Die Optimierung deines Terminplanes bringt dir voll ausgebuchte Kurse

By Lena Heitmann

Published 15 September 2020

Es ist von entscheidender Bedeutung, den Überblick über Buchungen und Mitgliedschaften zu behalten – heute mehr denn je. Die Kapazität der Studios ist aufgrund der COVID-19-Restriktionen immer noch erheblich reduziert, und da diese bereits eine viel geringere Kapazität haben als traditionelle Fitnessstudios, schadet es diesen Kleinunternehmern leider sehr.

Es ist wichtig, die zur Verfügung stehende Studiofläche durch die Schaffung eines einfach zu bedienenden Planungssystems zu optimieren und gleichzeitig die Anzahl der Mitglieder in deinem Studio zu verwalten. Wenn Mitglieder sich einfach für Kurse anmelden können und sich mit deinem Studio beschäftigen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie sich für zusätzliche Kurse anmelden, und ein ausgebuchter Stundenplan bedeutet mehr Einnahmen für dein Studio. Es ist ein einfacher, schmerzloser Prozess und kann vom ersten Tag an genutzt werden.

SoulStudio 010 macht es HOT

Nachdem sie jahrelang freiberuflich tätig war, gründete Yada van der Hoek das SoulStudio 010 im Herzen von Rotterdam, Niederlande, das eine Reihe von HOT-Klassen anbietet, darunter Hot Yoga, Hot Pilates und Hot Kleingruppen Workouts. SoulStudio bietet monatliche Mitgliedschaften, Einzelunterricht und sogar Credits an, die erworben und für Einzelunterricht verwendet werden können.

Nachdem das SoulStudio aufgrund von COVID-19 gezwungen war, seine Türen zu schließen, wurde es am 1. Juli offiziell wiedereröffnet, allerdings mit strengen Einschränkungen; die Kurse mussten verkleinert werden, um für noch mehr Platz zwischen den Matten zu sorgen. Die Unterrichtsdauer wurde von 75 Minuten auf 60 Minuten verkürzt, und die Zeit zwischen den Unterrichtsstunden wurde von 30 auf 45 Minuten erhöht, um genügend Zeit zum Putzen als Vorbereitung für den nächsten Unterricht zu gewährleisten.

Da dies anscheinend zur „neuen Normalität“ geworden ist, war es wichtig, dass die Mitglieder von Yada in der Lage waren, Kurse einfach zu buchen oder abzusagen und sich auch auf eine Warteliste eintragen zu können, falls Plätze frei werden, so dass sie ihre eigenen Terminpläne entsprechend planen können. Denn je mehr Mitglieder Kurse buchen = vollere Klassen = höherer Umsatz = mehr Einnahmen für SoulStudio. Für Yada und ihre Mitarbeiter ist es auch wichtig zu wissen, wann sie unterrichten, damit sie eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten können.

Weniger Zeit für die Planung und mehr Zeit für das Training anwenden

Yada entschied sich, den Planungsprozess von SoulStudio durch den Einsatz von Virtuagym zu optimieren. Die Automatisierung des Prozesses bedeutete mehr Zeit für Yada’s Leidenschaft – das Unterrichten von Kursen. Mit der Implementierung des automatisierten Planungsmoduls von Virtuagym konnten die Mitglieder von SoulStudio selbstständig Klassen buchen, Klassen absagen, ihren Platz auf einer Warteliste überprüfen, eine Push-Benachrichtigung erhalten, wenn ein Platz frei wurde, und sogar sehen, wie viele Credits sie noch übrig haben (oder bei Bedarf im Webshop aufladen).

Für Yada war es leicht zu erkennen, wann sie oder ihre Mitarbeiter einen Kurs unterrichteten, wer daran teilnehmen würde und wie groß die Kapazität sein würde. Die Mitglieder mussten sich keine Sorgen mehr machen, dass sie nicht in eine Hot Yoga-Klasse kommen! Indem man den Mitgliedern Zugang zu einem Kursprogramm gab, verringerte sich ihre Eintrittsbarriere, was für SoulStudio mehr Wert und höhere Einnahmen bedeutete.

 

Lass uns eintauchen und einen Terminplan und Veranstaltungen erstellen, um zu sehen, wie dein Studio Zeit sparen kann!

Zu Beginn stellte Yada ihren Terminplan in Virtuagym auf. Dies wurde einfach in ihrem Portal unter Systemeinstellungen im Seitenleisten-Menü durchgeführt. Im Abschnitt „Essentielles“ wählte sie Terminplanungs-Einstellungen und „Hinzufügen“, um ihren Zeitplan zu erstellen. Unter Erweiterte Einstellungen gab es Optionen, um Mitgliedern nach Buchungen, Stornierungen oder bezüglich Kursänderungen eine Bestätigungs-E-Mail zu senden, die gleichen Kurse zusammenzulegen oder sogar wiederkehrende Buchungen zuzulassen.

Nachdem sie auf „Speichern“ geklickt hatte, wurde der Stundenplan erstellt, und dann war es möglich, Kurse hinzuzufügen. Yada probierte das System selbst aus und war in der Lage, grundlegende Funktionen auszuführen, aber sie nahm dann an einer Schulung im Büro von Virtuagym teil, wo sie lernte, wie sie das Terminplanungsmodul am besten nutzen konnte. Yada, die selber über sich sagt, sie sei: „nicht gut mit Computern“, musste eine Terminplanungslösung wählen, die sie leicht bedienen konnte – und Virtuagym war ihrer Meinung nach ein Kinderspiel.

Um Hot Yoga-Kurse hinzuzufügen, ging Yada zum Modul „Terminplan“ und wählte das Datum und die Uhrzeit für den Kurs aus, und ein Pop-up-Fenster erschien. Sie wies den Trainer, die maximale Teilnehmerzahl, Datum, Anfangs- und Endzeit, Wiederholung, Stornierungsbedingungen und andere Optionen zu.

Nachdem sie auf „Hinzufügen“ geklickt hatte, war der Kurs live auf dem Kursplan. Das Studio hatte einen vollständigen Überblick über das Planungssystem und konnte alle Studiokurse verfolgen. Nun konnten die Mitglieder von SoulStudio ihre Kurse ganz einfach entweder über ihre App oder über die Website von SoulStudio buchen.

Virtuagym’s All-in-One Software bietet nicht nur eine Terminplanungs-Lösung, es verfügt ebenso über eine Menge zusätzlicher Funktionen, die dir beim Betrieb deines Studios helfen können. Testen es in deinem eigenen Virtuagym-Portal.

Lena Heitmann

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