¿Alguna vez un cliente ha cancelado su cita en el último minuto, dejándote con un espacio vacío en tu agenda y una pérdida de ingresos? Si es así, no estás solo.
Las cancelaciones de clientes son uno de los mayores desafíos que enfrentan los entrenadores personales, y pueden tener un impacto negativo en sus negocios y en los resultados de sus clientes.
Digamos que, si eres entrenador personal, en promedio pierdes alrededor del 10% de tus ingresos debido a cancelaciones, y aproximadamente el 20% de tus clientes cancelan al menos una vez al mes.
Esto significa que si cobras 50€ por hora y trabajas 20 horas a la semana, podrías estar perdiendo hasta 200€ a la semana o 800€ al mes debido a cancelaciones.
La buena noticia es que con las estrategias adecuadas, puedes minimizar el impacto de las cancelaciones en tu centro de fitness.
En este artículo, compartiremos contigo siete consejos sobre cómo lidiar con las cancelaciones en tu negocio de entrenamiento personal.
1. Construye relaciones sólidas
Construir buenas relaciones con tus clientes ayuda mucho a evitar que cancelen. Cuando confían más en ti, se sienten leales y están contentos con lo que haces, es más probable que sigan viniendo.
Mostrar que realmente te importan tus clientes, escuchar lo que tienen que decir y animarlos puede hacer que se sientan importantes y mantenerlos enfocados en sus objetivos de fitness y en sus sesiones programadas.
Así es como puedes construir relaciones sólidas con tus clientes:
Usa Sus Nombres
Usar los nombres de tus clientes cuando hablas con ellos hace que la conversación sea más personal. Muestra que recuerdas quiénes son y que te importan.
Recuerda Sus Preferencias
Prestar atención a lo que a tus clientes les gusta, como sus entrenamientos favoritos, la música que disfrutan o el equipo que prefieren, muestra que escuchas y quieres mejorar su experiencia.
Celebra Sus Logros
Cuando tus clientes alcanzan un objetivo, superan su mejor marca personal o superan algo difícil, diles que estás orgulloso. Esto muestra que valoras su esfuerzo y éxito, lo que puede aumentar su confianza y mantenerlos motivados.
2. Implementa una Política de Cancelación
Una política de cancelación es imprescindible y establece expectativas claras tanto para el entrenador como para el cliente. Detalla cuándo y cómo los clientes pueden cancelar sus sesiones programadas, y las consecuencias de tales acciones, incluyendo tarifas por ausencias.
La política de cancelación también aclara lo que el entrenador espera de los clientes con respecto a las cancelaciones.
Esto es lo que generalmente se suele incluir en una política de cancelación:
Período Mínimo de Notificación
Esto es cuánto tiempo antes los clientes deben avisarte si necesitan cancelar, al menos 24 horas, 48 horas o 72 horas antes de la sesión. Si cancelan demasiado tarde, podrían tener que pagar una tarifa o podrían perder su sesión.
Tarifa de Cancelación
Si el cliente cancela sin una buena razón o sin darte suficiente aviso, debes cobrarles una tarifa. Esto podría ser la mitad de lo que usualmente cobras por una sesión o una cantidad fija como 25€.
Límite en los Cambios de Cita
Los clientes solo pueden cambiar su cita unas pocas veces, como una o dos, sin penalización. Si lo hacen demasiadas veces, podrían tener que pagar extra o podrían perder su sesión.
También puedes consultar nuestra guía sobre cómo evitar la cancelación en tu estudio de fitness aquí.
3. Ofrece Opciones de Programación Flexibles
Ofrecer un horario flexible ayuda a reducir las sesiones perdidas. Es importante porque se adapta mejor a las vidas ocupadas de tus clientes, facilitando que sigan sus planes de ejercicio durante todo el año.
Al ofrecer a tus clientes diferentes opciones de programación, les demuestras que comprendes que su tiempo es valioso y que estás listo para ayudar a encontrar el mejor momento para sus entrenamientos.
Así es cómo puedes hacer que la programación sea más flexible para tus clientes:
Sesiones en línea o por teléfono
Permite que tus clientes elijan tener sesiones en línea o por teléfono. De esta manera, puedes guiarlos y apoyarlos a través de videollamadas, llamadas de audio o incluso mensajes de texto. Esta opción es ideal para clientes que viajan con frecuencia, trabajan desde casa o no pueden llegar fácilmente a un gimnasio.
Elegir diferentes horarios o lugares
Permite que tus clientes elijan entre diferentes horarios o lugares para sus sesiones. Esto podría ser temprano en la mañana, tarde en la noche, los fines de semana o en lugares diferentes como su hogar, oficina o un parque cercano. Al final del día, esto ayuda a los clientes que tienen horarios cambiantes debido al trabajo, la escuela o la familia, y encuentran difícil seguir un horario o lugar establecido.
4. Ofrecer incentivos por la consistencia
Ofrecer recompensas por asistir puede ayudar a reducir las sesiones perdidas. Motiva a tus clientes a mantenerse al día con sus planes de fitness, y les da un reconocimiento por su duro trabajo.
Cuando das recompensas por ser consistentes, les estás diciendo a tus clientes que ves y valoras su dedicación. Los estás animando a tener éxito y disfrutar su camino hacia ponerse en forma y estar más saludables.
Así es cómo puedes ofrecer recompensas por asistir:
Descuentos
Puedes reducir el precio de tus sesiones como recompensa. Por ejemplo, quitar un 10% por cada 10 sesiones a las que asistan, o un 20% por cada 20 sesiones. Esto hace que las personas quieran reservar más sesiones y de este modo ahorrar algo de dinero.
Sesiones Gratis
Da una sesión gratuita después de que completen un número determinado de sesiones, como una sesión gratuita después de 10 sesiones o dos gratuitas después de 20. Esto les motiva a venir más a menudo.
Tarjetas de Regalo o Vales
Ofrece una tarjeta de regalo o vale, como 10€ por cada 10 sesiones que completen, o 20€ por cada 20 sesiones. Esto puede hacer que los abonados esperen con ganas completar sus sesiones para así poder recibir un premio.
Referencias
Recompensa a los clientes por traer a nuevas personas. Podrías darles una sesión gratuita por cada nuevo cliente que traigan, o un 10% de comisión. Esto les anima a hablarles a otros sobre tus servicios y te ayuda a conseguir más clientes.
5. Mantén la Comunicación
La manera en que te comunicas con tu cliente puede tener un impacto significativo en la satisfacción y retención del cliente.
Cuando hablas con tus clientes con frecuencia, puedes recordarles sus reuniones, darles consejos y resolver cualquier problema que puedan tener.
Hablar regularmente también te ayuda a llevar una mejor relación con tus clientes, haciéndolos sentir especiales y cuidados.
Así es cómo puedes mantenerte en contacto:
Envía un correo electrónico para compartir información útil como noticias, consejos o historias que se ajusten a sus objetivos de salud. Enviar información por correo electrónico es útil para recordarles sus sesiones o preguntarles su opinión, o si conocen a alguien más que quiera unirse.
Mensaje de texto
Los mensajes de texto son ideales para mensajes rápidos y amigables. Puedes preguntar cómo están, animarlos o enviarles algo que los motive. También puedes recordarles sus sesiones programadas o responder rápidamente cualquier pregunta que tengan.
Llamada telefónica
Llamar a tus clientes te permite hablar más profundamente. Puedes conversar sobre sus objetivos, cualquier obstáculo que estén enfrentando o celebrar sus logros. Las llamadas telefónicas son útiles para brindar apoyo, resolver problemas, confirmar o cambiar horarios de citas, o simplemente ponerse al día después de sus entrenamientos.
Redes Sociales
Utiliza las redes para compartir contenido interesante y divertido como videos, blogs o charlas en vivo. Esto muestra lo que sabes, tu personalidad y las historias de éxito de tus clientes. Las redes también son una forma de llegar a tus clientes y crear una sensación de comunidad al darles “me gusta” o comentar en sus publicaciones, o invitarlos a tus grupos o eventos en línea.
6. Crecer como Profesional
Tu papel como entrenador personal no solo es entrenar a tus clientes, sino también mejorar tu propio desarrollo a través de una educación continua.
Esto te convierte en un mejor entrenador personal porque aprendes las últimas tendencias, investigaciones y formas de ayudar a tus clientes a alcanzar sus objetivos.
Además, construye tu reputación en la industria del fitness, haciéndote más atractivo para más gente y fomentando más referencias.
Aquí te mostramos cómo puedes seguir aprendiendo y creciendo como entrenador personal:
Tomar Cursos
Inscríbete en clases para aprender cosas nuevas que puedan ayudar a tus clientes y a tu negocio. Esto podría ser sobre nutrición, cómo entrenar mejor, marketing o cómo gestionar tu negocio. Tomar cursos en línea para obtener nuevas certificaciones o renovar las antiguas también demuestra que eres serio y profesional.
Asistir a Seminarios
Los seminarios te permiten escuchar a expertos en fitness y salud. Puedes obtener nuevas ideas, sentirte inspirado y conocer a otros profesionales. También es una oportunidad para hacer conexiones que podrían ayudar al crecimiento de tu negocio de fitness.
Leer Libros
Haz de la lectura un hábito y lee al menos 15 páginas todos los días. La lectura puede ampliar lo que sabes sobre fitness, salud y administración de un centro. Los libros también pueden motivarte con historias de gente exitosa en la industria.
Unirte a Redes
Ser parte de una red de fitness con otros entrenadores personales o profesionales de la salud te brinda apoyo y más oportunidades para aprender. También puedes compartir lo que sabes y ayudar a mejorar la comunidad de fitness.
7. Crear una Comunidad
Crear una comunidad es clave para evitar que tus clientes cancelen. Les ayuda a sentir que pertenecen, que son responsables y que pueden divertirse.
En la mayoría de los casos, al construir una comunidad, creas un espacio positivo donde los clientes pueden encontrarse, hablar y aprender unos de otros.
Esto los hace sentir más conectados y emocionados con tus servicios. También pueden animarse mutuamente, creando un ambiente divertido y competitivo que los hace esperar con ansias sus sesiones.
Aquí tienes algunas formas de construir esta comunidad:
Organizar Eventos
Planifica eventos de fitness divertidos para reunir a tus miembros. Esto podría ser talleres, fiestas o salidas en grupo. También puedes celebrar sus éxitos con ceremonias de premios o dando pequeños regalos para mostrar que aprecias su arduo trabajo.
Crear Grupos
Crea grupos donde tus miembros puedan chatear, compartir consejos o apoyarse mutuamente. Esto podría ser en foros en línea, grupos de chat o páginas sociales. También puedes ofrecer diferentes tipos de entrenamiento en estos grupos, como sesiones en grupo, entrenamientos en línea o entrenamiento VIP especial.
Organizar Desafíos
Inicia desafíos de fitness para mantenerles motivados. Estos podrían ser para perder peso, ponerse más en forma o mejorar su rendimiento. Ofrece premios o reconocimientos a quienes lo hagan bien, como dinero en efectivo, vales de regalo o trofeos. Esto agrega una capa adicional de emoción y les da algo por lo que luchar.
Conclusión
Si llegaste aquí con la pregunta “¿Cómo evitar cancelaciones en tu negocio siendo entrenador personal?”, estas son las estrategias que necesitas tener en marcha.
En el caso de que un cliente cancele, tener un plan en marcha ayuda a proteger tu centro. Si no se manejan adecuadamente, las cancelaciones frecuentes pueden afectar significativamente los ingresos totales de tu negocio.
