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Haben Sie Schwierigkeiten, mit Ihren Außenständen Schritt zu halten?
Als Inhaber eines Fitnessstudios kann die Verwaltung ausstehender Zahlungen ein echtes Problem darstellen. Es kann unangenehm sein, Kunden zur Zahlung aufzufordern, und das manuelle Versenden von Mahnungen und Nachfassaktionen kostet wertvolle Zeit. Was wäre, wenn es eine Lösung gäbe, die diesen Prozess vereinfacht und Ihren Gewinn steigert?
Wenn es um die Verwaltung überfälliger Rechnungen geht, haben Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen Methoden. Jede Methode bietet unterschiedliche Funktionen und Vorteile, und die Wahl der richtigen Methode kann sich erheblich auf Ihren Inkassoprozess auswirken.
Die Herausforderungen des manuellen Mahnverfahrens
Die erste Methode, die Fitnessstudiobesitzer oder Fitnessunternehmen anwenden, um überfällige Zahlungen einzutreiben, ist das manuelle Mahnverfahren. Diese Methode kann Folgendes beinhalten
- Direkter Kontakt. In der Anfangsphase sind die Ressourcen begrenzt und der Inhaber übernimmt häufig die Rolle des Buchhalters. Dies bedeutet in der Regel, dass er Zahlungen persönlich, telefonisch oder per E-Mail bearbeitet und überfällige Zahlungen einfordert. Dieser Ansatz kann zeitaufwändig sein und erfordert häufig wiederholte Folgemaßnahmen und Erinnerungen.
- Drittanbieter-Agenturen. Auslagerung des Inkassos an Unternehmensberatungen, die den Prozess manuell abwickeln. Dies kann zwar zu einer gewissen Arbeitserleichterung führen, der Unternehmer muss jedoch die Zahlungen überwachen, den Zahlungsstatus überprüfen und mit der Agentur kommunizieren. Während das Geschäft weiterhin wächst, ist es wichtig, sich auf Expansion, Entwicklung und Kundenbeziehungen zu konzentrieren.
Die manuelle Verwaltung überfälliger Zahlungen ist zunehmend zeitaufwändig und nimmt Zeit von Aktivitäten in Anspruch, die das Geschäftswachstum und die Zufriedenheit der Mitglieder fördern könnten.
Es erfordert die Überprüfung von Kontoauszügen und die Kontaktaufnahme mit Kunden, die nicht bezahlt haben. Dieser sich wiederholende und oft vernachlässigte Prozess kann zu finanzieller Instabilität führen und die Buchhaltung Ihres Studios durcheinander bringen:
- Verlorene Zeit: Die manuelle Nachverfolgung von Zahlungen und das Versenden von Mahnungen nimmt viele Stunden in Anspruch, die Sie für die Entwicklung Ihres Geschäfts nutzen könnten.
- Schwierige Nachverfolgung: Es ist kompliziert, genau zu verfolgen, wer bezahlt hat und wer nicht.
- Auswirkungen auf den Cashflow: Verspätete Zahlungen wirken sich direkt auf den Cashflow aus und führen zu finanzieller Unsicherheit.
Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Zahlungsmethoden für Fitnessstudios.
Vorteile der Umstellung von manuellem Mahnwesen auf Software
Die Digitalisierung ist eine Realität, die in vielen Fitnessunternehmen bereits Einzug gehalten hat. Um nicht auf der Strecke zu bleiben, ist es wichtig, die Wettbewerbsfähigkeit durch zeitsparende und produktivitätssteigernde Lösungen zu erhöhen.
Hier kommt das automatisierte Mahnwesen von Virtuagym Pay ins Spiel. Dieses innovative Tool automatisiert den Rechnungsprozess und bietet mehrere Vorteile.
- Zunächst einmal spart es Zeit, indem es sich wiederholende Aufgaben automatisiert, so dass Sie sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren können.
- Darüber hinaus verbessert sich Ihren Cashflow, da Sie regelmäßigere Einnahmen erhalten und ausstehende Rechnungen effizienter einziehen können.
- Durch die Minimierung von Fehlern bei der Verfolgung und Einziehung von Zahlungen werden menschliche Versehen reduziert.
- Außerdem können Sie Strafgebühren erheben, um zusätzliche Transaktions- und Rücklastschriftkosten zu decken.
- Nicht zu vergessen ist der Erhalt guter Kundenbeziehungen durch die Möglichkeit, personalisierte E-Mails zu versenden, was die Kundenabwanderung verringern kann.
Der automatisierte Mahnprozess von Virtuagym Pay zeigt Ihnen, welche Zahlungen bearbeitet wurden und welche nicht, so dass eine manuelle Überprüfung nicht mehr notwendig ist. Die Zahlungsanforderung wird dann auf intuitive und einfache Weise automatisiert, sodass Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.
So funktioniert die Technologie
Das Modul Automatisches Mahnwesen automatisiert die Kommunikation mit zahlungsrückständigen Kunden, indem es individuell anpassbare E-Mail-Mahnungen über überfällige Zahlungen versendet.
Die Erinnerungen werden in festgelegten Zeitabständen versandt, wobei die Dringlichkeit mit zunehmender Annäherung an das Fälligkeitsdatum zunimmt, was zu einem gesunden Cashflow und einem effizienten Forderungsmanagement beiträgt.
Das Modul klassifiziert überfällige Zahlungen in Kategorien wie „Mahnung“, „Erinnerung Nummer X’ und ‘Inkasso’. Diese Klassifizierung hilft Unternehmen, den Status ihrer Rechnungen zu verstehen und Maßnahmen entsprechend zu priorisieren.
Aus Gründen der Flexibilität und Bequemlichkeit können mehrere Zahlungsmethoden ausgewählt werden.
Bleibt eine Zahlung aus, wird für diese Rechnung ein Mahnverfahren angestoßen. Damit wird ein vollautomatischer Prozess in Gang gesetzt, der nur bei Bedarf manuelle Eingriffe erfordert. Dies gewährleistet eine reibungslose Verwaltung überfälliger Zahlungen und ermöglicht es Unternehmen, sich auf Wachstum und Kundenzufriedenheit zu konzentrieren.
Darüber hinaus bietet das neue Business Analytics Dashboard Unternehmen wertvolle Einblicke in die Leistung ihres Mahnwesens. Es ermöglicht ein besseres Verständnis der Auswirkungen auf den Cashflow und hilft bei der Priorisierung von Maßnahmen auf der Grundlage von Echtzeitdaten.
Mit diesem Dashboard können Sie:
- einen klaren Überblick darüber erhalten, wie das Mahnwesen in Ihrem Club genutzt wird
- die Vorteile des Mahnwesens für den Cashflow zu erkennen
- die durch das Mahnwesen erfolgreich eingezogenen Rechnungen und die damit verbundenen Gebühren im Detail verfolgen
Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden, die auf manuelle Nachverfolgung und Telefonate oder E-Mails angewiesen sind, reduziert das Mahnmodul den Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich. Das spart nicht nur Geld, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Effizienz des Zahlungsmanagements.
Durch die Kombination dieser Tools automatisiert das Mahnmodul nicht nur den Prozess, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, überfällige Zahlungen effizienter zu verwalten und gleichzeitig wertvolle Einblicke in ihre finanzielle Situation zu gewinnen.
Anwendungsfälle und Beispiele aus der Praxis
Wir könnten noch viel mehr über die Vorteile automatisierter Mahnlösungen sagen, aber lassen Sie uns lieber direkt von unseren Kunden hören. Sie nutzen unser Zahlungssystem täglich und haben durch die Integration unserer Lösungen in ihre Geschäftsprozesse deutliche Vorteile erzielt.
Fytaal nutzt das neue Mahnmodul, um Zeit zu sparen, Zahlungen zu beschleunigen und Rückbuchungen zu reduzieren. „Mit dem Mahnmodul von Virtuagym kann ich flexible und automatisierte Folgeprozesse einrichten. Das Ergebnis ist, dass die Kunden schneller zahlen und ich weniger Rückbuchungen habe. Das spart mir viel Zeit und Ärger und lässt mir mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben“, sagt Dorien, Inhaberin von Personal Gym: Fytaal in Baarn.
Wie kann ich das automatisierte Mahnwesen nutzen?
Sind Sie bereit, Ihre Zahlungsprozesse zu rationalisieren und Ihre Gewinne mit dem neuen Mahnmodul von Virtuagym zu steigern? Unser Expertenteam unterstützt Sie bei jedem Schritt!
Wenden Sie sich einfach an Ihren Virtuagym-Vertreter oder fordern Sie eine Demo auf unserer Website an. Wenn Sie bereits Kunde sind, senden Sie einfach eine E-Mail an support@virtuagym.com .
Wir führen Sie durch den Einrichtungsprozess und stellen sicher, dass das Modul auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Fitnessstudios zugeschnitten ist. Durch die Automatisierung des Abrechnungsprozesses können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist - Ihren Kunden einen hervorragenden Service zu bieten und Ihr Geschäft auszubauen.
Lassen Sie sich nicht durch manuelles Mahnwesen ausbremsen, steigen Sie noch heute auf Automatisierung um und erleben Sie den Unterschied in Effizienz und Kundenzufriedenheit.
Unser Mahnmodul arbeitet nahtlos mit Virtuagym Pay zusammen. Um es nutzen zu können, müssen Sie sowohl das Mahnmodul als auch Virtuagym Pay aktiviert haben.
Ich möchte mehr über Virtuagym Pay erfahren
Sie sind neu bei Virtuagym oder möchten mehr über unsere Bezahllösungen erfahren? Willkommen bei Virtuagym Pay!
Virtuagym Pay wurde entwickelt, um Ihr Finanzmanagement nahtlos und stressfrei zu gestalten. Unsere All-in-One-Management-Software bietet mehr als nur Terminplanung und Rechnungsstellung - sie bietet einen ganzheitlichen Ansatz für die Verwaltung Ihres Fitnessgeschäfts. Von Online-Zahlungen bis hin zu maßgeschneiderten Apps - unsere Lösungen wachsen mit Ihrem Unternehmen.
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