Optimizar tu programación significa tener las clases totalmente reservadas

By Miren Naldaiz

Published 14 septiembre 2020

Llevar la cuenta de las reservas y las membresías es crucial, ahora más que nunca. La capacidad de los estudios sigue siendo significativamente reducida debido a las restricciones de COVID-19 y como ya tienen una capacidad mucho menor que los típicos gimnasios, está perjudicando mucho a estos pequeños empresarios.

Optimiza el espacio del estudio disponible creando un sistema de programación fácil de usar y gestiona el número de clientes en tu estudio al mismo tiempo. Cuando los clientes pueden inscribirse fácilmente en las clases y están comprometidos con tu estudio, es más probable que se inscriban en clases adicionales y un horario completo significa más ingresos para tu estudio. Es un proceso simple y requiere poco esfuerzo, además de que puede ser usado desde el primer día.

SoulStudio 010 sigue trabajando

Después de trabajar por cuenta propia durante años, Yada van der Hoek fundó SoulStudio 010, situado en el corazón de Rotterdam, Países Bajos, que ofrece una gama de clases de HOT, incluyendo Yoga Caliente, Pilates Caliente y Entrenamientos Calientes en Grupos Pequeños. SoulStudio ofrece membresías mensuales, clases individuales, e incluso créditos que pueden ser comprados y usados para clases individuales.

Después de verse obligado a cerrar sus puertas debido a COVID-19, SoulStudio reabrió oficialmente el 1 de julio, pero con fuertes restricciones; el tamaño de las clases tuvo que ser reducido para hacer espacio para un mayor espacio entre las esterillas. La duración de las clases se redujo de 75 a 60 minutos, y el tiempo entre clases se incrementó de 30 a 45 minutos para asegurar el tiempo suficiente para limpiar en preparación para la siguiente clase.

Como parece que esto se ha convertido en la «nueva normalidad», era importante que los miembros de Yada pudieran reservar o cancelar clases fácilmente y también unirse a una lista de espera en caso de que aparecieran espacios para que pudieran planificar sus propios horarios en consecuencia. Porque más clientes reservando clases = clases más completas = mayor retención = más ingresos para SoulStudio. También es importante para Yada y su personal saber cuándo están instruyendo para poder mantener un saludable equilibrio entre trabajo y vida.

Pasar menos tiempo programando y más tiempo enseñando

Yada decidió optimizar el proceso de programación de SoulStudio usando Virtuagym. La automatización del proceso significaba más tiempo para la pasión de Yada: dar clases. Con el módulo de programación automatizada de Virtuagym implementado, los miembros de SoulStudio podían reservar clases por su cuenta, cancelarlas, comprobar su lugar en una lista de espera, recibir una notificación de empuje cuando se abriera una plaza e incluso ver cuántos créditos les quedaban (o recargar según fuera necesario en la tienda web).

Para Yada, era fácil saber cuándo ella o su personal instruían una clase, quiénes asistirían y cuál sería su capacidad. Los miembros ya no tenían que preocuparse por no entrar en una clase de Hot Yoga! Dando a los miembros acceso a un horario de clases redujo su barrera de entrada lo que significó más valor y aumento de ingresos para SoulStudio.

Vamos a sumergirnos y crear un programa y eventos para ver cómo tu estudio puede ahorrar tiempo!

Para empezar, Yada estableció su horario en Virtuagym. Esto fue fácil de hacer en su portal en Configuración del sistema en el menú de la barra lateral. En la sección Essentials, seleccionó Ajustes del programa y «Añadir» para crear su programa. En Configuración avanzada, había opciones para enviar a los miembros un correo electrónico de confirmación después de las reservas, cancelaciones o con respecto a los cambios de clase, para fusionar las mismas clases o incluso permitir reservas recurrentes.

Después de hacer clic en «Guardar», se creaba el horario y luego era posible agregar clases. Yada probó el sistema por sí misma y fue capaz de realizar funciones básicas, pero luego asistió a una sesión de entrenamiento en la oficina de Virtuagym donde aprendió a sacar el máximo provecho del módulo de programación. Autoproclamada «no muy buena con los ordenadores», necesitaba elegir una solución de programación que pudiera utilizar fácilmente, y Virtuagym era una solución muy sencilla.

Para añadir clases de Hot Yoga, Yada fue al módulo de Horarios y seleccionó la fecha y la hora de la clase y apareció una ventana emergente. Asignó al instructor, el número máximo de participantes, la fecha, la hora de inicio y de finalización, la repetición, la política de cancelación y entre otras opciones.

Después de que ella hizo clic en «Añadir», la clase estaba en vivo en el horario. El estudio tenía una completa supervisión del sistema de programación y podía hacer un seguimiento de todas las clases del estudio. Ahora los miembros de SoulStudio podían reservar fácilmente sus clases en su aplicación o en el sitio web de SoulStudio.

El paquete de software todo en uno de Virtuagym ofrece una solución de programación, pero también cuenta con un montón de funciones adicionales que pueden ayudarle a dirigir su estudio. Pruébalo en tu propio portal de Virtuagym.

Miren Naldaiz

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