Was Personal Trainer und Studios von der E-Rechnung wissen müssen

Als Studio-Besitzer oder Trainer stehst du vor einer neuen Herausforderung:

Ab Januar 2025 darfst du deine Rechnungen nicht mehr einfach als PDF verschicken.

Stattdessen verlangt die Finanzverwaltung ein strukturiertes elektronisches Format.

Klingt trocken?

In diesem Blog zeigen wir dir nicht nur, was das bedeutet, sondern vor allem, wie du die Pflicht zur Chance für dein Studio machst: weniger manueller Aufwand, schnellere Zahlungen, klare Abläufe.

Kurz: Wir geben dir Orientierung und direkt eine Lösung, wie du alles stressfrei umsetzt..

Und die gute Nachricht:

Mit Virtuagym hast du eine Lösung, die schon heute die relevanten Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im B2C Bereich erfüllt; von der Erstellung im XML Format bis zur Übersendung als gültige E-Rechnung.

Bist du Rechnungssteller und fragst dich, was eine E-Rechnung eigentlich ist und wie die Verarbeitung Rechnungsdaten im elektronischen Format funktioniert?

Dann nimm diesen Artikel gerne als Orientierungshilfe.

Hier findest du Antworten und praxisnahe Informationen, speziell für die Digitalisierung deines Studios.

Wie du mit Virtuagym stressfrei zur E-Rechnung kommst

Wir wissen: Das Thema elektronische Rechnung sorgt schnell für Kopfschmerzen 🤯. Deshalb haben wir Virtuagym so entwickelt, dass du dich nicht mit komplizierten Standards, Plattformen oder Formaten beschäftigen musst.

• Rechnungen erstellen & versenden:
  • Mit Virtuagym kannst du deine E-Rechnungen direkt im gesetzlich vorgeschriebenen elektronischen Format erstellen und automatisch versenden.
• Empfang & Verarbeitung:
  • Eingehende Rechnungen werden erkannt, geprüft und GoBD-konform archiviert – kein lästiges Abtippen oder Scannen mehr.
• Schnittstellen:
  • Über DATEV-Export oder das ELSTER Portal kannst du deine Daten direkt an deinen Steuerberater oder die Finanzverwaltung weitergeben.
• Digitalisierung:
  • Wiederkehrende Zahlungen, Mahnwesen und Reports laufen vollautomatisch – damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

👉 Keine Sorge – wir kriegen das zusammen hin. Egal, ob du schon Kunde bist oder gerade erst nach einer Lösung suchst: Virtuagym macht dein Studio E-Rechnungs-fit und sorgt dafür, dass du alle gesetzlichen Vorgaben ohne Stress erfüllst.

Falls du dir doch noch nicht 100% sicher bist, buche eine kostenlose Demo und Besprich alles weitere in einem persönlichen Gespräch!

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass ab 2025 alle Unternehmen elektronische Rechnungen nach klar definierten Standards ausstellen müssen.

Grundlage dafür sind das E-Rechnungsgesetz, die E-Rechnungsverordnung sowie § 14 UStG.

Bei B2B Geschäften betrifft das auch Fitnessstudios, Gyms, Vereine und Personal Trainer, die mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, z. B. Unternehmensgesundheit, Kooperationen oder Lieferantenrechnungen.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF Dokument per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format erstellt und verarbeitet werden .

Da heißen deine Möglichkeiten XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate enthalten einen standardisierte XML-Datensatz, die eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen ermöglichen.

Was ist das ZRE und OZG-RE ?

Die zentrale Rolle spielen dabei die offiziellen Plattformen für den Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung und anderen öffentlichen Behörden:

• die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes
• sowie die OZG RE Rechnungseingangsplattform, die von weiteren Auftraggebern genutzt wird.

Über diese Plattformen werden Rechnungen übermittelt und empfangen – ein normaler Versand als PDF Datei reicht künftig nicht mehr aus. Die Finanzverwaltung macht hier keine Ausnahmen.

Als Gym Besitzer oder PTler bedeutet das: Jede elektronische Rechnung muss die definierten Anforderungen erfüllen, damit sie vom Rechnungsempfänger rechtssicher verarbeitet werden kann.

👉 Mit Virtuagym bist du hier auf der sicheren Seite: Unsere Software unterstützt die gesetzlich vorgeschriebenen Formate, verarbeitet Rechnungen automatisiert und kann sie GoBD-konform archivieren.

Für spezifische Fragen, hat das Finanzministerium eine hilfreiche FAQ Seite erstellt.

Was ist dann mit dem ELSTER portal ?

Für deine Steuerpflichten, etwa die Meldung der Umsätze, die Ausstellung der Jahresmeldung oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung, nutzt du nicht die ZRE oder OZG RE, sondern weiterhin das ELSTER Portal der Finanzverwaltung.

Über ELSTER reichst du steuerliche Informationen und Rechnungsdaten ein, die nichts mit der Übermittlung von elektronischen Rechnungen im B2B Bereich zu tun haben.

👉 Virtuagym hilft dir hier doppelt:

Einerseits unterstützt die Software beim Einreichen von E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format über die richtigen Kanäle.

Andererseits stellt sie über DATEV-Export und kompatible Schnittstellen sicher, dass deine Daten auch für das ELSTER Portal aufbereitet sind.

Wir helfen dir dabei weiter, Schritt für Schritt. Sprich doch mit jemandem vom Onboarding oder frage eine kostenlose Demo an. Damit bleiben deine Rechnungen immer sicher und korrekt!

Was, wenn die E-Rechnung bei dir ankommt?

Die Pflicht, E Rechnungen zu empfangen, kommt zuerst. Und was machst du, wenn die erste E-Rechnung deines Lieferanten oder Kooperationspartners in deinem Posteingang landet? ✉️

Ganz einfach:

Mit der richtigen Software wird die Verarbeitung von E Rechnungen zum Kinderspiel. Dein System erkennt die maschinenlesbaren Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD automatisch.

Es liest alle relevanten Daten (Betrag, Rechnungsnummer, Absender) ohne dein Zutun aus, gleicht sie mit deinen Bestellungen oder Verträgen ab und legt die Rechnung GoBD-konform ab.

So musst du nicht mehr manuell Daten abtippen oder Belege scannen.

Statt Chaos auf dem Schreibtisch hast du durch Virtuagym einen klaren digitalen Workflow, der dich sofort alarmiert, wenn eine Rechnung fällig wird.

Das gibt dir volle Kontrolle und spart dir nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. 💪

Ab Januar 2025: E Rechnung erstellen nach Norm EN 16931

Wenn du etwas von der Norm EN 16931 liest, fühle dich nicht verunsichert. 🤯

Sie beinhaltet lediglich das strukturierte Datenmodell, das für eine E-Rechnung in Europa verbindlich ist.

Dieses Modell legt fest, welche Informationen in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen, um von einem Computer automatisch ausgelesen und verarbeitet zu werden.

Es definiert also die “Sprache”, die Systeme verstehen.

Die zwei gängigen Formate, die auf dieser Norm basieren, sind CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language).

Sie stellen sicher, dass alle erforderlichen Pflichtfelder wie der Gesamtbetrag, die Steuerinformationen, sowie die Angaben zum Rechnungssteller und -empfänger vorhanden und an der richtigen Stelle platziert sind.

So wird gewährleistet, dass jede E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine reibungslose Weiterverarbeitung ermöglicht.

Klingt zu technisch? Keine Sorge, gemeinsam schaffen wir das.

Was gilt nicht als E-Rechnung?

Eine gewöhnliche PDF Datei oder Papierrechnung erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen und werden künftig im Rahmen der E-Rechnungspflicht nicht mehr als gültige Form anerkannt.

Je nach Status quo brauchst du eine Alternative Software. Aber ab Wann? ⏱️

2. Ab wann gilt die Pflicht für e rechnungen ?

Der Zeitplan für die Umsetzung ist gestaffelt:

• Ab 1. Januar 2025: Alle B2B Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 1. Januar 2026: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für große Unternehmen.
• Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Freiberufler.

Für Fitnessstudios bedeutet das: Spätestens 2025 musst du sicherstellen, dass deine Software in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen, und ab dem jeweiligen Stichtag auch eine E-Rechnungen zu erstellen.

Wer nicht rechtzeitig umstellt, riskiert Zahlungsverzögerungen, Ablehnungen von Rechnungen und im schlimmsten Fall Vertragsstrafen.

Aber unsere Zahlungsabwicklung ist im B2B Bereich auf alles eingestellt und sind somit ein zuverlässiger Anbieter für das verarbeiten für E Rechnungsformate.

👉Für Studios, die Virtuagym bereits nutzen, gibt es keinen Grund zur Sorge: unsere Software ist auf die E-Rechnungspflicht eingestellt.

Und auch wenn du noch kein Kunde bist: Keine Panik, wir helfen dir da weiter. Mit Virtuagym kannst du deine Rechnungen automatisiert im richtigen elektronischen Format erstellen, versenden und archivieren.

3. Abrechnungsprozess: Rechnung übermittelt und empfangen

Die Umstellung betrifft den gesamten Rechnungsprozess deines Studios:

• Formate: Rechnungen müssen in XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen, nicht mehr nur als PDF Format.
• Erstellung: Du brauchst ein E-Rechnungsprogramm oder eine E Rechnungs software, die die Erstellung und den Versand der gesetzlich konformen Formate ermöglicht.
• Empfang: Deine Systeme müssen E-Rechnungen verarbeiten können.
• Archivierung: Die GoBD-konforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist Pflicht.
• Integration: Eine gute E-Rechnungssoftware verbindet sich direkt mit deiner Buchhaltung oder deinem ERP-System.

Ein Beispiel:

Statt PDF Rechnungen manuell an den Steuerberater zu senden, erzeugt dein System automatisch eine XRechnung im EN 16931 Standard. Die Software für den Rechnungsaustausch überträgt sie anschließend direkt.

Programme wie FastBill, Billomat oder Papierkram unterstützen die Erstellung von E-Rechnungen im XML-Format.

Doch während diese Tools eher für allgemeine Unternehmen gedacht sind, bietet Virtuagym dir eine integrierte Lösung: Rechnungen direkt mit Mitgliedsbeiträgen, Kursbuchungen und deinem Studio-Management verknüpft.

So bereitest du dein Unternehmen jetzt vor

Brauche ich eine extra Software für eine elektronische Rechnung?

Die Auswahl an E-Rechnungssoftware ist groß: von sevdesk über Lexware Office bis hin zu Papierkram.

Alle bieten die Grundfunktionen, um elektronische Rechnungen zu erstellen und an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Doch die Frage ist: Passt das zu deinem Geschäftsmodell als Fitnessstudio oder Trainer?

Wenn du Mitgliedsbeiträge automatisiert abrechnen willst, Kursbuchungen integrieren und Mahnungen automatisch versenden möchtest, ist eine spezialisierte Lösung wie Virtuagym die bessere Wahl:

• Erstellung und Empfang von E-Rechnungen als passende Rechnungsformate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD),
• GoBD-konforme Archivierung,
• möglicher Steuerberaterexport als xml datei,
• automatische Validierung der Daten
• die Möglichkeit, Rechnungen direkt über eine E-Rechnungsplattform zu versenden.

Falls diese Funktionen fehlen, plane rechtzeitig ein Upgrade oder den Wechsel zu einer geeigneten Lösung.

E Rechnungs Arbeitsablauf einrichten

Richte automatisierte Prozesse ein, die vom Erstellen und Versenden bis zum Mahnwesen reichen – besonders für wiederkehrende Mitgliedsbeiträge, Kursbuchungen und Zusatzleistungen. Achte darauf, dass deine Software auch automatische Zahlungsabgleiche und Statusmeldungen unterstützt.

• Schnittstellen klären: Stelle sicher, dass deine E-Rechnungssoftware nahtlos mit Buchhaltung, ERP-Systemen, deinem Steuerberater (z. B. DATEV-Export) und Zahlungsplattformen interagieren kann, um manuelle Doppelarbeit zu vermeiden.

Team schulen: E Rechnung ≠ PDF rechnung

Sorge dafür, dass Mitarbeiter nicht nur wissen, wie sie E-Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren, sondern auch wie sie Fehlerberichte interpretieren und Prozesse optimieren können.

Testlauf: E Rechnungen erstellen

Versende Testweise eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument an einen Partner oder deinen Steuerberater und prüfe, ob Format, Daten und Übertragung reibungslos funktionieren.

Die Chancen hinter der Pflicht

Die E-Rechnungspflicht ist mehr als nur ein Gesetz – sie ist eine Chance:

• Automatisierung: Weniger manueller Aufwand bei der Erstellung von Rechnungen.
• Schnellere Zahlungen: Automatische Prüfung und Verarbeitung reduziert Verzögerungen.
• Digitale Effizienz: Integration mit Mitgliedsverwaltung, Kursbuchungssystem und Zahlungslösungen.
• Wettbewerbsvorteil: Studios, die früh umstellen, arbeiten effizienter und professioneller.

Fitnessstudios, die bereits auf eine integrierte E-Rechnungssoftware wie Virtuagym setzen, können ihre Rechnungsprozesse nicht nur gesetzeskonform, sondern auch kundenfreundlich gestalten.

Wiederkehrende Beiträge, Mahnungen und Gutschriften lassen sich automatisiert im passenden E-Rechnungsformat versenden.

Pflichterfüllung + Digitalisierungsschub nutzen

Warte nicht, bis die Pflicht dich einholt.❗

Wer jetzt handelt, spart später Zeit, Kosten und Nerven. Die Umstellung auf eine umfassende (E-Rechnungs ) software ist nicht nur eine Reaktion auf gesetzliche Anforderungen, sondern eröffnet dir auch neue Möglichkeiten:

Du kannst deine Rechnungsprozesse vollständig automatisieren, Auswertungen in Echtzeit abrufen, Kundenkommunikation verbessern und Zahlungsflüsse transparenter gestalten.

Eine frühzeitige Umstellung verschafft dir einen klaren Vorsprung, weil du interne Abläufe optimierst, neue digitale Services anbieten und deine Liquidität besser steuern kannst.

Tipp: Prüfe noch heute, ob deine aktuelle Software die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt – und nutze die Gelegenheit, deine gesamten Rechnungsprozesse zu optimieren und strategisch weiterzuentwickeln.

Bonus-Checkliste: So profitierst du von der frühen Umstellung

Fazit: Mehr als nur Pflicht – die Chance für dein Studio

Die E-Rechnungspflicht 2025 mag auf den ersten Blick wie eine lästige gesetzliche Vorgabe wirken. Doch in Wahrheit ist sie der perfekte Anstoß, dein gesamtes Rechnungswesen zu modernisieren.

Wer jetzt handelt und auf eine integrierte Lösungen wie Virtuagym setzt, erfüllt nicht nur die Pflicht, sondern sichert sich einen echten Wettbewerbsvorteil.

Du sparst dir manuellen Aufwand, sorgst für schnellere Zahlungen und schaffst Transparenz.

Teste mit einer kostenlosen Demo , wie Virtuagym dich bei der E-Rechnungspflicht von der Erstellung bis zum Versand unterstützt – und bringe dein Studio auf den neuesten Stand der digitalen Rechnungsprozesse.