JB Athletics – Vom internen Trainingsraum zum Vorzeigestudio – unterstützt durch Virtuagym
Vom Nischenstudio zur offenen Community
Was ursprünglich als geschlossene Trainingsfläche für die Mitarbeiter eines erfolgreichen Sicherheitsunternehmens gedacht war, ist heute ein vollwertiges, öffentliches Fitnessstudio – offen für Jung und Alt, Anfänger und Fortgeschrittene.
Während der Pandemie durfte das Studio JB Athletics dank seiner Nutzung als interner Trainingsort geöffnet bleiben. Als sich der damalige Eigentümer zurückzog, griff das Team zu – mit der Überlegung, es notfalls weiterhin nur firmenintern zu betreiben.
„Wir haben gesagt: Wenn alles schiefläuft, nutzen wir es eben intern. Aber dann hatten wir Glück – die Lockdowns waren vorbei, und wir konnten ein richtiges Fitnessstudio daraus machen.“
Das Konzept wandelte sich komplett: Weg vom reinen Bodybuilder-Studio, hin zu einem einladenden Raum für alle Generationen. Damit stiegen jedoch auch die Anforderungen an Organisation, Zahlungsabwicklung und Mitgliederverwaltung.
Das Ziel war klar: Mehr Effizienz, weniger Verwaltungsaufwand – und eine digitale Infrastruktur, die mit dem Studio mitwachsen kann.
„Wenn du 500 statt 80 Leute managen willst, brauchst du ein System, das mitwächst – sonst verlierst du dich in Excel-Listen und manueller Arbeit.“
Wachsende Mitgliederzahlen, steigende Ansprüche
Die Entscheidung für Virtuagym fiel bei JB Athletics nicht aus dem Bauch heraus, sondern aus einer konkreten Notwendigkeit heraus: Man wollte wachsen – aber ohne sich im Verwaltungsaufwand zu verlieren.
Mit mehr Mitgliedern steigen die Anforderungen an Struktur, Zahlungsabwicklung , Check-in und Kommunikation . Virtuagym bot dem Team eine Lösung, die nicht nur funktional war, sondern vor allem mitwachsen konnte.
Die Software ermöglicht JB Athletics heute, Prozesse zu automatisieren, Zeit zu sparen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Training und die Mitglieder.
„Virtuagym war das einzige System, das nicht überladen wirkte. Es war verständlich, funktional – und einfach umsetzbar.“
Mahnwesen automatisiert – 90 % Zeitersparnis
Die vielleicht größte Verbesserung: das automatisierte Mahnwesen . Früher war der Beitragseinzug ein Kraftakt – mit handschriftlichen Bankeinträgen, manuellem Nachverfolgen und ständigen Rücklastschriften.
„Wir haben zu zweit den ganzen Tag nichts anderes gemacht, als Daten eintippen. Eine falsche Kontonummer – und das Chaos war vorprogrammiert.“
Heute läuft bei JB Athlectics alles automatisiert: Vom Beitragseinzug bis zur Zahlungserinnerung. Besonders clever: Das System bucht bei Rücklastschriften automatisch nach 10 bis 14 Tagen erneut ab – abgestimmt auf die unterschiedlichen Gehaltszahlungstermine.
„Früher haben wir die Zahlungen am 5. eingezogen, aber viele Mitglieder hatten ihr Gehalt noch nicht bekommen. Jetzt versucht Virtuagym’s automatischer Zahlungseinzug es am 15. erneut – und plötzlich gehen 20 % mehr Zahlungen durch.“
„Unsere administrative Belastung ist um 90 % gesunken – und gleichzeitig ist die Zahlungsbereitschaft deutlich gestiegen.“
Studiozugang modernisiert
Der Check-in läuft per QR-Code über die eigens entwickelte App – komplett vernetzt mit dem Zutrittssystem. Das Besondere: Mitglieder können direkt in der App ihren Account erstellen, ganz ohne Umweg über die Website.
„Die Jungen machen heute alles über ihr Handy – Homepage? Schauen sie nicht mehr an. Deswegen haben wir den Account-Setup direkt in die App geholt.“
Die App ermöglicht ein modernes Nutzererlebnis – mit direktem Zugang zum Studio, digitalem Überblick über Verträge und einer vollständig mobilen Verwaltung.
Neben dem komfortablen Zugang für Mitglieder sorgt das System auch intern für volle Kontrolle und Sicherheit:
„Wenn jemandem der Zutritt verweigert wird, erhalten wir eine Push-Benachrichtigung über Virtuagym's 24/7 Zutrittskontrolle und können sofort reagieren. Das ist effizient und transparent.“
Blick nach vorn: Geräteintegration & Ausbau
Aktuell befindet sich das Studio in einer Umbauphase – mit neuen Trainingsbereichen und Plänen zur Erweiterung des Angebots.
Überlegt wird unteranderem die Einführung von Virtuagym Connect , der Geräteanbindung von Virtuagym, zur automatisierten Trainingsdatenerfassung.
„Das ist unser nächster Schritt – die Anbindung der Geräte. Wir glauben, das kann uns nochmal deutlich nach vorne bringen.“
Auch der Einsatz digitaler Coaching-Tools steht auf der Roadmap. Langfristig soll das Angebot weiter ausgebaut werden – strukturiert, individuell und mit Raum für Wachstum.
Am häufigsten genutzte Funktionen
Automatisiertes Mahnwesen
Statt manuell hinterherzutelefonieren, läuft alles automatisiert – von der Erinnerung bis zur Sperre bei Zahlungsverzug.
Personalisierte Mobile App
Eine persönlich gebrandete App, die alles vereint, was unsere Mitglieder brauchen – schnellen Zugang und volle Übersicht.
Zugangssystem
Maximiert Komfort und Kontrolle: Mitglieder checken per QR-Code flexibel ein – direkt über die App.
Virtuagym als stabiles Fundament
Schon früh entschied sich das Team von JB Athletics dafür, alle Kernprozesse auf einer einzigen Plattform zu bündeln – und fand in Virtuagym die passende Lösung. Heute bildet die Software die Basis für einen reibungslosen Betrieb: von der Mitgliederverwaltung über automatisierte Zahlungen bis hin zur intelligenten Steuerung des Zugangs.
Besonders geschätzt wird die kombinierte Wirkung aus technischer Zuverlässigkeit und intuitivem Handling. Viele Prozesse laufen im Hintergrund, ohne dass das Team aktiv eingreifen muss – was den Alltag spürbar entlastet.
Auch bei Themen wie Kommunikation, Mahnwesen und digitalem Check-In hat Virtuagym dazu beigetragen, Abläufe zu standardisieren und gleichzeitig individuell gestaltbar zu halten. Die App – ganz im Branding von JB Athletics – schafft einen direkten, modernen Draht zu den Mitgliedern.
„Ich würde Virtuagym auf jeden Fall empfehlen – das System ist stabil, spart Zeit und denkt mit.“
