opcionales. Lo marca la normativa. Y si no lo hace, estarás fuera de juego.

¿Qué exige el reglamento Verifactu?

La base legal la encuentras en el Real Decreto 1007/2023 en el BOE, junto con el reciente Real Decreto 254/2025, que detalla aún más los requisitos para programas informáticos de facturación.

Estas son las 5 claves que debe cumplir tu software:

1. Integridad: que la información no se pueda alterar una vez generada la factura.
2. Conservación: que todos los datos queden guardados y protegidos durante años.
3. Accesibilidad: que se pueda acceder fácilmente a los registros si Hacienda los solicita.
4. Legibilidad: que cualquier persona (o inspector) pueda leer y entender la factura, sin necesidad de herramientas especiales.
5. Trazabilidad: que se pueda seguir el recorrido de cada factura, sin huecos ni versiones perdidas.

En resumen: cada factura debe cumplir con los requisitos de conservación, accesibilidad, legibilidad trazabilidad e inalterabilidad. Y tu programa de facturación debe garantizarlo, sin excepciones.

¿Cómo saber si tu sistema actual cumple?

Pregúntale directamente a tu proveedor si el software está adaptado a Verifactu y si incluye todas las funcionalidades exigidas por la normativa. Si no puede darte una respuesta clara y documentada, no te la juegues. Tendrás que buscar un programa de facturación que sí lo esté.

También deberías poder generar un archivo con el código identificador de cada factura, firmar digitalmente cada emisión y registrar de forma automática cada paso. Y todo eso, sin que tú tengas que hacer malabares para entenderlo.

Ojo con los “apaños” o soluciones provisionales

Usar programas que no cumplen, o pensar que “ya veremos cuando llegue el momento”, es una receta segura para acabar con prisas y problemas.

El software de facturación que elijas debe darte tranquilidad, no dudas.

Guía paso a paso para adaptar tu gimnasio a Verifactu

Verifactu no es algo que puedas dejar para el último momento. Si gestionas un gimnasio o estudio fitness, ahora es cuando tienes que empezar a adaptarte. No solo porque entra en vigor el 1 de enero de 2026, sino porque implementar un sistema informático de facturación adaptado lleva tiempo.

Aquí tienes los pasos clave para cumplir con el reglamento Verifactu, sin líos.

1. Revisa tus sistemas y programas actuales

Empieza por lo básico: ¿tu programa de facturación o software de facturación cumple con las características del sistema Verifactu que exige la Agencia Tributaria?

Comprueba si el sistema:

• Genera facturas verificables, con registro de facturación automático.
• Garantiza la integridad, conservación, accesibilidad y legibilidad de cada factura.
• Permite trazabilidad completa y bloquea cualquier alteración posterior.
• Está actualizado según el Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto 254/2025.

Si no lo sabes, pregunta. Si no cumplen, cambia.

2. Consulta con tu asesoría

Tu gestor debe ayudarte a confirmar si estás cumpliendo con la normativa actual y con los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos de facturación.

También puede orientarte sobre el envío de las facturas o la posible integración con el suministro inmediato de información (SII), si aplicara en tu caso.

3. Busca un software adaptado a Verifactu

No todos los programas informáticos o electrónicos están listos. Elige uno que esté validado para cumplir con los requisitos del sistema Verifactu y que facilite:

• La emisión de facturas verificables.
• El control total del registro y trazabilidad.
• La emisión de facturas electrónicas en formatos aceptados por la Agencia Tributaria.
• La automatización de tus procesos de facturación electrónica.

4. Prepara tus procesos y a tu equipo

Con un software como Virtuagym, que ya cumple con Verifactu, no necesitas reinventar tus procesos ni formar a tu equipo en normativa fiscal. Pero sí es importante que todos —desde recepción hasta administración— entiendan cómo funciona el nuevo sistema.

Basta con explicar lo esencial: qué cambia, cómo se emiten ahora las facturas y por qué es más fácil que antes. Cuanto antes lo comuniques, más fluida será la transición.

Hazlo ahora, con calma y visión. La diferencia será enorme.

Cumple con Verifactu con ayuda de Virtuagym

Verifactu no es solo una nueva norma. Es una llamada a profesionalizar la facturación y eliminar improvisaciones. Y Virtuagym te lo pone fácil.

Nuestro sistema de facturación ya cumple con todos los requisitos de Verifactu. Estamos ajustando los últimos detalles para que puedas emitir facturas verificables sin añadir carga de trabajo a tu día a día.

Todo lo que te ofrece Virtuagym para adaptarte a Verifactu

• Facturación electrónica integrada
• Registro automático de ingresos y emisión de facturas verificables desde una única plataforma.
• Control total del registro de facturación, con trazabilidad de cada operación.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad de todos los documentos, como exige el Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto 254/2025.
• Preparado para el envío de las facturas a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Por qué es útil para gimnasios y estudios?

Porque Virtuagym no es un simple programa de facturación. Es un sistema informático diseñado para el sector fitness.

Eso significa que puedes gestionar pagos, membresías, reservas y facturación… todo desde un mismo entorno, sin duplicar tareas ni usar varios softwares.

Y sí, también se adapta a centros con múltiples actividades, ventas online, clases sueltas o servicios mixtos.

¿Qué diferencia a Virtuagym del resto?

1. Centralización: un único sistema para todo, desde la venta hasta el cobro y la emisión de facturas.
2. Cumplimiento automático: el sistema cumple con los requisitos que deben tener los sistemas informáticos de facturación, incluidos los formatos exigidos.
3. Seguridad jurídica: cada factura emitida tendrá su código, quedará almacenada de forma segura y con control de trazabilidad e inalterabilidad.
4. Ahorro de tiempo: automatizas registros, evitas errores y puedes dedicar más tiempo a tus clientes.

Pensado para lo que viene

Verifactu entra en vigor el 1 de enero de 2026 para PYMES, pero cuanto antes te prepares, mejor.

Nuestro objetivo es que llegues a esa fecha con todo listo: procesos claros, equipo formado y sistema alineado con la normativa antifraude.

Virtuagym está diseñado para ayudarte a cumplir… y para crecer.

Solicita ahora una demo gratuita con nuestro equipo para mantenerte informado y actualizado con el software de facturación.

Conclusión: el mejor momento de actuar es ahora

Verifactu entra en vigor el 1 de enero de 2026 para empresas y autónomos. No es una recomendación, es una obligación legal.

Y cuanto antes actúes, más fácil será adaptarte sin estrés, sin errores y sin poner en riesgo tu facturación.

Lo que está en juego no es solo emitir facturas. Es cumplir con un sistema informático de facturación que garantice integridad, trazabilidad y conservación de datos. Es estar al día con el reglamento Verifactu, evitar sanciones y mejorar tus procesos internos.

Con Virtuagym puedes automatizar tus registros de facturación, generar facturas electrónicas verificables y trabajar con tranquilidad, sabiendo que estás cumpliendo con cada punto del Real Decreto 1007/2023.

Hazlo fácil. Hazlo bien. Hazlo ya.