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Wie dir eine Management Software eine Menge Zeit sparen kann

By Sebastian Keller

Published 9 Oktober 2019

Zum täglichen Handwerk eines Fitnessstudios zählen viele Dinge, die einiges an Zeit kosten. Zum Beispiel das Anlegen und Managen von Zeitplänen, das Erneuern von Mitgliedschaften, das Verarbeiten von Rechnungen und so weiter. Mit der Hilfe moderner Technologie können viele dieser Prozesse glücklicherweise automatisiert werden, um dir und deinen Mitarbeitern wertvolle Zeit zu sparen. Viele Fitnessstudios, wie zum Beispiel das Akasha London, haben bewiesen, dass Prozessautomatisierung mittels einer Software, ihnen viele Stunden pro Woche spart. Und je weniger Zeit man mit vermeidbaren Arbeiten verbringt, desto mehr Zeit bleibt um dein Unternehmen einen Schritt weiter zu bringen. Hier ein paar Möglichkeiten, wie Automatisierung dir in deinem Unternehmen helfen kann, erfolgreicher zu sein.

Terminplanung

Eine Tätigkeit, die eine Menge Zeit in Anspruch nimmt ist das Managen von Terminplänen und Buchungen. Dieser Prozess kann aber ganz einfach automatisiert werden mit einem passenden Planungstool. Eine geeignete Management Software mit einem Planungstool gibt dir die Möglichkeit im Handumdrehen Zeitpläne zu erstellen die praktisch automatisch funktionieren. Sie erlauben deinen Kunden ihre eigenen Kurse zu buchen, entweder online oder in der App. Die größten Vorteile eines automatischen Terminplans sind:
  • Online Buchungen
  • Automatisierte Mitteilungen
  • Automatisches Abziehen von Guthabenpunkten
Terminplanung-Software-Monitor

Online Buchungen

Bis vor kurzem noch, wurden Buchungen und Zeitpläne durch eine Kombination von Tabellen und einer Menge telefonischer Absprache geregelt. Diese manuellen Arbeiten sind wesentlich anfälliger für Fehler. Zudem ist es auch einfach ineffizient.  Die Zeit die man für Zeitpläne und Buchungen aufbringt, kann reduziert werden, indem man Werkzeuge für die Zeitplanung benutzt. So kannst du deine Kunden ihre Kurse selber buchen lassen. Denk einmal an die vielen Anrufe, die dir das spart. Es steigert die User Experience (Wahrnehmung deines Produkts durch den Kunden), lindert den Aufwand um einen Kurs zu buchen und senkt die Hemmschwelle dein Studio zu besuchen.

Automatisches Abziehen von Guthabenpunkten

Was ist, wenn dein Studio auf einem pay-per-class System basiert? Also ein System, bei dem der Kunde nur die Kurse bezahlt, die er besucht. Es ist eine Sache, es deinen Kunden zu ermöglichen, ihre Kurse selbst zu buchen, aber wie kannst du kontrollieren, wer überhaupt an einem Kurs teilnehmen darf? Mit einem integrierten System können Mitglieder eines Studios im Voraus für Guthabenpunkte bezahlen, die automatisch abgebucht werden, wenn sie einen Kurs buchen. Wenn dein Zeitplan-Tool in deine Mitgliedschaftsmanagement Software integriert ist, ist es möglich diese Guthabenpunkte verschiedenen Arten von Mitgliedschaften zuzuweisen. Dabei bist du flexibel, hinsichtlich der Validität der Guthabenpunkte, der Kosten und so weiter.

Mitteilungen

Erinnerst du dich, dass wir darüber gesprochen haben, die Zeit, die wir am Telefon verbringen, zu verringern? Wie wäre es, wenn du eine Warteliste für beliebte Kurse hast, und ein Platz frei wird? Oder was ist, wenn ein Kursleiter krank ist und ein Kurs abgesagt werden muss? An dieser Stelle kommen automatisierte E-Mail Benachrichtigungen ins Spiel, mit denen du deine Kunden – und Mitarbeiter – benachrichtigen kannst, wenn etwas passiert, von dem sie wissen sollten. Natürlich hast du mit einem soliden Software Tool die Möglichkeit, diese Art von Benachrichtigungen an deine Marke und an deinen gewünschten “Tonfall” anzupassen.

Mitgliederverwaltung

In vielerlei Hinsicht kann die Automatisierung dir Zeit sparen, wenn es um die Mitgliederverwaltung geht. In einem soliden Gym-Management-Software-Tool, dass eine Mitgliederverwaltung beinhaltet, kannst du nicht nur Mitglieder hinzufügen und ihnen Mitgliedschaften zuweisen, sondern auch weitere Geschäfte im Zusammenhang mit Mitgliedschaften automatisch steuern, wie zum Beispiel:
  • Guthabenpunkte
  • Zugriffskontrolle
  • Berichte

Erneuerung der Mitgliedschaft und Guthabenpunkte

In der Vergangenheit haben Fitnessstudios Berge von Papierkram mit den Details ihrer Mitglieder aufbewahrt. Das ist jetzt nicht mehr notwendig. Du kannst außerdem, durch die Automatisierung vieler Prozesse, Mitgliedschaftsverlängerungen, das Erneuern von Guthabenpunkten, regelmäßige Rabatte, Vertragsunterbrechungen und noch vieles mehr, problemlos abwickeln. Die Möglichkeiten sind endlos und sparen dir eine Menge Zeit. 

Zugriffskontrolle

Wir haben über automatisierte Planungstools und Mitgliederverwaltung gesprochen. Aber was passiert, wenn man das noch mit der Zutrittskontrolle verknüpft? Durch die Integration dieser Tools, ist es möglich, dass die Zutrittskontrolle sowohl Kunden als auch Mitarbeitern, ein direktes Feedback, basierend auf den Informationen aller anderen Module, geben kann.Wenn zum Beispiel ein Kunde nicht genügend Guthabenpunkte hat, kann ihm der Zutritt verweigert werden. Dann wird es Zeit für eine Reise zur Rezeption, wo man weitere Guthabenpunkte kaufen kann. 

Berichterstattung

Jede ordentliche Gym-Management-Software wird alle automatisch verarbeiteten Daten in Form von Berichten visualisieren. Nur weil alles automatisch abläuft, bedeutet das nicht, dass du keine klaren Einsichten haben solltest, wie sich dein Unternehmen schlägt. So weißt du, wo du einschreiten musst und wo deine Management-Software ihre Arbeit machen muss. Berichterstattung-MockUp-iPad

Rechnungsstellung

Gym-Management-Software kann auch zur Automatisierung von Rechnungsstellungsprozessen verwendet werden. Die Mitgliedschaften und Guthabenpunkte über die wir gesprochen haben, müssen schließlich auch irgendwie gekauft und bezahlt werden. Sie sparen ihren Mitarbeitern eine Menge Zeit, indem sie ihre Rechnungsstellung automatisieren.  Durch die Verknüpfung von Mitgliederverwaltung und automatisierter Rechnungsstellung, wird das manuelle Verlängern von Mitgliedschaften überflüssig. Rechnungen werden einfach bei Bedarf automatisch erstellt und können automatisch per E-Mail an die gewünschten Mitglieder versendet werden. Du musst natürlich sicherstellen, dass deine Kunden die Möglichkeit haben, diese Rechnungen auf zahlreiche, verschiedene Weisen zu bezahlen – denk’ an Lastschrift, Bargeld, Kreditkarte, Online-Zahlungen und so weiter.

Ist eine Gym-Software das richtige für deinen Club?

Es gibt viele Möglichkeiten, durch die Automatisierung von Prozessen, Zeit in deinem Unternehmen zu sparen. Planung, Mitgliederverwaltung und Rechnungsstellung sind mit einer Software wesentlich effizienter gelöst. Anstatt mehrere Stunden am Telefon zu verbringen, an irgendwelchen Tabellen rumzubasteln oder Rechnungen und andere Anfragen manuell zu bearbeiten, solltest du dich lieber damit beschäftigen, wie und wann du eine Software in deinem Unternehmen etablierst. Schließlich bedeutet weniger Zeitaufwand für manuelle Aufgaben mehr Zeit für das Voranbringen deines Unternehmens, das Stärken deiner Kundenbeziehungen und die Steigerung deines Gewinns. Immer mehr Fitnessstudios wagen den Sprung zur Implementierung einer Software. Was ist mit dir?

Sebastian Keller

Praktikant im Content Marketing bei Virtuagym. Außerdem großer Fan von Musik, Filmen und Serien.

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