Ahorra tiempo en el procesamiento de facturas y obtén más dinero en tu bolsillo

By Miren Naldaiz

Published 18 septiembre 2020

A medida que crece el negocio del fitness, y se ganan cada vez más clientes, las tareas tediosas y que consumen tiempo suelen pasar a un segundo plano. La atención se centra en la instrucción más que en la gestión de las facturas. Clases en grupo, individuales, entrenamiento personal, etc. cuanto más ofreces, más rápido se acumulan las facturas.

Aunque la gestión de facturas y el cobro de deudas son prioridades para los dueños de los gimnasios, a veces no hay suficiente tiempo en el día para hacer un seguimiento de cada factura. Al automatizar este proceso, significa más tiempo para enseñar y más dinero en el bolsillo. Si hubiera una solución simple que pudiera automatizar todo tu proceso de facturación desde el primer día, ¿cómo podrías decir que no?

El proceso es simple, ¡veámoslo de primera mano!

En enero de 2016, Tom Frearson fundó Be Fearsome, una empresa de fitness con sede en Londres que ofrece servicios de fitness, estilo de vida y aventura a particulares, grupos y empresas. Su objetivo: hacer que la gente sea más activa e impactar positivamente en su comunidad.

Be Fearsome creció para ofrecer una extensa lista de servicios que incluyen campamentos de entrenamiento, entrenamiento personal, acondicionamiento físico corporativo y formación de equipos, entrenamiento nutricional y entrenamiento deportivo de resistencia (entre muchos otros).

Cuando la lista de clientes de Be Fearsome se disparó, Tom necesitó un servicio que pudiera intensificar su juego de facturación más allá de simplemente recibir los pagos con tarjeta mediante un lector de tarjetas móvil. Fue entonces cuando, hace tres años, encontró a GoCardless para expandirse a los pagos por Débito Directo y Tarjeta de Crédito.

GoCardless es un proveedor global de débito bancario que puede ser utilizado para gestionar facturas, membresías y pagos a plazos. Como Be Fearsome utilizaba GoCardless y el paquete todo en uno de Virtuagym, Tom pudo combinar fácilmente los dos y empezar a automatizar todo el proceso de facturación.

Vamos a ver cómo configurar fácilmente y empezar a ahorrar tiempo

Para poder configurar sus pagos automáticos, Tom necesitaba asegurarse de que tenía un proveedor de pagos online habilitado en su portal. Tom simplemente añadió su cuenta de GoCardless entrando en su portal de Virtuagym seleccionando Configuración del sistema en el menú de la barra lateral, desplazándose hacia abajo de GoCardless y añadiendo su cuenta. También seleccionó sus métodos de pago preferidos de la lista y seleccionó a GoCardless como proveedor.

En su portal, Tom seleccionó «Pagos automáticos» y eligió la frecuencia con la que quería que las facturas se enviaran automáticamente: diariamente, semanalmente o mensualmente. Las facturas se recogían a las 2 am hora del Reino Unido y se enviaban directamente a GoCardless. Para ver qué facturas se enviaban, Tom fue al módulo financiero y seleccionó Facturas pendientes + Débito directo. GoCardless actualizaba automáticamente el estado de la factura en Virtuagym de Pendiente a Pagada o Pendiente si había un pago fallido o pagos fallidos.

En esta vista filtrada, Tom vio las primeras y recurrentes facturas que se enviaron a GoCardless y pudo comprobar las excepciones. Todos los pagos recurrentes se enviaban a GoCardless para que el pago pudiera ser procesado. Una vez que se procesaba un pago, se actualizaba automáticamente en el portal de Virtuagym de Tom.

En el Reino Unido, los mandatos de los clientes son obligatorios para procesar los pagos por domiciliación bancaria. Los clientes de Tom tenían que ordenar que sus pagos se pudieran tramitar como débito directo, de lo contrario ningún banco o proveedor de pagos podría procesar estas facturas. Con los nuevos clientes de Tom que habían usado GoCardless antes, sus mandatos podían ser simplemente importados a su portal de Virtuagym. Alternativamente, las solicitudes de mandato podrían ser enviadas a un nuevo cliente desde Virtuagym (en el perfil del cliente) o los clientes que compraron a través de la tienda web de Tom podrían aprobar el mandato directamente. La solicitud de estos mandatos se hacía en un solo clic a través de Virtuagym, ¡lo que le ahorraba a Tom aún más tiempo!

Ahora, Be Fearsome y la facturación de Tom es manos libres y sin estrés. Tom tiene tiempo para aumentar la experiencia del cliente, trabajar en la retención (lo que significa más ingresos para Tom y Be Fearsome en el futuro) y centrarse en su pasión: estar en forma y ayudar a la gente a alcanzar sus objetivos. La facilidad mental de no tener que procesar manualmente las facturas valió la pena para Tom. En sus propias palabras:

«No sé qué haría sin GoCardless, no podría llevar mi negocio si (el proceso) no estuviera automatizado».

Con todas las facturas, pagos y seguimiento en un solo lugar, le ahorra a Be Fearsome y a Tom tiempo y dinero. Lo que antes le llevaba casi un día completo de trabajo cada mes para exportar las facturas y revisarlas, ahora se hace en unos pocos clics. Todo el proceso se automatizó desde el primer día y ya no hay necesidad de rastrear los pagos o enviar recordatorios. Hay una interfaz sencilla que permite supervisar quién ha pagado ya y qué facturas pendientes están esperando.

El paquete de software todo en uno de Virtuagym ofrece una solución de gestión de facturación, pero también cuenta con un montón de funciones adicionales que le ayudan a gestionar su gimnasio. Pruébelo en su propio portal de Virtuagym. Configúralo, siéntate y observa cómo se procesan tus facturas!

 

Miren Naldaiz

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