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Was macht eine Top-Planungssoftware aus?
Wer sein Studio noch mit Excel plant, verschenkt Zeit, Geld – und Mitgliederbindung. Die richtige Software entscheidet, ob du mitarbeitest oder vorangehst. Denn die Auswahl der passenden Planungssoftware entscheidet über den Erfolg deines Studios.
Doch woran erkennst du ein leistungsstarkes Planungstool?
Dadurch, dass du alles an einem Ort, nämlich innerhalb einer Software hast, gibt es für dich zahlreiche Vorteile.
Eine Top-Software wie Virtuagym zeichnet sich durch mehrere zentrale Faktoren aus, und die werden wir dir in diesem Artikel nennen!
Exzellente Übersicht und intuitives Design: Für Team und Kunden
Hör mal, niemand plant sein Business gern mit Excel, wenn es um echte Übersicht geht. Du weißt das, dein Team weiß das, und deine Mitglieder merken es auch.
Eine Top-Softwarelösung ist kein nice-to-have, sondern ein Game-Changer. Es geht nicht nur darum, schick auszusehen, sondern darum, wie schnell du deine Entscheidungen triffst und m Einarbeitungszeit, Fehlerquellen und Frustration zu reduzieren.
Habe deine Daten auf einen Blick: Nutze Transparenz als Wettbewerbsvorteil.
Mit wenigen Klicks siehst du, welche Kurse voll sind, wo Engpässe entstehen – und kannst live gegensteuern. Deine Mitglieder buchen schneller. Dein Team hat mehr Überblick.
Eine gute Planungssoftware wie Virtuagym bündelt alle relevanten Daten an einem Ort:
- Kurs- und Personalplanung
- Raum- und Ressourcenzuteilung
- Mitgliederinformationen & Teilnahmehistorie
Mit dieser Software hast du viele Tools an der Hand, um dein Business ordentlich zu planen. Zum Beispiel um deinen Terminkalender zu planen.
Dadurch können Kunden direkt sehen, wann ihr Lieblingskurs stattfindet, während dein Team alle Kapazitäten im Blick behält. Du gewinnst Zeit, und deine Kunden freuen sich über ein übersichtliche App.
Sollte es Kurse geben die besonders beliebt sind oder nur selten Stattfinden, kannst du deren Wert durch die Konfiguration mit einem Kreditsystem innerhalb deines Systems weiter erhöhen.
Hast du schon Ideen für zukünftige Kurse, aber bist dir nicht sicher, ob deine Kapazität reicht? Mithilfe unserer Personalplanung kannst du in der Software checken, ob dir genügend Räume und Trainer zur Verfügung stehen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein größeres Studio plante seine Kurse bislang manuell, und war ständig mit Doppelbuchungen und Raumkonflikten konfrontiert. Seit der Einführung mit Virtuagym läuft alles zentral: Das Team sieht live, wann welcher Raum mit welchem Trainer verfügbar ist. Mitglieder buchen Kurse direkt über unsere App. Und bei Kursen mit hoher Nachfrage zeigt das System automatisch Alternativen oder Wartelisten an.
🔍 Teste selbst: So sieht dein Kursplan aus, den deine Mitglieder auf Anhieb verstehen.
Statistiken und Auswertungen: Datenbasierte Planung statt Bauchgefühl
Eine moderne Planungssoftware liefert dir Auswertungen in Echtzeit. Du hast deine Dokumentation auf einem Blick:
- Welche Kurse am besten laufen
- Welche Zeiten besonders nachgefragt sind
- Welche Mitarbeiter die höchste Auslastung erzielen
Diese Analysen sind die Basis für smarte Entscheidungen und eine optimierte Nutzung deiner Ressourcen.
Du hast interessierte Kunden, und möchtest einen bestimmten Kollegen zur Betreuung bereitstellen?
Schaue im Lead-Management-Tool, an welchem Tag dein Trainer eine niedrige Auslastung hat und buche das Training auf seinen Namen. Auch wenn jemand krank wird, ist das ganze kein Problem, verschiebe die Termine per drag drop zu einem verfügbaren Kollegen.
Nutze deine Daten schlau, damit du weißt welche Anwendung ausgelastet sind, welche mehr angeboten werden muss oder checke ob du weitere Räume dazubuchen solltest.
Vertraue den Daten: Mit unserem Planungstool haben unsere Kunden einen durchschnittlichen Mitgliederzuwachs von 29% vermerken können.
Beispiel aus der Praxis:
Du siehst im Analyse-Dashboard, dass der Mittwochabend-Kurs „Functional Core“ regelmäßig ausgebucht ist – aber donnerstags zur gleichen Uhrzeit nur drei Teilnehmer im „Mobility Flow“ auftauchen. Anstatt beide Kurse weiterzuführen, bündelst du Ressourcen mit Virtuagym: Du legst einen stärkeren Fokus auf das Top-Format und testest eine neue Kurszeit für „Mobility“. Gleichzeitig merkst du, dass dein Trainer Tim donnerstags Leerlauf hat – also übernimmst du dort ein Probetraining für neue Leads.
📊 Wissen statt raten: Starte deine erste Kursanalyse mit einem Klick.
Geringere Arbeitsbelastung: Dein Team fokussiert sich auf das Wesentliche
Wer heute noch Excel fürs Kursmanagement nutzt, verliert bares Geld. Eine gute Planungssoftware bedeutet gleichzeitig automatisierte Prozesse, wodurch du und deine Mitarbeiter einen niedrigeren Verwaltungsaufwand haben. So musst du nicht mehr einzeln eintragen, welcher Trainer welchen Kunden an welchem Tag um wieviel Uhr gecoached hat, sondern du siehst alles direkt.
Du kannst alles innerhalb deines Planers einsehen und hast jederzeit die Möglichkeit Terminänderungen, Erinnerungen oder Mitgliederverwaltung vozunehmen, denn alles befindet sich einheitlich und übersichtlichen an einem Ort; für das gesamte Unternehmen.
Dadurch konzentrieren sich deine Mitarbeiter endlich wieder auf das, was zählt: persönliche Unterstützung und aktive Studioentwicklung.
Beispiel aus der Praxis:
Du hast früher Excel und Whiteboards zur Terminvergabe benutzt? Seit der Umstellung auf die Planungssoftware von Virtuagym buchen die Mitglieder ihre Sessions selbst, erhalten automatische Erinnerungen, und abgesagte Termine werden sofort anderen Interessenten angeboten. Das Ergebnis: 30 % weniger Leerlaufzeiten bei Trainern und ein sichtbar entspannteres Frontdesk-Team.
So steigerst du die Effizienz deiner internen Prozesse erheblich. Probiere doch selbst einmal aus, wie deine gut organisierte App aussehen kann!
CRM-Software: Kundenbindung wird persönlich
Ein erfolgreiches Studio lebt von loyalen Mitgliedern – und genau hier kommt ein gutes CRM-System ins Spiel. Nicht als schnöde Kontaktdatenbank, sondern als intelligentes Kommunikations-Tool, das dir hilft, zur richtigen Zeit mit der richtigen Botschaft präsent zu sein.
Ein integrierte CRM-Tool bietet dir folgende Szenarien:
- Automatisch Buchungserinnerungen senden, inkl. kurzer Trainingsvideos oder persönlicher Nachrichten
- Gezielt auf Verhaltensdaten reagieren – etwa wenn Mitglieder länger nicht da waren oder regelmäßig einen bestimmten Kurs buchen
- Nutzerprofile mit Vorlieben, Trainingszielen und Feedback verknüpfen, um individuelle Betreuung aufzubauen
Beispiel aus der Praxis:
Montags 7 Uhr ist dein „Starte gut in die Woche“-Kurs immer voll – besonders die Yuppie’s Zielgruppe schlägt zu? Dann erinnert das System automatisch genau diese Mitglieder 24 Stunden vorher mit einem motivierenden Hinweis. Gleichzeitig schlägt es einer anderen Zielgruppe Alternativen vor, wenn der Kurs bereits voll ist.
So entsteht echte, personalisierte Kommunikation, mit positiven Auswirkungen. Denn dadurch muss dein Team nicht mehr jeden Tag dutzende Nachrichten manuell schreiben.
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Anwendungsbereiche und Integrationen: Dein offenes Software-Ökosystem
Die beste Planungssoftware funktioniert nicht isoliert, sondern integriert sich in dein gesamtes digitales System. Über APIs können Schnittstellen zu Zahlungsabwicklung, Zutrittskontrolle oder Buchhaltung nahtlos verknüpft werden.
Solltest du deine Lösungen in Hardware oder Software erweitern wollen, haben wir eine Liste von Partnern, die in ihren Branchen mit ganz oben dabei sind.
Durch eine nahtlose Verwendung sparst du Zeit, senkst Kosten und steigerst die Effizienz, sprich jeder ist zufrieden.
Ist deine App zu kompliziert oder zu unübersichtlich? Dass sind wichtige Kriterien, die du bei der Erstellung deiner App beachten solltest. Eine Studie zeigt, dass 17% ihren Kauf abbrechen, wenn der Plattform nicht vertraut wird.
Beispiel aus der Praxis:
Du nutzt bereits ein Zutrittssystem mit Chipkarte und ein separates Kassensystem? Stell dir vor, ein Mitglied kommt 10 Minuten zu spät zur Yoga-Stunde, aber hat vorab über die App bezahlt. Virtuagym erkennt den Zahlungseingang, schaltet automatisch die Tür frei und vermerkt die Anwesenheit im Kursprotokoll. Die Buchhaltung synchronisiert sich im Hintergrund – ohne dass dein Team etwas klicken muss.
So sieht echte Integration aus: leise, effizient und absolut stressfrei.
🔧 Welche Tools nutzt du bereits? Finde heraus, was du in 5 Minuten integrieren kannst.
Reibungslose Prozesse und Top-Performance: Keine Ausfälle, kein Frust
Ladezeiten, Abstürze oder Systemausfälle bei deiner App oder Website? Ein No-Go. Also gilt es, habe eine gute Planung und dazu eine leistungsstarke Software, damit sind stabile Abläufe innerhalb deiner App garantiert– auch bei hoher Auslastung.
So bleiben Prozesse flüssig und Kundenkontakte ungestört – für optimale Servicequalität. Denn Kunden wollen eine Ständige Verfügbarkeit.
Nutze deine Ressourcen richtig: Dein Ziel sollte es sein, dass deine Website 24/7 für alle erreichbar ist, denn moderne Tools bieten Buchungsmöglichkeiten rund um die Uhr. Dadurch steigt dein Kundenkontakt und die Zufriedenheit steigt.
Ist dies alles implementiert und automatisiert bedeutet dies eins für dich: weniger Telefonate und mehr Freiheit für deine Kundschaft.
Beispiel aus der Praxis:
An einem Sonntagabend um 21:30 Uhr möchte ein Mitglied spontan einen Platz für das beliebte Montagmorgen-HIIT sichern – ohne anrufen zu müssen. Dadurch dass Virtuagym und die App rund um die Uhr verfügbar ist, gelingt das in wenigen Klicks. Parallel erhält dein Trainer automatisiert die Teilnehmerliste für den Kurs und das alles ohne menschliches Zutun.
Du hast Probleme und bist dir nicht sicher woran es liegt? Checke die Status updates oder kontaktiere unseren Kundensupport.
Marketing automatisieren: Weniger Aufwand, mehr Wirkung
Moderne Tools bieten smarte Marketing-Automatisierung. Du kannst Angebote segmentieren und per Newsletter bewerben, Erinnerungen versenden und Zielgruppen gezielt ansprechen – alles automatisch.
Du willst deinen Kunden ermöglichen, an ihrem Geburtstag jemanden mit ins Studio zu bringen, oder einen neuen persönlichen Rekord teilen, kein Problem. Verwende die In-App-Kommunikation, um dein Studio besser zu vermarkten.
Schaue live dabei zu, wie deine Marketingstrategie greift. Die Kunden schreiben miteinander, teilen Dinge, generell deine Kunden sind zufriedener, wodurch letztendlich deine Produkte besser laufen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Mitglied öffnet morgens deine personalisierte App – und wird mit einer personalisierten Geburtstagsnachricht begrüßt, inklusive eines digitalen Gästepasses für eine Begleitperson. Gleichzeitig wird automatisch ein Rabatt auf den nächsten Personal-Training-Termin angeboten. Ergebnis: mehr Interaktion, mehr Wertschätzung, mehr Bindung und das ganz ohne manuelles Eingreifen deines Teams.
📬 Schicke deine erste automatisierte Geburtstagskampagne – mit nur 3 Klicks.
Upselling & Cross-Selling: Mehr Umsatz durch intelligente Systeme
Der Sommer ist nicht nur Bikini Saison – für Fitnessstudios ist er oft auch Nebensaison. Mitglieder verreisen, das Training verlagert sich nach draußen, und die Buchungen im Kursplan dünnen aus.
Genau hier liegt die Chance: Mit gezielten Sommer-Sell-ups lässt sich nicht nur der Umsatz stabilisieren, sondern auch neues Potenzial erschließen, vorausgesetzt, man plant strategisch.
Verschiedene Möglichkeiten für dein Upselling diesen Sommer:
- Flexibles Angebotsmanagement
- Den Leuten ist zu warm im Studio oder sind die ganze Zeit im Urlaub? Integriere Dinge wie 10-er Karten, Outdoorkurse und andere Optionen für einen abwechslungsreichen Sommer.
- Personalisierte Ernährungsberatung
- Es finden weniger Kurse statt, also haben deine Experten mehr Zeit. Lasse deine Mitarbeiter Fortbildungen besuchen, oder lass sie deine Mitglieder Fortbilden. Kläre über Ernährungsmythen au, erstelle eine Ernährungsplanung oder sprich über die Wichtigkeit von Schlaf als Mittel zur Erholung. Nutze den Sommer schlau und biete 1 zu 1 Gespräche an.
Du möchtest die Produkte nicht jedem zur Verfügung stellen? Dann biete diese Funktionen vielleicht nur den Top 10% deiner User an; und steigerst dadurch sogar noch die Interesse am Produkt.
Dadurch erhöhst du deinen Gewinn und nutzt deine Software in vollem Ausmaß – mit minimalem Aufwand.
Zusätzlich kann dein maßgeschneidertes Upselling die Beziehung zu deinen Kunden festigen und dadurch kannst du die für den Sommer typische Abwanderungsrate von 5-10% in deinem Studio verhindern.
Beispiel aus der Praxis:
Im Juli stellt dein System fest, dass 40 % deiner Mitglieder keine festen Kurse mehr besuchen. Bei Virtuagym kannst du es so einrichten, dass genau diese Mitglieder ein Angebot erhalten: eine 10er-Karte für Outdoor-Bootcamps im Stadtpark, inklusive gratis Ernährungsberatung beim ersten Termin.
🌞 Erstelle jetzt dein Sommer-Special-Angebot und lass deine Kurse nicht leer laufen.
ERP Software: Dein Unternehmen im Griff – auch bei Wachstum
Eine gute Sogtware ist für jedermann wichtig, deshalb ist auch für größere Studios oder Ketten eine skalierbare ERP Software essenziell. Hier ist der Planer dein zentrales Tool, in vollem funktionsumfang:
- Zentrale Steuerung aller Prozesse
- Alles ist endlich in deiner Software zusammengeführt und befindet sich übersichtlich auf deinem Desktop. Nicht nur da, denn die Software wird in Echtzeit zwischen Frontdeck, App und Backend synchronisiert.
- Buchhaltung & Bestellung
- Es sind nicht mehr genügend Proteinballs da, aber du findest die passende Liste nicht? Kein Problem, denn du musst nicht mehr jede Stückliste einzeln überprüfen, weil sich alles gesammelt in deiner Software befindet.
- Projektierung und Ausbauplanung
- Du hast eine feste Idee wie die Zukunftaussehen soll? Dein neuer Freihantelbereich soll ein eine Aussicht auf den Park gegenüber haben? Lass dich von deinen Bauprojekten nicht abhalten, denn neue Standorte sind leicht integrierbar!
Nutze die für dich verfügbaren Daten um deine Komponenten richtig anzubieten, denn dadurch bleibt dein Unternehmen flexibel und kontrollierbar.
Falls du dir noch unsicher bist, Sprich mit unseren Experten über die mögliche Konfigurationen deines Onboardings, passend zu deinen Anforderungen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein wachsendes Studio-Netzwerk mit vier Standorten hatte Mühe, Lagerbestände, Kursplanung und Mitarbeiter-Zeiterfassung unter einen Hut zu bringen. Seit der Einführung der Virtuagym ERP-Software läuft alles zentral: Der Einkauf wird automatisiert ausgelöst, wenn bestimmte Schwellenwerte (z. B. Proteinballs) unterschritten werden. Neue Geräte für den geplanten Erweiterungsbau können direkt im System projektiert, budgetiert und verfolgt werden.
🗂️ Mach den Reality-Check: Wie viele Daten kannst du innerhalb einer Minute beschaffen? Zu wenige? Dann schaue dir Alternativen an.
25 Jahre Erfahrung bei Berninger Coaching
Berninger Coaching blickt auf über 25 Jahre Erfahrung in der Fitnessbranche zurück – und hatte in dieser Zeit so gut wie jedes Planungsmodell ausprobiert: von Papierlisten über Excel-Dateien bis zu Einzellösungen fürs Buchungssystem.
Das Ergebnis?
Wenig Überblick, viel manuelle Nacharbeit – und ein Team, das mehr verwaltete als coachte. Die Digitalisierung war längst überfällig.
Unsere Lösung: Ganzheitliche Planungssoftware mit klarem Fokus auf Studioalltag
Mit der Einführung der Planungssoftware von Virtuagym konnte Berninger Coaching Prozesse zentralisieren – ohne an Flexibilität zu verlieren. Die Software wurde exakt auf die täglichen Anforderungen des Studios abgestimmt:
- Teilnehmertracking in Echtzeit
- Zentrale Verwaltung von Terminen, Kunden und Ressourcen
- Synchronisation zwischen App, Frontdesk und Backend
„Endlich sehen wir auf einen Blick, wer an welchem Training teilgenommen hat“ sagte Christine im Interview.
Ergebnisse: Mehr Klarheit, weniger Aufwand
Die größte Veränderung war nicht technischer, sondern kultureller Natur:
Das Team musste sich nicht mehr mit Tools herumschlagen, sondern konnte wieder das tun, was es am besten kann – Menschen bewegen.
- Weniger Verwaltungsaufwand für alle Mitarbeitenden
- Klare Übersicht trotz individueller Betreuung
- Spürbar mehr Zeit für Coaching und Kundenkommunikation
„Ich bin ganz ehrlich - manchmal wieder zurück zur Basis und sich auf fundamentale Dinge zu konzentrieren macht es für mich wesentlich entspannter..“ erzählte uns Christine Berninger im Interview.
Das nicht nur Berninger Coaching erfolgreich die Planungssoftware von Virtuagym nutzt, sieht man an der häufigen Nutzung: Mehr als 650 Unternehmen Vertrauen auf das System von Virtuagym.
FT-Club München skaliert mit smarter Planungssoftware
Der FT-Club München betreibt über 40 Standorte – mit starkem Fokus auf Qualität, Individualisierung und Automatisierung, von Sekunde eins an. Doch mit wachsender Größe wurde es zunehmend komplex, Trainings, Termine und Community-Prozesse zentral zu steuern.
Lösung: Skalierbare Planungssoftware als Rückgrat des Alltags
Mit Virtuagym setzt der FT-Club auf eine modulare Planungssoftware, die exakt an die Anforderungen eines Multi-Standort-Betriebs angepasst wurde. Im Einsatz:
- Automatisiertes Mahnwesen
- Zentrale Mitgliederverwaltung
- Community Funktionen für Engagement
- Effiziente Kurs- & Terminplanung
Alles synchronisiert zwischen App, Trainer-Interface und Frontdesk.
Ergebnis: +42 % Mitgliederzuwachs & spürbar weniger Buchungschaos
Fitnessstudios, wie FT Club München,haben durch gelungene Software integration einen Mitgliederzuwachs von 42% vermerken können.
Seit der Einführung der Software konnte der Club nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch gezielter skalieren:
- Mehr Buchungen bei weniger Verwaltungsaufwand
- Verbesserte Kundenbindung durch Community-Funktionen
- Klares Alleinstellungsmerkmal dank smarter Prozesse
Das Ergebnis lautet Zufriedenheit, beim Club und Kunden. Das erzählte uns auch Dominik: “Mit Virtuagym können wir leichter mehr Dienstleistungen anbieten, da die App Nutzer- sowie Bediener- freundlich ist.”
Häufige Fehler bei der Einführung – und wie du sie vermeidest
Das integrieren einer umfassenden Planungssoftware kann erstmal Angst einflößen. Doch wenn du sie einmal integriert hast, willst du sie danach nicht mehr missen.
Also, setze dich einmal in Ruhe hin, gehe alle Informationen durch, um dann die richtige Entscheidung zu treffen - wie du eine solches Programm in ordentlicher Art und weise integrierst und dadurch dein Software-Portfolio verringern kannst.
Vermeide dabei diese typischen Fehler:
Unklare Anforderungen
Definiere klar, welche Funktionen du brauchst. Was passiert im Kurs um 6 Uhr morgens? Nichts? Dann raus damit aus dem Programm! Gehe so mit deinen Partnern alle bestehenden Strukturen durch, und überlege welche Ressourcen du benötigst.
Keine Schulungen
Binde dein Team frühzeitig ein. Vielleicht kennen deine Mitarbeiter bestimmte Probleme, von denen du noch nichts wusstest, z.B. beim Onboarding fehlt ein Tablet? Wenn alle wissen, was du vorhast, ist es für alle einfacher und Probleme lassen sich vermeiden.
Sobald du die neue Software in deinem Unternehmen installiert hast, mache die Schulungen und das Training für alle verfügbar. Der Vorteil? Bei unserem Onboarding kannst du erklär-videos jederzeit anschauen. Das ermöglicht es dir, auch deine neuen Mitarbeiter direkt and die Software zu gewöhnen.
Überkomplexe Lösungen
Starte klein, bezahle nicht für etwas das du nicht brauchst. Denn sollte es richtig gut laufen und dein Studio wachsen ist das kein Problem. Denn unsere Software wächst mit dir mit!
Fehlende Integration
Achte auf offene Schnittstellen zwischen verschiedenen Provideren. Schaue dir an, welche Partner sich leicht in dein System integrieren lassen. So schöpfst du alle Kapazitäten deines Systems aus. Vor allem, zahle für nichts doppelt!
🚫 Vermeide die 5 häufigsten Fehler beim Software-Rollout – hier ist deine Checkliste.
Fazit: Deine Planungssoftware entscheidet über dein Wachstum
Ein modernes Fitnessstudio ist längst mehr als ein Ort zum Trainieren.
Es ist ein digital gesteuerter Mikrokosmos aus Kursplanung, Kundenkommunikation, Teammanagement und unternehmerischer Vision.
Wer hier den Überblick behalten und gleichzeitig wachsen will, braucht mehr als nur eine Buchungs-App – es braucht eine smarte Planungssoftware.
Sie verbindet:
- Effizienz in der Verwaltung
- Datenbasierte Planung
- Personalisierte Kommunikation
- Skalierbare Systeme
Nutze die Vorteile moderner Softwarelösungen, kombiniere CRM Software, ERP Software, Projektmanagement Software und sichere dir den digitalen Vorsprung mit einem integrierten Portfolio Management.
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