Die richtige Physio App: Weniger Verwaltungsarbeit, mehr Zeit für Betreuung

Viele Physiotherapiepraxen stehen täglich vor der gleichen Herausforderung.

Sie versinken im Verwaltungsaufwand.

Statt sich auf ihre Patienten und Mitglieder zu konzentrieren, haben sie Probleme mit Terminplanung, Kursverwaltung und Rechnungsstellung.

Standard-Software für Fitnessstudios greift hier zu kurz, denn die Physiotherapie stellt eigene Anforderungen an Flexibilität, Dokumentation und Datenschutz.

Genau deshalb braucht es spezialisierte Lösungen.

In diesem Blog zeigen wir dir, wie du mit einer auf Physiotherapie zugeschnittenen Software deinen Alltag vereinfachst, eigene Digitalisierung schaffst und dadurch deinen Mitgliedern ein professionelles Erlebnis bietest.

Warum spezialisierte Software für Physio Praxen entscheidend ist

Physiotherapeutische Praxen besondere Anforderungen an ihre Software.

Es geht nicht nur um Trainingspläne, sondern um ganzheitliche Betreuung, sichere Patientendaten, flexible Terminlogik und klare Kommunikation. Die falsche App kann mehr Schmerzen als Hilfe bringen.

Kunden erwarten heute digitalen Service in Form von Online-Buchungen, Check in durch QR Code oder individuelle Übungsprogrammen. Und am besten direkt per App.

Gleichzeitig müssen sensible Daten DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert werden.

Dabei darf die Datensicherheit nicht im Weg stehen, denn sowohl Therapeuten als auch Kunden müssen den Überblick haben, denn sie wollen alle Informationen auf einen Blick.

Zusätzlich hilft dir im stressigen Studioalltag hilft dir eine einfache Notizfunktion, dich an wichtige Details zu deinen Patienten zu erinnern. Dein Patient hat eine künstliche Hüfte und darf sich nicht tief nach vorne beugen?

Solche Informationen kannst du direkt hinterlegen und hast sie so bei jedem Termin griffbereit. Das schafft Sicherheit und spart dir Zeit im Alltag.

Spezialisierte physio apps bieten genau diese Kombination aus einfacher Bedienbarkeit für den Alltag, sicherer Dokumentation und praxisnahen Funktionen für Physiotherapeuten.

So findest du die richtige Software

Die Auswahl an Physio apps ist groß. Doch worauf kommt es an?

Erstelle deine persönliche Liste, um zu schauen ob die App deine Praxisangebote unterstützt, deinen Alltag erleichtert und letztendlich zu dir passt.

Wir haben uns umgehört und uns ist aufgefallen, dass die meisten ähnliche Nachfragen haben.

Regionale Gesetzeslage im DACH Bereich

Die gesetzliche Grundlage ist klar, denn wer mit Patientendaten arbeitet, muss DSGVO-konform handeln. Zusätzlich gelten in Deutschland, Österreich und der Schweiz spezifische Anforderungen.

Hier stellen wir dir die wichtigsten Informationen zur Verfügung.

Deutschland

In Deutschland müssen Physiopraxen und Studios besonders auf gesetzliche Vorgaben zur Archivierung, Datenschutz und Berufsausübung achten, die im medizinischen Bereich streng geregelt sind.

• Berufszulassung: Nur Personen mit entsprechender Qualifikation (z.B. Physiotherapeut) dürfen eine Praxis eröffnen
• Integration regionaler Zahlungsanbieter wie Mollie oder PayPal
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Alle personenbezogenen Daten von Mitgliedern und Interessenten müssen nach DSGVO verarbeitet und geschützt werden.
  • Bei große Praxen (ab 20 Mitarbeitenden) benötigst du einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten
• GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung): Alle steuerrelevanten Daten müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Dies gilt auch für Selbstständige.
  • Beachte dabei deine Verfahrensdokumentation:
    • Es muss dokumentiert werden, wie mit digitalen Belegen und Buchhaltungsprozessen umgegangen wird.

Eine professionelle Plattform bietet dir diese Integrationen und spart dir den manuellen Abgleich mit externen Tools.

Österreich

Auch in Österreich gelten klare gesetzliche Rahmenbedingungen für die Führung eines Studios oder einer Praxis – sowohl im Bereich Datenschutz als auch bei der beruflichen Zulassung.

• Berufszulassung: Die Ausübung der Physiotherapie ist durch das MTD-Gesetz geregelt. Nur Personen mit entsprechender Qualifikation dürfen eine Praxis führen
• DSGVO: Physiotherapiepraxen müssen personenbezogene Daten (z. B. Mitglieder-, Patienten- und Buchungsdaten) gemäß der DSGVO verarbeiten. Dies muss auch mit dem nationalen DSG übereinstimmen.
• Registrierkassenpflicht: Ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro und Barumsätzen über 7.500 Euro besteht Registrierkassenpflicht
• Verpflichtende e-Rechnung bei öffentlichen Auftraggebern
• Anbindung an das Gesundheitsinformationssystem ELGA bei medizinischer Dokumentation
• Bevorzugte Nutzung österreichischer Zahlungsdienste wie eps oder Klarna

Für Praxen in Österreich ist besonders wichtig, dass die eingesetzte Software mit den gesetzlichen Dokumentations- und Abrechnungsvorgaben vollständig kompatibel ist.

Schweiz

In der Schweiz liegt der Fokus stark auf kantonalen Datenschutzvorgaben, verschlüsselter Speicherung und der Integration in nationale Tarifsysteme.

• Datenschutzgesetz (DSG) und kantonale Gesundheitsverordnungen
• Pflicht zur verschlüsselten Speicherung medizinischer Daten
• Abrechnung über Tarifsysteme wie TARMED oder DRG
• Integration mit lokalen Abrechnungsstellen und Versicherungsplattformen

Gerade in der Schweiz ist die korrekte Verschlüsselung und Nachvollziehbarkeit der Therapieplanung und -dokumentation essenziell. Eine physio app sollte hier auf Schweizer Infrastruktur abgestimmt sein.

Alles, was du brauchst – in einem System

Alles wirkt so unübersichtlich und du du hast deine Checkliste mit Muss-Kriterien (Funktionen, Sicherheit, Support) schon erstellt?

Dann lass uns auf deine Bedürfnisse eingehen.

Bei Virtuagym sind viele Dinge Standard, und trotzdem sind sie es wert nochmals erwähnt zu werden.

Module für Kursplanung, Therapie & Prävention

Ob du Kurse organisierst oder Termine verwaltest, mit Virtuagym läuft das endlich strukturiert und stressfrei.

Die integrierte Kurs- und Terminplanung hilft dir, Verfügbarkeiten sichtbar zu machen, Ausfälle zu vermeiden und deine Kapazitäten voll auszuschöpfen. Auch bei deiner Personalverwaltung.

Auch Präventionsangebote und Übungspläne lassen sich einfach abbilden und digital verwalten, von der Anmeldung bis zur Teilnahmebescheinigung.

Alles ist miteinander verknüpft: Kurse, Patientenprofile, Check-ins und Zahlungen.

So bleibt dein Kalender klar und du behältst den Kopf frei.

Wiederkehrende 1 zu 1 Terminbuchung

Gerade in der Physiotherapie sind feste Einzeltermine über mehrere Wochen die Regel und genau das kannst du über Virtuagym organisieren.

Dabei kannst entweder du für deine Patienten buchen, oder deine Patienten buchen sich einen freien Platz in deinem Terminkalender, ganz nach deiner Verfügbarkeit.

Durch die 1 zu 1 Terminbuchung hast du die folgenden Möglichkeiten:

• Option zur Planung wiederkehrender Termine
• Guthabensystem zur Abwicklung von Zahlungen
• Verfolgung von Verfügbarkeit und Anwesenheit

Workout-Plan mit Notizfunktion

Die Notizfunktion in Virtuagym ist nicht nur ideal, um Fortschritte zu dokumentieren oder Übergaben bei rotierenden Therapeutenteams zu erleichtern, sie ist auch die perfekte Ergänzung zum digitalen Workout-Plan.

Du musst deinem Patienten nicht mehr per Hand aufschreiben, welche Übungen er machen soll.

Stattdessen legst du im Patientenprofil die passenden Inhalte frei, mit passender Videoanleitungen.

Besonders die Patientenbezogene Notizfunktion hilft dir hierbei enorm. Du willst notieren wenn der Patient Fortschritte z.B. in der Beweglichkeit schafft? Kein Problem.

Du arbeitest mit einem rotierenden Trainer system und willst persönliches über den Patienten für den nächsten Trainer festhalten? Auch kein Problem.

Mit dem personalisierten Plan und der passenden Notizfunktion hast du alles genaustens notiert und kannst beim Folgetermin direkt dran anknüpfen.

Es gilt nichtsdestotrotz, dass du die geschriebenen Notizen gemäß der DSGVO-Richtlinien richtig abspeichern und beschützten musst!

On-Demand Video Funktion für Patienten und Therapeuten

Gerade für Physiotherapeuten ist die On-Demand Video Funktion ein echter Gamechanger. Du schaffst Bewegung für den Kunden, und das bei ihm zu Hause.

Statt alle Übungen mehrfach erklären zu müssen, stellst du personalisierte oder standardisierte Übungsvideos bereit, direkt in der App, jederzeit für den Nutzer abrufbar.

Das spart dir Zeit im Alltag und sorgt dafür, dass deine Patienten auch zu Hause korrekt trainieren.

Gleichzeitig kannst du auch sehen, wer die Videos angeschaut hast. So hast du eine eingebaute Tracking Funktion innerhalb der Trainingsprogramme.

Egal ob Reha, Prävention oder gezielte Beweglichkeit: Du gibst klare Anleitung, ohne jedes Mal danebenstehen zu müssen. Und das in jeder Therapiephase.

Zahlungsabwicklung

Buchhaltung ist nicht das, wofür du angetreten bist; aber leider muss sie gemacht werden.

Die Zahlungsintegrationen innerhalb von Virtuagym sorgt dafür, dass du deine Finanzdaten sicher, automatisch und korrekt weitergibst. Egal ob mit Lastschrift oder per Kreditkarte gezahlt wird.

Und hat mal jemand nicht gezahlt, was passiert dann? Kein Problem, das automatisierte Mahnwesen greift ein.

Keine doppelte Arbeit mehr, kein Umweg über Excel.

So ist Zusammenarbeit heute: schlank, sicher und stressfrei.

Zusätzlich ist Virtuagym als offenes Ökosystem für Software Integrationen konzipiert, daher kannst du viele deiner bisherigen Partner und Systeme einfach weiter nutzen.

Kosten einer Physio app

Virtuagym ist keine generische Gym-App. Sie ist modular aufgebaut und lässt sich flexibel an dein Geschäftsmodell anpassen.

Somit bezahlst du bei der App nur die Funktionen die du wirklich brauchst. Trotzdem bekommst du die gesamte Qualität.

Außerdem gibt es keine versteckten Kosten, du hast nach deinem Kauf alles zur Verfügung was du auch gekauft hast.

Sollte dein Studio wachsen, dann ist das kein Problem, denn die App wächst gleichzeitig mit dir mit!

Überlege dir eine Kostengrenze und sei dir sicher, dass die App in dein Budget passt.

Ob Praxis, Studio oder Hybridmodell – Virtuagym liefert alles in einem System.

Handhabung der App

Apps sind mittlerweile überall. Deshalb ist es wichtig sich von der Konkurrenz abzuheben. Das ist z.B. mit deiner eigenen App im Google App store möglich!

Gerade das Zusammensetzen der App nur mit den Funktionen die du wirklich brauchst, machen die App so erfolgreich. Das hat auch für dich einige Vorteile.

Einfache Bedienbarkeit

Besonders für ältere Kunden, die sich mit einem Smartphone nicht zu 100% wohlfühlen, ist eine leichte und Reibungslose Bedienung besonders wichtig.

Dadurch dass du bestimmst, welche deiner Funktionen in der App sichtbar sind, bleibt sie strukturiert und übersichtlich.

Somit verhinderst du Beschwerden über die App, und gibst zufälligen Doppelbuchungen keine Chance!

Betreutes Onboarding

Wie aufwändig ist die Einführung der Software? Das ist vor jeder neuen Software eine bekannte Angst.

Bei Virtuagym musst du dich nicht alleine mit der Software abkämpfen, denn du hast deinen persönlichen Onboarding Spezialisten.

Innerhalb den Meetings kannst du Fragen stellen, erneut um Erklärung bitten, oder dir Tipps und Tricks zeigen lassen.

Du bist nach 10 Monaten nicht mehr sicher wie das hochladen von On-Demand-videos geht?

Wir betreuen dich bei allen Schritten und sind auch danach stetig zu erreichen!

Onboarding neuer Kollegen

Du hattest das onboarding schon, doch dein neuer Kollege hat es um ein paar Wochen verpasst?

Das ist kein Problem, denn bei Virtuagym sind deine Onboarding videos permanent zugängig.

So kann auch ein neuer Kollege sich mit dem Programm vertraut machen. Solltest du dich nochmal versichern wollen wie z.B. die Raumbuchung geht, ist das deshalb auch kein Problem!

Beispiele aus der Praxis: Erfahrung mit Virtuagym

Erfolgsgeschichten sagen mehr als jede Theorie.

Fytaal, eine Physiopraxis, zeigt wie Virtuagym konkret hilft: weniger Verwaltung, mehr Fokus auf Menschen.

Fytaal: Von der traditionellen Physiotherapie zur ganzheitlichen Personal Gym

Fytaal in Baarn, Niederlande, wollte sich weiterentwickeln. Sie wollten weg von der klassisch krankenkassenbasierten Physiotherapie hin zu einem ganzheitlichen Konzept mit Fokus auf Training, Prävention und Selbstverantwortung.

Das Team von Fytaal setzte auf Virtuagym, um digitale Patientenakten zu führen, Therapiepläne zu verwalten und die Terminbuchung zu automatisieren.

Besonders wichtig war dabei die nahtlose Dokumentation und Kommunikation mit den Patienten.

Durch Virtuagym sank der Verwaltungsaufwand, die Patientenzufriedenheit stieg. Somit konnte das Team sich mehr auf individuelle Betreuung konzentrieren.

“Alles, was ich mache, mache ich mit Virtuagym. Ob Trainingspläne, Mitgliederverwaltung oder Terminvereinbarung – Virtuagym sorgt dafür, dass alles unter einem Dach bleibt.” erzählt uns die Inhaberin Doriene.

Fazit

Wer heute ein moderne und professionelle Physiotherapiepraxis führen möchte, kommt an digitaler Unterstützung nicht vorbei.

Eine gute physio app wie Virtuagym lebt von reduziertem Verwaltungsaufwand und verbessert die Patientenbindung.

Dadurch hast du mehr Klarheit im Alltag.

Teste jetzt selbst, wie Virtuagym dein Studio oder deine Praxis digitalisieren kann – mit deiner kostenlosen Demo.