Wie Your Perfection seinen Club mit 1500 Mitgliedern mit Virtuagym perfektioniert

Die Entstehung von Your Perfection

Your Perfection wurde 2017 als kleines Studio in Purmerend gegründet. Mit einem Schwerpunkt auf Kickboxen und Gruppenkursen wuchs das Unternehmen schnell.

Der Eigentümer Yassine wollte zusammen mit seiner Frau Daniëlle etwas Eigenes aufbauen, nachdem er jahrelang bei verschiedenen Fitnessstudios und Sportorganisationen in Purmerend gearbeitet hatte.

Yassine hat einen Hintergrund im Kampfsport und legte damit den Grundstein für das Sportangebot. Seine Frau Daniëlle, die aus der Marketingbranche kommt, übernahm die kaufmännische Seite.

Die Mission? Einen Ort schaffen, an dem sich Menschen gesehen fühlen. Keine große anonyme Kette, sondern ein Club mit familiärer Atmosphäre.

Wo persönliche Aufmerksamkeit selbstverständlich ist und wo jeder an seiner eigenen Version von „Perfektion” arbeiten kann – egal auf welchem Niveau man einsteigt.

Nach zwei Jahren erwies sich das kleine Studio schnell als zu klein für ihre großen Träume. Im Jahr 2019 zogen sie in ein größeres Gebäude in der IJsendijkstraat um, was Raum für eine enorme Erweiterung bot.

Von einem Raum zu mehreren. Von nur Kickboxen zu einem vollständigen Kursplan mit mittlerweile über 120 Kursen pro Woche: Gruppenkurse, Kleingruppentraining, Jugendprogramme, Pilates, Atemtechniken und sogar Trainings für Menschen mit einer Sucht oder Verhaltensproblemen.

Die Community wuchs mit – und zwar schnell. Bis 2024 verdoppelte sich die Mitgliederzahl in kurzer Zeit durch einen Zustrom von 600 neuen Mitgliedern.

Das ist natürlich fantastisch, aber Wachstum bringt auch Herausforderungen mit sich: mehr Personal, mehr Kurse und einen höheren Druck auf die Verwaltung und die Struktur hinter den Kulissen.

Ein Allround-Fitnessstudio, in dem sich jeder wohlfühlt

Your Perfection ist kein gewöhnliches Fitnessstudio. Es ist ein Club, in dem Bewegung, mentale Gesundheit, Coaching und Gemeinschaft Hand in Hand gehen.

Ein Ort, an dem du nicht nur trainierst, sondern auch wächst – körperlich und geistig. Hier dreht sich alles um persönliche Betreuung und einen ganzheitlichen Ansatz für Menschen jeden Alters, jeder Herkunft und jedes Leistungsniveaus.

Ob du nun hingehst, um abzunehmen, stärker zu werden, Boxen zu lernen oder sich einfach wieder wohler in deiner Haut zu fühlen: Bei Your Perfection erhältst du immer einen passenden Trainingsplan. Keine Einheitslösung, sondern ein maßgeschneiderter Ansatz.

Mit persönlichen Erstgesprächen, Messungen, Trainingsprogrammen und – wenn du möchtest – auch Ernährungsberatung, Lifestyle-Coaching und Atemtechniken. Alles unter einem Dach. Und immer mit einem menschenorientierten Ansatz.

Sogar Kinder ab 4 Jahren können hier an Jugendkursen teilnehmen, und für Menschen mit Behinderungen oder Verhaltensauffälligkeiten gibt es spezielle Programme.

Was das Konzept besonders macht, ist, dass es hier nicht um Leistung geht, sondern um Verbindung, Spaß und Fortschritt.

Es gibt keine strenge Hierarchie zwischen Mitgliedern und Trainern, sondern eine offene Atmosphäre, in der jeder sich selbst sein darf. Es gibt sogar einen Barista, sodass der soziale Aspekt genauso wichtig ist wie der körperliche.

Auch das Team wurde sorgfältig zusammengestellt: eine Mischung aus festangestellten Mitarbeitern und selbstständigen Spezialisten, jeder mit seinem eigenen Fachwissen, aber mit einer gemeinsamen Mission.

„Wir haben hier keine Inseln“, sagt Dewi. „Jeder trägt zum Gesamterlebnis bei und weiß, wo wir hinwollen. Nur so kann man als Verein wirklich etwas bewegen.“

Die Kraft von Gruppenkursen: das Herzstück des Clubs

In einer Zeit, in der immer mehr Fitnessstudios ihre Gruppenkurse streichen – weil es „zu viel Aufwand“ ist oder „doch nicht rentabel genug“ –, macht Your Perfection genau das Gegenteil.

Hier bilden Gruppenkurse das Herzstück des Clubs. Sie sind der Grund, warum die Leute immer wiederkommen. Der Klebstoff der Gemeinschaft. Das Fundament des Wachstums.

„Bei uns finden jeden Abend mehrere Kurse pro Raum statt. Und sie sind brechend voll”, erzählt Dewi. „Die Leute kommen nicht nur zum Trainieren hierher. Sie kommen wegen der Energie, der Atmosphäre, dem Teamgefühl. Sie wollen gesehen und gehört werden und Teil von etwas Größerem sein.”

Und das funktioniert, weil alles stimmt: Der Stundenplan ist straff organisiert, die Kurse sind abwechslungsreich und qualitativ hochwertig, und die Trainer sind bekannte Gesichter – wiedererkennbar, engagiert und beliebt.

Der Club bietet über 120 Gruppenkurse pro Woche an, die auf mehrere Räume verteilt sind: von Kickboxen und Yoga bis hin zu Zirkeltraining und Reformer Pilates. Im Gegensatz zu vielen anderen Fitnessstudios sind die Gruppenkurse hier keine Nebensache, sondern die Hauptattraktion.

Dewi: „Wir haben Mitglieder, die gar nicht trainieren, sondern nur wegen der Gruppenkurse kommen. Sie haben ihre festen Tage, feste Trainer, ihren festen Kaffee danach. Das ist ihr Sportleben. In einer solchen Gruppe entsteht etwas Besonderes. Wenn man das gut organisiert, will niemand mehr darauf verzichten.“

Aber das gut zu organisieren, stellte sich als ziemliche Herausforderung heraus. Bis vor kurzem lief der Stundenplan über ein separates System, während die Verwaltung, der Coaching-Bereich und andere Prozesse in Virtuagym liefen. Nicht ideal.

„Wenn etwas schiefging, wusste niemand genau, wo der Fehler lag. Jemand hatte sich über Clubplanner abgemeldet, war aber noch in Virtuagym eingetragen. Oder umgekehrt. Die Informationen waren verstreut, und das kostete Zeit. Und damit Energie.“

Deshalb wird nun auch der Gruppenunterrichtsplan vollständig in Virtuagym integriert. Einschließlich Reservierungssystem, Check-in über die App, verknüpfte Credits für Teilnahmen und Übersicht pro Trainer.

„Vor allem für Kurse wie Reformer Pilates ist das wirklich notwendig“, erklärt Dewi. „Man hat nur eine begrenzte Anzahl von Plätzen. Dann möchte man genau wissen, wer kommt, ob jemand rechtzeitig abgesagt hat und ob die Anzahl der Credits stimmt. Sonst herrscht Chaos. Und damit bin ich fertig.“

Ihr Ziel ist klar: ein einziges System, das alles unterstützt. Damit Trainer, Mitglieder und Mitarbeiter sich immer auf die richtigen Informationen verlassen können, ohne Probleme.

„Erst wenn hinter den Kulissen alles stimmt, entsteht Ruhe im Club. Und das spüren die Menschen sofort, wenn sie hereinkommen.“

Auf zu mehr Kontrolle und Effizienz

Als Dewi Ursem zu YourPerfection kam, erkannte sie sofort, wo die Chancen lagen. Der Club strotzte vor Energie, die Gruppenkurse liefen hervorragend und das Team war motiviert.

Hinter den Kulissen gab es jedoch noch Verbesserungspotenzial in Bezug auf Struktur und Effizienz. Da mit mehreren separaten Systemen gearbeitet wurde, herrschte große Unklarheit.

Die Mitgliederverwaltung lief über Sportivity, der Gruppenunterrichtsplan über Clubplanner und die Trainingspläne waren in Virtuagym Coach gespeichert. Jedes System arbeitete für sich, wodurch es an Übersicht, Kontrolle und Skalierbarkeit mangelte.

Deshalb entschied man sich für einen Schritt in Richtung Automatisierung und Zentralisierung.

„Durch die Arbeit mit einem einzigen integrierten System streben wir mehr Übersicht, bessere Zusammenarbeit und vor allem mehr Zeit und Raum für die Mitglieder an. Alles an einem Ort, das ist der Schlüssel für weiteres Wachstum.“

Dewi, selbst ehemalige Besitzerin eines Fitnessstudios, wusste sofort, was zu tun war.

Sie wurde zunächst für eine andere Position eingestellt, übernahm aber schon bald die Rolle der Clubmanagerin – eine Position, die ihr auf den Leib geschrieben ist.

Mit ihrer Erfahrung und ihrer praxisorientierten Mentalität machte sie sich daran, dem Club das zu geben, was er brauchte: Struktur, Prozesse und Übersicht. Keine Inseln mehr. Keine Unklarheiten mehr. Stattdessen eine zentrale Anlaufstelle für alles: Virtuagym.

„Wenn man sein Unternehmen in den Griff bekommen will, muss man zuerst seine Zahlen in den Griff bekommen”, sagt Dewi. „Und dafür muss man alles an einem Ort haben. Ein System, eine Wahrheit, keine losen Enden.”

Was sie einführte, war nicht nur ein neues Softwarepaket, sondern eine neue Art zu denken und zu arbeiten.

Vom Reinigungsplan bis zum Gruppenunterrichtsplan, von der Abonnementverwaltung bis zu den Buchungen– alles findet nach und nach einen festen Platz in Virtuagym.

„Struktur sorgt für Ruhe“, erklärt sie. „Für das Team, für die Mitglieder, aber vor allem hinter den Kulissen. Wenn die Basis stimmt, muss man nicht mehr darüber nachdenken. Dann entsteht Raum für Verbesserungen, für persönlichere Betreuung, für echtes Wachstum.“

Und das ist auch notwendig. Im Jahr 2024 erlebte der Verein ein explosives Wachstum: 600 neue Mitglieder kamen hinzu.

Das ist natürlich großartig, brachte aber auch Wachstumsschmerzen mit sich. Mehr Mitglieder bedeuten auch: mehr Personal, mehr Unterricht, mehr Verwaltungsaufwand.

Und damit auch: mehr Bedarf an einer soliden, skalierbaren Basis.

Ein System, unendliche Möglichkeiten

Während Virtuagym früher nur sporadisch für einige wenige Coaching-Kunden eingesetzt wurde, arbeitet Dewi nun daran, die Plattform vollständig in den täglichen Betrieb des Clubs zu integrieren. Und das geht weit. Von der Reinigung bis zum Verkauf, alles bekommt seinen Platz.

Mitgliederverwaltung & Abonnementverwaltung

Viele Mitglieder waren im alten System falsch erfasst: doppelte Konten, abgelaufene Jahresverträge und falsche Tarife.

Dewi ist dabei, die Mitgliederverwaltung und die Rechnungsstellung in Virtuagym zu zentralisieren. Neue Verträge sind jetzt klar, transparent und automatisch mit dem richtigen Profil verknüpft.

Verkauf von Guthaben

Für Kurse mit begrenzter Kapazität arbeitet Your Perfection mit dem Credit-System innerhalb von Virtuagym.

Bei jedem Besuch werden automatisch Credits abgebucht. Keine separaten Stempelkarten mehr, sondern Übersicht und automatische Registrierung. Laut Dewi war dies mit ihrer bisherigen Software nicht möglich.

Kompletter Stundenplan und Reservierungen

Your Perfection ist dabei, den Stundenplan in Virtuagym zu übertragen, damit die Nutzer den Plan bald in der Virtuagym-App einsehen, darauf zugreifen und einen Platz reservieren können.

Dewi hat sogar den Reinigungsplan als „Kurs” in Virtuagym eingegeben. Die Mitarbeiter checken für jede Aufgabe ein und aus. „So weiß ich genau, wer wann gereinigt hat.”

Zugangssystem verknüpfen

Der nächste Schritt für Dewi ist die Aktivierung des QR-Check-in-Systems über die Virtuagym-App.

Mitglieder können dann direkt beim Betreten einchecken, was mehr Einblick in Anwesenheit und Engagement bietet.

Online-Anmeldungen und Zahlungen

Neue Mitglieder sollen sich bald vollständig selbstständig anmelden können. Dewi arbeitet an einem Ablauf, bei dem das Anmeldeformular, der Webshop , die Zahlungen und die Aktivierung in der App direkt geregelt werden. Alles automatisiert.

Webshop-Anbindung

Auch Käufe wie Fahrkarten und Einzelstunden können bald über den Webshop getätigt werden. Darüber hinaus möchte Dewi auch das Kassensystem von Virtuagym in seiner Lounge einsetzen.

Personalmanagement

Nicht nur die Mitglieder, auch das Personalmanagementsystem von Virtuagym wird integriert. Dewi ist dabei, den Dienstplan, die Zeiterfassung und die Aufgabenregistrierung mit Virtuagym zu verknüpfen, damit auch intern alles reibungslos läuft.

„Ich möchte, dass bei der Anmeldung alles sofort stimmt: das Abonnement, die Credits, die App, der Zeitplan, die Kommunikation. Und dass die Mitarbeiter sich um nichts mehr kümmern müssen.“

Auf zum nächsten Schritt

Die Energie, die im Club herrscht, ist spürbar. Aber hinter den vollen Sälen und der treuen Community verbirgt sich eine größere Vision.

Yassine und Daniëlle haben von Anfang an große Träume gewagt: ein Fitnessstudio, in dem Menschen nicht nur Sport treiben, sondern auch wachsen – körperlich, geistig und sozial.

Und dieser Traum hört nicht bei einem Standort auf. Vielmehr steht bereits eine zweite Niederlassung auf der Wunschliste.

Mit über 1500 Mitgliedern, 120 Kursen pro Woche und einem wachsenden Team platzt der Club mittlerweile aus allen Nähten – im wahrsten Sinne des Wortes.

Ein neuer Standort ist in Planung und hinter den Kulissen wird hart an den dafür notwendigen Grundlagen gearbeitet.

„Wir wollen weitermachen, aber dann muss alles stimmen. Die Prozesse, die Struktur, das System. Darauf liegt jetzt der Fokus”, sagt Dewi.

In der kommenden Zeit wird Virtuagym noch weiter ausgebaut: mit einem gekoppelten Check-in-System, digitalen Anmeldeformularen, Ernährungsmodulen und sogar einer automatischen Fortschrittserfassung über intelligente Waagen.

Auch der Personalplan und die Aufgabenregistrierung werden integriert, sodass das gesamte Team bald an einem zentralen Ort arbeiten wird.

Alles muss wie eine gut geölte Maschine laufen – damit die Eigentümer bald eine zweite Niederlassung aufbauen können, ohne Abstriche bei Qualität oder Aufmerksamkeit machen zu müssen.

Das bleibt das Wichtigste, betont Dewi: „Man kann nur weiterwachsen, wenn man die Grundlagen in Ordnung hat. Und diese Grundlagen? Die legen wir jetzt.“