Effizienz im Fitness-Business: Wie eine All-in-One-Software verschiedene Software verbindet

Kommt dir das bekannt vor? Du startest deinen Arbeitstag mit fünf geöffneten Tabs:

• Ein Planungstool.
• Ein separates Bezahlsystem.
• Ein eigenes Tool für Ernährungspläne.
• Excel für deine Statistiken.
• Und irgendwo noch eine WhatsApp-Gruppe für No-Shows.

Es funktioniert. Irgendwie. Bis es eben nicht mehr funktioniert.

Bis sich die Fehler häufen, der Überblick verloren geht und du mehr Zeit mit der Verwaltung der verschiedenen Anwendungen verbringst als mit deinen Mitgliedern.

Deshalb entscheiden sich immer mehr Fitnessunternehmer für eine All-in-One-Softwarelösung.

Aber wir wissen auch:
Viele Unternehmer wollen wechseln, aber trauen sich nicht so recht.

Nicht, weil sie den Nutzen nicht sehen, sondern weil Veränderung beängstigend ist.

• Was, wenn etwas schiefläuft?
• Was, wenn die Kundschaft darunter leidet?
• Was passiert mit den Informationen?

Unsere Onboarding-Spezialisten bei Virtuagym hören diese Fragen und bedenken jeden Tag.
Deshalb haben wir für dich recherchiert. 🕵️‍♀️

Wir haben unser Team ausführlich dazu befragt:
Wie läuft ein Onboarding bei Virtuagym ab? Wie funktioniert der Umstieg? Und was genau machen unsere Onboarding-Spezialisten genau?

In diesem Artikel teilen wir alle Antworten mit dir.
Denn ja, ein Umstieg erfordert etwas Aufmerksamkeit.

Aber am Ende gewinnst du etwas viel Größeres: Ruhe, Überblick und Kontrolle.

Du musst dich nicht mehr durch ein Chaos an Tools kämpfen. Es gibt einen Weg, wie deine Systemsoftware für dich arbeiten anstatt gegen dich.

Und wenn einmal alles eingerichtet ist?

Dann bleibt wieder Zeit für das, was wirklich zählt: Deinen Mitgliedern wirklich helfen. 🧡

Viele Fitnessunternehmer sind im Software-Dschungel verloren

Die meisten Fitnessunternehmer entscheiden sich nicht bewusst für sechs verschiedene Systeme – es entsteht einfach mit der Zeit.

Du startest mit einem Buchungssystem. Dann kommt ein Bezahllink hinzu. Etwas für Ernährung. Ein Newsletter-Tool. Eine Excel-Datei für deine Zahlen. Und ehe du dich versiehst…

Bist du kein Unternehmer mehr, sondern Vollzeit-Software-Manager. 😅

Jedes dieser Tools funktioniert für sich genommen gut und macht genau das, was du in dem Moment gebraucht hast. Aber mit der Zeit verlierst du immer mehr den Überblick über diese Anwendugen.

Was früher funktionierte, fühlt sich heute an wie ein Puzzle, bei dem die Teile nicht mehr ganz zusammenpassen. Die Herausforderung liegt in der fehlenden Integration.
Alles läuft nebeneinander – aber nicht miteinander.

• Du erstellst deinen Stundenplan in Tool X und postest ihn dann manuell an deiner Gruppen-App, damit das Team Bescheid weiß.
• Zahlungen laufen teils automatisch über deine Bankverbindung, aber manche Mitglieder zahlen via Überweisung oder Paypal.
• Kundendaten liegen teils im Buchungssystem, teils in einem geteilten Drive – und deine Notizen? Die stehen noch handschriftlich im Notizbuch.
• Dein Marketing? Eine Liste in Excel, warme Leads verwaltest du über den Meta Business Manager und dein E-Mail Newsletter in Mailchimp.
• Teamkommunikation? Per WhatsApp – oder schnell mal auf dem Flur und hoffen, dass es alle mitbekommen haben.

Und du?

Du sitzt Sonntagabend am Computer und versuchst, Kundendaten in drei Systemen gleichzeitig zu checken. Oder du überträgst Mailadressen manuell, weil sich dein Newsletter-Tool nicht automatisch synchronisiert. Diese Aufgaben sind zeitaufwendig.

Das es dabei schwierig ist den Überblick zu behalten. Wieviel einfacher dies durch Virtuagym geht, erzählt die Erfolgsgeschichte von Christine von Berninger Coaching. Durch das Verwenden von Virtuagym hat sie in ihrer Firma weniger Zeit am Computer verbracht, konnte mehr Ordnung herstellen und sie fühlt sich auch für die Zukunft besser aufgestellt.

Das Problem ist nicht die Technik. Das Problem ist, dass du alles gleichzeitig zu managen versuchst – mit Tools, die nicht miteinander kommunizieren. Ohne einen zentralen Ort, an dem alles zusammenläuft.

Und genau das macht das Führen deines Unternehmens unnötig kompliziert und deine Digitalisierung wurde statt einer Lösung zu einem Problem.

Was wäre, wenn alle deine Fitness‑Tools endlich miteinander reden würden?

Stell dir vor, du loggst dich an deinem Gerät ein und siehst auf einen Blick:

• Wie viele neue Anmeldungen es gab
• Welche Zahlungen noch offen sind
• Wer heute Morgen nicht zum Training erschienen ist
• Und welche Mitglieder sich schon länger nicht mehr gemeldet haben

Mit einem integrierten System wie der All-in-One-Softwarelösung von Virtuagym bringst du alles an einem Ort zusammen: Kundendaten, Zahlungen, Trainingspläne, Lead-Systeme, Fortschrittsmessungen, Stundenpläne, Kommunikation… alles ist miteinander verbunden.

Und das verändert alles.

• Du siehst sofort, wie viele Termine jemand noch offen hat, wann jemand zuletzt da war und ob alles bezahlt ist.
• Dein Team weiß immer, wo es hinschauen muss – kein langes Suchen in Ordnern oder Gruppen‑Chats mehr.
• Du verhinderst (menschliche) Fehler, weil du nicht mehr raten musst, ob etwas schon irgendwo eingetragen ist.
• Ein neuer Mitarbeitender ist schnell eingearbeitet, weil alles in einem einzigen System und nach einem einheitlichen Workflow funktioniert. Dein gesamtes Zeitmanagement erfährt ein Upgrade.
• Marketing wird effizienter, weil du mit aktuellen Kundendaten arbeitest – nicht mit veralteten Exporten.
• Du musst nie wieder Dinge doppelt erledigen, weil jeder Teil deines Unternehmens verbunden ist.

Und deine Kunden? Die merken das auch.

• Sie nutzen eine klare App, in der alles ist:
  • Kurse,
  • Zahlungen,
  • Fortschritte und Kontakt.

Sie bekommen keine doppelten Mails oder verwirrende Nachrichten aus unterschiedlichen Kanälen mehr. Und auch die wichtigsten Anwendungen sind einsehbar, alles auf einem Endgerät.

Alles stimmt. Und das wirkt professionell – für sie und für dich.

Das gibt Vertrauen.

Und Vertrauen = Bindung. 🧡

Ein integriertes System ist kein Luxus. Es ist die Basis für ein Fitnessstudio, das wachsen, sich weiterentwickeln und atmen möchte. Eine solche Softwarelösung bitet ernorme Potenziale.

Denn mal ehrlich …

Wenn dein Unternehmen eine Einheit ist, warum solltest du dann weiter auf einzelnen Inseln arbeiten?

6 Gründe, warum Fitnessunternehmer auf All‑in‑One‑Fitness‑Software umsteigen

Dies sind die sechs meistgenannten Gründe, die wir von Neukunden gehört haben, um von einzelnen Tools auf ein All‑in‑One‑System zu wechseln:

1. Du sparst Zeit und Geld (monatlich)

„Aber so eine All‑in‑One‑System ist doch teuer?“

In vielen Fällen ist das der erste Gedanke. 😟 Und wir verstehen, warum du so denkst.

Allerdings ist dies einer der Wege, um den Umsatz deines Unternehmens nachhaltig zu steigern 😉

Und gerade deshalb wissen wir: Es wirkt oft günstiger, einzelne Tools zu nutzen … bis man es wirklich mal durchrechnet.

Und dann erschrickt man, was es einen wirklich kostet – nicht nur in Geld, sondern auch an Zeit, Fehlern und Frust.

Denn einzeln betrachtet scheinen die Summen gering: 17 € im Monat hier, 59 € hier und dort… da denkt man sich, „Ach, das geht schon.“

Doch ingesamt?

Das ergibt eine Summe, die einem die Sprache verschlägt. Die richtige Auswahl und Anzahle der Softwarelösungen macht in deinem Studio den Unterschied.

Aber das wahre Problem liegt nicht im Preis.

Den echten Schmerz hast du hier:

• Zeitverlust: Du musst alles mehrfach eingeben.
• Fehlerwahrscheinlichkeit: Die Tools kommunizieren nicht miteinander.
• Verlust der Übersicht, wenn sich etwas ändert, verlierst du Informationen.
• Schulung deines Teams für sechs verschiedenen Computerprogramme.
• Die Tatsache, dass du täglich der Klebstoff zwischen all diesen Einzellösungen bist.

Und diese Stunden, Fehler und Frustration? Die sieht man nicht in der Steuererklärung.

„Du zahlst weniger, als wenn du mehrere getrennte Systeme parallel laufen lässt – besonders am Anfang. Bei Virtuagym zahlst du nach Mitgliederzahl. Das ist praktisch, weil das System wächst mit dir. Virtuagym hat unglaublich viel zu bieten. Und selbst jetzt entdecke ich noch neue Funktionen, die wir nutzen möchten“, sagt Inhaberin Iris von Bloesem Fitness.

Was ein All‑in‑One‑System so stark macht, ist, dass du alles an einem Anwendungsbereich bündelst.

• Ein Login
• Ein Arbeitsablauf
• Eine Struktur für dein gesamtes Unternehmen

Wir formulieren es gerne so: Wenn du denkst, ein System sei teuer, hast du wahrscheinlich nie wirklich ausgerechnet, was deine Kombination von Software dich monatlich kostet.

Wenn du also zweifelst: Schreibe es auf. Welche Tools nutzt du? Was zahlst du pro Stück? Wie viel Zeit kostet dich Pflege, Recherche oder manuelles Übertragen?

Veränderung beginnt mit Klarheit. 🧘‍♀️

2. Dein Team wird produktiver

Bei getrennten Systemen fühlt es sich für dein Team oft wie ein Hindernisparcours an, bevor sie mit der Arbeit überhaupt beginnen können.

Was viele Unternehmer vergessen: Wie viel Energie dein Team damit verschwendet, ständig zu wechseln oder nach einfachen Dingen zu fragen: „Wo finde ich das nochmal?“

Niemand hat einen Gesamtüberblick, alles kostet mehr Zeit als nötig. Klingt klein, summiert sich aber täglich. 😟

Mit einem All‑in‑One‑System schenkst du deinem Team Ruhe und Sicherheit.

Sie wissen, wo sie hin müssenn, was zu tun ist und wie sie es tun. Das Produkt bedienst du intuitiv.
Kalender prüfen? Ist da. Kundendaten? Direkt verfügbar. Zahlung checken? Ein Klick.

Ein Login. Eine Firmware. Ein Dashboard.

Ob gestern angefangen oder seit Jahren dabei – alle arbeiten auf die gleiche Weise und im gleichen System.

Sie arbeiten schneller, machen weniger Fehler, und können eigenständig entscheiden – ohne deine ständige Hilfe.

Das spart Zeit. Aber vor allem: es eliminiert Störfaktoren.
Und wenn der Lärm weg ist, kann sich dein Team auf die wesentliche Leistung konzentrieren: auf den Kunden.

Das ist echte Produktivität. 💡

3. Deine Software bestimmt, wie Kunden dein Studio wahrnehmen

2025 erwarten Kunden nicht nur die neuesten Gadgets oder futuristische aussehende Trainingsgeräte. Neben Innovationen aus der Welt der Hardware, erwarten sie vor allem eins:

Eine stimmige Erfahrung. Eine, die logisch ist und reibungslos funktioniert – ohne Umwege und ohne Ärger. Die richtige Auswahl macht dabei den Unterschied.

Du musst kein Tech‑Gigant sein, aber du musst alles im Griff haben.

Moderne Fitnesskunden wollen buchen, bezahlen, Fortschritte verfolgen und Kontakt aufnehmen; und zwar sofort. Nicht vier verschiedene Anwendungen. Keine Formulare, kein Papierkram. Sondern: einfach, intuitiv, transparent. Alles an einem Ort.

Und vor allem: Generation Z – die die Fitnesswelt schon dominiert– ist daran gewöhnt.

Sie sind mit Apps aufgewachsen, die reibungslos funktionieren.

• Die Bank‑App, die in drei Taps alles zeigt.
• Die Krankenversicherung, in der man in zehn Sekunden eine Rechnung einreicht.
• Handyspiele, bei denen Fortschritt getrackt und Belohnungen sofort angezeigt werden.

Das ist der Standard.

Nicht, weil es Luxus ist, sondern weil sie es zur Norm geworden ist. Du wirst daran gemessen. Wenn dein System langsam, unlogisch oder fragmentiert wirkt?

Dann sind die weg. Lautlos. Und kommen auch nicht wieder.

Mit einem All‑in‑One‑System verhinderst du genau das. Sie bietet dir eine Vielzahl an Möglichkeiten

Du musst kein futuristisches Studio sein. Aber deine digitale Customer Journey spielt eine entscheidende Rolle.

4. Du behältst die Kontrolle beim Wachstum

Wachstum klingt großartig, es ist das Ziel.

Mehr Mitglieder, mehr Trainer, vielleicht sogar ein zweiter Standort.

Aber dann beginnen die Probleme.

Was vorher funktionierte, wird zum Flickenteppich aus extra Listen, doppelten Buchungen und Tools, die nicht miteinander kommunizieren.

Und plötzlich bist du nicht mehr im Coaching oder dabei Kunden glücklich zu machen, sondern im ständigen Vermitteln, Erklären und aufkommende Feuer zu löschen. 🚒

Sobald du einen zweiten Standort eröffnest:

• Deine Personalplanung wird zum Puzzle
• Du musst Newsletter doppelt verschicken
• Stundenpläne passen nicht mehr zwischen Teams

Dein Überblick geht verloren.

Und ehrlich gesagt: Du verlierst auch ein Stück Gelassenheit.

Der Grund, dass so viele Fitnessunternehmer im Wachstum stecken bleiben ist, weil ihre digitale Infrastruktur nicht mitwächst; was eine bekannte Herausforderung in der Welt der Digitalisierung ist.

Mit einem All‑in‑One‑System baust du von Anfang an auf Skalierbarkeit.
Ob du mit 2 oder 20 Trainern arbeitest, einen oder fünf Standorte hast – alles passt in die selbe Struktur.

• Neue Trainer? Einfach ins Personalmanagement hinzufügen.
• Neue Kurse? Stundenpläne skalieren automatisch.
• Neuer Standort? Einrichten und trotzdem zentral die Übersicht behalten.

Was wir so oft von Unternehmern hören, die mit unterschiedlicher Software wachsen?

„Es funktioniert schon … aber ich habe das Gefühl, alles doppelt zu machen.“

Genau da liegt das Problem.

Was an der Virtuagym‑Software so begeistert, ist, dass die App mit deinem Unternehmen wächst.

Es gibt keine Einheitslösung, sondern alles wird nach deinem Bedarf zusammengestellt. Die verschiedenen Lizenzmodelle geben dir maximale Flexibilität.

Du kannst Module einschalten oder deaktivieren, auch unterschiedlich pro Standort.
Für Multi‑Site‑Management, Franchise-Modelle und Ketten: Ja, dafür haben wir spezielle Funktionen.

Du behältst nicht nur die Kontrolle auf der Trainingsfläche, sondern auch auf strategischer Ebene – ohne doppelte Verwaltung oder unnötige Komplexität.

5. Du verknüpfst leicht mit anderen Arten von Software und Integrationen

Wenn du schon einmal versucht hast, sechs verschiedene Systeme über Exporte, einen überlastete Praktikanten und eine Menge Frust zusammenzufügen…

… weißt du, wie es sich anfühlt, wenn Tools nicht miteinander reden.

Und du weißt, was dir fehlt:

• Du weißt, dass Kunden gibt, die seit drei Wochen nicht gekommen sind, hast aber keine Übersicht.
• Du weißt, dass ein Vertrag bald endet – und vergisst, ihn zu kontaktieren.
• Du weißt, dass dein Marketing besser wäre, wenn alles verknüpft wäre.

Aber wann willst du das machen? Zwischen den Physiotherapie‑Terminen? Am besten noch am Smartphone statt am Rechner?

Du hast keine Zeit – und oft auch keinen technischen Spielraum, um alles manuell zusammenzuschieben und langfristig zu pflegen.

Deshalb ist ein offenes, integriertes System so wichtig.

Das Virtuagym‑System bietet dir den Vorteil, es ist ein offenes Ökosystem. Du verbindest es mit den Tools, die du schon nutzt: Payment‑Provider, Mail‑Programme, Check‑in‑Systeme, Marketing‑Software.

Wir hören aktiv auf das Feedback von Unternehmern wie dir. So entwickelt sich unser System kontinuierlich weiter – passend zu echten Marktbedürfnissen. 🧡

6. Du machst dein Business zukunftssicher

Wenn eines in den letzten Jahren klar wurde: Stillstand ist keine Option mehr.

„Zukunftssicher“ klingt gut, aber was bedeutet es eigentlich?

Einfach: Du musst bei jeder Veränderung nicht von vorne anfangen.

Dein Unternehmen kann mit dir mitwachsen. Es hat Spielräume, sich zu verändern, ohne dein ganzes System zu überholen. Hier spielen unsere stetigen Innovationen eine wichtige Rolle.

Tatsächlich: Das ist keine Sammlung von Einzellösungen.

Jedes zusätzliche Tool ist eine Verbindung mehr, eine weitere Abhängigkeit. Ein extra Fehlerrisiko. Eine Blockade, wenn du schneller wechseln willst.

Was, wenn du:

• Eine neue Dienstleistung anbieten willst?
• Online‑Coaching starten möchtest?
• Einen zweiten Standort erföffnest?
• Oder endlich manuelle Aufgaben automatisieren willst?

Mit Einzellösungen musst du jedes Mal neu puzzeln: Welches Tool passt? Wie koppeln? Funktioniert es? Was kostet es – in Geld, Zeit, Frust? Es bleibt eine stetige Herausforderung.

Mit einem All‑in‑One‑System als Standardsoftware hast du Flexibilität, du kannst von Anfang an einfach Komponenten ändern oder ein Modul aktivieren.

Und was macht den Unterschied?

Virtuagym arbeitet Tag und Nacht daran.

Wir sprechen täglich mit Fitnessunternehmern – von selbständigen Personal Trainern bis großen Ketten mit hunderten Studios.

Wir hören, wo es Probleme gibt, was frustriert und was ihnen fehlt.

Indem wir diese Gespräche mit den Daten kombinieren, die wir über unsere Systeme erfassen, wissen wir genau, was wirklich benötigt wird – und was dabei nur Zeitverschwendung ist.

Du musst bei uns also nicht hoffen, dass es passt. Du musst nicht raten, ob etwas gut funktioniert. Du wählst ein System, das vordenkt – und weiterhin tut.

Damit du wachsen kannst. Ohne, dass deine Tools dich ausbremsen oder gar gegen dich arbeiten. Mit einer Anwendungssoftware, die dir bei deiner Digitalisierung hilft.

So stieg „Your Perfection“ mit 1500 Mitgliedern erfolgreich auf Virtuagym um

Your Perfection startete 2017 in den Niederlanden als kleines Studio mit dem Fokus Kickboxing. Heute ist es ein Allround‑Club mit weit über 1.500 Mitgliedern und 120 Kursen pro Woche. Doch das Wachstum brachte auch Chaos mit sich.

Die bestehenden Softwarelösungen waren vielfältig:

• Mitgliederverwaltung über Sportivity.
• Kursplanung via Clubplanner.
• Coaching in Virtuagym Coach.
• Einzelne Tools für einzelne Prozesse.

Seperate Tools für seperate Prozesse. Wenn Fehler passierten? Keiner wusste, warum. Informationen waren verstreut, Doppelarbeit war Alltag, und das Team verlor viel Zeit mit unwichtigem.

Bis Clubmanagerin Dewi entschied, alles – von Kursen über Putzpläne bis Rubbellose – in einem System zu bündeln: Virtuagym.

„Erst wenn im Hintergrund alles stimmt, kehrt Ruhe im Club ein“, sagt sie. Von Credits‑Check bis Online‑Anmeldung, App‑Nutzung, Zutritt, Rechnungsstellung und Aufgabenmanagement: Alles läuft jetzt in einer Umgebung.

Und das ist genau, was gebraucht wird, wenn du weiter wachsen willst – denn ein zweiter Standort ist bereits geplant.

„Weiterbauen kannst du erst, wenn das Fundament steht“, sagt Dewi. „Und das Fundament? Das legen wir jetzt.“

So steigst du auf die All‑in‑One‑Software von Virtuagym um

Der Wechsel zu neuer Software ist für viele Unternehmer einschüchternd und eine Qual.
Du bist beschäftigt. Dein Club läuft. Das Letzte, was du brauchst, ist ein weiteres Projekt.

Deshalb haben wir mit unserem Onboarding‑Team gesprochen.

Wir wollten genau wissen:

• Wie läuft ein Wechsel zu Virtuagym?
• Was kannst du erwarten?
• Worauf musst du achten?
• Und – vielleicht noch wichtiger – wobei hilft Virtuagym und was musst du selbst tun?

Die Onboarding‑Phasen bei Virtuagym – in 3 Schritten

Ein vollständiges Onboarding dauert in der Regel etwa einen Monat, bis du komplett einsatzbereit bist.

Schritt 1: Persönlicher Onboarding‑Start

Dein Wechsel beginnt mit einem Anruf vom Onboarding‑Team. Wir besprechen deine aktuelle Systemsoftware, deinen geplanten Go‑Live‑Termin, deine Abo‑Struktur und wo deine Kundendaten heute liegen. Diese Informationen sind essenziell.

Darauf basierend bekommst du „Hausaufgaben“: Exporte deines Mitgliederstamms, dein Mollie‑Konto, ggf. Einrichtung eines Apple‑Accounts.

Klingt jetzt erstmal kompliziert, ist es aber nicht. Unser Team stellt dir einen klaren Schritt-für-Schritt Leitfaden zur Verfügung und unterstützt dich bestmöglich.

Schritt 2: Zugriff auf die Virtuagym Academy

Du erhälst Zugang zu Virtuagym Academy, deiner Online‑Lernumgebung, speziell entwickelt für Unternehmer und Teams. Hier erfährst du ein Schritt‑für‑Schritt‑Onboarding.

In fünf übersichtlichen Modulen, mit kurzen, praktischen Videos, lernst du alles, was du brauchst, um selbstständig loszulegen.

Ein weiterer Vorteil für dich:

Du lernst genau, wie du dein Portal richtig einrichtest, in deinem eigenen Tempo und zu einem für dich passenden Zeitpunkt. Sehr schön, wenn du es langsam aufbauen möchtest oder zwischendurch mal auf etwas zurückblicken möchtest.

Denke da zum Beispiel an das folgende:

• Wie du den Stundenplan einrichtest
• Wie du Abos hinzufügst
• Wie du Mitglieder integrierst
• Wie Zahlungen und SEPA‑Lastschriften funktionieren

Jedes Thema enthält Videos, Beispiele und Schritt‑für‑Schritt‑Pläne.

Ein Extra-Tipp von Onboarding‑Spezialistin Jessie: „Lass auch dein Team die Module durchgehen. So werden sie direkt mit dem System vertraut. Die Academy bleibt immer verfügbar – ideal, um etwas nachzuschlagen oder neue Mitarbeitende einzuarbeiten.“

Außerdem erhältst du Zugang zur Virtuagym‑Community: Der Ort, um Antworten auf (fast) alle Fragen zu finden, selbst zu fragen und dich mit anderen Nutzern auszutauschen.

Und wenn du doch nicht weiterkommst? Unser Support‑Team ist per Mail oder Telefon für dich da, ganz nach deiner Wahl.

Schritt 3: Du erhältst einen festen Onboarding‑Consultant

Bei Virtuagym steht dir immer ein fester Onboarding-Berater zur Seite. Jederzeit. Kein Call‑Center, jedes mal eine andere Person, sondern immer dein persönlicher Consultant.

Jemand, der dich, deine Club‑Struktur und Bedürfnisse kennt. Das macht den Kontakt persönlicher und effizienter. Je nach Größe deines Studios planen wir mehrere Zoom‑Calls ein.

Und wenn du zwischendurch mal Fragen hast? Du kannst einfach deinem Consultant schreiben oder eine zusätzliche Sessions einplanen. Ganz einfach.

Zwei häufigste Sorgen beim Wechsel – und die sind völlig normal

In der Theorie klingt ein Wechsel oft gut, in der Praxis treten jedoch immer zwei Bedenken auf. Und das ist sehr verständlich.

Wir hören sie in fast jedem Club, der mit uns zusammenarbeitet:

• „Wie bekomme ich meine Mitglieder reibungslos übertragen?“
• „Was passiert mit allen bestehenden Verträgen und Rechnungen?“

Das sind berechtigte Sorgen. Schließlich geht es um deine Kunden, Administration und Cashflow.

Das Gute ist: Unsere Onboarding‑Spezialisten wissen genau wie sie dich Schritt für Schritt unterstützen können.

Wir starten mit einem klaren Export deiner Mitgliederstammdaten.

Du lieferst Basisdaten – Name, Kontakt, Mitgliedschaft, Laufzeit, Zahlungsstand – und wir importieren sie sicher und fehlerfrei in das neue System. Alles konform mit dem aktuellen Datenschutz.

Danach prüfen wir gemeinsam deine Vertrags‑ und Rechnungsstruktur. Arbeitest du mit monatlichem Inkasso oder einem 4-Wochen-Rhythmus? Gibt es offene Guthaben oder Kunden die im Voraus bezahlt haben?

Wir beraten dich bei wichtigen Entscheidungen:

• Wann ist der beste Go‑Live‑Zeitraum?
• Wie vermeidest du doppelte Lastschriften oder Einnahmelücken?
• Welche Daten sollten migriert werden – und welche kannst du besser neu anlegen?

Für viele Clubs sind das die großen Anforderungen innerhalb der Umstellung. Deshalb lassen wir uns hierbei Zeit. Denn je sorgfältiger dieser Teil läuft, desto entspannter kannst du später live gehen.

Wie Bloesem Fitness Struktur mit Virtuagym fand

Als Iris und ihr Partner Gert-Jan ihr Studio Bloesem Fitness im Januar 2024 in den Niederlanden eröffnete, wuchs es innerhalb kürzester Zeit auf mehr als 900 Mitglieder. Super, aber auch überwältigend.

Denn Erfolg bringt auch Schwierigkeiten beim Wachstum.

Die Mitglieder kamen in Scharen, es mussten Terminpläne erstellt, Kurse geplant, Zahlungen abgewickelt und der Zugang arrangiert werden – und das alles unter Wahrung einer persönlichen Atmosphäre.

Zu Beginn arbeitete Iris mit mehreren separaten Systemen:

• Sportivity für Mitgliederverwaltung
• Mywellness für Trainingspläne
• Excel‑Listen für Teamplanung

„Ich habe verschiedene Einzellösungen verwendet“, sagt Iris. „Aber irgendwann wurde es zu viel. Alles war in unterschiedlichen Programmen unterteilt. Das war Zeitverschwendung und du verlierst die Kontrolle.“

Alles funktionierte für sich, aber alles gemeinsam … wurde es chaotisch und immer schwieriger.

Es kam zu doppelter Administration, Trainer wussten nicht, wen sie betreuen, und Mitglieder mussten unnötit zwischen mehreren Systemen wechseln. Da war klar: So ging das nicht weiter.

Nicht härter arbeiten – sondern intelligenter organisieren. Das tun Iris und ihr Team jetzt – und Virtuagym wächst mit ihnen.

Verschiedene Arten von Software in einem All‑in‑One‑System kombinieren

Arbeitest du noch mit separaten Fitnesslösungen und -tools? Dann ist jetzt der Moment, die Übersicht zurückzugewinnen.

✔️ Erstelle zuerst eine Bestandsaufnahme deiner aktuellen Tools: Welche Tools nutzt du, und wofür?
✔️ Berechne, was du monatlich an Lizenzen, Schulungs‑ und Fehlerbehebung zahlst.
✔️ Probiere anschließend eine integrierte Lösung, die mit dir wächst.

Entdecke, wie Virtuagym deinem Unternehmen Struktur, Übersicht und Gelassenheit bringt – Plane hier deine Demo.