Verwalte deine Rechnungen und werde schneller bezahlt

By Lena Heitmann

Published 15 September 2020

Studio-Schließungen, Wiedereröffnungen, Mitgliedschaftspausierungen und Kündigungen: da kann man schonmal den Überblick über seine Mitgliedschaften und Rechnungen verlieren. 

Der Zustrom neuer Mitglieder bedeutet gleichzeitig auch ein Anstieg der zu verwaltenden Rechnungen. Es ist ein extrem zeitaufwändiger Prozess, den Überblick darüber zu behalten, welche Mitglieder wann bezahlt haben, welche Mitglieder noch nicht bezahlt haben und warum.

Fitnessstudios haben große Schwierigkeiten, einen Zeitplan, verschiedene Arten von Mitgliedschaften, Zahlungen und Schuldeneintreibung zu verwalten, wenn keine automatisierte Lösung vorhanden ist. Wenn du von einer Lösung wüsstest, die deinen gesamten Abrechnungsprozess mit nur wenigen Klicks automatisieren könnte – wie könntest du da noch Nein sagen?

Wir wollen sehen, wie das möglich ist, und wie viel Zeit du und dein Fitnessstudio dadurch wirklich sparen können!

Frank Trousselot ist seit 2014 in der Fitnessbranche tätig, nachdem er eine Karriere in der Softwarebranche beendet hatte. Zusammen mit seinem Bruder Rob gründete er LIJFSTIJL Coaches, das sich zu einem führenden Franchise-Netzwerk für Personal Training in den Niederlanden mit 125 Franchise-Nehmern und über 25.000 Mitgliedern entwickelt hat. LIJFSTIJL Coaches konzentriert sich auf Training, Ernährung und Coaching mit Trainingseinheiten für drinnen und draußen und 1-1 persönlichen Trainingsberatungen.

Da die LIJFSTIJL Coaches schnell expandierten, war Frank frustriert, dass seine Mitarbeiter Rechnungen immer noch manuell bearbeiteten. Der damit verbundene Prozess:

  1. Die Rechnungen auswählen und die Überprüfung der korrekten Auswahl
  2. Exportieren der SEPA-Datei der Rechnungen von LIJFSTIJL Coaches
  3. Hochladen der Datei auf das Portal ihrer Bank

Die Bank bearbeitete dann die Rechnungen, belastete die Konten der Mitglieder und schickte eine CAMT-Datei mit Rechnungen an die Trainer von LIJFSTIJL zurück. Dann arbeiteten die Mitarbeiter weiter:

  1. Hochladen der CAMT-Datei 
  2. Prüfen, welche Rechnungen bezahlt wurden und unbezahlte Rechnungen als ‘ausstehend’ registrieren
  3. Einbeziehen ausstehender Rechnungen in die nächste SEPA-Datei, die an die Bank geschickt wird

Wenn jedoch eine Rechnung nach 60 Tagen immer noch nicht bezahlt war, liefen die Mitglieder Gefahr, ausgesperrt zu werden. Frank fehlten möglicherweise erhebliche Einnahmen, wenn Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt wurden oder Rückbuchungen vorgenommen wurden, weil seine Mitarbeiter ausstehende und fehlende Zahlungen manuell nachverfolgen mussten, was ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess war. Als Frank begann, nach einer Lösung zu suchen, erkannte er, dass es möglich war, den gesamten Prozess innerhalb von Virtuagym zu automatisieren! 

Da LIJFSTIJL Coaches das All-in-One-Paket von Virtuagym verwendete, konnte Frank diesen mühsamen Prozess im Mitglieder & Rerchnungs-Modul leicht automatisieren. 

Um automatisierte Zahlungen einzurichten, musste Frank sicherstellen, dass er einen Online-Zahlungsanbieter aktiviert hatte. Virtuagym arbeitet mit dem Zahlungsanbieter Mollie in der EU zusammen, und da Frank in den Niederlanden ansässig ist, wählte er diesen beliebten Zahlungsanbieter. Um mit Mollie zu beginnen, richtete Frank ein kostenloses Konto über das Virtuagym-Portal ein. 

Sobald sein Konto eingerichtet war, kopierte er den API-Schlüssel in sein Virtuagym-Portal. Dieser war in seinem Virtuagym-Portal unter Systemeinstellungen im Side-Bar-Menü leicht zugänglich. Er scrollte nach unten zum Abschnitt Verwalten und klickte auf Zahlungsmethoden, wo er seine bevorzugten Methoden auswählte. 

In seinem Portal schaltete Frank auf “Automatisierte Zahlungen” um und wählte die Häufigkeit, mit der die Rechnungen automatisch versandt werden sollten – täglich, wöchentlich oder monatlich. Die Rechnungen wurden dann um 2 Uhr nachts in den Niederlanden abgeholt und direkt an Mollie geschickt. Um zu sehen, welche Rechnungen verschickt wurden, gingen Franks Mitarbeiter zum Finanzmodul und wählten “Ausstehende Rechnungen + Lastschrift oder Kreditkarte” mit einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Filter. Mollie aktualisierte automatisch den Status der Rechnung in Virtuagym von “Ausstehend” auf “Bezahlt“, wenn es eine fehlgeschlagene Zahlung oder Rückbuchung gab.

In dieser gefilterten Ansicht sahen Franks Mitarbeiter die ersten und wiederkehrenden Rechnungen, die an Mollie geschickt wurden, und konnten etwaige Ausnahmen überprüfen. Alle wiederkehrenden Zahlungen wurden an Mollie gesendet, damit die Zahlung bearbeitet werden konnte. Sobald eine Zahlung verarbeitet wurde, wurde sie automatisch in Franks Virtuagym-Portal aktualisiert.

Jetzt ist die Abrechnung von LIJFSTIJL Coaches und Frank freihändig und stressfrei. Frank hat Zeit, die Kundenerfahrung zu steigern, an der Kundenbindung zu arbeiten (was für Frank und die LIJFSTIJL Coaches später mehr Einnahmen bedeutet), und mit der zusätzlichen Zeit kann er auf verschiedene Weise mehr Geld verdienen. Allein die Leichtigkeit, Rechnungen nicht manuell bearbeiten zu müssen, war es Frank wert. Seiner Meinung nach “macht es das Leben wirklich einfacher”.

Jetzt, da alle Rechnungen, Zahlungen und die Nachverfolgung an einem Ort erfolgen, spart es den Trainern von LIJFSTIJL, Frank und seinen Mitarbeitern Zeit und Geld. Was früher jeden Monat einen halben Arbeitstag in Anspruch genommen hat, um die Rechnungen zu exportieren und zu prüfen, ist jetzt mit wenigen Klicks erledigt. Der gesamte Prozess wurde vom ersten Tag an automatisiert, und es ist nicht mehr notwendig, Zahlungen zu verfolgen oder Mahnungen zu versenden. Es gibt eine einfache Schnittstelle, die eine Übersicht darüber ermöglicht, wer bereits bezahlt hat und welche ausstehenden Rechnungen noch ausstehen. 

Virtuagym’s All-in-One Software bietet eine Rechnungs-Management-Lösung, bietet aber ebenso eine Menge zusätzlicher Funktionen, die dir helfen, dein Fitnessstudio zu betreiben. Teste es in deinem eigenen Virtuagym-Portal. Richte es ein, lehne dich zurück und sieh zu, wie deine Rechnungen von selbst bearbeitet werden!

 

Lena Heitmann

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