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A medida que los gimnasios están abriendo de nuevo y ganando nuevos clientes, es importante hacer un seguimiento de estas membresías y tus facturas para que los gimnasios puedan cobrar y mantener un flujo de efectivo constante. Con la afluencia de nuevos clientes, eso significa un aumento de las facturas que hay que gestionar. Llevar la cuenta de qué clientes han pagado y cuándo, qué clientes no han pagado y por qué, es un proceso extremadamente largo.
Los gimnasios se ven en la obligación de gestionar diferentes tipos de membresías, pagos, horarios y cobros de deudas sin una solución automatizada. Si conocieras una solución que pudiera automatizar todo el proceso de facturación con sólo unos pocos clics, ¿cómo podrías decir que no?
¡Veamos cómo se puede hacer y cuánto tiempo puede ahorrarte!
Frank Trousselot ha estado involucrado en la industria del fitness desde 2014 después de dejar una carrera en la industria del software. Fundó LIJFSTIJL Coaches con su hermano Rob, y se ha convertido en una red de franquicias de entrenamiento personal líder en los Países Bajos con 125 franquiciados y más de 25.000 clientes. LIJFSTIJL Coaches se centra en la formación, la nutrición y el entrenamiento con sesiones de entrenamiento en interiores y exteriores y sesiones de orientación de entrenamiento personal 1-1.
Mientras los entrenadores de LIJFSTIJL se expandían rápidamente, Frank se frustró porque su personal seguía procesando las facturas manualmente. El proceso implicaba:
- Elegir las facturas y comprobar que la selección es correcta
- Exportar el archivo SEPA de las facturas de LIJFSTIJL Coaches
- Subir el archivo al portal de su banco
El banco entonces procesa las facturas, hace un cargo en las cuentas de los clientes y envía un archivo de facturas CAMT a LIJFSTIJL Coaches. Luego el personal continúa:
- Subir el archivo CAMT
- Comprobación de las facturas pagadas y registro de las facturas impagadas como pendientes
- Incluir las facturas pendientes en el próximo archivo de la SEPA enviado al banco
Sin embargo, si la factura sigue sin pagarse después de 60 días, los clientes se arriesgan a que se les bloquee la entrada al gimnasio. Frank puede perder ingresos significativos cuando las facturas no se pagan a tiempo o se hacen devoluciones de cargos, porque su personal necesita hacer un seguimiento manual, que es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Lleva horas procesar esas facturas manualmente y hacer un seguimiento de los pagos pendientes y los que faltan. Cuando Frank empieza a buscar una solución, se da cuenta de que es posible automatizar todo el proceso con Virtuagym.
Dado que LIJFSTIJL Coaches ya está usando el paquete todo en uno de Virtuagym, Frank puede fácilmente empezar a automatizar este tedioso proceso en el módulo de Membresías y Facturación.
Para poder configurar los pagos automatizados, Frank necesita asegurarse de que tiene habilitado un proveedor de pagos online. Virtuagym trabaja con el proveedor de pagos Mollie en la UE y como Frank está ubicado en los Países Bajos, elige este popular proveedor de pagos. Para empezar con Mollie , Frank crea una cuenta gratuita a través del portal de Virtuagym.
Una vez configurada su cuenta, copia la clave de la API en su portal de Virtuagym. Se puede acceder a ella fácilmente en su portal, en Configuración del sistema en el menú de la barra lateral. Se desplaza hacia abajo a la sección de Gestión, y hace clic en Métodos de Pago donde selecciona débito directo, tarjeta de crédito e iDeal.
En su portal, Frank cambió a “Pagos automáticos” y eligió la frecuencia con la que quería que las facturas se enviaran automáticamente: diaria, semanal o mensualmente. Las facturas se recogían a las 2 am hora de Holanda y se enviaban directamente a Mollie. Para ver qué facturas se enviaban , el personal de Frank fue al módulo financiero y seleccionó Facturas pendientes + Débito directo o Tarjeta de crédito con un filtro diario, semanal o mensual. Mollie actualizaba automáticamente el estado de la factura en Virtuagym de Pendiente a Pagada o Pendiente si había un pago fallido o un contracargo.
En esta vista filtrada, el personal de Frank veía las primeras facturas y las recurrentes que se enviaban a Mollie y podía comprobar cualquier excepción. Todos los pagos recurrentes se enviaban a Mollie para que el pago pudiera ser procesado. Una vez que se procesaba un pago, se actualizaba automáticamente en el portal de Virtuagym de Frank.
Ahora los entrenadores de LIJFSTIJL y la facturación de Frank es libre de estrés. Frank tiene tiempo para aumentar la experiencia del cliente, trabajar en la retención (lo que significa más ingresos para Frank y los entrenadores de LIJFSTIJL en el futuro), y con el tiempo extra, puede ganar más dinero de diferentes maneras. La comodidad de no tener que procesar manualmente las facturas valió la pena para Frank. Según él, realmente “te hace la vida más fácil”.
Ahora, con todas las facturas, los pagos y el seguimiento hechos en un solo lugar, le ahorra a los entrenadores de LIJFSTIJL, a Frank y a su personal tiempo y dinero. Lo que solía llevar a ½ un día de trabajo cada mes para exportar las facturas y revisarlas, ahora se hace en unos pocos clics. Todo el proceso se automatizó desde el primer día y ya no hay necesidad de rastrear los pagos o enviar recordatorios. Hay una interfaz sencilla que permite supervisar quién ha pagado ya y qué facturas pendientes están esperando.